Płatności dla przewoźników

Zatwierdzony koszt można zapłacić na pięć sposobów: w paczce przelewów, z której powstaje plik dla banku, zapłatą zapisaną ręcznie dla pieniędzy zapłaconych poza Quanty, z wyciągu bankowego, z kasy albo kompensatą z tym, co przewoźnik jest winien Tobie. Jakkolwiek płacisz, karta kosztu pokazuje, ile zapłacono i co jest jeszcze otwarte, a koszt staje się Zapłacony, gdy zapłaty go pokryją.

Ta strona opisuje sekcję Zapłata na karcie kosztu, obietnice i pisma do przewoźnika, paczki przelewów z drugą osobą i białą listą VAT oraz kompensatę. Wyciągi bankowe i kasa mają własne strony.

Zanim zaczniesz

• Płaci się tylko koszt Zatwierdzony (zobacz Karta kosztu).
• Płacenie wymaga roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów. Usunięcie zapłaty zapisanej ręcznie i usunięcie kompensaty należą do administratora.
• Paczki przelewów płacą w PLN na Rachunek bankowy każdego kosztu, z rachunku Twojej firmy, ustawionego na paczce albo w ustawieniach TMS. Koszt dostaje przy wpływie domyślny rachunek dostawcy dla zobowiązań (zobacz Rachunki bankowe), a bez niego rachunek z faktury w KSeF, i możesz go zmienić na koszcie; koszt bez rachunku jest płacony na rachunek dostawcy.
• Czy płatności musi akceptować druga osoba i powyżej jakiej kwoty, ustawia administrator w Ustawienia TMS, Automatyczne działania, Koszty z KSeF (zobacz Akceptuje druga osoba).

Sekcja Zapłata kosztu

Sekcja Zapłata na karcie kosztu pokazuje „Zapłacono 500,00 z 1 230,00 PLN” i „do zapłaty 730,00 PLN”, z paskiem, Częściowo zapłacony, dopóki coś jest otwarte, oraz Zapłaty tej faktury, od najstarszych: datę, jak zapłacono (przelew, gotówka, karta, kompensata), kwotę, skąd przyszła (z kasy, z wyciągu bankowego, z paczki przelewów, kompensata albo zapis na karcie) i kto ją zapisał. Zapłata potwierdzona wyciągiem bankowym to mówi („potwierdzona wyciągiem”).

Pod zapłatami wiersz mówi, kiedy ostatnio napisano do przewoźnika i co obiecał, na przykład „Napisano 03.10.2026 (Magda Nowak), obiecali do 09.10.2026”.

Menu ⋯ sekcji ma Zapisz zapłatę, Obiecali do… i Napisz do przewoźnika.

Zapisz zapłatę

Dla pieniędzy zapłaconych poza Quanty: „przelew zlecony w banku, gotówkę, kartę firmową albo kompensatę uzgodnioną z przewoźnikiem”.

1. Kliknij ⋯, Zapisz zapłatę.
2. Wypełnij formularz i kliknij Zapisz zapłatę.

„Zapisano zapłatę 730,00 PLN. Faktura jest zapłacona.”, gdy była to ostatnia część. Koszt w paczce przelewów płaci paczka: najpierw wyjmij go z paczki.

Usuń zapłatę (administratorzy, w Więcej przy zapłacie) cofa zapłatę zapisaną na karcie: „Zapłata … z … zniknie, a ta kwota znów będzie do zapłaty.” Zapłaty zrobione gdzie indziej cofa się tam, gdzie powstały:

Obiecali do

Obiecali do…: „Do kiedy przewoźnik obiecał dokument albo korektę faktury …?” Wybierz dzień (Do kiedy, dziś albo później, najwyżej 180 dni naprzód) i Co obiecali (na przykład „korekta faktury”), a potem Zapisz. Wycofaj obietnicę ją usuwa. Obietnica jest notatką dla Twojego zespołu: karta ją pokazuje („obiecali do …”), a pismo do przewoźnika o niej wspomina, ale gdy dzień minie, nic nie wychodzi i nic nie przypomina samo.

Pisma do przewoźnika

Napisz do przewoźnika przygotowuje pismo o fakturze, wysyłane e-mailem do osoby kontaktowej przewoźnika od faktur.

