TMS: linki dla klientów, przewoźników i kierowców

Link pozwala osobie spoza firmy otworzyć Twoją stronę bez logowania: przewoźnik potwierdza zlecenie, klient śledzi dostawę albo pobiera faktury, kierowca widzi na telefonie kolejne punkty trasy. Każdy link pokazuje tylko to, do czego służy jego strona, i nic więcej z Twojej organizacji.

Cztery linki

Tworząc link, możesz ustawić Ważny przez (dni), od 1 do 365; puste pole oznacza domyślny czas z tabeli. Wybierasz też język strony: polski, angielski albo niemiecki.

Tworzenie i zatrzymanie linku

• Linki zlecenia są na zakładce Udostępnianie karty zlecenia: Utwórz link dla przewoźnika albo Utwórz link śledzenia, z polem Dla kogo (opcjonalnie) do własnej ewidencji. Linki tego zlecenia wymieniają każdy link z jego stanem (Aktywny, Wycofany, Wygasł), datą ważności, ostatnim otwarciem i liczbą otwarć. Wycofaj zatrzymuje link od razu: „Kto go ma, zobaczy informację, że link jest nieważny.”
• Link dla klienta i link dla kierowcy: klient i kierowca mają po jednym aktywnym linku. Utwórz nowy link zastępuje obecny, a stary adres przestaje działać od razu. Unieważnij link zatrzymuje go bez tworzenia nowego. Linia pod tytułem mówi, czy link jest Aktywny, do kiedy i kiedy ostatnio go otwarto.
• Wygasły, unieważniony albo nieznany adres pokazuje każdemu tę samą stronę, więc niczego nie zdradza.
• Link, który utworzyło wsparcie Quanty, pomagając Twojej organizacji, przestaje działać, gdy kończy się ten dostęp wsparcia. Linki utworzone przez Twoich ludzi działają dalej, także gdy ktoś odejdzie z firmy.

Link dla przewoźnika

Strona przewoźnika pokazuje jedno zlecenie: co wieźć, skąd, dokąd i kiedy oraz uzgodnioną stawkę. Przewoźnik może na niej:

• Potwierdzić zlecenie rejestracją auta, rejestracją naczepy, kierowcą i jego telefonem oraz, opcjonalnie, dniem, do którego wyśle dokumenty (wcześniej nikt mu nie przypomina). Auta podane wcześniej są proponowane ponownie („Auta, które podawaliście wcześniej”). Do dostawy może Zmienić auto lub kierowcę, a spedytor od razu widzi zmianę.
• Nie mogę przyjąć zlecenia, z krótkim powodem, zanim potwierdzi. Opiekun zlecenia dostaje sprawę Przewoźnik odrzucił zlecenie, a karta zlecenia pokazuje powód.
• Wpisać Rzeczywiste godziny przyjazdu i wyjazdu w punkcie, w którym nikt inny ich nie wpisał (telematyka, dyspozytor albo import).
• Wgrać dokumenty: CMR, potwierdzenie dostawy, kwit paletowy, wydruk z termografu i inne, do 25 MB każdy i 20 na link. Liczą się na zleceniu jako dokumenty przewoźnika.
• Wysłać swoją Fakturę za zlecenie: plik, numer, kwoty netto i brutto oraz walutę. Trafia jako szkic kosztu przewoźnika dopasowany do zlecenia, nigdy jako druga kopia kosztu, który już masz. Potem może już tylko Wysłać korektę.
• Pisać w rozmowie o swojej fakturze, z plikami do 10 MB (najwyżej 20). Twój zespół odpowiada na karcie kosztu, zobacz TMS: koszty przewoźników i płatności.

Wyślij zlecenie przewoźnikowi wysyła ten link e-mailem razem z PDF zlecenia, a ponowne wysłanie zlecenia niesie ten sam link (zobacz TMS: operacje). Link utworzony na zakładce Udostępnianie to osobny link.

Jak długo działa

Nowy link dla przewoźnika działa do 60 dni po ostatnim rozładunku, bo przewoźnicy często fakturują kilka tygodni po dostawie. Każdy dokument, faktura albo wiadomość, które przewoźnik wyśle przez aktywny link, utrzymuje go otwartym co najmniej 30 kolejnych dni. Na zakładce Udostępnianie Przedłuż o 30 dni dodaje 30 dni do aktywnego albo wygasłego linku przewoźnika: „Link działa teraz do …”. Nigdy dłużej niż rok po ostatnim rozładunku; unieważnionego linku się nie przedłuża (utwórz nowy), a linku przewoźnika, który już nie wiezie zlecenia, także nie.

Link śledzenia dla klienta

Klient widzi status, punkty trasy z planem i wykonaniem, przewidywany dojazd i przybliżoną pozycję, bez cen, bez przewoźnika i bez danych kierowcy. Gdy automatyczne działanie E-maile do klientów jest włączone, klient dostaje też link śledzenia e-mailem, gdy zlecenie zostanie załadowane albo dostarczone (zobacz TMS: przegląd).

Link dla klienta

Na karcie klienta menu ⋯ ma Link dla klienta: „… zobaczy swoje zlecenia z ich statusem i dokumentami oraz swoje faktury. Bez cen przewozu i bez przewoźnika.” Wybierz język strony i skopiuj link albo włącz Wyślij e-mailem (Do i DW (opcjonalnie), wiadomość w języku strony) i naciśnij Utwórz i wyślij. Nic nie wychodzi e-mailem, dopóki człowiek tego nie zrobi.

