Karta zlecenia
Karta zlecenia to jedno zlecenie na jednej stronie, od szkicu do pieniędzy: jego dane, trasa i realizacja, dokumenty, faktury i koszty oraz wszystko, co się z nim działo. Nagłówek zawsze proponuje następny krok, czyli jeden przycisk, który popycha zlecenie dalej, więc karta mówi też, co zrobić teraz.
Zanim zaczniesz
- Twoja organizacja ma dodatek TMS. Otwórz zlecenie ze Sprzedaż, Zlecenia (kliknij wiersz dwa razy albo Otwórz zlecenie w panelu bocznym), z Szukaj (Ctrl+K) albo z linku.
- Każdy w organizacji może otwierać karty zleceń, drukować ich papiery i pobierać PDF dla przewoźnika. Zmiana zlecenia, jego statusu, dokumentów i reklamacji wymaga roli, która może zmieniać dane TMS, z modułem Spedycja; przypomnienia do przewoźników o dokumentach i akceptacja uwag przed fakturą należą do modułu Finanse (zobacz Moduły TMS). Widz widzi „Tylko podgląd” i nieaktywny następny krok.
Nagłówek
Nagłówek pokazuje numer zlecenia (albo Szkic), klienta, „ref. ZL/4471/2026” i „Utworzone 02.11.2026”, status, otwarte sprawy (czerwone, gdy któraś jest pilna) i źródło zlecenia, które przychodzi z Marcos TMS. Postęp zlecenia pod spodem to pasek ośmiu kroków, od Szkic do Rozliczone, z dopiskiem „4 / 8”; najedź na niego, żeby zobaczyć nazwy kroków. Anulowane zlecenia go nie mają.
Następny krok
| Status | Następny krok |
|---|---|
| Szkic | Zatwierdź zlecenie |
| Przyjęte | Oznacz jako zaplanowane, gdy pojazd albo przewoźnik jest wybrany, w przeciwnym razie Zaplanuj (przenosi do Wykonanie) |
| Zaplanowane | Zaplanuj, gdy nikt nie jest przydzielony; przy zleceniu przewoźnika bez aktywnego linku dla przewoźnika Wyślij link przewoźnikowi; w pozostałych przypadkach Oznacz załadunek |
| W realizacji | Oznacz jako dostarczone |
| Dostarczone, Dokumenty | Wystaw fakturę, gdy dokumenty są kompletne albo niewymagane; w przeciwnym razie Przypomnij o dokumentach (zlecenie przewoźnika) albo Dodaj dokumenty (flota własna) |
| Zafakturowane | Oznacz jako rozliczone |
| Zlecenie oznaczone Bez faktury | Oznacz jako rozliczone zamiast Wystaw fakturę |
| Anulowane | brak |
Wyślij link przewoźnikowi otwiera Wyślij zlecenie przewoźnikowi (e-mail z PDF-em zlecenia i linkiem do potwierdzenia), jeśli możesz je wysłać; w przeciwnym razie otwiera formularz linku dla przewoźnika (zobacz Wysyłanie zleceń kierowcom i przewoźnikom).
