Kwity paletowe od kierowców

Kierowcy nie potrzebują aplikacji ani logowania. Po załadunku albo rozładunku kierowca wysyła zdjęcie kwitu paletowego (CMR, Palettenschein albo dowolny dokument dostawy) lub krótki tekst, na przykład „r. 33 EP”, na firmowy numer WhatsApp albo na adres e-mail. Quanty rozpoznaje kierowcę, zapisuje wiadomość i zdjęcia, odczytuje liczby, znajduje pasujący wpis w kalendarzu i pokazuje Ci propozycję. Domyślnie nic nie trafia do sald, dopóki nie potwierdzi tego człowiek.

Ta strona opisuje każdy krok tej drogi, zasady, które za nim stoją, i prawdziwe limity. Gdzie włączyć albo wyłączyć każdy krok, opisuje strona Ustawienia palet i testy; sprawdzanie propozycji opisuje strona Do sprawdzenia i Do zrobienia.

Zanim zaczniesz

• WhatsApp uruchamiamy razem z Tobą: numer firmy działa przez platformę WhatsApp Business firmy Meta, a Twój plan musi obejmować WhatsApp. Zobacz WhatsApp. Jeśli Automatycznie mówi „WhatsApp nie jest jeszcze włączony na Twoim koncie Quanty. To robimy my: napisz do nas.”, Quanty uruchomi go dla Twojej organizacji; napisz do nas.
• E-mail wymaga adresu Quanty dla kierowców albo firmowej skrzynki podłączonej w Quanty (zobacz Integracje).
• Kierowcy muszą być w rejestrze ludzi TMS z numerem telefonu albo adresem e-mail (zobacz TMS: ludzie).
• Podłączenie numeru, utworzenie adresu, wybór skrzynek i przełączniki to zadanie administratora. Propozycje sprawdzają członkowie i administratorzy.

Droga wiadomości kierowcy

Automatycznie, Co się dzieje, gdy kierowca napisze pokazuje tę samą drogę krok po kroku, z przełącznikiem tam, gdzie krok można wyłączyć:

1. Kierowca pisze na WhatsApp albo e-mailem.
2. Quanty zapisuje wiadomość i zdjęcia.
3. Odpisuje kierowcy (opcjonalnie, domyślnie wyłączone).
4. AI odczytuje kwit.
5. Dopasowuje do kalendarza.
6. Kto potwierdza wpis: Ty albo samo Quanty, gdy kwit się zgadza.
7. Gdy kwitu brak po określonej liczbie dni, wymiana pojawia się w Brakujących kwitach.

Kanały

WhatsApp

Kierowcy piszą na firmowy numer WhatsApp. Automatycznie pokazuje go przy Kierowca pisze na WhatsApp, razem z przyciskiem Kod QR: „Kierowca skanuje go i od razu ma czat z numerem firmy.” Za kwity uznajemy zdjęcia i pliki PDF; wiadomości głosowe, filmy i naklejki się nie liczą.

Przełącznik obok numeru to Czytanie WhatsApp („Czytaj kwity z WhatsApp”). Gdy jest wyłączony, wiadomości nie są przyjmowane („Czytanie kwitów z WhatsApp było wyłączone.”).

E-mail

albo e-mailem daje dwie możliwości:

• Utwórz adres dla kierowców: „Adres w Quanty, bez hasła i bez konfiguracji.” Adres powstaje z nazwy Twojej organizacji i losowej części i jest pokazany z przyciskiem Kopiuj adres.
• Skrzynki firmowe: skrzynka już podłączona w Quanty może być czytana pod kątem kwitów („czytamy z niej kwity”) albo nie („nie czytamy z niej”). Prywatną skrzynkę jej właściciel musi najpierw udostępnić firmie.

„Bierzemy tylko e-maile od kierowców, których adres jest w ich karcie. Reszta zostaje w skrzynce.” Przełącznik to Czytanie e-maili. Automatyczne odpowiedzi i e-maile, które nie przeszły kontroli poczty przeciw podszywaniu się, nigdy nie są przyjmowane same.

Jak Quanty rozpoznaje kierowcę

Quanty przyjmuje wiadomość tylko od aktywnego kierowcy z rejestru ludzi TMS: po numerze telefonu z karty kierowcy przy WhatsApp i po adresie e-mail z karty przy e-mailu. Automatycznie mówi, ilu kierowców ma numer: „Bierzemy tylko wiadomości od kierowców z karty: numer telefonu ma 18 z 20.”

