TMS: flota i warsztat

Sekcja Flota w panelu TMS to Twoje pojazdy i to, co trzyma je na drodze: Pojazdy i zestawy, Ludzie (zobacz TMS: ludzie, podróże i czas pracy), Mapa (zobacz Mapa floty) i Warsztat.

Pojazdy i zestawy

Pojazdy i zestawy to „Pojazdy, naczepy i zestawy w trasie”, na zakładkach Ciągniki, Naczepy, Osobowe i busy i Wszystkie, w trzech widokach:

• Lista: rejestracja, typ, marka i model, VIN, zestaw, pozycja, status i najbliższy termin.
• Zestawy: który ciągnik jedzie teraz z jaką naczepą i kierowcą.
• Terminy: jeden kalendarz ubezpieczeń, przeglądów i legalizacji tachografów, z filtrem tego, co kończy się w 30 dni, w 7 dni albo jest już po terminie.

Dodaj pojazd, Połącz z telematyką, Importuj z telematyki i Otwórz mapę floty są w akcjach strony. Jak podłączyć dostawcę, opisuje Telematyka (GPS).

Przepinanie zestawu

Zestaw to ciągnik z naczepą, kierowcą i drugim kierowcą od danej chwili. Przepnij (na karcie pojazdu albo w widoku Zestawy) zaczyna nowy zestaw w wybranej chwili, a stary kończy się w tej samej chwili. Każde przepięcie zostaje w historii zestawów i da się je cofnąć z podaniem powodu; nic nie jest kasowane.

Quanty także proponuje przepięcia. Gdy zlecenie, karta kierowcy w tachografie (przez telematykę) albo Twój obecny TMS mówi, że ciągnik jedzie z inną naczepą albo innym kierowcą niż w kartotece floty, propozycja czeka w Zestawy do sprawdzenia, z rejestracjami i nazwiskami przed i po. Przepnij stosuje jedną, Przepnij wszystkie ze zleceń stosuje wszystkie propozycje ze zleceń, a Tylko to zlecenie zostawia zestaw i zapisuje zlecenie jako wyjątek.

Karta pojazdu

Zakładki karty to Przegląd, Stan pojazdu, Dokumenty i polisy, Serwis i koszty i Historia.

• Przegląd: dane pojazdu (typ, VIN, marka i model, rok, rejestracja, oddział, MPK, numer środka trwałego, własność i leasing), pozycja, Zestaw teraz z Przepnij, otwarty serwis i ostatnie 30 dni: koszty, kilometry z telematyki i koszt na kilometr. W transporcie międzynarodowym także pakiet mobilności: kabotaż, powrót do bazy i pobranie tachografu (zobacz TMS: ludzie, podróże i czas pracy).
• Stan pojazdu: ocena i to, co wymaga uwagi, opona na każdym kole oraz ustalenia z telematyki i warsztatu.
• Dokumenty i polisy: upuść skan, a Odczytaj daty wpisze daty z dokumentu (gdy AI jest włączone; pola odczytane z dokumentu są oznaczone, a Ty sprawdzasz je przed zapisem). Tu są polisy (z odnowieniem) i terminy, a każdy termin widać w kalendarzu floty i w Sprawach, zanim minie.
• Serwis i koszty: zlecenia serwisowe, koszty floty, Szkody i wypadki oraz Koszty z gwarancją. Karta ma też panel paliwa z normami spalania i pojemnością baku pojazdu.
• Historia: każda zmiana zwykłymi słowami.

Opony

Warsztat, Opony to rejestr opon. Przyjmij opony przyjmuje je po numerach seryjnych (jedna opona na numer) albo po liczbie. Każda opona pokazuje, gdzie jest, ile km zrobiła, jaki ma bieżnik i ile kosztuje kilometr, a karta opony pokazuje całą historię: założenie, zdjęcie, przełożenie na inne koło, pomiar bieżnika, bieżnikowanie, reklamację i złomowanie.

