Wysyłka faktur i KSeF

Wystawiona faktura trafia do klienta nawet na trzy sposoby: e-mailem z Quanty, jako papierowy oryginał pocztą i przez KSeF, Krajowy System e-Faktur. Ta strona opisuje każdy z nich tak, jak działa z poziomu faktury: e-mail i jego stan, wiele faktur naraz, rejestr przesyłek pocztowych, przekazanie faktury do KSeF i plik XML dla faktur, które KSeF musi dostać ręcznie.

Zanim zaczniesz

• Wysyła się tylko wystawioną fakturę: „Wysłać można tylko wystawioną fakturę: najpierw wystaw szkic. Anulowana faktura nigdy nie wychodzi.” Zobacz Faktury.
• Wysyłka wymaga roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów.
• To, jak klient chce dostawać faktury (adresy, kanały, oryginały, załączniki), jest na jego karcie (zobacz Warunki fakturowania).
• KSeF wymaga połączenia KSeF Twojej organizacji z wysyłką ustawioną przez administratora (zobacz Wysyłanie faktur do KSeF). Wysyłka do KSeF jest zawsze krokiem człowieka na stronie KSeF.

Wysyłka e-mailem

Wyślij e-mailem na wystawionej fakturze przygotowuje wiadomość.

1. Kliknij Wyślij e-mailem (Wyślij e-mailem ponownie przy fakturze już wysłanej).
2. Sprawdź odbiorców. Do i DW są wypełnione (Dodaj UDW dodaje ukryte kopie; na początku to pole jest puste), a okno mówi, skąd wzięły się adresy: „Adresy z ustawień wysyłki faktur klienta.”, „Adres głównej osoby kontaktowej klienta.” albo „Adres z karty klienta.” Wpisz adres i naciśnij Enter, żeby dodać kolejny.
3. Sprawdź Temat i Treść. Są napisane w języku faktury.
4. Sprawdź Załączniki: PDF faktury („powstanie przy wysyłce”) i dokumenty zleceń, o które prosi klient („klient o niego prosi”) albo oznaczone „Dołącz do faktury” („oznaczony do faktury”). Odznacz to, co nie powinno pójść. Połącz w jeden PDF daje „Faktura i dokumenty w jednym pliku.”
5. Wybierz Wyślij z: Twoja skrzynka, skrzynka wspólna albo Quanty (odpowiedzi trafią wtedy do Ciebie).
6. Kliknij Wyślij. „Wysłano do faktury@nowak.pl”.

Najwyżej 10 adresów w wierszu i 20 odbiorców łącznie. „Bez faktury w załączniku ta wiadomość nie oznaczy faktury jako wysłanej.”

Okno ostrzega przed wysyłką, gdy:

• faktura była już wysłana: „Ta faktura była już wysłana 31.10.2026 14:05. Ta wiadomość pójdzie jako kolejna.”;
• nie ma jeszcze numeru KSeF: „Klient może czekać na nią w KSeF.”;
• klient odbiera faktury w inny sposób: „Klient odbiera faktury inaczej: przez KSeF. Możesz mimo to wysłać e-mail.”;
• klient chce też oryginałów pocztą: „po wysyłce zapisz to w ⋯ „Wysłano pocztą”.”;
• poprzedni e-mail nie wyszedł, nie dotarł albo nie wiadomo, co się z nim stało.

Co stało się z e-mailem

Sekcja E-mail i poczta faktury wymienia każdy e-mail („E-maile (3)”) z jego stanem, odbiorcami, nadawcą, załącznikami i osobą, która go wysłała:

E-mail z Quanty, który odrzucił serwer odbiorcy, otwiera sprawę „E-mail nie dotarł”. Gdy nie przyszła żadna odpowiedź, naciśnięcie Wyślij ponownie jest bezpieczne: „nie wyśle jej drugi raz”. Wysyłka i ponowna wysyłka nigdy nie przesuwają terminu płatności.

Wiele faktur naraz

Zaznacz faktury na liście i kliknij Wyślij e-mailem: „Każda faktura pójdzie na adresy klienta, ze zwykłą treścią, z PDF faktury i z dokumentami, o które prosi klient.”

