TMS: zlecenia i oferty

Zlecenie w TMS biegnie od zapytania klienta do pieniędzy na koncie: Oferty i Zlecenia w Sprzedaży, potem Planer, Śledzenie i Dokumenty w Operacjach, a na końcu Faktury w Rozliczeniach. Ta strona opisuje wszystko aż do faktury. Faktury i koszty przewoźników znajdziesz w TMS: faktury, koszty i płatności.

Oferty

Sprzedaż, Oferty to ceny, które podajesz, zanim klient się zgodzi. Nowa oferta przyjmuje klienta, trasę, ładunek i cenę, i pokazuje szacowany koszt i marżę. Zakładki idą za ofertą: Do wysłania, Wysłane, Wygrane, Przegrane, Wygasłe i Wszystkie.

• Wyślij oznacza ofertę jako wysłaną i pokazuje treść e-maila w wybranym języku, gotową do skopiowania. Quanty nie wysyła tego e-maila: wysyłasz go ze swojej skrzynki, wtedy klient odpowiada bezpośrednio Tobie.
• Podpowiedź ceny: Policz cenę sprawdza dystans, Twój koszt własny za km i to, ile płaciła ta trasa wcześniej, a potem proponuje cenę Niską, Środkową i Wysoką; środkowa wynika z tego, ile klienci płacili na tej trasie, i nigdy nie schodzi poniżej Twojego kosztu ani stawki minimalnej. Użyj wpisuje jedną z nich do oferty; decyzja należy do Ciebie.
• Zamień na zlecenie robi zlecenie z wygranej oferty jednym kliknięciem.
• Oferta po terminie ważności sama zmienia się na wygasłą (automatyczne działanie w Ustawieniach TMS).
• Trasy pokazują, ile naprawdę płaciły Twoje zlecenia na każdej trasie, klienci i przewoźnicy, za kilometr. Zajrzyj tam, gdy wyceniasz kolejne zapytanie.

Nowe zlecenie

Nowe zlecenie na stronie Zleceń ma menu z czterema drogami:

• Wypełnij ręcznie: formularz zlecenia.
• Z pliku (AI): upuść zlecenie od klienta (PDF, Word, e-mail albo zdjęcie, do 25 MB) albo wklej jego treść, a Quanty wypełni szkic. Każde odczytane pole pokazuje, jak pewny jest odczyt („Odczytane pewnie”, „Prawdopodobnie dobrze, sprawdź”, „Niepewne, sprawdź”), a rozpoznany klient albo miejsce są już wybrane. Sprawdzasz szkic i zapisujesz go. Wymaga włączonego AI w Ustawieniach TMS i zużywa kredyty.
• Importuj z pliku (Excel, CSV): wiele zleceń naraz, jedno zlecenie w wierszu. Quanty dopasowuje klientów, auta i kierowców do tego, co już masz, i pokazuje podgląd: Gotowe do importu, Już są w Quanty (pominięte, nic się nie zdubluje) i Do sprawdzenia (brakuje danych, nie zostaną zaimportowane). Nic się nie zapisuje bez Twojej zgody.
• Z szablonu: zapisane zlecenie, które powtarzasz. Zapisz jako szablon na dowolnym zleceniu tworzy szablon, a szablon z harmonogramem sam tworzy szkice zleceń przed dniem kursu.

Formularz zlecenia

Formularz ma sekcje Klient, Trasa, Ładunek i wymagania, Cena i Wykonanie, a po prawej podsumowanie: trasę, fracht, jego wartość w PLN, koszt przewoźnika i marżę. Kontrola pod podsumowaniem mówi, czy zlecenie jest Gotowe do zatwierdzenia, co jest Do poprawy przed zatwierdzeniem, a co Warto sprawdzić.

• Klient: klient (szukaj po nazwie, aliasie lub NIP), osoba kontaktowa, referencja klienta, oddział, opiekun i data przyjęcia. Pod nazwą klienta widać jego limit kredytowy: dostępną kwotę, przekroczenie albo minione odnowienie limitu.
• Trasa: punkty załadunku i rozładunku z zapisanych miejsc albo z wpisanego adresu, każdy z datą, oknem czasowym, numerem referencyjnym, rampą i komentarzem. Kalkulacja trasy wpisuje kilometry, czas jazdy i szacunek opłat drogowych. Każdy punkt ma też szczegóły: kontakt i telefon, towar gotowy od, planowany czas postoju i awizację (niepotrzebna, wymagana albo umówiona, z numerem). Brak awizacji to ostrzeżenie i sprawa, nigdy blokada.
• Ładunek i wymagania: pozycje towaru z ilością, jednostką, wagą i LDM; wymiary, z których liczą się CBM i LDM; piętrowanie, wartość, opakowanie, całe auto; zakres temperatur i nastawa dla każdej pozycji (temperatura zlecenia idzie za pozycjami); kilka pozycji ADR z numerem UN, klasą i grupą pakowania; rodzaj naczepy i wymagania, takie jak winda, pasy czy odprawa celna.
• Cena: zobacz niżej.
• Wykonanie: flota własna (ciągnik, naczepa, kierowca i drugi kierowca; aktualny zestaw wpisuje się sam) albo przewoźnik (przewoźnik, jego koszt, rejestracja, kierowca, referencja i data, do której obiecał dokumenty). Jeśli ciągnik albo kierowca jest w tym czasie zajęty innym zleceniem, serwisem, nieobecnością albo kończącymi się dokumentami, formularz to pokazuje.