1. Wybierz, O czym jest pismo: Inna kwota, Błędna faktura, Brak dokumentów albo Cesja (przelew wierzytelności).
2. Quanty przygotowuje pismo w języku przewoźnika: przez AI, gdy AI w TMS jest włączone (Szkic AI), a w przeciwnym razie z szablonu. Napisz od nowa przygotowuje je jeszcze raz.
3. Sprawdź Do, popraw Temat i Treść i kliknij Wyślij. „Wysłano do …”.

Nic nie wychodzi samo. Pismo o fakturze idzie tylko e-mailem, więc przewoźnik musi mieć adres e-mail. Karta pokazuje potem „Ostatni list: … do …”, a pismo jest na liście na zakładce Dokumenty przewoźnika, w Korespondencja. Szkic zapisany wcześniej otwiera się ponownie: „To szkic zapisany wcześniej. Wybierz, o czym ma być list, i napisz go od nowa albo wyślij ten.”

Paczki przelewów

Paczka przelewów zamienia zatwierdzone koszty w jeden plik bankowy, który wgrywasz do banku: „Z paczki powstaje plik bankowy (Elixir-O), który wgrywasz do banku. Tylko koszty w PLN.”

Tworzenie paczki

1. W Koszty przewoźników, na zakładce Do zapłaty, zaznacz zatwierdzone koszty. Pasek mówi „Zaznaczono kosztów: 3, 12 400,00 PLN”.
2. Kliknij Nowa paczka przelewów.
3. Wypełnij okno i kliknij Utwórz paczkę.

Podgląd mówi, ile przelewów powstanie, i podaje sumę („4 przelewy, 12 400,00 PLN”). „Faktury z podzieloną płatnością idą osobnymi przelewami.”: podzielona płatność wymaga kwoty VAT i polskiego NIP dostawcy na fakturze.

Do paczki trafiają tylko zatwierdzone koszty w PLN („Do paczki trafiają tylko zatwierdzone koszty. Niezatwierdzonych wśród zaznaczonych: 1.”, „Plik bankowy płaci tylko w PLN.”), a każdy dostawca potrzebuje poprawnego rachunku bankowego. Koszty przechodzą do W paczce przelewów.

Zakładka Przelewy

Rozliczenia, Bank i płatności, zakładka Przelewy, wymienia paczki z kolumnami Paczka, Status, Przelewy, Suma, Data płatności i Utworzona. Pasek na górze liczy Przelewy do wysłania.

Kliknij paczkę, żeby ją otworzyć: Status, Data płatności, Suma, Przelewy, Z rachunku, Plik pobrany, Wysłana do banku, Przelewy w paczce (każdy ze swoją fakturą) i Historia.

Wysyłka paczki do banku

1. Otwórz paczkę i kliknij Sprawdź białą listę VAT (niżej).
2. Jeśli płatność musi zaakceptować druga osoba, klika ona Akceptuj płatność (niżej).
3. Kliknij Pobierz plik bankowy. „Plik zawiera przelewy: 4, na kwotę 12 400,00 PLN.” Kliknij Pobierz plik i wgraj go w bankowości internetowej swojego banku.
4. Gdy bank ma plik, kliknij Oznacz jako wysłaną do banku: „Potwierdź dopiero po wgraniu pliku do banku.” Tak, jest w banku oznacza każdy koszt jako zapłacony w dniu jego przelewu.

Anuluj paczkę: „Koszty wracają do zatwierdzonych i można je dodać do innej paczki.” Koszty, które bank już zapłacił, zostają zapłacone. Paczka, której koszty zmieniły się po jej utworzeniu (kwota, dostawca albo rachunek), jest odrzucana przy pobraniu: „Anuluj ją i utwórz nową.” A gdy bank zapłacił część pliku, plik nie powstaje drugi raz: oznacz wtedy paczkę jako wysłaną zamiast ją anulować.

Akceptuje druga osoba

Gdy w ustawieniach TMS jest ustawione Druga osoba przy płatnościach powyżej (PLN), każda faktura w paczce, której kwota brutto przekracza tę sumę, wymaga akceptacji przez kogoś innego niż osoba, która przygotowała paczkę: „Przelewy powyżej 15 000 PLN wymagają akceptacji kogoś innego niż osoba, która je przygotowała.”

• Druga osoba otwiera paczkę i klika Akceptuj płatność. Paczka mówi wtedy „Płatność zaakceptował(a) …, …”, a Kto co zrobił każdego kosztu pokazuje Płatność zaakceptował(a).
• Osoba, która ją przygotowała, widzi „To Ty przygotowałeś(aś) te przelewy; akceptuje je druga osoba.” i nie może zaakceptować.
• Pliku bankowego nie da się pobrać, dopóki płatność nie zostanie zaakceptowana: „Tę płatność musi zaakceptować druga osoba, zanim powstanie plik do banku: ….”