Numery telefonów

Wpisuj każdy numer z kierunkowym kraju, na przykład +48 601 222 333 albo +49 151 2345678. Automatycznie, Kierowcy (Kierowcy i ich telefony) je sprawdza:

Brakujący numer wpiszesz od razu w polu Telefon danego kierowcy albo użyjesz Popraw numery (administratorzy): „Dopiszemy kierunkowy kraju (domyślnie +48) i usuniemy zbędne 0. Sprawdź listę i zapisz.” Lista pokazuje Teraz i Po zmianie; numery, których Quanty nie zgadnie, są wymienione pod „Te numery musi poprawić człowiek”.

Kierowca bez numeru: link do sparowania

Kierowca, który nie ma numeru w karcie, może sparować się sam. W Automatycznie, Kierowcy kliknij Link do sparowania przy jego nazwisku (działa, gdy firmowy numer WhatsApp jest podłączony).

1. Wyślij mu link SMS-em albo innym komunikatorem albo pozwól mu zeskanować kod QR. Kopiuj wiadomość kopiuje gotowy tekst: „Cześć, to link do kwitów paletowych. Kliknij i wyślij wiadomość bez zmian, żebyśmy rozpoznali Twój numer”.
2. Kierowca klika link, WhatsApp otwiera się z wpisanym kodem, na przykład PAL-7KQ4MX, i kierowca go wysyła.
3. Quanty zapisuje jego numer w karcie kierowcy. Od tej chwili rozpoznaje go samo.

„Link działa 30 minut.” Numer, który już jest w karcie, nigdy nie zostanie nadpisany; gdy numer nadawcy jest inny, wiadomość dostaje ostrzeżenie, że różni się od numeru w karcie.

Gdzie są wiadomości i zdjęcia

• Każda przyjęta wiadomość jest w Do zrobienia z tekstem, zdjęciami i statusem.
• Zdjęcia i pliki PDF trafiają do Plików, do folderu Palety (jeden folder dla organizacji). Zdjęcia z iPhone'a (HEIC) są zamieniane na JPG.
• Gdy potwierdzony wpis należy do zlecenia TMS, kwit trafia też do tego zlecenia jako dokument kwitu paletowego.
• Quanty nie usuwa wiadomości ani kwitów samo po jakimś czasie.

Z jednej wiadomości WhatsApp albo e-maila Quanty zapisuje do 5 zdjęć lub plików, każdy do 20 MB, jako zdjęcia (JPG, PNG, WebP, GIF), PDF-y albo pliki Word, e-mail i tekstowe. Większe pliki i inne rodzaje są pomijane z notatką przy wiadomości, a reszta wiadomości i tak zostaje przyjęta.

Pominięte wiadomości

Wiadomość, która dotarła na numer albo adres, ale nie dotyczy palet, czeka w Pominiętych wiadomościach (Automatycznie, na dole; tylko administratorzy): „Wiadomości, które dotarły do Quanty, ale nie trafiły do Do sprawdzenia, razem z powodem. Nic nie ginie: każdą możesz wziąć.” Lista trzyma ostatnie wiadomości: do 200, przez 7 dni.

Quanty sprawdza w tej kolejności, a powód mówi, która kontrola zatrzymała wiadomość:

Przy każdej pominiętej wiadomości:

• Weź mimo to przenosi ją do Do zrobienia („Wzięte. Wiadomość jest w Do sprawdzenia.”).
• Przypisz do kierowcy: „Kto pisał z numeru …? Weźmiemy wiadomość jako od niego.” Wybierz Kierowcę, zaznacz Zapisz ten numer w karcie kierowcy („Następnym razem rozpoznamy go sami.”) i kliknij Przypisz i weź.
• Pokaż też przyjęte pokazuje wszystkie ostatnie wiadomości, także przyjęte.

Wiadomość wzięta ręcznie nigdy nie potwierdza się sama i nie dostaje automatycznej odpowiedzi.

Odczyt kwitu

Krótkie teksty: reguły, za darmo

Wiadomość bez zdjęć, której tekst Quanty rozumie według swoich reguł, jest odczytywana od razu i nic nie kosztuje, na przykład:

• r. 33 EP 16027/2026 dostałem 30
• z. 33 EP Oelrich
• od. 9 EP na z
• r. 20 EP dostałem 25 2 uszk
• Zabrałem 10 EP z Nagel Versmold

Reguły znają skróty z kalendarza palet (zobacz Wpisz lub wklej wpisy) i pomijają powitania w osobnych liniach. Szczegóły wiadomości mówią wtedy „Odczytane z tekstu według zasad, bez AI.”