1. Wyślij faktury e-mailem pokazuje „Zaznaczone: 8”. Najwyżej 20 faktur naraz.
2. Kliknij Wyślij. Wynik mówi „Wysłane: 6. Pominięte: 2.” z powodem przy każdej: Niewystawiona (szkic albo anulowana), Już wysłana, Klient nie ma adresu do faktur, Klient odbiera faktury inaczej (KSeF, poczta, portal), Właśnie się wysyła, Skrzynka wysłała już dość w tej godzinie, Quanty wysłało już dość w tej godzinie, Za długa na PDF i inne.

„Szkice, anulowane i już wysłane faktury zostaną pominięte.” Skrzynka i Twoja organizacja mają godzinny limit wysyłki e-maili TMS; gdy go osiągniesz, wyślij resztę trochę później albo z innej skrzynki.

Wysyłka pocztą

Gdy wysyłasz pocztą papierowy oryginał, zapisz to: ⋯, Wysłano pocztą („Zapisz przesyłkę z oryginałem faktury.”).

Zapisz: „Zapisano: oryginały są w drodze.” Przesyłka ma znacznik: Wysłano dziś, „W drodze od 3 dni”, „Doręczono 04.11”, Wróciła albo Zaginęła. Jej menu (Więcej o tej przesyłce) ma Śledź przesyłkę, Doręczono…, Wróciła do nas, Zaginęła i Usuń wpis.

• Doręczono… zapisuje Doręczono dnia. „Termin płatności liczony od doręczenia ustawi się raz i już się nie przesunie.” W ten sposób faktura, która czeka „po doręczeniu dokumentów”, dostaje termin płatności.
• Usuń wpis służy do pomyłek: „Data doręczenia, którą wpis ustawił już na fakturze, zostaje.”

Oryginały w drodze

Filtr Oryginały na liście faktur pokazuje W drodze, Doręczone i Wróciły lub zaginęły: Oryginały pocztą z kolumnami Faktura, Klient, Przewoźnik, Numer przesyłki, Wysłano i Stan. Gdy nic nie jest w drodze: „Żadne oryginały nie są w drodze.”

KSeF

Wyślij do KSeF wkłada wystawioną fakturę do połączenia KSeF Twojej organizacji, do tabeli, z której wysyła się faktury. Tam czeka: człowiek przygotowuje ją, sprawdza i wysyła na stronie KSeF, ze wszystkimi kontrolami z przewodnika o wysyłaniu faktur do KSeF: wysyłkę włącza administrator, najpierw środowisko testowe, a na produkcji trzeba potwierdzić numer faktury i domyślnie, gdy Twoja organizacja ma co najmniej dwóch administratorów, zatwierdza ją drugi administrator. Quanty nigdy nie wysyła faktury do KSeF samo.

1. Na wystawionej fakturze kliknij Wyślij do KSeF.
2. Faktura z inną datą niż dzisiejsza najpierw pyta: „Faktura ma datę 30.10.2026, a dziś jest 02.11.2026. Wysłać ją do KSeF z tą datą?” Wyślij z datą 30.10.2026, żeby zapomniany szkic nie trafił do KSeF ze starą datą.
3. Quanty odpowiada „Faktura czeka na zatwierdzenie w KSeF: Jest już w tabeli wysyłki KSeF. Ktoś zatwierdza ją na stronie KSeF i stamtąd wychodzi.” z Otwórz stronę KSeF.
4. Na stronie KSeF człowiek przygotowuje fakturę, sprawdza ją i wysyła (zobacz Wysyłanie faktur do KSeF).
5. Wynik i numer KSeF Quanty samo przepisuje na fakturę. Odśwież statusy KSeF na liście faktur od razu pyta jeszcze raz.

Odpowiedź mówi też, gdy połączenie jest testowe („To połączenie KSeF jest środowiskiem testowym (Środowisko testowe).”) albo gdy wysyłka jest wyłączona („więc faktura czeka, aż administrator ją włączy”).