Menu obok następnego kroku
| Pozycja | Co robi |
|---|---|
| Rozpocznij realizację / Czekamy na dokumenty | Zwykły następny status, gdy przycisk w nagłówku proponuje inny krok. |
| Dodaj notatkę / Przypomnij mi… | Otwiera Aktywność z polem notatki (niżej). |
| Duplikuj | Nowy szkic z tego zlecenia (niżej). |
| Zapisz jako szablon | Szablon kursu, który powtarzasz (zobacz Tworzenie zlecenia). |
| Cofnij do „…” | Jeden krok wstecz: z Zaplanowane do Przyjęte, z W realizacji do Zaplanowane, z Dostarczone do W realizacji, z Dokumenty do Dostarczone. |
| Wystaw fakturę | Nowa faktura dla tego zlecenia, przy każdym statusie poza szkicem i anulowanym, i nie przy zleceniach Bez faktury. |
| Drukuj | Papiery zlecenia (zobacz Wydruki zlecenia). Nie przy anulowanych zleceniach. |
| Kopiuj link | Kopiuje adres zlecenia w Quanty, dla kolegi („Link skopiowany”). |
| Anuluj zlecenie | Anuluje zatwierdzone zlecenie z podaniem powodu (niżej). |
| Usuń szkic | Usuwa szkic (niżej). |
Statusy
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Szkic | Zapisane, niezatwierdzone. Jeszcze bez numeru. |
| Przyjęte | Przyjęte, z numerem i zamrożoną wartością w PLN; nikt nie jest jeszcze przydzielony. |
| Zaplanowane | Pojazd albo przewoźnik jest przydzielony. |
| W realizacji | Transport się zaczął: pierwszy załadunek został osiągnięty. |
| Dostarczone | Każdy rozładunek jest zakończony. |
| Dokumenty | Czeka na papiery przed fakturowaniem. |
| Zafakturowane | Na wystawionej fakturze. |
| Rozliczone | Zapłacone albo rozliczone bez faktury. |
| Anulowane | Anulowane z podaniem powodu. Nic już się nie zmienia. |
Jak zlecenie się przesuwa:
- Naprzód po jednym kroku i jeden krok wstecz, gdy zlecenie na to pozwala. Dostarczone może przejść od razu do Zafakturowane, a zlecenie oznaczone Bez faktury przechodzi z Dostarczone albo Dokumenty od razu do Rozliczone.
- Zatwierdź zlecenie przechodzi od razu do Zaplanowane, gdy pojazd albo przewoźnik jest już wybrany.
- Przydzielenie pojazdu albo przewoźnika do zlecenia Przyjęte robi z niego Zaplanowane.
- Gdy pierwszy załadunek zostanie osiągnięty (odhaczony przez GPS albo przez Oznacz przyjazd na karcie), zlecenie przechodzi do W realizacji; gdy każdy rozładunek jest zakończony albo pominięty, przechodzi do Dostarczone.
- Wystawienie faktury robi z niego Zafakturowane; zapłata robi z niego Rozliczone (zobacz TMS: faktury i należności).
- Przejście, którego zlecenie nie może wykonać, jest odrzucane: „Z tego miejsca zlecenie nie może przejść do tego statusu.”
Zakładki
Karta ma pięć zakładek: Szczegóły, Trasa i realizacja, Dokumenty (z liczbą brakujących wymaganych dokumentów), Rozliczenie i Aktywność (z liczbą otwartych spraw i reklamacji).
Szczegóły
Formularz zlecenia, opisany w Tworzenie zlecenia. Na zatwierdzonym zleceniu klient, fracht i referencja są chronione: „Klienta, fracht i referencję zatwierdzonego zlecenia zmienia się korektą z podaniem powodu.” Przy zleceniu przewoźnika pod Wykonanie widać ocenę przewoźnika.
Korekta
Korekta, w nagłówkach sekcji Klient i Cena, zmienia chronione pola.
- Kliknij Korekta. Otwiera się Korekta zlecenia: „Zmiana zostaje w historii razem z powodem. Kwota w PLN jest przeliczana zamrożonym kursem NBP.”
- Zmień Klient, Referencja klienta, Nr zlecenia klienta, Kwota, Waluta, Termin płatności (dni) albo w Cena jednostkowa i myto cenę jednostkową, ilość i myto.
- Wpisz Powód korekty (co najmniej 5 znaków), na przykład „klient przysłał nową stawkę 12.09”.
- Kliknij Zapisz korektę. Historia pokazuje „Korekta: klient przysłał nową stawkę 12.09”.
Korekta działa przy każdym statusie poza szkicem i anulowanym, także przy zafakturowanym i rozliczonym. Nowa waluta dostaje świeży kurs NBP; w przeciwnym razie zostaje zamrożony kurs. Limity kredytowe są sprawdzane ponownie. Gdy zmienia się klient albo fracht zafakturowanego zlecenia, zlecenie ostrzega: „To zlecenie jest już zafakturowane. Wystaw też fakturę korygującą.” Zafakturowanego zlecenia nie można już przepiąć na inny pojazd ani innego przewoźnika.
