Paliwo

Warsztat, Paliwo zamienia pliki transakcji z Twoich kart paliwowych w tankowania na pojazdach. Każde tankowanie trafia na pojazd, który tankował, spalanie liczy się od jednego pełnego baku do następnego wobec normy pojazdu, a tankowania, które się nie zgadzają, są oznaczane, zanim ktokolwiek musi ich szukać. Miesięczna faktura dostawcy kart jest potem tylko porównywana z transakcjami z kart, więc paliwo nigdy nie liczy się dwa razy.

Zanim zaczniesz

• Twoja organizacja ma dodatek TMS. Otwórz Flota, Warsztat, Paliwo.
• Liczby o paliwie widzi każdy. Wgrywanie plików, zapisywanie dostawców kart i ustawianie norm pojazdu wymaga roli, która może zmieniać dane TMS w module Flota. Progi kontroli, Stawki opłaty środowiskowej i archiwizowanie dostawcy kart należą do administratora.
• Żeby tankowania trafiały na pojazdy: rejestracje w pliku albo karty paliwowe w Warsztat, Wyposażenie z Numerem karty, wydane kierowcy albo pojazdowi (zobacz Wyposażenie i przekazanie).
• Do spalania: norma spalania pojazdu (albo norma firmy), kilometry z licznika albo telematyki i tankowania oznaczone jako do pełna.

Zakładka Paliwo

• Wgraj plik z kart to główny przycisk. W menu ⋯ są Dostawcy kart, Progi kontroli, Stawki opłaty środowiskowej i Raport opłaty środowiskowej.
• Okres: Ostatnie 30 dni, Ostatnie 90 dni (domyślnie), Ten miesiąc, Poprzedni miesiąc albo Własny (najwyżej 400 dni).
• Sumy: Zatankowano (litry), Przejechane i Średnio (l/100 km).
• Niżej Spalanie na pojazd, Nietypowe tankowania i Faktury dostawców kart.

Przed pierwszym plikiem: „Wgraj plik transakcji z kart paliwowych (DKV, E100, Eurowag …). Każde tankowanie trafi na pojazd po numerze rejestracyjnym albo po karcie kierowcy, spalanie policzymy od pełnego do pełnego baku, a nietypowe tankowania oznaczymy.”

Wgrywanie pliku z kart

Okno ma trzy kroki: Plik, Podgląd i Zapisano. Przy wyborze Nowy dostawca po kroku Plik dochodzi krok Kolumny.

1. Plik: wybierz Dostawcę (zapisanego, z „ostatnio 28.10.2026”), Ogólny plik CSV („Kolumny rozpoznane po nazwach”) albo Nowy dostawca („Raz przypisz kolumny, kolejne pliki wczytają się same”). Wybierz plik: „CSV albo XLSX, do 5 MB, tak jak przysyła go dostawca kart.” Kliknij Dalej.
2. Kolumny (tylko przy wyborze Nowy dostawca; Ogólny plik CSV przechodzi od razu do kroku Podgląd): „Odczytaliśmy nagłówki i pierwsze wiersze. Sprawdź podpowiedź i zapisz dostawcę: kolejne pliki od niego wczytają się tak samo, bez pytania.” Wskaż kolumnę dla każdego pola (niżej), nadaj dostawcy Nazwę i kliknij Zapisz dostawcę.
3. Podgląd: „Co zostanie zapisane”, wiersz po wierszu z polami Data, Pojazd, Kierowca, Litry, Netto i Status: nowa, bez pojazdu, już była albo nie wczytano. Podsumowanie brzmi „48 nowych, 3 już były, 2 bez pojazdu (karta nieprzypisana), 1 nie wczytana” i „Razem 6 240 l za 31 450,00 PLN netto.” Kliknij Zapisz 48 transakcji.
4. Zapisano: „Plik z kart zapisany”, zapisane transakcje, znalezione nietypowe tankowania i faktury dostawców, które teraz tylko rozliczają karty. Pokaż tankowania bez pojazdu prowadzi do kosztów floty, które czekają na pojazd.

Gotowe ustawienia czytają pliki DKV, E100, Shell, UTA, IDS, Orlen i Eurowag. Każdy inny plik jest czytany przez przypisanie kolumn. Plik ma do 5 000 wierszy.

Przypisanie kolumn

„Potrzebne są: data, numer rejestracyjny albo numer karty oraz kwota netto albo brutto.”

