Faktoring i ubezpieczenie

W faktoringu faktor kupuje Twoje faktury: wypłaca Ci zaliczkę (na przykład 80% brutto), gdy przekażesz mu fakturę, a resztę, gdy Twój klient zapłaci. Quanty oznacza, które faktury są w faktoringu, robi listę do panelu faktora, zapisuje zaliczki, reszty i regresy (z wpłaty, z wyciągu bankowego albo z zestawienia samego faktora) i nie wysyła przypomnień o fakturach, które ściąga faktor. Oznacza też faktury objęte ubezpieczeniem należności.

Zanim zaczniesz

• Faktor jest kontrahentem w Twojej kartotece. Na karcie klienta pola Faktor i Zaliczka mówią, kto kupuje faktury tego klienta (zobacz Karta kontrahenta). Ich zmiana wymaga modułu Finanse.
• Faktor ściąga należności od klientów na karcie samego faktora to przełącznik administratora (zobacz Warunki fakturowania).
• Przekazywanie faktur i wczytywanie zestawień wymagają roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów.
• Odczyt zestawienia w PDF przez AI wymaga włączonego AI w TMS i zużywa kredyty AI.

Faktury w faktoringu

Nowy szkic dla klienta, który na swojej karcie ma faktoring, jest w faktoringu od początku i to mówi, z faktorem i procentem zaliczki: „Faktoring: Faktor S.A., zaliczka 80 %”. Jego wydruk ma rachunek faktora („Rachunek faktora (Faktor S.A.): …”) i klauzulę cesji.

• Bez faktoringu na tej fakturze (na szkicu): „Szkic przejął faktora z karty klienta. Wyłącz go, jeśli ta faktura nie idzie do faktora.” Wystawioną fakturę zmienia się korektą.
• Faktoring w menu ⋯ faktury otwiera Przekaż do faktoringu: „Wybierz faktora i wysokość zaliczki. Wpłaty od faktora zapisuje się potem jako zaliczkę, resztę albo regres.” Wybierz Faktor i Zaliczka (od 0 do 100%, „Oczekiwana zaliczka …”), potem Zapisz faktoring.

Lista faktur ma kolumnę Faktoring („W faktoringu: …”), a Należności pokazują otrzymaną zaliczkę.

Sekcja Ubezpieczenie i faktoring

„Klient płaci faktorowi.” pokazuje się, gdy faktor ściąga należności od Twoich klientów.

Przekazywanie faktur faktorowi

1. Na liście faktur zaznacz faktury w faktoringu jednego faktora (albo otwórz jedną fakturę).
2. Kliknij Przekaż do faktora (5) na pasku (na fakturze: Przekaż do faktora w jej sekcji albo w menu ⋯).
3. Quanty oznacza faktury jako przekazane („Faktury przekazane do Faktor S.A.: 5. Lista do panelu faktora jest pobrana.”) i pobiera listę do wczytania w panelu faktora.

Najwyżej 200 faktur naraz, wszystkie jednego faktora i wszystkie wystawione: „Jedna lista idzie do jednego faktora: wybierz faktury jednego faktora.” Pobierz listę dla faktora ponownie daje Ci tę samą listę jeszcze raz. Przekazanie jest wymienione na zakładce Dokumenty klienta w części Korespondencja („Przekazano do faktora”).

Pieniądze od faktora

Pieniądze od faktora trafiają na fakturę jako wpłaty trzech rodzajów:

Zapisujesz je na trzy sposoby:

• Ręcznie: Zarejestruj wpłatę w Należnościach, ze sposobem Zaliczka faktoringowa, Reszta od faktora albo Regres faktora (zobacz Rejestrowanie wpłaty).
• Z wyciągu bankowego: Quanty rozpoznaje przelewy faktora („Przelew z rachunku faktora”, „Kwota równa zaliczce faktora za tę fakturę”, „Suma zaliczek lub reszt faktora za te faktury równa kwocie przelewu”). Zaliczka i reszta to dwie wpłaty: zaksięguj jedną z nich albo podziel przelew ręcznie. Zobacz Wyciągi bankowe.
• Z zestawienia faktora (niżej).

