Zmiany przez czat

Asystent TMS nie tylko odpowiada: może też przygotowywać szkice i zmieniać rekordy za Ciebie. O tym, co mu wolno, decyduje Quanty dla każdego rodzaju kroku, nigdy sam asystent: szkice i notatki, których nikt z zewnątrz nie widzi, dzieją się od razu, wszystko, co ma skutki, czeka na Twoją kartę zatwierdzenia, a niektóre kroki zawsze zostają kliknięciem człowieka w aplikacji.

Zanim zaczniesz

• Zmiany wymagają roli członka albo administratora i organizacji, której plan pozwala na zmiany. Członek ograniczony do części modułów TMS może zmieniać tylko to, co obejmują jego moduły; poza nimi asystent odpowiada odmową aplikacji i nie pokazuje karty.
• Każda zmiana zapisuje się w historii rekordu pod Twoim imieniem i nazwiskiem.
• Gdzie pytać i co asystent potrafi znaleźć, opisuje strona TMS w czacie.

Trzy rodzaje kroków

Od razu

• Nowy szkic zlecenia z Twojego tekstu albo z PDF, który asystent odczytał (zlecenie dostaje numer, gdy ktoś je zatwierdzi); zmiany w szkicu; notatki, punkty trasy i towary dowolnego zlecenia.
• Kopia zlecenia na inny dzień załadunku: każdy punkt trasy przesuwa się o tę samą liczbę dni i zachowuje swoją lokalną godzinę.
• Miejsce załadunku albo rozładunku; nowy klient albo przewoźnik z rejestru firm po NIP; nowa osoba kontaktowa u kontrahenta.
• Szkice faktur z maksymalnie 20 zleceń (jedna na wszystkie albo jedna na zlecenie) oraz szkic bez zleceń (pro forma, nota obciążeniowa, inna). Wystawia je człowiek.
• Szkic przypomnienia (o brakujących dokumentach albo o płatności) na zapisany adres. Nic nie zostaje wysłane.
• Sprawdzenie dokumentu zlecenia przez AI: czy jest kompletny i czego brakuje.
• Szkic oferty; reklamacja do zlecenia (szkoda, brak, opóźnienie).
• Notatka do zlecenia, faktury albo kosztu, z przypomnieniem na wybrany dzień dla Ciebie albo kogoś z zespołu; oznaczanie Twoich własnych przypomnień jako zrobione albo ich przesuwanie.
• Nieobecność; osoba (kierowca albo pracownik biura) i jej dokumenty; termin albo oznaczenie go jako zrobiony; zlecenie serwisowe w warsztacie; koszt floty (paliwo, opłata drogowa, naprawa).
• Przekazanie sprawy komuś z zespołu.
• Obietnica zapłaty klienta (albo jej wycofanie): przypomnienia czekają do tego dnia.
• Pobranie z Marcos TMS teraz (administratorzy).

Najpierw karta zatwierdzenia

Karta zatwierdzenia

1. Tytuł karty nazywa krok, na przykład Skoryguj zlecenie.
2. Jej zdania podają fakty tak, jak Quanty znalazło je w Twoich rekordach: rekordy po numerze, rejestracji albo nazwie, nigdy po wewnętrznym identyfikatorze. Jedyne słowa wzięte z Twojej wiadomości to powód podany w cudzysłowie.
3. Przy korekcie, zmianie statusu, przepięciu zestawu, propozycji zestawu i wpłacie mała tabela pokazuje Co się zmienia, Teraz i Po zmianie. Przypisanie wymienia kolizje w danym czasie („Kolizje w tym czasie: …” albo „Brak kolizji w tym czasie.”). Powód pojawia się jako „Powód: …”.
4. Kliknij Tak, wykonaj, żeby wykonać krok (na czerwono przy anulowaniu, usuwaniu, odrzucaniu i odłączaniu), albo Anuluj: „Anulowano działanie. Nic nie zostało zmienione.”