Trasa i realizacja
Od góry:
- Przewidywany przyjazd: „Na czas” albo „Opóźnienie 1 h 20 min”, z dopiskiem „zostało 240 km” i informacją, kiedy go wyliczono. Przelicz pyta ponownie (zlecenia przyjęte, zaplanowane i w realizacji). Bez pozycji pojazdu: „Nie mamy pozycji pojazdu dla tego zlecenia, więc nie da się oszacować przyjazdu.” Opóźnienie oznacza, że przyjazd wypada po oknie rozładunku.
- Emisja: „1 250 kg CO2e”, zmierzona z paliwa albo oszacowana z dystansu, z kilometrami, litrami i gramami na tonokilometr. „Policzono domyślnym wskaźnikiem emisji. Zanim wyślesz dane klientowi, ustaw własny w ustawieniach TMS.”
- Linia przewoźnika na zleceniu przewoźnika: wysłane, czeka, potwierdzone albo odrzucone (zobacz Wysyłanie zleceń kierowcom i przewoźnikom).
- Punkty, każdy ze stanem (Oczekuje, Na miejscu, Zakończony, Pominięty), godzinami Plan i Faktycznie, numerem referencyjnym, rampą i tym, co się tam ładuje albo rozładowuje. Oznacz przyjazd, Oznacz zakończenie, Pomiń i Przywróć jako oczekujący ustawiają punkt ręcznie (na zleceniach jeszcze niezafakturowanych). Z telematyką punkty odhacza GPS.
- Wątek Kierowca na zleceniu floty własnej: zlecenie wysłane przez WhatsApp albo SMS i odpowiedzi kierowcy (zobacz Wysyłanie zleceń kierowcom i przewoźnikom).
- Mapa: dystans i czas jazdy, Trasa planowana na niebiesko i trasa Przejechana (GPS) na zielono. „Punkty nie mają jeszcze pozycji na mapie.”, gdy miejsca ich nie mają.
- Kilometry (niżej).
- Udostępnianie: linki dla przewoźnika i klienta (zobacz TMS: linki dla klientów, przewoźników i kierowców).
Na szkicu cały blok realizacji jest ukryty.
Kilometry
| Wiersz | Puste | Ładowne |
|---|---|---|
| Plan | Pusty dojazd, „z poprzedniego zlecenia” (flota własna), albo wpisany. | Km ładowne wpisane w zleceniu, a bez nich wyliczona trasa. |
| Klient | (brak) | Km, za które płaci klient, wpisane przez Zmień km klienta. |
| Rzeczywiste | Liczba z GPS do tej chwili („z GPS do teraz”), niezapisywana. | Ze śladu GPS z czasu zlecenia, zapisywana, gdy zlecenie zostanie dostarczone; albo wpisana przez Wpisz km rzeczywiste. |
- Pusty dojazd zlecenia floty własnej jest proponowany z poprzedniego zlecenia tego samego ciągnika z ostatnich 45 dni: od jego ostatniego rozładunku do pierwszego załadunku tego zlecenia (0 km, gdy oba są w promieniu 2 km). Jest proponowany tylko wtedy, gdy km dojazdu są puste.
- Wpisanej liczby (od 0 do 50 000 km, jedno miejsce po przecinku) Quanty nigdy nie nadpisuje; wyczyszczenie km rzeczywistych oddaje je z powrotem GPS.
- Po dostawie tabela pokazuje różnicę względem planu („+38 km względem planu”), na bursztynowo, gdy przekracza 10% planowanych km ładownych.
- Kurs w obie strony oznacza zlecenie z powrotem; nie zmienia żadnych wyliczeń.
- Na szkicach tabeli nie ma. Niebieska trasa ciężarowa jest rysowana dla zleceń od przyjętych do statusu Dokumenty; pozostałe zlecenia pokazują linie proste.
Dokumenty
Wymagane dokumenty pokazują, jakich papierów zlecenie potrzebuje i które już są, status dokumentów oraz Termin fakturowania; Otrzymane dokumenty wymieniają każdy dokument ze stanem, stroną i źródłem. Dodawanie, akceptowanie, ukrywanie, oznaczanie gwiazdką, wysyłanie z fakturą, pokazywanie klientowi i Sprawdź z AI opisuje strona Dokumenty i skany.