Strona klienta ma dwie części:

• Zlecenia: jego zlecenia z ostatnich 90 dni i te zaplanowane, po 25 na stronie, od najnowszych: Twój numer, jego numer referencyjny, trasa, planowany załadunek i rozładunek, prosty status, przewidywany dojazd w drodze oraz Pokaż zlecenie z punktami (plan, przyjazd, wyjazd) i dokumentami, które może pobrać.
• Faktury: faktury wystawione dla niego w Quanty z ostatnich 365 dni albo jeszcze nie w pełni zapłacone, z kwotami, zapłaconą częścią i resztą do zapłaty, stanem (Do zapłaty, Po terminie, Częściowo opłacona, Opłacona), numerem KSeF i Pobierz PDF.

Strona nigdy nie pokazuje cen ani frachtu, przewoźnika, kierowcy, rejestracji, uwag wewnętrznych, spraw, pozycji GPS, faktury przewoźnika ani Twojego zlecenia dla przewoźnika. Z dokumentów zlecenia klient widzi domyślnie CMR i potwierdzenie dostawy. Każdy inny dokument dopiero po Widoczny dla klienta w jego menu na karcie zlecenia („Klient widzi”), a dokumentu ukrytego albo odrzuconego nigdy. Widoczny dla klienta przyjmuje tylko plik, który możesz otworzyć w Plikach: plik poufny jest odrzucany („Ten plik jest poufny w Plikach, więc klient nigdy go nie zobaczy.”), tak samo jak plik, który widzą tylko niektóre osoby z firmy („Ten plik widzą w Plikach tylko niektóre osoby z firmy. Najpierw udostępnij go całej firmie, potem pokaż klientowi.”). Strona klienta nigdy nie pokazuje dokumentu, którego plik jest poufny, usunięty albo niewidoczny dla całej firmy, chyba że przewoźnik albo kierowca wysłał go przez swój link; plik, który później stał się prywatny, też znika ze strony.

Klient w archiwum nie dostanie nowego linku, a jego obecny link przestaje się otwierać; otwiera się znowu, jeśli przywrócisz klienta, zanim link wygaśnie. Klientowi, który przychodzi z Marcos TMS, dopóki to połączenie działa, ani danym pokazowym Quanty nie wysyła linku e-mailem: utwórz link bez e-maila i wyślij go sam.

Gdy administrator anonimizuje jedną z osób kontaktowych klienta, okno mówi: „Link dla klienta działa dalej, bo należy do firmy, nie do tej osoby. Jeśli to ona go dostała, unieważnij go w „Link dla klienta” na karcie klienta.”

Link dla kierowcy

Na karcie kierowcy menu ⋯ ma Link dla kierowcy: „… zobaczy na telefonie zlecenia od wczoraj do trzech dni naprzód, zgłosi przyjazd i wyjazd, doda zdjęcia dokumentów i wydatki.” „Quanty nie wysyła tego linku SMS-em ani przez WhatsApp. Skopiuj go albo daj kierowcy zeskanować kod QR z ekranu.” Link dostaje tylko aktywny kierowca.

Jego strona zaczyna się od „Zlecenia od:” z nazwą Twojej firmy i „Dzień dobry” z jego imieniem. Na niej kierowca widzi zlecenia, w których jest kierowcą albo drugim kierowcą, z punktem od wczoraj do trzech dni naprzód albo będące teraz w trasie: auto, naczepę, temperaturę, towar ADR, wyposażenie i punkty po kolei z adresem, oknem czasowym, numerem referencyjnym, awizacją, rampą i kontaktem (Zadzwoń). Nigdy ceny, pieniędzy klienta, przewoźnika, innego kierowcy ani uwag biura. Może:

• naciskać Jestem na miejscu i Wyjeżdżam w każdym punkcie, chyba że ten czas wpisało już biuro albo lokalizator auta;
• Dodać zdjęcie dokumentu (CMR, POD, kwit paletowy, wydruk z termografu albo inny); trafia na zlecenie z oznaczeniem Od kierowcy;
• Dodać wydatek (paliwo, AdBlue, opłata drogowa, parking, myjnia, naprawa, części, nocleg, mandat albo inne) ze zdjęciem paragonu: „Biuro sprawdza każdy wydatek, zanim go zaliczy.”

Kierowca, który nie jest już aktywny albo którego dane zostały zanonimizowane, traci link od razu; okno Anonimizuj to mówi: „Link dla kierowcy przestanie działać od razu: kto go otworzy, zobaczy, że wygasł.”

Kto może je tworzyć

• Linki zlecenia (dla przewoźnika, śledzenia), Przedłuż o 30 dni, Widoczny dla klienta i link dla klienta należą do modułu Spedycja; link dla kierowcy do modułu Flota (zobacz Moduły TMS). Widz nie tworzy żadnych.
• Asystent w czacie powie, czy link działa, do kiedy i ile razy go otwarto, ale tworzenie, wysyłanie e-mailem, przedłużanie i unieważnianie linku dla klienta albo dla kierowcy zawsze robi człowiek w aplikacji.

Powiązane strony

• TMS: operacje: wysyłanie zlecenia przewoźnikowi i kierowcy.
• TMS: klienci i przewoźnicy: karta klienta.
• TMS: ludzie, podróże i czas pracy: karta kierowcy.