Zdjęcia i PDF: AI

Zdjęcia, pliki PDF, CMR, Palettenscheine i teksty, co do których reguły nie są pewne, czyta AI. Odczytuje dokumenty po polsku, niemiecku, angielsku, ukraińsku i rosyjsku, zna CMR i kwit paletowy („Sie schulden uns”, „Wir schulden Ihnen”, „In Ordnung übernommen”, uszkodzone albo niewymienialne) i ma zakaz zgadywania: wartość, której nie odczyta, zostaje pusta. Rachunek, kto komu jest winien, liczy Quanty, a nie AI. Każdy proponowany wpis ma cytat, z którego pochodzi („Na kwicie: …”), i pewność odczytu.

• Ile to kosztuje: odebranie wiadomości jest bezpłatne. Odczyt zdjęcia albo PDF przez AI zużywa kredyty AI, zależnie od wielkości dokumentu; przed każdym odczytem Quanty sprawdza, czy Twoja organizacja ma kredyty. Te same zdjęcia wysłane ponownie w ciągu 7 dni nie są czytane ani płacone drugi raz: używamy wcześniejszego odczytu.
• Limity: z jednej wiadomości czytamy do 5 plików; zdjęcia większego niż około 3,5 MB AI nie odczyta (trzeba wysłać mniejsze). Więcej niż 30 wiadomości od jednego kierowcy w ciągu godziny czeka nieodczytanych, aż ktoś kliknie Odczytaj ponownie z AI.
• Odczyt przez AI wyłączony: przy wyłączonym Odczyt przez AI „Wyłączone: zdjęcia czekają, aż klikniesz Czytaj. Teksty jak „r. 33 EP” nadal czytamy regułami.” Gdy AI wyłącza Twój plan albo ustawienia TMS, zdjęcia nie są czytane, a wiadomość o tym mówi; liczby wpisujesz ręcznie.

Jak pewny jest odczyt

Po najechaniu na etykietę zobaczysz „AI jest pewne na 93%”. Quanty ostrzega też, gdy coś się nie zgadza: więcej niż 66 palet w jednym wpisie, liczby na kwicie paletowym, które nie mogą być prawdziwe (odczyt jest wtedy oznaczony jako niepewny), brak daty na dokumencie, brak auta albo liczba na CMR inna niż na kwicie. Każde takie ostrzeżenie pokazuje przy wiadomości na liście Różnica ze zleceniem.

Dopasowanie do kalendarza

Dla każdego odczytanego wpisu Quanty szuka wpisu, który on uzupełnia: „To samo auto, ten sam rodzaj, plus minus 2 dni i numer zlecenia: uzupełnia zaplanowany wpis albo dodaje nowy.”

• To samo auto: numer z kwitu, a jeśli go nie ma, auto z obecnego zestawu kierowcy we flocie.
• Ten sam rodzaj: załadunek uzupełnia załadunek, rozładunek rozładunek. Notatki nigdy nie są dopasowywane.
• Plus minus 2 dni od daty na kwicie (albo od dnia, w którym przyszła wiadomość).
• Numer zlecenia: gdy na kwicie jest numer, pierwszeństwo mają wpisy z tym numerem; gdy żaden go nie ma, Quanty bierze wpisy bez numeru, a gdy każdy kandydat ma inny numer, zostają wszystkie, więc sprawdź powiązanie. Kwitu bez numeru Quanty nie zawęża po zleceniu. Kilka postojów jednego zlecenia Quanty rozróżnia po nazwie kontrahenta i liczbie.
• Spośród kilku kandydatów wygrywa najbliższa data, a pierwszeństwo mają wpisy zaplanowane i czekające. Rodzaj palet nie jest częścią dopasowania.

Propozycja mówi wtedy Uzupełni wpis z kalendarza z 08.10 albo Nowy wpis w kalendarzu. Brakujący numer zlecenia i kontrahenta Quanty bierze z zaplanowanego wpisu. Przed potwierdzeniem możesz zmienić powiązanie: Połącz z wpisem, Zmień powiązanie albo Odłącz („Zamiast tego utwórz nowy wpis”). Po potwierdzeniu dopasowany wpis zachowuje zaplanowany dzień i dostaje liczby oraz kwit; wpis bez dopasowania jest dodawany jako nowy, potwierdzony.

Kto potwierdza

Ustawienie Kto potwierdza wpis (administratorzy) ma dwie możliwości:

• Zawsze ja (domyślnie): „Wpis czeka w Do zrobienia; potwierdzasz go jednym kliknięciem (albo wszystkie pewne naraz).”
• Samo, gdy kwit się zgadza: „Potwierdzamy sami tylko czysty kwit: to samo auto i zlecenie co w planie, ta sama liczba palet, pełna wymiana (nikt nikomu nic nie winien) i AI jest pewne odczytu. Wszystko inne czeka na Ciebie, a każde takie potwierdzenie cofniesz jednym kliknięciem.”