Podpowiedz kolumny (AI) proponuje przypisanie dla nowego dostawcy: „Do AI trafiają tylko nagłówek i 5 pierwszych wierszy, raz dla tego dostawcy.” Niepewne kolumny mają oznaczenie „sprawdź”. Zużywa kredyty AI i wymaga włączonego AI czyta dokumenty i pisze szkice; w przeciwnym razie: „AI jest wyłączone w tej firmie. Przypisz kolumny samodzielnie, to chwila.” Zapisany dostawca czyta kolejne pliki bez AI.

Jak tankowanie trafia na pojazd

W tej kolejności:

1. Karta jest w Warsztat, Wyposażenie i jest wydana pojazdowi: ten pojazd („Przypisane przez kartę pojazdu”).
2. Karta jest wydana kierowcy: ciągnik z zestawu tego kierowcy w chwili tankowania („Przypisane przez kartę kierowcy”).
3. W przeciwnym razie rejestracja z pliku.
4. W przeciwnym razie bez pojazdu: tankowanie czeka w Nieprzypisanych w kosztach floty.

Podgląd mówi dlaczego, wiersz po wierszu: „Karta: Marek Zieliński. W tym czasie jechał PO 5KM21 (na karcie PO 7XR48).”, „Karta: Marek Zieliński, ale w tym czasie nie ma go w żadnym zestawie: przypisano po rejestracji PO 7XR48.”, „Tego dnia karta 7083 zmieniła właściciela: przypisano po rejestracji PO 5KM21.”, „Nie znamy pojazdu WGM 12345.” Numer karty pasuje po całym numerze albo po ostatnich cyfrach (co najmniej czterech).

Duplikaty i korekty

„Plik wczytany dwa razy niczego nie dodaje.” Transakcja, która już jest w kosztach, ma status „już była” („Ta transakcja jest już w kosztach.”), a korekta, zmieniona kwota albo stawka VAT czy storno transakcji nigdy nie księgują jej drugi raz. Importy w organizacji idą jeden po drugim.

Wiersze, których nie da się odczytać, mówią dlaczego: „Brak daty transakcji.”, „Nie rozumiemy daty „31/31/2026”.”, „„12,5a” to nie liczba (litry).”, „Kwota jest brutto, a dla AT nie ma stawki VAT: dopisz ją w profilu dostawcy.”

Dostawcy kart

⋯, Dostawcy kart: „Jak czytamy plik każdego dostawcy. Nowego dostawcę dodajesz przy wgrywaniu jego pierwszego pliku.” Każdy pokazuje Ostatnio użyty, „kolumny podpowiedziane przez AI”, gdy pomogło AI, i „faktury tylko rozliczają karty”. Edytuj zmienia przypisanie; Archiwizuj (administratorzy): „Zapisane transakcje zostają. Kolejnych plików nie wczytasz już z tymi kolumnami.”

Spalanie na pojazd

„Od pełnego do pełnego baku, wobec normy pojazdu na porę roku.”

Wiersz każdego pojazdu pokazuje średnią („33,9 l/100 km”), normę („norma 29,0” albo „norma firmy 30,0”), o ile ją przekracza („17% ponad normę”), kilometry i ich źródło („2 800 km (licznik)”, „telematyka” albo „licznik i telematyka”), zatankowane litry, AdBlue jako udział oleju napędowego („AdBlue 4,2 %”) i liczbę nietypowych tankowań. Pokaż odcinki PO 5KM21 otwiera Odcinki od pełnego do pełnego baku, każdy „28.10 do 03.11” ze spalaniem wobec normy, oraz Otwórz kartę pojazdu.

Gdy pojazdu nie da się zmierzyć, wiersz mówi, czego brakuje:

Odcinki krótsze niż Najkrótszy liczony odcinek (domyślnie 300 km) są pomijane. Tankowanie bez oznaczenia pełnego baku liczy się jako do pełna, gdy tak mówi domyślne ustawienie dostawcy.

Normy spalania pojazdu

Na karcie pojazdu, Serwis i koszty, Spalanie, Normy spalania: „Norma może zależeć od pory roku i zmieniać się w czasie (nowy silnik, agregat chłodni). Okresy jednego paliwa nie mogą na siebie zachodzić.”

„Do czasu własnej normy obowiązuje norma firmy 30,0 l/100 km.” Panel na karcie pojazdu pokazuje „Ostatnie 90 dni, od pełnego do pełnego baku.”, „Norma teraz (zima): 31,0 l/100 km”, „Bak 820 l” i pasek na każdy odcinek wobec normy.