Na karcie pojazdu, w Stanie pojazdu, kliknij koło, żeby otworzyć jego oponę: Załóż, Pomiar bieżnika, Przełóż na inne koło albo Zdejmij. Bieżnik równy minimum firmy albo niższy (domyślnie 3 mm, do zmiany) daje alert i sprawę, a 1,6 mm to stan krytyczny. Nowszy pomiar zawsze wygrywa ze starszym, w jakiejkolwiek kolejności je wpiszesz.

Szkody i gwarancje

Serwis i koszty, Szkody i wypadki, Zgłoś szkodę zapisuje, co się stało, kiedy i gdzie, kto zawinił, kierowcę (domyślnie tego z zestawu pojazdu w tej chwili), drugą stronę, polisę (jej ubezpieczyciel i udział własny są przepisywane), numer szkody u ubezpieczyciela i notatkę policji. Szkody mają numery SZK/0001/2026; reklamacje ładunku na zleceniach mają dalej własne numery REK.

• Zleć naprawę otwiera zlecenie serwisowe dla szkody.
• Gdy winny jest Twój kierowca, formularz to mówi i zapisuje kwotę przy szkodzie, żeby firma mogła ją uwzględnić w premiach i potrąceniach kierowcy. Quanty niczego nie potrąca.
• Wczytaj oświadczenie (opcjonalne AI) odczytuje skan oświadczenia o zdarzeniu i wypełnia formularz. Nic się nie zapisuje, dopóki nie zapiszesz.

Gwarancję zapisujesz na pozycji rozpisanej faktury, na koszcie pojazdu albo na zleceniu serwisowym naprawy lub opon, do daty albo na liczbę kilometrów. Koszty z gwarancją pokazują ją na karcie pojazdu, a późniejsza naprawa w czasie gwarancji daje uwagę Możliwa naprawa z gwarancji. Gwarancję na kilometry Quanty sprawdza tylko tam, gdzie zna stan licznika; w przeciwnym razie karta mówi, że licznik jest nieznany.

Paliwo

Warsztat, Paliwo czyta pliki transakcji z Twoich kart paliwowych.

1. Wgraj plik z kart: gotowe ustawienia dla DKV, E100, Shell, UTA, IDS, Orlen i Eurowag albo dowolny CSV lub XLSX przez przypisanie kolumn. Plik jest najpierw czytany bez AI; dla nowego dostawcy AI może raz podpowiedzieć kolumny (gdy AI jest włączone), a zapisuje je człowiek.
2. Podgląd, potem zapis. Każde tankowanie trafia na pojazd przez kierowcę z karty i jego zestaw w tej chwili, przez pojazd z karty albo po rejestracji. Odrzucony wiersz mówi dlaczego. Plik wczytany dwa razy niczego nie dodaje, a poprawiona kwota, stawka VAT albo storno nigdy nie liczą tankowania dwa razy.
3. Spalanie na pojazd liczy się od pełnego do pełnego baku, wobec sezonowych norm pojazdu (albo firmy), z dystansem z licznika albo telematyki i AdBlue jako procentem oleju napędowego. W razie potrzeby oznacz koszt paliwa jako Pełny bak.
4. Nietypowe tankowania stają się sprawami: więcej, niż mieści bak, dwa tankowania jedną kartą w krótkim czasie, tankowanie w kraju, w którym pojazdu nie było, odcinek ponad normę. Progi kontroli ustawiają granice.
5. Faktury dostawców kart rozliczają wiersze z kart z tego samego miesiąca, więc paliwo nigdy nie liczy się dwa razy, a różnica między fakturą a kartami jest pokazana.