Rozliczenie
| Blok | Co pokazuje |
|---|---|
| Marża | Plan i Faktycznie (wartości floty własnej oznaczone „szacunek”). Poniżej planu, gdy faktyczna marża jest ujemna albo niższa od planu o więcej niż 10% frachtu. |
| Uwagi przed fakturą | Uwaga do faktury, „Do zaakceptowania”: „Przeczytaj, zanim powstanie faktura.” z przyciskiem Akceptuję uwagi. |
| Przychód | Faktury zlecenia (szkic i korekta oznaczone), „Zapłacono 50%”, „Termin 04.12.2026”, „12 dni po terminie”, „Płaci …” oraz Proformy („Proforma nie jest przychodem i nie zamyka zlecenia.”). |
| Koszty | Faktury przewoźników (kto zatwierdził, kiedy zapłacono, „część faktury zbiorczej na 12 400 EUR”, „Różni się od uzgodnionej ceny o 150 EUR”, „liczy się po zatwierdzeniu”), Koszty floty na tym zleceniu i Koszt własny („420 km × 2,85 PLN/km”). |
| Dane do faktury | Płatnik (domyślnie Klient), Uwagi przed fakturą i Nr dokumentu zewnętrznego. |
Na czele jest jeden przycisk: Otwórz fakturę, gdy faktura istnieje; w przeciwnym razie Akceptuję uwagi, Dodaj dokumenty albo Wystaw fakturę, zależnie od tego, co jest pierwsze. Menu ⋯ ma Wystaw fakturę mimo braków, Wystaw proformę i Zmień dane do faktury. Zlecenie oznaczone Bez faktury nigdy nie jest fakturowane. Fakturowanie opisuje TMS: faktury i należności.
Aktywność
Aktywność zawiera, w tej kolejności, Sprawy zlecenia, jego Reklamacje, Notatki i przypomnienia oraz Historia.
Sprawy: otwarte sprawy zlecenia, każda z Rozwiąż albo Odrzuć i powodem. Sprawdź ponownie uruchamia kontrolę zlecenia od razu (działa też sama co 15 minut). Zobacz TMS: przegląd.
Reklamacje
Nowa reklamacja (nie przy szkicach) zapisuje szkodę, brak w towarze, opóźnienie albo brakujące palety i prowadzi sprawę aż do rozliczenia.
| Pole | Co znaczy | Przykład |
|---|---|---|
| Czego dotyczy | Szkoda, Brak w towarze, Opóźnienie, Palety albo Inne. | Szkoda |
| Kto zgłasza | Klient, My albo Przewoźnik. | Klient |
| Kwota i Waluta | Kwota reklamacji. | 800 EUR |
| Wobec przewoźnika | Odpowiedzialny przewoźnik; domyślnie przewoźnik zlecenia. | Trans-Pol |
| Opis | „Co się stało, gdzie i kiedy”. | Dwie palety zgniecione przy rozładunku |
| Ubezpieczyciel i Numer szkody u ubezpieczyciela | Gdy sprawę prowadzi ubezpieczyciel. | |
| Data zgłoszenia | Domyślnie dziś. | 05.11.2026 |
Reklamacje mają numery REK/0001/2026 i przechodzą przez Otwarta, W rozpatrzeniu, Uznana, Odrzucona i Rozliczona przyciskami Weź do rozpatrzenia, Uznaj, Odrzuć, Rozlicz, Wróć do otwartych i Wróć do rozpatrzenia. Odrzucenie albo rozliczenie pyta Jak ją rozstrzygnięto: „Napisz, jak reklamacja została rozstrzygnięta. Zostanie to w historii zlecenia.” Rozliczonej reklamacji nie można zmienić.
Gdy reklamacja wobec przewoźnika zostanie uznana z kwotą, karta mówi Do potrącenia przewoźnikowi: „Reklamacja została uznana. Gdy przyjdzie faktura od Trans-Pol za to zlecenie, rozważ potrącenie 800 EUR. W kosztach nic nie zostało zmienione.”
Notatki i przypomnienia
Dodaj notatkę i Przypomnij mi… (w menu obok następnego kroku) otwierają pole notatki.
- Napisz notatkę (do 4 000 znaków).
