QuantyDocs

TMS: klienci i przewoźnicy

Klienci i przewoźnicy są w jednej kartotece kontrahentów: firma może być klientem, przewoźnikiem albo jednym i drugim. Sprzedaż, Klienci i Operacje, Przewoźnicy otwierają tę samą kartotekę na zakładce Klienci albo Przewoźnicy.

Kartoteka

Zakładki to Wszyscy, Klienci, Przewoźnicy, Zablokowani i Ponad limitem. Szukaj po nazwie, NIP albo mieście i filtruj według weryfikacji, grupy albo tagu. Szybkie filtry pokazują Limit do odnowienia (30 dni), Bez zleceń od 12 mies. i Pokaż archiwalnych.

Kolumny to między innymi NIP, miasto, rola, Ostatnia współpraca, odnowienie limitu, weryfikacja i wykorzystanie limitu kredytowego. Dodaj kontrahenta tworzy nowego, Importuj z pliku wczytuje całą listę z CSV albo Excela, a Eksport CSV pobiera do 2 000 wierszy.

Karta kontrahenta

Zakładki karty to Dane, Kontakty, Limit i weryfikacja, Zlecenia, Rozliczenia i Miejsca. Menu ⋯ ma Uporządkuj z uwag, Archiwizuj albo Przywróć, a dla administratora także usunięcie kontrahenta.

Dane

  • Dane firmy: nazwa i nazwa skrócona, NIP albo numer VAT UE, adres, GLN, EORI, KRS, ubezpieczenie OC spedytora (OCPZ) z sumą i datą ważności, strona WWW, drugi telefon i faks.
  • Sprawdź w VIES sprawdza numer VAT UE w unijnym systemie VIES: aktywny, nieaktywny albo „VIES nie odpowiedział” (wtedy nic się nie zmienia). Gdy dodajesz kontrahenta z numerem VAT z innego kraju UE, VIES uzupełnia nazwę i adres, a Ty sprawdzasz je przed zapisaniem. Nazwę inną niż w VIES Quanty wskazuje.
  • Opiekunowie: kto zajmuje się tym kontrahentem, rola po roli (opiekun handlowy, spedycyjny, operacyjny, opiekun CS i jego zastępca, przyjmujący zlecenie). Gdy ktoś odchodzi z organizacji, jego role przechodzą na następcę.
  • Rachunki bankowe: rachunki dla zobowiązań (tu im płacimy: przewoźnicy, dostawcy) i rachunki dla należności (z nich płacą nam). Każdy rachunek ma własne sprawdzenie na białej liście, a paczki przelewów płacą na rachunek domyślny.
  • Fakturowanie: jak fakturujesz tego klienta (niżej).
  • Historia zmian karty.

Warunki fakturowania

Sekcja Fakturowanie klienta: termin płatności od doręczenia dokumentów, skonto, zasada kursu NBP, język faktury, sposób wysyłki faktur i uwagi

Sekcja Fakturowanie czyta się jak zdania, a Edytuj je zmienia:

  • Termin płatności: dni od wystawienia albo od doręczenia dokumentów (z dniami na doręczenie, w dniach roboczych według polskiego kalendarza), koniec miesiąca, stały termin albo „in blanco” (bez terminu). Zablokuj termin sprawia, że termin, sposób płatności i skonto zmienia tylko administrator, tu i na fakturach tego klienta.
  • Sposób płatności i Skonto: do 5 progów, na przykład 2 % przy zapłacie w 7 dni.
  • Kurs NBP: z dnia roboczego przed załadunkiem, rozładunkiem albo wystawieniem faktury, albo jak w ustawieniach firmy.
  • Język faktury: polski, angielski, niemiecki, polsko-angielski albo polsko-niemiecki.
  • Jak wysyłamy faktury: e-mail (do i DW), KSeF, poczta albo portal klienta, jak wysyłamy oryginały i jakie załączniki idą z fakturą.
  • Uwagi: na fakturze, do zleceń i na wydrukach (na przykład na zleceniu dla przewoźnika).
  • Faktury pojedynczo albo zbiorczo oraz termin dla faktur kosztowych.

