QuantyDocs

TMS: koszty przewoźników i płatności

Sekcja Rozliczenia w panelu TMS ma trzy strony: Faktury, Koszty przewoźników oraz Bank i płatności. Ta strona opisuje to, co fakturują Ci przewoźnicy i dostawcy, i jak to płacisz: Koszty przewoźników oraz zakładki Bank, Przelewy i Kasa w Bank i płatności. Twoje faktury, należności, windykacja i faktoring są w TMS: faktury i należności.

Koszty przewoźników

Koszty przewoźników to faktury przewoźników i inne koszty, na zakładkach Do sprawdzenia, Do zapłaty, Opłacone i Wszystkie.

  • Z KSeF: gdy automatyczne działanie Koszty z KSeF jest włączone, faktury zakupu z KSeF same stają się kosztami przewoźników, a Quanty dopasowuje je do zleceń. Pobierz z KSeF pobiera wybrany okres albo jedną spółkę od razu. Dostawcy, których wpiszesz po NIP (karty paliwowe, leasing, własne spółki), nigdy nie stają się kosztami.
  • Z linku przewoźnika: przewoźnik wysyła na swojej stronie zlecenia fakturę za zlecenie (plik, numer, kwoty netto i brutto oraz walutę), a potem także korektę. Zobacz TMS: linki dla klientów, przewoźników i kierowców.
  • Dodaj koszt wpisuje koszt ręcznie, opcjonalnie ze zleceniem, żeby Quanty porównało go z uzgodnioną stawką.
  • Różnica w granicach tolerancji i dodatki z Twojej listy przechodzą bez pytań; reszta czeka w Do sprawdzenia. Zatwierdzenie kosztu z różnicą wymaga zaznaczenia pola i napisania dlaczego.

Karta kosztu

Karta kosztu pokazuje dostawcę, kwoty z PLN po kursie NBP, rodzaj kosztu, pojazd i MPK, termin płatności liczony od dokumentów, pliki, fakturę z KSeF, korekty i Kto co zrobił (zatwierdził, przygotował przelew, zaakceptował płatność, zapłacono, przekazano do księgowości).

  • Jedna faktura na kilka zleceń: zbiorczą fakturę przewoźnika dopasowujesz pozycja po pozycji. Przypisz zlecenia albo potwierdź to, co proponuje AI, a zakładka Rozliczenie każdego zlecenia pokaże jego część.
  • Rozpisz na pojazdy: dla faktury flotowej, na przykład dwunastu opon na trzy auta. Podziel po równo rozkłada netto co do grosza, Podpowiedz czyta rejestracje i słowa z pozycji KSeF, a Zapytaj AI pomaga, gdy AI jest włączone. Suma, która się nie zgadza, jest odrzucana z liczbami. Po zatwierdzeniu faktury każda pozycja to koszt swojego pojazdu, a pozycja może mieć gwarancję (do daty albo na liczbę km). Usuń rozpisanie w menu karty przywraca fakturę do stanu sprzed rozpisania. Faktury przewoźnika do zlecenia nigdy nie rozpisuje się na pojazdy.
  • Przyjmij na magazyn przyjmuje części z faktury do magazynu, a Zapłać z kasy płaci ją gotówką. Zobacz TMS: flota i warsztat.
Rozpisz na pojazdy: trzy pozycje, po jednej na auto, z kategorią, kwotą netto, ilością i gwarancją do daty

Wiadomości z przewoźnikiem

Gdy przewoźnik wysłał fakturę przez swój link, karta kosztu ma sekcję Wiadomości z przewoźnikiem: rozmowę o tej fakturze, z liczbą nowych wiadomości. Osoba z zespołu odpowiada tam, a przewoźnik widzi odpowiedź na swojej stronie zlecenia. Żaden e-mail nie wychodzi: gdy przewoźnik nie ma działającego linku do zlecenia, karta mówi, że zobaczy odpowiedź, gdy dostanie nowy link.

Zapłata kosztu

Koszty przewoźników z otwartą kartą kosztu: Kto co zrobił i Zapłata z tym, ile zapłacono z całości, Częściowo zapłacony i zapisaną zapłatą

Sekcja Zapłata na karcie kosztu pokazuje „Zapłacono … z …” i to, co zostało do zapłaty, z zapłatami tej faktury. Jej menu ⋯ ma:

  • Zapisz zapłatę: to, co zapłacono poza Quanty, jako Przelew, Gotówka, Karta albo Kompensata, z kwotą tego, co otwarte. Zapłata nigdy nie jest większa niż to, co zostało, i zapisujesz ją w dniu, w którym ją zrobiono, nie z wyprzedzeniem. Koszt zapłacony w części ma stan Częściowo zapłacony; ostatnia zapłata robi go zapłaconym. Administrator może usunąć zapłatę zapisaną w ten sposób, a kwota znów jest do zapłaty. Zapłatę z kasy, z wyciągu bankowego albo z paczki przelewów cofa się tam, gdzie powstała.
  • Obiecali do…: dzień, do którego przewoźnik obiecał dokument albo korektę, i co obiecał.
  • Napisz do przewoźnika: pismo o tym, że jest Inna kwota, Błędna faktura, Brak dokumentów albo o Cesji, w języku przewoźnika, napisane przez AI, gdy AI jest włączone, a w przeciwnym razie z szablonu. Idzie e-mailem do osoby kontaktowej przewoźnika od faktur; poprawiasz je i klikasz Wyślij, a nic nie wychodzi samo. Karta pokazuje, kiedy i do kogo poszło ostatnie pismo.
Napisz do przewoźnika: Inna kwota, Błędna faktura, Brak dokumentów albo Cesja, na e-mail przewoźnika, z tematem i treścią do poprawienia przed Wyślij

Bank i płatności

Bank i płatności ma zakładki Należności, Bank, Faktoring, Przelewy i Kasa. Należności i Faktoring są w TMS: faktury i należności.

  • Bank: Import wyciągu bankowego (MT940, camt.053 albo CSV z banku, do 5 MB; przelewy zaimportowane wcześniej są pomijane). Quanty podpowiada, które faktury i koszty opłaca każdy przelew. Przelewy są Do dopasowania, Dopasowane albo Pominięte.
  • Przelewy: paczki przelewów dla zatwierdzonych kosztów, na domyślny rachunek każdego przewoźnika, ze sprawdzeniem na białej liście VAT. Paczka może robić Jeden przelew na dostawcę albo Jeden na fakturę, z datą Wspólna albo Termin każdej faktury (termin, który minął, to dzisiaj). Faktury z podzieloną płatnością idą osobnymi przelewami. Powyżej ustawionej kwoty płatność akceptuje druga osoba, inna niż ta, która przygotowała przelewy (Akceptuj płatność).

Kompensata

Kompensata w menu ⋯ strony Bank i płatności rozlicza faktury kontrahenta dla nas z naszymi fakturami dla niego, bez przelewu. Wybierz kontrahenta, zaznacz co najmniej jedną fakturę po każdej stronie (Nasze faktury i Ich faktury, w jednej walucie) i użyj Wyrównaj, aż obie strony dadzą tę samą sumę. Po Zapisz kompensatę obie strony są zapłacone o rozliczone kwoty.

Kompensata z kontrahentem: Nasze faktury i Ich faktury, po jednej zaznaczonej z każdej strony z kwotą do kompensaty, różnica 0,00 PLN i Zapisz kompensatę
  • Drukuj oświadczenie tworzy oświadczenie o kompensacie po polsku, angielsku albo niemiecku, także jako PDF.
  • Potwierdzone dnia… zapisuje dzień, w którym kontrahent odesłał podpisane oświadczenie.
  • Administrator może usunąć kompensatę: obie strony wracają, a faktury i koszty znów są do zapłaty o rozliczone kwoty.

Kasa

Zakładka Kasa: kasa w PLN z saldem i dokumenty KP i KW z tytułem, rodzajem, kwotą i stanem po każdym

Kasa prowadzi kasy, każdą w jednej walucie, z dokumentami KP (wpłata) i KW (wypłata): zaliczki dla kierowców i ich rozliczenia, wydatki gotówkowe, zapłaty faktur gotówką, zwroty oraz wpłaty i wypłaty z banku.

  • Nowy KP/KW wystawia dokument. Dokumentu nigdy się nie edytuje ani nie usuwa: pomyłkę odwraca się stornem z powodem, a oba zostają na liście.
  • Saldo nigdy nie spada poniżej zera, także przy dokumencie z wcześniejszą datą albo dwóch wypłatach w tej samej chwili.
  • Zapłać z kasy na koszcie płaci jego fakturę gotówką; storno znów robi ją niezapłaconą.
  • KP można zapisać jako Zwrot zaliczki z otwartej zaliczki kierowcy: zaliczka pokazuje wtedy, co wróciło do kasy, a rozliczenie miesiąca prosi już tylko o resztę. Storno tego KP cofa zwrot.
  • Każdy dokument drukuje się z kwotą słownie. Zdjęcie paragonu może odczytać AI, gdy AI jest włączone.
  • Karta kierowcy pokazuje jego dokumenty w sekcji Kasa.

Eksport kosztów do księgowości

Eksport dla księgowości w menu strony Koszty przewoźników tworzy rejestr faktur kosztowych przewoźników z okresu dla księgowości, w Excelu albo CSV, z tymi samymi zakładkami Plik, Historia i Ustawienia co rejestr sprzedaży (zobacz TMS: faktury i należności). Oznacz jako wyeksportowane daje znacznik każdemu kosztowi z pliku: karta kosztu mówi „Przekazano do księgowości”, kosztu nie da się edytować ani przeliczyć, a następny eksport tego okresu go pominie. Cofnąć go może tylko administrator, z powodem, i wtedy następny eksport znów go zabierze.

Powiązane strony