Nietypowe tankowania

„Rozwiąż, gdy jest wyjaśnione, odrzuć, gdy to nie problem.” Każde nietypowe tankowanie jest też sprawą w Sprawach.

Plik bez godzin nigdy nie daje „dwóch tankowań blisko siebie”. Tankowania bez pojazdu też tworzą sprawę.

Progi kontroli

⋯, Progi kontroli (administratorzy): „Kiedy tankowanie jest nietypowe. Zmiana działa przy kolejnych importach.”

Wartości z przepisów pokazują gęstość paliwa i próg, poniżej którego nie płaci się opłaty środowiskowej, tylko do odczytu, ze źródłem i oznaczeniem „do weryfikacji”: „Potwierdź je z księgowością.”

Faktury dostawców kart

„Te faktury tylko rozliczają transakcje z kart. Paliwo jest już na pojazdach z pliku kart, więc faktura nie liczy się drugi raz.”

Gdy przychodzi miesięczna faktura dostawcy kart (z KSeF albo wpisana ręcznie, zobacz TMS: koszty przewoźników i płatności), rozlicza transakcje z kart z tego samego miesiąca i pojazdu, zamiast znów dodawać paliwo. Tabela pokazuje Fakturę, Dostawcę, Okres, Fakturę netto, Transakcje z kart netto i Różnicę; „Różnica ponad 1%: porównaj fakturę z plikiem kart.” Faktura bez transakcji z kart w tym miesiącu zostaje kosztem pojazdu.

Opłata środowiskowa

⋯, Raport opłaty środowiskowej zamienia litry każdego pojazdu na tony według gęstości paliwa i mnoży je przez stawki dla jego kategorii, normy Euro i paliwa.

⋯, Stawki opłaty środowiskowej (administratorzy): „Quanty nie ma wbudowanych stawek. Przepisz je z rocznego obwieszczenia Ministra Klimatu i Środowiska dla roku, za który się rozliczasz.” Każda stawka ma Rok, Kategorię (Samochód osobowy, Ciężarowy do 3,5 t, Ciężarowy powyżej 3,5 t, Ciągnik siodłowy, Autobus, Inny), Normę Euro, Paliwo, zł za Mg, Źródło i Sprawdzone. Do 200 stawek na rok.

Raport nigdy nie pokazuje brakującej wartości jako zera:

• „Opłaty za 2026 nie liczymy, dopóki brakuje stawek albo danych pojazdów (pozycje: 3). Nigdy nie pokazujemy jej jako zera.” Brakujące pozycje mówią „brak stawek”, „brak normy Euro” albo „brak kategorii pojazdu”.
• „Opłata za 2026: 412,00 PLN. Nie przekracza 800,00 PLN, więc nic nie wpłacasz.” albo „Opłata za 2026: 1 240,00 PLN, do zapłaty do 31.03.2027.”
• „Niesprawdzone stawki: 2. Porównaj je z obwieszczeniem.”
• „540 l z kart nie ma pojazdu i nie wchodzi do opłaty: przypisz te tankowania.”
• „Gęstość paliwa, próg i termin to wartości ustawowe: potwierdź je z księgowością przed złożeniem wykazu.”

Raport Spalanie floty w Raportach wymienia spalanie każdego pojazdu za dowolny okres, z AdBlue i nietypowymi tankowaniami (zobacz TMS: przegląd).

Warto wiedzieć

• Zakładka Koszty floty ma własny Import z karty paliwowej dla prostego CSV z datą, rejestracją i kwotą netto (do 5 MB). Wgraj plik z kart na zakładce Paliwo robi więcej: dostawcy kart, przypisanie kart, pełne baki i kontrole.
• Wartość tankowania w PLN liczy się po kursie NBP z dnia roboczego przed tankowaniem.
• Paliwo wydane z własnego zbiornika przez magazyn części też księguje koszt paliwa na pojeździe (zobacz Magazyn części).
• Paliwo wobec normy zasila też kartę drogową i propozycje premii i potrąceń kierowców za paliwo (zobacz Rozliczenia kierowców).

Powiązane strony

• TMS: flota i warsztat.
• Karta pojazdu: panel paliwa jednego pojazdu.
• Wyposażenie i przekazanie: karty paliwowe i kto je ma.
• Warsztat: koszty floty i tankowania bez pojazdu.
• Karty drogowe i ewidencja przebiegu.