Windykacja

Quanty przypomina Twoim klientom o płatnościach w dniach, które wybierzesz, przed terminem płatności i po nim, w języku klienta, e-mailem albo przez WhatsApp. Pisze każde przypomnienie (przez AI albo z Twoich tekstów), czeka, aż człowiek je wyśle, chyba że pozwolisz mu wychodzić samemu, i wycofuje się, gdy klient obiecał zapłatę, gdy faktura jest zapłacona albo gdy ją wstrzymasz lub przekażesz do windykacji.

Ta strona opisuje ustawienia, to, jak przypomnienie powstaje i wychodzi, stan windykacji faktury, obietnice, wstrzymania, firmę windykacyjną, przypomnienia, które nie wyszły, i notę odsetkową.

Zanim zaczniesz

• Przypomnienia idą do klientów z wystawioną, niezapłaconą fakturą, która ma termin płatności. Faktura in blanco nigdy nie dostaje przypomnień.
• Ustawienia TMS, Windykacja i automatyczne działanie Przypomnienia o płatności zmienia administrator; członkowie je czytają.
• Pisanie, wysyłanie, wstrzymywanie i przekazywanie wymagają roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów.
• Przypomnienia przez WhatsApp wymagają podłączonego numeru WhatsApp Twojej organizacji (zobacz WhatsApp).
• Sposób każdego klienta (standardowe, łagodne, wyłączone, prowadzi faktor, własne dni) jest na jego karcie (zobacz Warunki fakturowania).

Jak wychodzi przypomnienie

1. W każdym zaplanowanym dniu (kroku) Quanty przygotowuje przypomnienie dla każdej otwartej faktury, na którą przypada.
2. Pisze tekst w języku kontaktu klienta: przez AI albo z Twoich tekstów.
3. Przy Do zatwierdzenia (domyślnie) szkic czeka na człowieka w Przypomnienia do zatwierdzenia. Przy Samo wychodzi sam w zaplanowanym dniu, o godzinie wysyłki albo później, „w imieniu spedytora zlecenia”.
4. Idzie e-mailem do głównej osoby kontaktowej klienta (albo przez WhatsApp), a faktura to zapisuje.

Żadne przypomnienie nie wychodzi, „gdy klient obiecał zapłatę na konkretny dzień, gdy w ciągu 48 godzin poszło już inne albo gdy faktura jest opłacona”, ani gdy przypomnienia faktury są wstrzymane, gdy jest przekazana do windykacji albo gdy przypomnienia klienta są wyłączone lub prowadzi je jego faktor.

Automatyczne działanie

Ustawienia TMS, Automatyczne działania, Przypomnienia o płatności: gdy faktura dochodzi do jednego ze swoich dni, „Quanty pisze uprzejme przypomnienie do klienta, e-mailem albo na WhatsApp”. Tryb działania:

„Ten sam wybór (do zatwierdzenia albo samo) dotyczy próśb o dokumenty.” Kiedy przypominać trzyma kroki: „Dni względem terminu płatności: -5 to 5 dni przed terminem, 0 w dniu terminu, +3 trzy dni po terminie.” Obiecana zapłata to osobne działanie: „przypomnienia czekają do tego dnia; potem Quanty wraca do nich i oznacza obietnicę jako niedotrzymaną”.

Ustawienia windykacji

Ustawienia TMS, Windykacja.

Pod godziną wysyłki wiersz mówi, czy automatyczne wysyłanie jest włączone: „Automatyczne wysyłanie jest wyłączone: szkice czekają na osobę (Ustawienia > Automatyzacje).”

Teksty

1. Wybierz Ton (Standardowy albo Łagodny) i Język (Polski, Angielski, Niemiecki).
2. Dla każdego kroku użyj Napisz własny tekst (albo zostaw Tekst domyślny): Temat i Treść.
3. Wstaw pola z Pola do wstawienia: numer faktury, kwotę do zapłaty, termin płatności, dni do terminu albo po nim, Twoją firmę, klienta, numer Twojego konta, datę wystawienia i Twój podpis. Nieznane pola są odrzucane („Nieznane pola: …”).
4. Podgląd (przykładowa faktura) pokazuje wypełniony tekst. Przywróć domyślny usuwa Twój własny tekst.
5. Zapisz ustawienia.

