TMS: faktury, koszty i płatności

Sekcja Rozliczenia w panelu TMS ma trzy strony: Faktury (co fakturujesz klientom), Koszty przewoźników (co fakturują Ci przewoźnicy i dostawcy) i Bank i płatności (należności, bank, przelewy i kasa).

Faktury

Faktury otwierają się na zakładce Do wystawienia: dostarczone zlecenia gotowe do faktury. Zaznacz zlecenia i kliknij Wystaw fakturę, a potem wybierz Osobna faktura do każdego zlecenia albo Jedna faktura zbiorcza. Pozostałe zakładki to Otwarte (wystawione, jeszcze niezapłacone) i Wszystkie. Nowa faktura bez zlecenia obejmuje wszystko, co nie jest transportem (najem hali, sprzedaż auta, refaktura): fakturę, pro formę albo notę, tworzoną jako szkic.

Faktura zaczyna jako szkic i dostaje numer przy wystawieniu.

• Data wystawienia: faktura z inną datą niż dzisiejsza najpierw pyta. Faktura nie może mieć wcześniejszej daty niż faktura z niższym numerem w tej samej numeracji; z wcześniejszą datą wystawi ją tylko administrator, a powód zostaje w jej historii.
• Płatnik: fakturę może zapłacić ktoś inny niż nabywca, i wtedy limit kredytowy liczy się u płatnika.
• Pozycje: nazwy, PKWiU, ilości i ceny. Pod każdą pozycją wydruk pokazuje dane przewozu zamrożone przy wystawieniu: daty załadunku i rozładunku, trasę, numery rejestracyjne (można je wyłączyć) i numer zlecenia klienta.
• Obca waluta: wydruk ma podsumowanie VAT i adnotację o kursie NBP, według kursu z warunków klienta.
• Faktoring drukuje rachunek faktora i klauzulę cesji.
• Korekta tworzy fakturę korygującą, która wskazuje korygowaną fakturę i jej numer KSeF, a gdy od tamtej pory zmieniły się dane firmy albo nabywcy, także strony tak, jak wydrukowała je korygowana faktura.
• Utwórz podobną, Oznacz jako wysłaną, Anuluj fakturę i Dodaj wpłatę są w menu faktury.

Terminy płatności

Termin płatności idzie za warunkami fakturowania klienta (zobacz TMS: klienci i przewoźnicy): dni od wystawienia albo od doręczenia dokumentów, koniec miesiąca, stały termin albo in blanco. Liczy się raz, przy wystawieniu albo gdy przyjdą brakujące dokumenty, i ani wydruk, ani ponowny wydruk, oznaczenie jako wysłanej, e-mail czy edycja go nie przesuwają. Faktura in blanco nigdy nie jest po terminie i nigdy nie dostaje przypomnień. Progi skonta drukują się jako uwagi na fakturze.

Wydruki

Drukuj oferuje Po polsku, Po polsku i angielsku oraz Po polsku i niemiecku. Główny przycisk drukuje w języku faktur nabywcy, oznaczonym w menu jako nabywca. Gdy nabywca ma język faktur angielski albo niemiecki, na górze listy jest Po angielsku albo Po niemiecku i właśnie ten wydruk jest domyślny. Kopia i Duplikat drukują kolejny egzemplarz; duplikat ma napis DUPLIKAT i dzisiejszą datę duplikatu. Pobierz PDF robi tę samą fakturę jako PDF. Każdy wydruk ma kwotę słownie, rachunek bankowy dla waluty faktury, stopkę w językach wydruku i imię i nazwisko osoby, która ją wystawiła. Szkic drukuje się jako PROJEKT, więc do próbnego wydruku nie trzeba go wystawiać. Wydruk nigdy nie zmienia żadnej daty.

Ustawienia TMS, Firma i numeracja, Wydruk faktur (administrator) to rachunek bankowy dla każdej waluty (z bankiem i SWIFT), stopka po polsku, angielsku i niemiecku oraz przełączniki danych przewozu i numerów rejestracyjnych.

KSeF

Wyślij do KSeF wkłada wystawioną fakturę do połączenia KSeF Twojej organizacji, gdzie czeka: człowiek przygotowuje ją, sprawdza i wysyła na ekranie KSeF, ze wszystkimi kontrolami opisanymi w przewodniku KSeF (wysyłkę włącza administrator, najpierw środowisko testowe, na produkcji drugi administrator). Z listy możesz wysłać kilka faktur naraz. Wynik i numer KSeF Quanty samo przepisuje na fakturę.

• Faktura z kilkoma pozycjami i korekta nie przejdą przez tabelę wysyłki: faktura mówi „Wystaw tę fakturę w KSeF ręcznie” i wymienia pola do przepisania, a numer KSeF wpisujesz potem.
• Faktura z inną datą niż dzisiejsza pyta przed wysłaniem, żeby zapomniany szkic nie trafił do KSeF ze starą datą.
• Wydruk pokazuje kod KSeF (QR) tylko dla faktury przyjętej przez KSeF. Numer ze środowiska testowego albo demo KSeF jest opisany jako środowisko testowe.

Koszty przewoźników

Koszty przewoźników to faktury przewoźników i inne koszty, na zakładkach Do sprawdzenia, Do zapłaty, Opłacone i Wszystkie.