Szkic zapisujesz w każdej chwili. Zatwierdź zlecenie nadaje mu numer i zamraża jego wartość w PLN.

Cena i warunki

• Kwota i Waluta: fracht. Po rozwinięciu szczegółów wyceniasz go jako Cena jedn. × Ilość × Jednostka (fracht, km, tony, palety, metry ładunkowe albo godziny), a kwota liczy się sama.
• Kurs NBP: zlecenie w obcej walucie pokazuje wartość w PLN po kursie NBP z dnia roboczego przed pierwszym załadunkiem. Kurs zamraża się przy zatwierdzeniu zlecenia i liczy od nowa, gdy przesunie się dzień załadunku, chyba że zlecenie jest już zafakturowane (albo jest na szkicu faktury, co zlecenie pokazuje).
• Termin płatności: dni plus dni na doręczenie dokumentów (na przykład 30 + 7) oraz Skonto %.
• Myto: w cenie albo doliczone do ceny, i wtedy jest osobną pozycją na fakturze.
• Rozliczenie wg ilości rzeczywistej oraz Bez faktury: takie zlecenie nigdy nie trafia do fakturowania i nie zużywa limitu kredytowego; po dostarczeniu oznaczasz je jako rozliczone.
• Dla przewoźnika: termin przewoźnika, jego skonto, myto i Spodziewane koszty, które doliczy (postój, prom, parking).
• Dla floty własnej: koszt własny, który wpisujesz, albo szacunek z kosztu kilometra floty razy kilometry zlecenia. Marża jest ta sama na karcie zlecenia, na liście, w podsumowaniach i na zakładce Rozliczenie.

Lista zleceń

Zlecenia otwierają się na zakładkach W realizacji, Do dokumentów, Do fakturowania, Wszystkie, Szkice i Anulowane, z wyszukiwaniem po numerach, referencjach, klientach, przewoźnikach, rejestracjach i miastach.

• Filtry: status, klient, przewoźnik, pojazd, kierowca, opiekun, moje, wykonanie (flota własna albo przewoźnik), dokumenty, sprawy, tagi, oddział, ADR i zapłata (zapłacona, częściowo zapłacona, niezapłacona, po terminie, bez wystawionej faktury: tak samo jak kropka zapłaty w wierszu).
• Według daty: filtr dat czyta datę załadunku (domyślnie), rozładunku, utworzenia albo faktury.
• Wygląd tabeli: wysokość wierszy, Kolumny… (pokazuj, ukrywaj i przeciągaj kolumny, w tym faktury, zapłaty i zapłaty przewoźnikowi), Grupy kolumn (Zlecenie, Klient, Realizacja, Rozliczenie, Przewoźnik), Filtruj w kolumnach, czyli wiersz filtrów pod nagłówkami, i Przywróć domyślny układ. Twój układ jest zapisany dla Ciebie na serwerze, idzie za Tobą do innej przeglądarki i nikt inny go nie widzi.
• Tylko zaznaczone zawęża listę do zaznaczonych wierszy, a Wystaw fakturę je fakturuje.
• Menu ⋯ ma Pobierz Excel i Drukuj listę: dokładnie tę listę, którą widzisz, z jej filtrami, sortowaniem, widocznymi kolumnami i wierszem sum. Długą listę Quanty przygotowuje w tle i pobiera sama; ponad limit strona prosi o zawężenie listy.

Karta zlecenia

Nagłówek karty pokazuje numer, status, otwarte sprawy i następny krok, czyli jeden przycisk, który popycha zlecenie dalej: Zatwierdź zlecenie, Zaplanuj, Wyślij link przewoźnikowi, Oznacz załadunek, Przypomnij o dokumentach, Dodaj dokumenty albo Wystaw fakturę. Statusy to Szkic, Przyjęte, Zaplanowane, W realizacji, Dostarczone, Dokumenty, Zafakturowane, Rozliczone albo Anulowane.