Krok bez własnego tekstu dostaje własny tekst wcześniejszego kroku, jeśli taki napisałeś, i mówi wtedy „Wychodzi własny tekst kroku „…””. Przy Pisze AI „AI pisze kroki bez własnego tekstu; własny tekst wychodzi tak, jak go napisano”. Łagodny klient dostaje łagodne teksty.

Przypomnienia do zatwierdzenia

Przy Do zatwierdzenia szkice czekają w Przypomnienia do zatwierdzenia. Otworzysz je z Mojej pracy („przypomnienia do zatwierdzenia: 3”) albo z działania Przypomnienia o płatności w ustawieniach.

1. Przeczytaj szkic: kanał (E-mail albo WhatsApp), Do, Temat i Treść, z oznaczeniem Napisało AI, gdy napisało go AI, i „przypomnienie nr 2”. Wszystko można edytować. Otwórz fakturę otwiera fakturę.
2. Kliknij Wyślij (zmieniony tekst najpierw się zapisuje), Pomiń, żeby przejść dalej, albo Odrzuć szkic: „Wiadomość nie wyjdzie. Quanty może przygotować nową w kolejnym zaplanowanym dniu.”
3. „Gotowe: wysłane 3. Nic więcej nie czeka.”

Przypomnienie z faktury

Przypomnij o płatności w menu ⋯ faktury (albo Przypomnij w jej wierszu w Należnościach) pisze przypomnienie od razu.

1. „Quanty pisze przypomnienie”, a potem: „Quanty napisało to w Twoim imieniu. Przeczytaj, popraw co chcesz, potem zatwierdź i wyślij.”
2. Sprawdź Do, Temat i Treść.
3. Kliknij Zatwierdź i wyślij („Przypomnienie zostało wysłane.”) albo Zostaw jako szkic.

Gdy AI jest wyłączone dla TMS albo dla przypomnień albo nie może napisać tekstu, tekst pochodzi z Twoich tekstów albo z prostego szablonu w tym samym języku. Dopóki Twoja organizacja nie może korzystać z AI (na przykład gdy skończyły się jej kredyty AI), Przypomnij o płatności i Przypomnij nie są widoczne. Przypomnienie z faktury jest odrzucane, gdy faktura jest zapłacona, nie ma terminu płatności albo jest przekazana do windykacji, a bez e-maila albo telefonu w polu Do nie da się go wysłać. Wstrzymanie, obietnica zapłaty, faktoring albo przypomnienie wysłane w ciągu ostatnich dwóch dni zatrzymują tylko automatyczne przypomnienia: przypomnienie, które ktoś napisze i wyśle tutaj, i tak wychodzi.

Stan windykacji faktury

Lista faktur i Należności mają kolumnę i filtr Windykacja:

Na fakturze Monity i obietnica pokazuje Krok monitowania („Krok monitowania 2 z 3”), Obietnica płatności i „Monity czekają do …”, a Windykacja pokazuje stan, tryb klienta, wstrzymanie z powodem, przekazanie i Przypomnienia, które nie wyszły.

Obietnica zapłaty

Gdy klient obiecuje zapłacić w konkretnym dniu, zapisz to: Zapisz obietnicę płatności w Należnościach albo na fakturze.

1. Obietnica płatności: „Dzień, do którego klient obiecał zapłacić fakturę …. Monity czekają do tego dnia.”
2. Wybierz Obiecany termin płatności (dziś albo później, w ciągu 180 dni) i Notatka („Kto obiecał i jak, np. Anna z księgowości, telefonicznie”).
3. Zapisz obietnicę.

Po tym dniu, jeśli faktura jest nadal otwarta, przypomnienia ruszają znowu, a obietnica pokazuje „obietnica złamana” z liczbą dni od niej. Złamane obietnice w Należnościach je wymieniają. Wycofaj obietnicę: „Monity ruszą od razu.”

Wstrzymanie przypomnień

Wstrzymaj przypomnienia (w menu ⋯ faktury): „Do tego dnia Quanty nie przygotuje ani nie wyśle przypomnienia o płatności faktury …. Czekające przypomnienia zostaną anulowane.”

1. Wybierz Wstrzymaj do (dziś albo później, najwyżej rok naprzód).
2. Wpisz Dlaczego („np. spór o szkodę, klient poprosił o czas”).
3. Wstrzymaj.

