Kasa

Zakładka Kasa w Bank i płatności prowadzi gotówkę, którą trzyma Twoje biuro: kasę dla każdej waluty i dokument dla każdej kwoty, która wpływa (KP) albo wychodzi (KW). Zaliczki dla kierowców, wydatki gotówkowe, faktury płacone gotówką, zwroty oraz gotówka pobrana z banku albo wpłacona do banku przechodzą przez dokumenty, więc saldo każdej kasy jest zawsze znane.

Zanim zaczniesz

• Otwórz Rozliczenia, Bank i płatności, zakładka Kasa.
• Kasy zakłada i archiwizuje administrator organizacji. Wystawianie dokumentów i płacenie faktur gotówką wymaga roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów.
• Zaliczki wypłacone kierowcy widać na karcie kierowcy i w rozliczeniu miesiąca (zobacz Podróże i diety).

Zakładanie kasy

Bez kasy zakładka mówi „Nie ma jeszcze kasy: Kasę zakłada administrator organizacji (na przykład jedną w PLN i jedną w EUR).”

1. Administrator klika Załóż kasę (albo Nowa kasa).
2. Wypełnij okno: „Jedna waluta na kasę. Dokumenty są numerowane osobno w każdej kasie i w każdym roku.”
3. Kliknij Załóż kasę.

Archiwizuj (administratorzy, w menu ⋯ zakładki) zamyka kasę: „Do zarchiwizowanej kasy nie dopisuje się dokumentów; jej dokumenty zostają. Archiwizuje się tylko pustą kasę.” Najpierw wypłać to, co zostało.

Dokumenty kasy

Wybierz kasę na górze; pokazuje swoje saldo i liczbę dokumentów. Dokumenty kasy wymieniają je:

Filtruj po rodzaju (Wszystko albo jeden rodzaj) i przez Szukaj w kasie. Dół listy sumuje Wpłaty: i Wypłaty:. Stornowany dokument mówi „stornowany przez …”.

Rodzaje

Wystawianie dokumentu

1. Kliknij Nowy KP/KW. „Zapisanego dokumentu nigdy się nie zmienia: błędny koryguje storno.”
2. Wypełnij dokument i kliknij Zapisz KP (albo Zapisz KW).

Saldo nigdy nie spada poniżej zera

KW jest odrzucany, gdy w kasie nie ma tyle pieniędzy: „W tej kasie jest tylko 350,00 PLN (sprawdzane także dla wcześniejszych dni).” Sprawdzenie obejmuje też dokument z wcześniejszą datą: saldo musi być równe zero lub większe w dniu dokumentu i w każdym kolejnym dniu.

Odczyt paragonu

Gdy paragon jest dołączony, Odczytaj paragon wypełnia z niego dokument (przy włączonym AI w TMS): „Uzupełniono z paragonu. Sprawdź.” Gdy coś było nieczytelne: „Uzupełniono z paragonu, nie wszystko było czytelne. Sprawdź kwotę i datę.” Paragon w innej walucie niż waluta kasy zostawia kwotę Tobie: „Paragon jest na 45,00 EUR, a kasa w PLN: kwoty nie przepisano, wpisz, ile kasa naprawdę wypłaciła.” Odczyt zużywa kredyty AI.

Otwieranie, druk i storno dokumentu

Kliknij dokument, żeby go otworzyć: Rodzaj, Kasa, Data, Za co, Stan po, Wpisał i Paragon (dołączony).

• Drukuj KP (albo Drukuj KW) drukuje dokument z kwotą słownie.
• Storno: „Dokumentów kasowych nigdy się nie zmienia ani nie usuwa. Storno to nowy dokument w przeciwną stronę, który wskazuje ten; opłacona faktura znowu będzie do zapłaty.” Wpisz Dlaczego jest błędny (na przykład „wpisany dwa razy”) i potwierdź. Storno ma dzisiejszą datę, a oba dokumenty zostają na liście i wskazują się nawzajem (Stornowany przez, Ten dokument stornuje).

Storna nie stornuje się ponownie; zapisz zamiast tego nowy dokument.

Zaliczki dla kierowców

1. Wypłać zaliczkę dokumentem KW Zaliczka dla kierowcy, wybierając kierowcę.
2. Gdy kierowca odda to, czego nie wydał, wystaw dla tego kierowcy KP Rozliczenie zaliczki: „Zwrot niewykorzystanej zaliczki”. Zaliczka pokazuje wtedy, co wróciło do kasy, a rozliczenie miesiąca kierowcy prosi już tylko o resztę.
3. Dopłata do zaliczki to KW Rozliczenie zaliczki.

Karta kierowcy pokazuje jego dokumenty w sekcji Kasa (Pokaż starsze dla wcześniejszych). Zaliczki, która jest już w wypłaconym rozliczeniu kierowcy, nie da się stornować: „Zapisz korektę nowym dokumentem.” Kierowca, którego dane zostały usunięte, nie może dostać nowej zaliczki.

Zapłata faktury z kasy

Zatwierdzoną fakturę przewoźnika albo dostawcy można zapłacić gotówką, w całości:

1. Na karcie kosztu otwórz ⋯, Zapłać z kasy (albo wystaw tutaj KW Zapłata faktury gotówką i wybierz fakturę).
2. Okno mówi „… dla …, cała faktura gotówką.” i wybiera otwartą kasę w walucie faktury.
3. Kliknij Zapłać gotówką. Dokument zostaje zapisany („Zapłacono gotówką (KW/0007/2026/PLN)”), a koszt jest zapłacony.

W ten sposób płaci się tylko zatwierdzoną, niezapłaconą fakturę, która nie jest w paczce przelewów, a kwota to to, co jest na niej jeszcze otwarte. Bez otwartej kasy w tej walucie: „Administrator zakłada ją na stronie Płatności, w zakładce Kasa.” Storno dokumentu znów robi fakturę niezapłaconą.

Warto wiedzieć

• Ten sam formularz zapisany przypadkiem dwa razy zostaje wychwycony: „Ten dokument kasowy został już zapisany. Odśwież listę.”
• Dokumenty numerują się same, osobno dla kasy, roku i rodzaju (KP i KW oddzielnie), a numeracja zaczyna się od nowa każdego roku.
• Faktury skopiowane z innego systemu działającego obok Quanty są płacone tam, nie z kasy w Quanty.

Powiązane strony

• Płatności dla przewoźników: inne sposoby zapłaty kosztu.
• Karta kosztu: zatwierdzanie faktury, którą płacisz.
• Podróże i diety: zaliczki kierowców.
• Rozliczenia kierowców: zwroty zaliczek w kasie i rozliczenie miesiąca.
• Wyciągi bankowe: gotówka pobrana z banku albo do niego wpłacona.