Wczytywanie zestawienia faktora

Bank i płatności, zakładka Faktoring: „Zestawienia od faktora (CSV, XLSX albo PDF): zaliczki, reszty i regresy trafiają do faktur po sprawdzeniu, a opłaty zapisują się jako notatka.”

1. Kliknij Wczytaj zestawienie. Wczytaj zestawienie faktora: „Wybierz faktora i plik z jego panelu. Zobaczysz każdą pozycję, zanim cokolwiek się zapisze.”
2. Wybierz Faktor i Plik: „CSV, XLSX albo PDF (PDF odczytuje AI, gdy jest włączone).” Do 10 MB i 2 000 wierszy. Gdy plik nie ma kolumny z walutą, ustaw Waluta zestawienia („Tylko gdy plik nie ma kolumny z walutą.”).
3. Kliknij Wczytaj. Gdy Quanty nie rozpozna kolumn z nagłówka, wskaż je: Numer faktury, Rodzaj pozycji, Kwota (albo kolumny Zaliczka, Reszta, Regres i Opłata), Waluta, Data i Opis. Układ zostaje zapamiętany dla tego faktora. Odczytaj przez AI zamiast tego czyta plik przez AI („Odczytane przez AI: sprawdź pozycje przed zapisaniem.”).
4. Sprawdź każdą pozycję: Faktura, Rodzaj (Zaliczka, Reszta, Regres, Opłata), Kwota, Data i Dopasowanie. Podsumowanie mówi „Do zapisania: 12, do sprawdzenia: 1, opłaty jako notatka: 2.”
5. Kliknij Zapisz pozycje (12): „Zapisano: wpłaty 12, pozycje na fakturach 12.”

Co może mówić Dopasowanie pozycji:

Ten sam plik wczytany drugi raz nic nie dodaje: „Ten plik zapisano już …. Nic nowego nie dodano.” Zapisane zestawienie, którego pozycje od tamtej pory dało się zaksięgować (bo faktura została wystawiona później), otwiera się ponownie i gotowe są tylko te pozycje. Zakładka Faktoring wymienia każde zestawienie z kolumnami Plik, Faktor, Wczytano i Stan: „Zapisane, wpłaty: 12”, Do wskazania kolumny albo „Do sprawdzenia, gotowe pozycje: 12”.

Faktor ściąga należności od Twoich klientów

Przy włączonym Faktor ściąga należności od klientów na karcie faktora Twoi klienci płacą bezpośrednio faktorowi. Wtedy:

• faktura w faktoringu takiego klienta mówi „Klient płaci faktorowi.”;
• import wyciągu nie podpowiada przelewów klienta za te faktury, chyba że tytuł podaje dokładny numer faktury, a i wtedy tylko z ostrzeżeniem i nigdy nie księguje ich automatycznie;
• Quanty nie przygotowuje automatycznych przypomnień o płatności za fakturę w faktoringu, niezależnie od tego, czy jej faktor ściąga należności, chyba że w przypomnieniach klienta zaznaczono Przypominaj też faktury w faktoringu albo przypomnienia klienta są łagodne; człowiek nadal może napisać przypomnienie z faktury. Przypomnienia klienta można też ustawić na prowadzi faktor (zobacz Windykacja).

Faktura w faktoringu nigdy nie wchodzi do kompensaty z tym, co jesteś winien klientowi: „ściąga ją faktor”.

Warto wiedzieć

• Faktura w faktoringu liczy się w należnościach jak każda inna faktura, dopóki nie rozliczy jej reszta od faktora (albo wpłata Twojego klienta).
• Regres znowu otwiera fakturę o kwotę zabraną z powrotem, więc pokazuje się w Należnościach jako otwarta.
• Faktury skopiowane z innego systemu działającego obok Quanty rozlicza się z faktorem w tamtym systemie.

Powiązane strony

• Należności: ręczne zapisywanie wpłat z faktoringu.
• Wyciągi bankowe: przelewy faktora.
• Windykacja: przypomnienia i faktury w faktoringu.
• Warunki fakturowania: faktor klienta i przełącznik faktora.