Ponowne wstrzymanie z wcześniejszym dniem najpierw pyta („Skrócić wstrzymanie?”). Wznów przypomnienia kończy wstrzymanie: „Wstrzymanie kończy się teraz; kolejny krok przypomni o fakturze.” Trwająca obietnica zapłaty nadal wstrzymuje przypomnienia do swojego dnia.

Przekazanie do windykacji

Przekaż do windykacji: „Quanty wstrzyma wszystkie przypomnienia faktury … i zapisze, kto prowadzi sprawę. Do firmy windykacyjnej nic nie zostanie wysłane: pobierz teczkę windykacyjną i przekaż ją firmie samodzielnie.”

1. Wpisz Firma windykacyjna (na przykład „Kancelaria Windykacyjna”) i opcjonalnie Notatka (co ustalono, numer sprawy).
2. Przekaż. Faktura mówi „Przekazano do … …”, a zakładka Dokumenty klienta wymienia przekazanie w części Korespondencja.
3. Pobierz teczkę windykacyjną: ZIP z kopią faktury, listą jej przypomnień, dzisiejszą notą odsetkową i opisem. Przekaż ją firmie windykacyjnej samodzielnie.

Cofnij przekazanie do windykacji (administratorzy): „Przypomnienia będą mogły znowu wychodzić. Napisz dlaczego.”

Przypomnienia, które nie wyszły

Baner w Należnościach mówi „2 przypomnienia nie wyszły” z Pokaż: „Przypomnienia o płatności faktur, które są jeszcze otwarte. W razie potrzeby popraw adres i wyślij ponownie.”

Wyślij ponownie próbuje jeszcze raz („Wysłano” albo „Znowu nie wyszło”); Anuluj to przypomnienie je porzuca. Przypomnienie wychodzi ponownie tylko wtedy, gdy jego treść jest nadal prawdziwa: po wpłacie, korekcie albo po miesiącu „To przypomnienie jest nieaktualne (wpłata, korekta albo minął miesiąc). Napisz nowe z karty faktury.” Jest też odrzucane, gdy przypomnienie tej faktury wyszło w ciągu ostatnich dwóch dni albo gdy przypomnienia faktury są wstrzymane.

Nota odsetkowa

Nota odsetkowa (w Należnościach albo na fakturze) liczy „Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata za koszty odzyskiwania należności do faktury …”.

1. Wybierz Język noty (polski, angielski, niemiecki) i Odsetki naliczone do.
2. Sprawdź liczby: Kwota niezapłacona, Dni opóźnienia, Okresy odsetkowe z kolumnami Stawka i Odsetki, Odsetki razem, Rekompensata za koszty odzyskiwania należności i Razem do zapłaty.
3. Kliknij Otwórz do druku i wydrukuj notę albo zapisz ją jako PDF z przeglądarki.

Rekompensata wynosi 40 EUR przy kwocie do 5 000 PLN, 70 EUR powyżej 5 000 i poniżej 50 000 PLN oraz 100 EUR od 50 000 PLN, przeliczone po pokazanym średnim kursie NBP. Bez kursu NBP rekompensata zostaje w EUR („Brak kursu NBP. Przelicz kwotę na złote ręcznie.”) i nie wchodzi do Razem do zapłaty. Quanty ma tabelę stawek ustawowych według półroczy; okres, którego stawka nie jest jeszcze potwierdzona w tej tabeli, jest oznaczony do weryfikacji: „Przed wysłaniem noty sprawdź aktualne obwieszczenie w Monitorze Polskim.” W dniu, w którym faktura nie jest po terminie: „Odsetek nie naliczono.”

Warto wiedzieć

• Zapłacona faktura, anulowana i faktura bez terminu płatności nigdy nie dostają przypomnień.
• Przypomnienia idą za klientem: przy wyłączone albo prowadzi faktor nic nie wychodzi automatycznie, a człowiek nadal może napisać przypomnienie ręcznie.
• Każde przypomnienie zapisuje się w historii faktury i jest wymienione na zakładce Dokumenty klienta w części Korespondencja.
• O fakturach skopiowanych z innego systemu działającego obok Quanty przypomina tamten system.

Powiązane strony

• Należności: otwarte faktury, obietnice i wpłaty.
• Warunki fakturowania: przypomnienia każdego klienta.
• TMS: przegląd: automatyczne działania.
• WhatsApp: numer, z którego mogą wychodzić przypomnienia.