- Przy przypomnieniu kliknij Przypomnij, wybierz Dzień przypomnienia (domyślnie jutro, dziś albo później) i Komu (Mnie albo kolega, który może zmieniać zlecenia).
- Kliknij Dodaj: „Dodano notatkę. Przypomnienie 04.11.2026.”
Od swojego dnia przypomnienie pokazuje się na górze Mojej pracy tej osoby. W Przypomnienia każde ma oznaczenie Po terminie, Dziś albo swój dzień, „dla: Piotr”, pole do odhaczenia, Przesuń na jutro i Przesuń na inny dzień; Zrobione (3) wymienia zakończone, a odznaczenie przywraca przypomnienie. Notatki i przypomnienia widzą wszyscy; przypomnienie może zmienić tylko osoba, dla której jest, jego autor albo administrator. Widz może czytać notatki, ale nie może ich dodawać.
Historia
Historia mówi zwykłymi słowami, z rejestracjami, kierowcami, osobami i firmami zamiast identyfikatorów, na przykład „Ciągnik: PO 4TJ21 → PO 7MN35”, a liczby mają jednostki. Zapisują się w niej też wydruki, wysyłki, korekty i kopie.
Anulowanie, usuwanie i duplikowanie
| Działanie | Zasady |
|---|---|
| Anuluj zlecenie | Dla zleceń od przyjętych do statusu Dokumenty. Anulować to zlecenie?: „Anulowane zlecenie zostaje w historii razem z powodem. Tego nie da się cofnąć.” Powód musi mieć co najmniej 3 znaki. Zlecenia zafakturowanego ani rozliczonego się nie anuluje: „Zafakturowanego zlecenia nie anuluje się tutaj: najpierw skoryguj fakturę.” |
| Usuń szkic | Tylko szkice. Usunąć ten szkic?: „Szkic zniknie z list. Jego historia zostaje.” Zatwierdzone zlecenie się zamiast tego anuluje. |
| Duplikuj | Nowy szkic, który kopiuje klienta, osobę kontaktową, oddział, cenę i warunki, ładunek i wymagania, tagi, notatkę wewnętrzną, rodzaj wykonania, płatnika, rodzaj zlecenia oraz punkty z towarem. Nie kopiuje referencji klienta, numeru zlecenia klienta, pojazdu, kierowcy, przewoźnika ani kosztu przewoźnika. Umówiona awizacja wraca do Wymagana. Historia mówi „Skopiowano ze zlecenia 2026/10/044”. |
Anulowane zlecenie mówi „To zlecenie jest anulowane. Nic tu nie można zmienić.”
Gdy zlecenie i zestaw się nie zgadzają
Jeśli zlecenie podaje inną naczepę albo innego kierowcę niż zestaw ciągnika w chwili załadunku, karta mówi Zestaw nie zgadza się z tym zleceniem: „Nic nie zmienia się w kartotece, dopóki nie wybierzesz. Przepięcie zapisuje się ze zleceniem jako źródłem i da się je cofnąć.”
- Przepnij od 04.11.2026 06:00 (albo Utwórz zestaw od …) zmienia zestaw ciągnika na ten ze zlecenia.
- Popraw zlecenie wpisuje do zlecenia naczepę i kierowcę z zestawu.
- Tylko to zlecenie zostawia zestaw i zapisuje to zlecenie jako wyjątek, z powodem.
Warto wiedzieć
- Stare linki do zakładek Udostępnianie, Reklamacje, Historia i Sprawy otwierają zakładkę, w której są teraz.
- Zmiany zlecenia zapisują się w jego historii.
Kto może to robić
Widz otwiera kartę, drukuje i pobiera PDF-y, ale niczego nie zmienia. Statusy, dokumenty, reklamacje i korekty należą do modułu Spedycja; przypomnienie do przewoźnika i akceptacja uwag przed fakturą należą do modułu Finanse.
Powiązane strony
- Lista zleceń: skąd otwiera się karta.
- Cena, warunki i marża zlecenia: cena i marża.
- Dokumenty i skany: dokumenty w szczegółach.
- Wysyłanie zleceń kierowcom i przewoźnikom: wątek kierowcy i e-mail do przewoźnika.
- Wydruki zlecenia: papiery z menu Drukuj.