Puste ustawienie oznacza, że nikt nie musi akceptować.

Biała lista VAT w paczce

Sprawdź białą listę VAT pyta wykaz Ministerstwa Finansów o każdy rachunek dostawcy w paczce, „zanim plik trafi do banku”.

Podsumowanie mówi „Na liście: 3, poza listą: 1, niesprawdzone: 0”. Przelew powyżej 15 000 PLN brutto na rachunek spoza listy dostaje wyraźne ostrzeżenie: „Zapłata takiej faktury oznacza utratę kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy. Potwierdź rachunek u dostawcy, zapłać w podzielonej płatności albo złóż ZAW-NR w terminie.” Nic nie jest blokowane: okno pobrania powtarza ostrzeżenie („W tej paczce są przelewy z ryzykiem”) i proponuje Pobierz mimo to, a decyzja należy do Ciebie. „Nie udało się sprawdzić” oznacza, że Ministerstwo nie odpowiedziało albo brakuje danych: uruchom sprawdzenie ponownie później.

Kompensata

Kompensata rozlicza faktury kontrahenta dla Ciebie z Twoimi fakturami dla niego, bez przelewu: „Rozlicz faktury kontrahenta dla nas z naszymi fakturami dla niego, bez przelewu.” Otworzysz ją z menu ⋯ strony Bank i płatności.

1. W polu Kontrahent wybierz kontrahenta.
2. Zaznacz co najmniej jedną fakturę po każdej stronie: Nasze faktury („Wystawione temu kontrahentowi i czekające na zapłatę.”) i Ich faktury („Zatwierdzone faktury kontrahenta, czekające na naszą zapłatę.”). Każdy wiersz pokazuje, co jest otwarte, i termin oraz ma pole Kwota kompensaty dla tej faktury.
3. Obserwuj wiersz „Nasze … · Ich … · Różnica …” i klikaj Wyrównaj, aż obie strony dadzą tę samą sumę.
4. Wypełnij Data kompensaty (dziś albo wcześniej) i Uwagi, a potem kliknij Zapisz kompensatę.

Obie strony są wtedy zapłacone o rozliczone kwoty, a każda zapłata ma opis kompensata. Zasady:

• Jedna waluta: „Kompensata jest w jednej walucie: wybierz faktury w tej samej walucie.”
• Równe sumy: „Sumy po obu stronach muszą być równe. Użyj „Wyrównaj”.”
• Faktura w faktoringu nie wchodzi do kompensaty: „ściąga ją faktor”. Do kompensaty wchodzą tylko wystawione faktury; najwyżej 50 dokumentów po każdej stronie.

Otwarta kompensata (z jej wiersza zapłaty) pokazuje „Kompensata z …” i sumy oraz proponuje:

• Drukuj oświadczenie: oświadczenie o kompensacie w języku: Polski, Angielski albo Niemiecki, do druku albo jako PDF.
• Potwierdzone dnia…: „Gdy kontrahent odeśle podpisane oświadczenie.” Kompensata mówi wtedy „Potwierdzone dnia …”.
• Usuń kompensatę (administratorzy): „Obie strony wrócą: faktury i koszty znów będą do zapłaty o rozliczone kwoty.”

Warto wiedzieć

• Zapłata zapisana ręcznie, dokument z kasy i zaksięgowany przelew z banku pokazują się w sekcji Zapłata kosztu, więc karta zawsze opowiada całą historię.
• Koszty skopiowane z innego systemu działającego obok Quanty są płacone tam; Quanty nie pisze w ich sprawie do przewoźnika ani ich nie kompensuje.
• Paczki przelewów płacą tylko w PLN. Koszt w obcej walucie zapłać w swoim banku i zapisz przez Zapisz zapłatę albo pozwól, żeby zaksięgował go wyciąg bankowy.

Powiązane strony

• TMS: koszty przewoźników i płatności: skąd biorą się koszty i ustawienia.
• Karta kosztu: zatwierdzanie kosztu.
• Wyciągi bankowe: księgowanie przelewów z wyciągu.
• Kasa: płacenie faktury gotówką.
• Limity kredytowe i blokady: rachunki bankowe i biała lista na karcie kontrahenta.