• Z KSeF: gdy automatyczne działanie Koszty z KSeF jest włączone, faktury zakupu z KSeF same stają się kosztami przewoźników, a Quanty dopasowuje je do zleceń. Pobierz z KSeF pobiera wybrany okres albo jedną spółkę od razu. Dostawcy, których wpiszesz po NIP (karty paliwowe, leasing, własne spółki), nigdy nie stają się kosztami.
• Dodaj koszt wpisuje koszt ręcznie, opcjonalnie ze zleceniem, żeby Quanty porównało go z uzgodnioną stawką.
• Różnica w granicach tolerancji i dodatki z Twojej listy przechodzą bez pytań; reszta czeka w Do sprawdzenia. Zatwierdzenie kosztu z różnicą wymaga zaznaczenia pola i napisania dlaczego.

Karta kosztu

Karta kosztu pokazuje dostawcę, kwoty z PLN po kursie NBP, rodzaj kosztu, pojazd i MPK, termin płatności liczony od dokumentów, pliki, fakturę z KSeF, korekty i Kto co zrobił (zatwierdził, przygotował przelew, zaakceptował płatność, zapłacono, przekazano do księgowości).

• Jedna faktura na kilka zleceń: zbiorczą fakturę przewoźnika dopasowujesz pozycja po pozycji. Przypisz zlecenia albo potwierdź to, co proponuje AI, a zakładka Rozliczenie każdego zlecenia pokaże jego część.
• Rozpisz na pojazdy: dla faktury flotowej, na przykład dwunastu opon na trzy auta. Podziel po równo rozkłada netto co do grosza, Podpowiedz czyta rejestracje i słowa z pozycji KSeF, a Zapytaj AI pomaga, gdy AI jest włączone. Suma, która się nie zgadza, jest odrzucana z liczbami. Po zatwierdzeniu faktury każda pozycja to koszt swojego pojazdu, a pozycja może mieć gwarancję (do daty albo na liczbę km). Usuń rozpisanie w menu karty przywraca fakturę do stanu sprzed rozpisania. Faktury przewoźnika do zlecenia nigdy nie rozpisuje się na pojazdy.
• Przyjmij na magazyn przyjmuje części z faktury do magazynu, a Zapłać z kasy płaci ją gotówką. Zobacz TMS: flota i warsztat.

Oznacz jako przekazane do księgowości w eksporcie dla księgowości daje znacznik każdemu wyeksportowanemu kosztowi. Potem kosztu nie da się edytować ani przeliczyć; cofnąć go może tylko administrator, z powodem, a następny eksport znów go zabierze.

Bank i płatności

Bank i płatności ma zakładki Należności, Bank, Przelewy i Kasa.

• Należności: otwarte i przeterminowane faktury, według faktur, kontrahentów albo wpłat.
• Bank: Import wyciągu bankowego (MT940, camt.053 albo CSV z banku, do 5 MB; przelewy zaimportowane wcześniej są pomijane). Quanty podpowiada, które faktury i koszty opłaca każdy przelew. Przelewy są Do dopasowania, Dopasowane albo Pominięte.
• Przelewy: paczki przelewów dla zatwierdzonych kosztów, na domyślny rachunek każdego przewoźnika, ze sprawdzeniem na białej liście VAT. Powyżej ustawionej kwoty płatność akceptuje druga osoba, inna niż ta, która przygotowała przelewy (Akceptuj płatność).

Przypomnienia i odsetki

• Przypomnij o płatności na fakturze i automatyczne działanie Przypomnienia o płatności piszą do klienta uprzejme przypomnienie, e-mailem albo na WhatsApp, najpierw na adres osoby kontaktowej. Automatyczne działanie przygotowuje każde przypomnienie, a człowiek je czyta i wysyła, chyba że działanie jest ustawione na Samo. Zarchiwizowana osoba nigdy go nie dostaje.
• Gdy klient obieca zapłatę na konkretny dzień, przypomnienia czekają do tego dnia; niedotrzymana obietnica jest tak oznaczona.
• Nota odsetkowa liczy odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności do faktury. Sprawdź wyliczenie przed wydrukiem noty, a stawki potwierdź z księgowością.

Kasa

Kasa prowadzi kasy, każdą w jednej walucie, z dokumentami KP (wpłata) i KW (wypłata): zaliczki dla kierowców i ich rozliczenia, wydatki gotówkowe, zapłaty faktur gotówką, zwroty oraz wpłaty i wypłaty z banku.

• Nowy KP/KW wystawia dokument. Dokumentu nigdy się nie edytuje ani nie usuwa: pomyłkę odwraca się stornem z powodem, a oba zostają na liście.
• Saldo nigdy nie spada poniżej zera, także przy dokumencie z wcześniejszą datą albo dwóch wypłatach w tej samej chwili.
• Zapłać z kasy na koszcie płaci jego fakturę gotówką; storno znów robi ją niezapłaconą.
• Każdy dokument drukuje się z kwotą słownie. Zdjęcie paragonu może odczytać AI, gdy AI jest włączone.
• Karta kierowcy pokazuje jego dokumenty w sekcji Kasa.

Powiązane strony

• KSeF (e-faktury): połączenie, wysyłka i zasada czterech oczu.
• TMS: zlecenia i oferty: zakładka Rozliczenie i marża.
• TMS: klienci i przewoźnicy: terminy płatności, limity kredytowe i rachunki bankowe.
• TMS w czacie: co asystent robi z kosztami i fakturami, a co zostaje krokiem człowieka.