Dokładnie: kwit potwierdza się sam tylko wtedy, gdy spełnione jest wszystko naraz:

• przyszedł na WhatsApp albo e-mailem od kierowcy, został odczytany automatycznie przez AI albo reguły (nie wzięty ręcznie, nie test, nie wcześniejszy odczyt użyty ponownie), a odczyt nie ma żadnego ostrzeżenia;
• ma od 1 do 3 wpisów, każdy odczytany z pewnością co najmniej 90% i żaden nie jest oznaczony jako niezgodność;
• każdy wpis pasuje do dokładnie jednego wpisu zaplanowanego albo czekającego na kwit, z tym samym autem i rodzajem;
• ten zaplanowany wpis ma numer zlecenia, a numer z kwitu (jeśli kwit go podaje) jest taki sam;
• liczba palet jest znana i równa liczbie z planu (jeśli plan ją ma);
• wymiana jest pełna: tyle pustych palet, ile palet z towarem, i żadnych palet nieprzyjętych jako uszkodzone;
• kontrahent jest znany, z kwitu albo z planu.

Taka wiadomość ma oznaczenie Wpisane automatycznie: „Twoja reguła potwierdziła ten czysty kwit sama (to samo auto i zlecenie co w planie, ta sama liczba palet, pełna wymiana).” Cofnij przywraca każdy wpis dokładnie do stanu sprzed potwierdzenia, a wiadomość znów na Ciebie czeka. Cofnięcie nie ma limitu czasu; odmawia tylko wtedy, gdy ktoś w międzyczasie zmienił wpis, i wtedy poprawiasz go w kalendarzu. Lista pokazuje „Quanty potwierdziło samo N kwitów w ciągu doby”, a Zobacz, co potwierdziło się samo w Automatycznie prowadzi do tych wiadomości.

Odpowiedzi do kierowcy

Odpowiedź do kierowcy (domyślnie wyłączona) odpowiada na każdy kwit przez WhatsApp. Domyślny tekst to „Dziękujemy, kwit dotarł. Sprawdzimy go i wpiszemy palety.”; administrator zmienia go przyciskiem Zmień treść (do 300 znaków).

• Tylko WhatsApp; e-maile nie dostają odpowiedzi.
• „Każda odpowiedź to płatna wiadomość WhatsApp (ok. 7 kredytów), najwyżej jedna na kierowcę co 10 minut.”
• Tylko w ciągu 24 godzin od wiadomości kierowcy (zasada WhatsApp dla swobodnego tekstu, zobacz WhatsApp).
• Nie idzie przy wiadomościach wziętych ręcznie ani wtedy, gdy na numerze odpowiada Sekretarka AI (zobacz niżej).

Sekretarka AI a kwity

Gdy firmowy numer ma też Sekretarkę AI, przełącznik Sekretarka AI nie odpisuje na kwity (domyślnie włączony) ją wycisza: „Gdy kierowca wysyła kwit, Sekretarka AI milczy. Pozostałe automatyzacje działają dalej.” Dotyczy to wiadomości, które Palety przyjęły od znanego kierowcy albo jako test; wiadomość od obcej osoby albo tekst kierowcy, który nie dotyczy palet, nadal dostaje odpowiedź Sekretarki. Po wyłączeniu „kierowcy dostaną odpowiedź, której się nie spodziewają”. Zobacz Sekretarka AI.

Warto wiedzieć

• Ta sama wiadomość WhatsApp doręczona dwa razy jest przyjmowana raz.
• Zdjęcia od kierowcy mogą przyjść w kilku wiadomościach w ciągu kilku minut; Do zrobienia grupuje je w jeden wiersz, a zdjęcia z wcześniejszych wiadomości dołącza do wpisów, które potwierdzasz.
• Wiadomość testowa nigdy nie zamienia prawdziwego wpisu w dane testowe.
• Tekst przypomnienia, który zobaczy kierowca, to ten pokazany w Do zrobienia, w języku Twojej aplikacji; zobacz Brakujące kwity.

Powiązane strony

• Do sprawdzenia i Do zrobienia: sprawdzanie i potwierdzanie tego, co przysłali kierowcy.
• Ustawienia palet i testy: każdy przełącznik tej drogi.
• WhatsApp: numer firmy i zasada 24 godzin.
• TMS: ludzie: karty kierowców z telefonami i adresami e-mail.