Wyposażenie i przekazanie

Rejestr wyposażenia wie, kto ma każdy telefon, tablet, kartę paliwową, klucz, komplet pasów albo termograf, od kiedy i z jakim podpisanym protokołem. Pojazd zmienia ręce w ten sam sposób: protokół przekazania zapisuje stan licznika, paliwo, listę kontrolną, uszkodzenia ze zdjęciami i podpis, a w tym samym kroku może przepiąć zestaw.

Zanim zaczniesz

• Twoja organizacja ma dodatek TMS. Rejestr to Flota, Warsztat, Wyposażenie; wyposażenie każdej osoby jest na jej karcie, na zakładce Wyposażenie, a każdego pojazdu w sekcji Wyposażenie w pojeździe w jego Przeglądzie.
• Rejestr widzi każdy. Dodawanie, wydawanie, przyjmowanie zwrotu, import i spisywanie protokołów wymagają roli, która może zmieniać dane TMS w module Flota. Usuwanie wyposażenia i usuwanie protokołu przekazania pojazdu należy do administratora.
• Osoby pochodzą z Flota, Ludzie: zarówno kierowcy, jak i pracownicy biura (zobacz TMS: ludzie, podróże i czas pracy).

Rejestr wyposażenia

• Dodaj wyposażenie to główny przycisk; menu ⋯ ma Importuj z Marcosa.
• Szukaj po „Nazwa, IMEI, ICCID, numer seryjny”. Spacje, myślniki, kropki i ukośniki nie mają znaczenia, więc „4471 2280” znajdzie „4471-2280”.
• Kierowcy, Pozostali albo Wszyscy: czyje wyposażenie pokazać.
• Filtr według Kategorii i Statusu.

Każdy wiersz ma Wydaj albo Przyjmij zwrot, a w ⋯ Edytuj, Drukuj protokół, Dołącz podpisany protokół i Usuń.

Dodawanie wyposażenia

Karta paliwowa z Numerem karty, wydana kierowcy albo pojazdowi, to sposób, w jaki pliki kart paliwowych przypisują każde tankowanie do właściwego pojazdu (zobacz Paliwo).

Data utylizacji pasuje tylko do wycofanego wyposażenia: „Data utylizacji pasuje tylko do wycofanego wyposażenia. Najpierw zmień status na Wycofane.” Wydanego wyposażenia nie da się usunąć: „Ten przedmiot jest wydany. Najpierw przyjmij zwrot.” Usuwa tylko administrator i tylko wyposażenie, które jest W biurze, Zgubione albo Wycofane.

Wydawanie i przyjmowanie zwrotu

1. Kliknij Wydaj przy przedmiocie (albo Wydaj wyposażenie na zakładce Wyposażenie osoby).
2. Wybierz, komu idzie: Osobie („Wybierz kierowcę lub pracownika”) albo Do pojazdu.
3. Ustaw Datę wydania i Stan przy wydaniu, na przykład „nowy, ekran bez rys, z ładowarką”.
4. Kliknij Wydaj i utwórz protokół. „Wydano. Protokół PP/0003/2026 jest gotowy do druku.”
5. Drukuj protokół, a potem poproś osobę o podpis (niżej).

Przyjmij zwrot pokazuje „U Marek Zieliński od 05.07.2026.” Ustaw Datę zwrotu i Stan przy zwrocie („sprawny, pęknięty ekran, brak ładowarki”) i kliknij Przyjmij zwrot. „Przyjęto zwrot: Samsung Galaxy A55. Widać go w protokole PP/0003/2026.”

Przedmiot jest naraz u jednej osoby albo w jednym pojeździe: „Ten przedmiot jest już u kogoś. Najpierw przyjmij zwrot, potem wydaj ponownie.” Zgubionego ani wycofanego wyposażenia nie da się wydać. Zmiany statusu zawsze idą przez Wydaj i Przyjmij zwrot, „aby każda zmiana miała protokół”. Protokoły mają numery PP/0001/2026, liczone w każdym roku od nowa, i drukują się po polsku, angielsku albo niemiecku.

Podpisy

Protokół podpisuje się na ekranie albo podpisanym skanem: „Poproś o podpis na ekranie: Marek Zieliński. Możesz też wgrać podpisany skan. Kopia zostanie przy protokole.”

• Pole podpisu: „Podpisz tutaj palcem, rysikiem lub myszą”, Wyczyść, Zapisz podpis.
• Wgraj podpisany skan: PDF, PNG, JPG albo WEBP, do 10 MB.
• Później odkłada podpis na potem; wiersz pokazuje wtedy „Bez podpisanej kopii”, a Dołącz podpisany protokół dodaje go później.

Zwrot podpisuje się, gdy przedmiot wróci: „Ten przedmiot jeszcze nie wrócił: podpisany protokół zwrotu dołączysz po zwrocie.” Podpis jest drukowany na protokole.

Co ma dana osoba

Karta osoby, zakładka Wyposażenie, wymienia „Powierzone wyposażenie” z datą każdego wydania, numerem seryjnym i Protokołem do otwarcia i druku („Każde wydanie ma numerowany protokół przekazania do wydruku i podpisu.”). Pracownicy biura też mają tę zakładkę, więc telefony i klucze biura są liczone tak samo. Części i środki ochrony pobrane z magazynu są pokazane osobno w sekcji Pobrane materiały (zobacz Magazyn części).

