Eksport do księgowości

Twoja księgowa co miesiąc potrzebuje dwóch list: faktur, które wystawiłeś, i faktur przewoźników, które zatwierdziłeś. Eksport dla księgowości robi obie jako czytelne rejestry VAT w Excelu albo CSV, oznacza to, co zostało przekazane, żeby plik z następnego miesiąca zawierał tylko nowe dokumenty, trzyma każdy plik w Plikach i robi plik JPK_FA z Twoich faktur VAT.

Zanim zaczniesz

• Eksport dla księgowości jest w menu ⋯ strony Rozliczenia, Faktury (rejestr sprzedaży) i strony Rozliczenia, Koszty przewoźników (rejestr kosztów). Obie otwierają to samo okno Eksport do księgowości.
• Plik bez oznaczania może pobrać każdy, kto widzi faktury. Oznaczanie dokumentów jako wyeksportowanych: „Oznaczać może osoba z prawem edycji albo księgowa, gdy administrator na to pozwoli.”; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów.
• JPK_FA: „JPK_FA pobiera administrator albo księgowa, gdy administrator pozwoli na eksport.”
• Zakładka Ustawienia należy do administratora.

Okno Eksport do księgowości

Okno ma cztery zakładki: Plik, Historia, JPK_FA i Ustawienia.

Plik

1. Otwórz ⋯, Eksport dla księgowości na stronie Faktury („Rejestr VAT sprzedaży z okresu dla księgowości.”) albo Koszty przewoźników („Rejestr faktur kosztowych przewoźników z okresu dla księgowości.”).
2. Ustaw Okres: Od i Do, najwyżej rok naraz.
3. Wybierz Format: Excel albo CSV.
4. Zostaw zaznaczone Oznacz jako wyeksportowane, żeby oznaczyć dokumenty (niżej), albo odznacz je, żeby dostać zwykły plik: „Plik bez oznaczania: wszystkie dokumenty okresu, nic nie zostaje oznaczone.”
5. Zaznacz Dołącz wyeksportowane wcześniej, żeby włożyć je do pliku ponownie: „Trafią do pliku ponownie; ich pierwsze oznaczenie zostaje.”
6. Kliknij Pobierz. „Wyeksportowano 42 dokumenty.”

Gdy wszystko z okresu było już wyeksportowane: „Wszystkie dokumenty z tego okresu (42) są już wyeksportowane. Zaznacz „Dołącz wyeksportowane wcześniej”, żeby pobrać je jeszcze raz.”

Co zawierają rejestry

Oba rejestry mają konto księgowe kontrahenta (konto FK) i Konto FK dodatkowe z jego karty oraz kod Rejestr VAT z ustawień. Nagłówki kolumn są po polsku (na przykład Numer faktury, Rejestr VAT), niezależnie od języka aplikacji. CSV ma średniki jako separator i przecinek dziesiętny, więc otwiera się poprawnie w polskim Excelu. Tekst, który arkusz uruchomiłby jako formułę, dostaje na początku apostrof.

„Pliku importu do Comarch Optima ani Symfonii jeszcze nie ma: rejestr otworzy każdy arkusz.”

Oznacz jako wyeksportowane

Z zaznaczonym Oznacz jako wyeksportowane „Następny eksport tego okresu pominie te dokumenty. Plik zostaje w Plikach.”

• Faktura pokazuje wtedy znacznik „Wyeksportowano 03.11.2026 (Anna Kowalska)” w swojej sekcji Księgowość, a lista faktur ma kolumnę i filtr Eksport (Wyeksportowane, Niewyeksportowane). Administrator może na fakturze użyć Cofnij oznaczenie eksportu: „Następny eksport do księgowości zabierze tę fakturę jeszcze raz. Napisz dlaczego.”
• Koszt też dostaje znacznik: „Każdy koszt z pliku dostanie znacznik; cofnięcie wymaga potem administratora i powodu.” Karta kosztu mówi Przekazano do księgowości w Kto co zrobił, a kosztu nie można już edytować, przeliczać ani rozpisywać, dopóki administrator nie otworzy go ponownie („Księgowa już ma ten koszt. Napisz, dlaczego wraca, żeby następny eksport znów go zabrał.”). Zobacz Karta kosztu.

Historia

Historia trzyma każdy eksport: datę, rodzaj (sprzedaż albo zakupy), liczbę dokumentów („42 dokumenty”, „z wcześniejszymi”, gdy dołączono dokumenty wyeksportowane wcześniej) i Pobierz plik z Plików. Gdy pliku już nie ma: „Plik usunięto z Plików”.

JPK_FA

JPK_FA (dla urzędu skarbowego): „Faktury VAT z okresu w strukturze JPK_FA(4), sprawdzone ze schematem Ministerstwa Finansów.”

1. Otwórz zakładkę JPK_FA i ustaw okres.
2. Quanty najpierw sprawdza i wymienia wszystko do poprawienia pod „Zanim powstanie plik:”, na przykład „Uzupełnij NIP firmy (Ustawienia > Firma).”, „Uzupełnij dane do JPK: urząd skarbowy, ulica (zakładka Ustawienia tutaj).”, „FV/0142/10/2026: faktura nie ma pozycji.” albo „FV/0150/10/2026: faktura w walucie bez kursu NBP.”
3. Gdy „Plik jest gotowy.” z podsumowaniem („Faktury: 38, korekty: 2, pozycje: 61”), kliknij Pobierz JPK_FA.

„Sprawdź plik z księgową, zanim trafi do urzędu.” Okres musi mieścić się między 1 lipca 2016 a 1 stycznia 2030. Faktury wystawione w innym systemie działającym obok Quanty są pomijane: „ich JPK składa system, w którym je wystawiono.”

Ustawienia

Ustawienia (administratorzy; „Te ustawienia zmienia tylko administrator.”):

Daj księgowej miejsce z rolą Widz i włącz Księgowa może eksportować: sama zrobi wtedy miesięczne pliki i JPK_FA, a niczego innego nie zmieni.

Warto wiedzieć

• Gdy połączony jest Marcos TMS, plik i eksporty z oznaczeniem pomijają faktury wystawione w Marcos TMS: przekazuje je do księgowości on sam („Wyeksportowano w systemie, z którego pochodzi”). Faktury wystawione w Quanty zostają.
• Plik mieści do 20 000 dokumentów; gdy masz ich więcej, eksportuj krótszy okres.
• Eksport oznacza tylko to, co jest w pliku: dokument dodany do okresu później trafi do następnego eksportu.

Powiązane strony

• Faktury: faktury w rejestrze sprzedaży.
• TMS: koszty przewoźników i płatności: koszty w rejestrze kosztów.
• Karta kosztu: koszt przekazany do księgowości.
• Karta kontrahenta: konto księgowe kontrahenta.