Raport Opłata środowiskowa zamienia litry na tony według gęstości paliwa i mnoży je przez stawki, które administrator wpisuje w Stawkach opłaty środowiskowej. Quanty nie ma wbudowanych stawek: przepisujesz je z rocznego obwieszczenia za rok, za który się rozliczasz, a brakująca stawka jest pokazana jako brak, nigdy jako zero. Wartości z przepisów (gęstość, próg, poniżej którego nic się nie płaci) są pokazane ze źródłem i oznaczone jako do weryfikacji: potwierdź je z księgowością.

Wyposażenie i przekazanie

Warsztat, Wyposażenie wymienia to, co mają ludzie: telefony, karty, narzędzia, z numerem ewidencyjnym, IMEI, ICCID, numerem telefonu, SIM i karty, numerem faktury, datą zakupu i utylizacji. Szukasz po dowolnym numerze, spacje nie mają znaczenia. Każde wydanie i zwrot ma numerowany protokół, podpisany na ekranie albo wgranym skanem, do wydruku.

Protokół przekazania pojazdu (PZO/0001/2026) zapisuje stan licznika, paliwo i AdBlue, listę kontrolną, uszkodzenia ze zdjęciami (nowa usterka trafia do warsztatu jako zgłoszenie) i podpis. Z włączonym Przepnij zestaw przekazanie pojazdu innemu kierowcy przepina zestaw w tym samym kroku, a da się to cofnąć. Protokół drukuje się po polsku, angielsku albo niemiecku i jest na liście dokumentów pojazdu.

Warsztat

Warsztat to „Serwis, koszty floty, części i wyposażenie”, na zakładkach Zlecenia serwisowe, Koszty floty, Paliwo, Podsumowanie kosztów, Magazyn, Opony i Wyposażenie.

• Zlecenia serwisowe są na tablicy. Zlecenie dotyczy własnego pojazdu, pojazdu klienta albo inwestycji. Ma pozycje robocizny (wpisane godziny albo licznik start i stop, który nigdy nie zapisze więcej niż 24 h) oraz części przez Wydaj części i Zwróć części. Zlecenie dla klienta tworzy szkic faktury za części i robociznę. Administrator może zatrzymać licznik, o którym ktoś zapomniał, a zlecenia nie da się rozliczyć, dopóki działa na nim licznik.
• Mój dzień pokazuje mechanikowi zlecenia na dziś, z Start, Pauza i Zakończ, i działa na telefonie.
• Koszty floty i Podsumowanie kosztów: każdy koszt według pojazdu i kategorii: paliwo, opłaty drogowe, naprawy, leasing i reszta.

Magazyn części

Magazyn prowadzi jeden albo kilka magazynów z numerowanymi dokumentami: PZ (przyjęcie), RW (wydanie), ZW (zwrot) oraz PW/RW przy inwentaryzacji.

• Przyjmij: ręcznie albo z zatwierdzonej faktury zakupu przez Przyjmij na magazyn na karcie kosztu.
• Wydaj: jeden dokument może objąć kilka pojazdów, osób albo zleceń serwisowych, na przykład dwanaście opon na trzy naczepy jako 4 + 4 + 4. Każda pozycja na pojazd staje się kosztem tego pojazdu, po średniej cenie. Wydanie paliwa księguje koszt paliwa.
• Zwrot na magazyn pyta, kto zwraca, nigdy nie przyjmie więcej, niż ta osoba, pojazd albo zlecenie ma, i oddaje cenę, po której wydano.
• Inwentaryzacja, protokół wydania do druku (po polsku, angielsku albo niemiecku) i raport Zużycie materiałów: kto ile wziął i ile to kosztowało, po odjęciu zwrotów, także jako Excel. Karta kierowcy pokazuje pobrane materiały w sekcji Pobrane materiały.

Powiązane strony

• TMS: faktury, koszty i płatności: rozpisanie faktury flotowej na pojazdy.
• TMS: ludzie, podróże i czas pracy: kierowcy, ich dokumenty i pakiet mobilności.
• Telematyka (GPS) i Mapa floty i widok mapy.