Import wyposażenia z Marcosa

⋯, Importuj z Marcosa: „Wgraj eksport „Wyposażenie pracowników” z Marcosa (CSV lub XLSX). Najpierw pokażemy, co jest w pliku; nic nie zapiszemy bez Twojego potwierdzenia.”

1. Wybierz plik (CSV albo XLSX, do 5 MB i 5 000 wierszy) i Sprawdź plik. „Kolumny: Imię, Nazwisko, Nazwa, Data przekaz., Data oddania, Data utylizacji, Nr faktury, Nr ewidencyjny, Opis, Charakterystyka.”
2. Co jest w pliku: Do dodania, Już w rejestrze, Nieodczytane i Nieznalezione osoby, wiersz po wierszu, na przykład „Samsung Galaxy A55, wydane 05.07.2026: Marek Zieliński.” albo „Pasy transportowe trafi do magazynu w biurze.”
3. Kliknij Zapisz 42 pozycje. „Import zakończony. Zapisano: 42.”

Osoby są dopasowywane po imieniu i nazwisku, bez względu na wielkość liter i polskie znaki. „Nieznalezione osoby nie blokują importu: przedmiot zapisze się bez osoby, a wydać go można później.” Kilka osób o tym samym nazwisku: „Zapiszemy bez osoby: wydaj ręcznie.” IMEI, ICCID i numery telefonów są wyłuskiwane z opisu. Wiersz z datami, które nie mogą być prawdziwe, nie jest odczytywany: „Nie odczytamy: data oddania jest przed datą przekazania.”

Protokół przekazania pojazdu

Na karcie pojazdu ⋯, Protokół przekazania (albo Nowy protokół w Dokumenty i polisy, Protokoły przekazania). Nagłówek pokazuje, kto teraz „Przekazuje”.

Zdanie pod osobą mówi, co się stanie: „Od 02.11 11:52 PO 5KM21 prowadzi Andrzej Dąbrowski (naczepa bez zmian).”, „Andrzej Dąbrowski pracuje w biurze: zestaw zostaje bez zmian.” albo „Bez zmiany kierowcy: protokół zapisze stan pojazdu.” Wymienione jest też wyposażenie pojazdu: „Wyposażenie w pojeździe: Karta paliwowa KF-0412”.

Kliknij Zapisz protokół. „Zapisano protokół PZO/0004/2026”, z „Nowe zgłoszenia w warsztacie: S/0008/11/2026” dla każdego uszkodzenia, oraz Drukuj protokół. Protokoły mają numery PZO/0001/2026, liczone w każdym roku od nowa, i drukują się po polsku, angielsku albo niemiecku.

Przepięcie zestawu z protokołem

Gdy Przepnij zestaw jest włączone (domyślnie, gdy osoba przejmująca jest kierowcą), zestaw przepina się przy zapisie protokołu: „Przepięto zestaw: od 02.11 11:52 PO 5KM21 prowadzi Andrzej Dąbrowski, naczepa PO 4P118.” Okno Przepnij proponuje to samo jako Z protokołem przekazania: „Dalej zapiszesz stan licznika, listę kontrolną i podpis; zestaw przepnie się razem z zapisem protokołu.”

• Pracownik biura nie może wejść do zestawu: „Pracownik, który nie jest kierowcą, nie wchodzi do zestawu. Wyłącz „Przepnij zestaw”.”
• Gdy pojazd ma już późniejszy zestaw: „Pojazd ma już późniejszy zestaw”. Wpisz wstecz zapisuje tę zmianę w przeszłości i nie rusza późniejszego zestawu; Zmień godzinę pozwala wybrać inną godzinę.
• Naczepa nie ma własnego zestawu: „Naczepa nie ma własnego zestawu: przepnij zestaw na jej ciągniku.”

Lista protokołów

Protokoły przekazania w Dokumentach i polisach pojazdu: „Kto przejął pojazd, kiedy, z jakim stanem licznika i w jakim stanie”. Każdy pokazuje numer, osobę albo „Tylko stan pojazdu”, kilometry, Podpisany albo Bez podpisu, „Uszkodzenia: 1” oraz „Przepięto zestaw” albo „Przepięcie cofnięte”. Menu ⋯ protokołu ma Drukuj, Dołącz podpisany protokół, Cofnij przepięcie i Usuń.

• Cofnij przepięcie: „Zestaw wróci do stanu sprzed przekazania. Protokół zostaje.” Wpisz Dlaczego, na przykład „kierowca jednak nie przejął pojazdu”.
• Usuń (administratorzy): „Protokół i jego podpisana kopia znikną z karty pojazdu. Zgłoszenia w warsztacie zostają.” Protokół, który przepiął zestaw, można usunąć dopiero po cofnięciu przepięcia: „Ten protokół przepiął zestaw. Najpierw cofnij przepięcie, potem usuń protokół.”

Warto wiedzieć

• Zdjęcia szkód i podpisane skany w protokole przekazania pojazdu mają do 10 MB: PNG, JPG, WEBP, HEIC albo PDF.
• Uszkodzenie z protokołu trafia do warsztatu jako zlecenie serwisowe ze statusem Zgłoszone (zobacz Warsztat).

Powiązane strony

• Zestawy i przepinanie.
• Karta pojazdu.
• Karta osoby: zakładka Wyposażenie.
• Paliwo: karty paliwowe w plikach paliwowych.