Uporządkuj z uwag prosi AI o propozycję tych warunków z wolnych notatek na karcie. Szanuje przełącznik AI i limit wydatków organizacji i niczego nie zapisuje: oglądasz propozycję i zapisujesz ją samodzielnie.

Kontakty

Osoby kontaktowe z e-mailem, telefonem i językiem. Zarchiwizowana osoba nie dostaje e-maili o statusie ani przypomnień i nie trafia na nowe zlecenia ani oferty; to, co już ją wskazuje, działa dalej.

Limit i weryfikacja

  • Weryfikacja: wynik sprawdzenia kontrahenta (historia płatności, rejestry, ubezpieczenie): Pozytywna, Neutralna, Negatywna albo Niesprawdzony.
  • Limit kredytowy: ile klient jest winien teraz, w PLN: zlecenia jeszcze niezafakturowane i faktury jeszcze niezapłacone, z tym, co po terminie. Z czego składa się kwota je wymienia.
  • Zasady: szablon albo własny limit, co się dzieje po przekroczeniu (Tylko ostrzegaj albo Wstrzymuj nowe zlecenia) i dopuszczalne opóźnienie w dniach. Zasady zmienia administrator.
  • Zgody na przekroczenie: administrator przepuszcza zlecenia klienta do wybranego dnia (nigdy bezterminowo) i do określonej kwoty ponad limit, z powodem. Zgoda wygasa sama, a dopóki trwa, widać ją w Sprawach.
  • Blokady: Zablokuj jako klienta i Zablokuj jako przewoźnika. Nowego zlecenia z kontrahentem zablokowanym po tej stronie (jako klient albo jako przewoźnik) nie da się zatwierdzić. Odblokuj jednorazowo przepuszcza jedno zlecenie bez zdejmowania blokady.

Limit liczy się raz, u płatnika zlecenia, jeśli jest, a w przeciwnym razie u klienta. Zatwierdzone zlecenie jest sprawdzane ponownie zawsze, gdy rośnie to, co zużywa z limitu, albo gdy przechodzi na inną stronę, na przykład przy nowym płatniku albo korekcie, która podnosi fracht. Zlecenia Bez faktury nie zużywają limitu.

Co blokada robi ze zleceniem

Zlecenie zablokowanego klienta można dalej zapisać jako szkic. Zatwierdzenie wymaga jednorazowego odblokowania przez administratora na karcie kontrahenta, a zlecenie mówi to zwykłymi słowami i podaje płatnika, gdy to płatnik jest zablokowany.

Zlecenia i Rozliczenia

Zlecenia wymieniają zlecenia kontrahenta. Rozliczenia pokazują saldo: faktury, wpłaty i to, co jest jeszcze otwarte. U przewoźników Oceń przewoźnika daje każdemu zleceniu, które przewoźnik naprawdę wykonał, od 1 do 5 gwiazdek i komentarz. Karta przewoźnika może też prosić o ocenę w ciągu wybranej liczby dni od rozładunku, a brak oceny pojawia się wtedy w Sprawach.

Miejsca

Miejsca wymieniają adresy kontrahenta: Oddziały oraz Załadunki i rozładunki, każde ze swoim rodzajem. Oddział może być Adresem do faktur: faktury tego oddziału idą na ten adres. Adresy wpisane w zatwierdzonych zleceniach same zbierają się na kliencie, bez duplikatów.

Zlecenia mają Oddział klienta, a faktura zamraża swój adres korespondencyjny przy wystawieniu: nowa faktura nigdy nie trafi do zamkniętego oddziału, a korekta idzie tam, gdzie poszła jej faktura.

Archiwizacja

Archiwizuj chowa kontrahenta na listach kartoteki (Pokaż archiwalnych dalej go pokazuje) i usuwa go z wyboru na nowych zleceniach, ofertach i fakturach, z opcjonalnym powodem. Zlecenia i faktury, które już go wskazują, dalej go pokazują, a jego aktywne zlecenia toczą się bez zmian. Szablony stałych kursów, które go używają, wstrzymują się do przywrócenia, a okno mówi, ile ich jest. Przywróć przywraca go w każdej chwili.

Powiązane strony