Co mówi karta

• Zatwierdzenie zlecenia mówi, co zrobi: „Zlecenie dostanie numer, a wartość w PLN zostanie zamrożona po kursie NBP.” Gdy to ważne, dodaje stan kredytowy klienta („Limit kredytowy: z tym zleceniem klient ma … PLN niezafakturowanych zleceń i niezapłaconych faktur, … PLN ponad limit … PLN.”), faktury po terminie, zgodę administratora, która to obejmuje, albo jednorazowe odblokowanie, które zostanie zużyte.
• Zablokowany klient albo przewoźnik jest odrzucany przed jakąkolwiek kartą: asystent mówi, że kontrahent jest zablokowany, że na to zlecenie trzeba poprosić administratora o jednorazowe odblokowanie i że nic nie zostało zatwierdzone. Z jednorazowym odblokowaniem od administratora karta się pojawia i mówi, że odblokowanie zostanie zużyte. Gdy organizacja wstrzymuje zlecenia ponad limitem kredytowym, zlecenie ponad limitem jest odrzucane tak samo.
• Rekord z Marcos TMS, który jest jeszcze w pracy równoległej: „Ten rekord pochodzi z Marcos TMS, który nadal jest głównym systemem: zmiana zostanie w Quanty, a Marcos TMS zachowa swoją wartość (pojawi się w Różnicach).”

Kilka rekordów na jednej karcie

Jedna karta może objąć do 20 rekordów, na przykład przypomnienia do trzech faktur za jedną zgodą: „Wyślij przypomnienie: pozycji 3, jedna zgoda na wszystkie.” Przy więcej niż 20 asystent prosi o podzielenie listy, bo jedna zgoda obejmuje najwyżej 20 rekordów. Rekordy, których nie da się wykonać, są wymienione jako Pominięte z powodem:

Wynik mówi na przykład, że wykonano 2 z 3, 0 się nie udało, a 1 pominięto. Gdy żadnego nie da się wykonać, karta się nie pojawia, a asystent wymienia powody.

Gdy karta jest stara albo kliknięta dwa razy

• Karta jest ważna przez 10 minut. Potem: „Ta zgoda wygasła lub jest już niedostępna, więc nic nie zostało wykonane. Asystent zaproponuje tę akcję ponownie.”
• Gdy klikasz Tak, wykonaj, Quanty czyta rekordy jeszcze raz. Jeśli coś się zmieniło od pokazania karty, stary krok nie zostaje wykonany i dostajesz nową kartę. Ponownie sprawdzane są też Twoja rola, moduły i plan.
• Podwójne kliknięcie wykonuje krok raz: zgoda została już użyta, krok wykonuje się w innym żądaniu, więc nic więcej się nie dzieje.
• Tak, wykonaj jest wyszarzone, gdy AI jest wyłączone w Twojej organizacji, bo zatwierdzenie kontynuuje rozmowę; Anuluj działa zawsze.

Krok człowieka

Te kroki asystent odrzuca przed jakąkolwiek kartą i mówi, gdzie je zrobić, na przykład:

Nigdy przez czat

Te kroki zostają kliknięciem człowieka, bo link, klucz albo sekret trafiłby do historii czatu albo dlatego, że są wpisaną decyzją administratora:

• tworzenie, wysyłanie e-mailem, przedłużanie i unieważnianie linku dla klienta albo kierowcy (zobacz TMS: linki dla klientów, przewoźników i kierowców);
• klucze API i webhooki (zobacz Ustawienia TMS);
• to, kto może zmieniać który moduł TMS;
• pobranie danych osoby i anonimizacja kierowcy albo osoby kontaktowej;
• odczyt zlecenia przysłanego e-mailem przez AI i ustawienia Zleceń z e-maila;
• Słowniki i stawki Kosztu własnego floty;
• wstrzymanie przypomnień o płatności albo przekazanie faktury do firmy windykacyjnej oraz zapisanie oryginału wysłanego pocztą;
• wysłanie zlecenia kierowcy przez WhatsApp albo SMS.

O kroku, którego asystent nie zna, mówi, że to nie jest krok, który może wykonać w TMS, więc nic nie zostało zrobione.

Warto wiedzieć

• Wpisy paletowe dodane przez czat mają w Paletach źródło Czat.
• Przypomnienie o paletach przez WhatsApp wymaga, żeby kierowca napisał na firmowy numer w ciągu ostatnich 24 godzin. Jeśli nie pisał, asystent wyjaśnia, że WhatsApp nie pozwala teraz na zwykłą wiadomość, i radzi zadzwonić albo poprosić kierowcę, żeby najpierw cokolwiek napisał.
• Karta jest w języku Twojej aplikacji Quanty, a odpowiedź w języku, w którym piszesz.

Powiązane strony

• TMS w czacie: gdzie pytać, co asystent widzi i zasady bezpieczeństwa.
• Kto co może w TMS: role i moduły TMS.
• Sprawy: rozwiązywanie i odrzucanie.
• TMS obok Twojego obecnego systemu: rekordy z Marcos TMS.