Zakładki:

• Szczegóły: formularz zlecenia. Klienta, fracht i referencję zatwierdzonego zlecenia zmienia się Korektą, z podaniem powodu. Zafakturowane zlecenie potrzebuje też faktury korygującej.
• Trasa i realizacja: punkty z godzinami przyjazdu i wyjazdu, mapa i linki dla przewoźnika i klienta (niżej). Z telematyką punkty odhacza GPS.
• Dokumenty: które papiery są wymagane, które są, a których brakuje. Przy każdym dokumencie zaznaczysz, czyj jest (nasz, przewoźnika, klienta), czy jest ważny (gwiazdka), ukryty (Pokaż ukryte) i czy dołączyć go do faktury. Papiery, które przewoźnik wgra przez swój link, liczą się jako przewoźnika.
• Rozliczenie: faktury zlecenia, faktury przewoźników (zbiorcza pokazuje część tego zlecenia i całą fakturę) i rzeczywista marża.
• Aktywność: Notatki i przypomnienia, historia, sprawy zlecenia i jego reklamacje.

Notatki i przypomnienia

Dodaj notatkę i Przypomnij mi… w menu ⋯ otwierają zakładkę Aktywność. Przypomnienie jest domyślnie na jutro, dla Ciebie albo innej osoby z prawem edycji, i od swojego dnia pokazuje się na górze Mojej pracy tej osoby. Odhaczasz je, przesuwasz albo przekazujesz w miejscu. Widzą je wszyscy, a zmienić je może tylko osoba, dla której jest, osoba, która je ustawiła, albo administrator.

Historia mówi zwykłymi słowami, z rejestracjami, kierowcami, osobami i firmami zamiast identyfikatorów, na przykład „Ciągnik: PO 4TJ21 → PO 7MN35”, a liczby mają jednostki.

Udostępnianie przewoźnikowi i klientowi

• Wyślij link przewoźnikowi tworzy Link dla przewoźnika: przewoźnik widzi zlecenie, potwierdza je rejestracją i kierowcą oraz wgrywa dokumenty (CMR, potwierdzenie dostawy, fakturę) z telefonu. Link działa do wyznaczonego dnia.
• Link śledzenia dla klienta pokazuje status, punkty trasy z planem i wykonaniem, przewidywany dojazd i przybliżoną pozycję, bez cen, bez przewoźnika i bez danych kierowcy.
• Nowy link Quanty pokazuje tylko raz: skopiuj go i wyślij mailem albo komunikatorem. (Gdy automatyczne działanie E-maile do klientów jest włączone, klient dostaje też link śledzenia e-mailem, gdy zlecenie zostanie załadowane albo dostarczone.)
• Kopiuj link w menu ⋯ kopiuje adres zlecenia w Quanty, żeby wysłać go komuś z zespołu.

Wydruki

⋯, Drukuj wymienia każdy papier, który zlecenie ma:

• Zlecenie dla przewoźnika (przy zleceniu z przewoźnikiem): Drukuj, Pobierz PDF po polsku, po angielsku albo po niemiecku oraz Zapisz w dokumentach zlecenia, które zapisuje zlecenie w Plikach i na zleceniu raz, niezależnie od liczby kliknięć. Na wydruku jest termin płatności przewoźnika (ze zlecenia, a jeśli go nie ma, z karty przewoźnika, a na końcu domyślny firmy) oraz uwagi do zleceń dla przewoźnika z kart klienta i przewoźnika.
• Potwierdzenie dla klienta.
• Szkic CMR: wypełniony nadawcą, odbiorcą, rejestracjami i każdą pozycją ADR (numer UN, klasa, grupa pakowania).

Każdy wydruk trafia do historii zlecenia, na przykład „Wydrukowano: szkic CMR (PL)”, a drukować mogą też widzowie. Anulowane zlecenie nie ma menu wydruku.

Planer, Śledzenie i Dokumenty

• Planer: „Zlecenia, serwis i nieobecności według ciągników”, na dzień, tydzień albo 2 tygodnie. Nieprzypisane to zatwierdzone zlecenia floty własnej bez ciągnika: przeciągnij zlecenie na ciągnik, żeby je przydzielić. Gdy ciągnik albo jego zestaw jest zajęty, planer najpierw pyta. Wolne teraz wyróżnia ciągniki bez zlecenia i bez serwisu w tej chwili.
• Śledzenie: „Zlecenia w realizacji: gdzie są i czy zdążą”, z przewidywanym przyjazdem (ETA), filtrem spóźnionych, informacją, czy przewoźnik potwierdził, i zleceniem na mapie. Zobacz też mapę floty.
• Dokumenty: „Zlecenia, które czekają na papiery, od najpilniejszych”, z przypomnieniem do przewoźnika albo kierowcy prosto z listy.

Powiązane strony

• TMS: palety: wymiana palet przy załadunkach i rozładunkach.
• TMS: klienci i przewoźnicy: limity kredytowe, warunki fakturowania i uwagi na wydrukach.
• TMS: faktury, koszty i płatności: od dostarczonego zlecenia do faktury.
• TMS w czacie: szukanie, szkicowanie i zmiany zleceń przez pytanie.