Sekcja KSeF faktury

Wydruk pokazuje kod KSeF (QR) tylko dla faktury przyjętej przez KSeF.

Kilka faktur naraz

Zaznacz wystawione faktury na liście i kliknij Wyślij do KSeF (5). Wynik je porządkuje:

• „W tabeli wysyłki KSeF, czekają na zatwierdzenie: 3”. „Nic jeszcze nie wyszło: zatwierdzenie i wysyłka są na stronie KSeF.”
• „Do wystawienia w KSeF ręcznie (kilka pozycji albo korekta): 1”.
• „Z datą inną niż dzisiejsza: 1”. „Wyślij je tylko wtedy, gdy ta data jest właściwa.” Wyślij z ich datą wysyła je mimo to.
• „Nie trafiły do KSeF: 0”, z powodami.

Faktury, które trafiają do KSeF ręcznie

Tabela wysyłki KSeF przyjmuje jedną pozycję na fakturę. Faktura z kilkoma pozycjami i każda korekta nie mogą przez nią przejść: faktura mówi Wystaw tę fakturę w KSeF ręcznie i wymienia pola do przepisania (Pole, Wartość, Kopiuj wszystko), a numer KSeF zapisujesz potem. Dla tych faktur Quanty przygotowuje plik XML (niżej).

Co jeszcze zatrzymuje fakturę:

Po wystawieniu od razu przygotuj do KSeF w ustawieniach faktur wkłada każdą nową fakturę do tabeli wysyłki zaraz po wystawieniu (zobacz Numeracja i ustawienia faktur). Zatwierdzenie i wysyłka nadal są na stronie KSeF.

Plik XML dla KSeF

Dla faktury z kilkoma pozycjami albo korekty sekcja KSeF mówi: „Ta faktura ma 3 pozycje, więc do KSeF trafia ręcznie.” (albo „Ta korekta trafia do KSeF ręcznie, jako faktura korygująca.”) i „Sprawdź plik, pobierz go i wczytaj w aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów.”

1. Kliknij Sprawdź XML dla KSeF. Quanty buduje fakturę jako plik FA(3) i sprawdza go, także ze schematem FA(3) Ministerstwa Finansów.
2. Popraw to, co wymienia pod „Do poprawienia, zanim pobierzesz plik:”, na przykład „Nabywca nie ma NIP-u ani numeru VAT UE.”, „Wiersz 2 nie ma stawki VAT.”, „W wierszu 1 ilość razy cena nie daje wartości pozycji.” albo „Suma brutto faktury (…) nie jest sumą jej pozycji (…).” Potem Sprawdź ponownie.
3. Gdy „Plik jest gotowy: 3 wiersze, zgodne ze schematem FA(3) Ministerstwa Finansów.”, kliknij Pobierz XML (FA(3)) i wczytaj plik w aplikacji KSeF Ministerstwa Finansów.
4. Gdy KSeF przyjmie fakturę, zapisz na niej numer KSeF.

„Quanty nie wysyła tego pliku do KSeF samo.” Faktura, która już jest w KSeF, dostaje ostrzeżenie, żeby nie wysyłać jej drugi raz („Nie wysyłaj jej drugi raz.”), a każde pobranie zapisuje się w historii faktury. Opisy pozycji dłuższe niż 512 znaków i przyczyna korekty dłuższa niż 256 znaków są przez KSeF odrzucane, więc Quanty wymienia je, zamiast je ucinać.

Plik korekty

• Kiedy korekta wchodzi do rozliczenia VAT: W okresie faktury pierwotnej, W okresie wystawienia korekty albo W innym okresie. Quanty oznacza jedną z nich jako proponowane i mówi dlaczego: gdy korekta zmniejsza kwoty, okres wystawienia korekty; gdy je zwiększa albo ich nie zmienia (zwykle poprawia błąd), okres faktury pierwotnej; gdy jedne pozycje rosną, a inne maleją, inny okres. „Sprawdź wybór z księgową.”
• Numer KSeF faktury korygowanej: „Jeśli korygowana faktura jest w KSeF, wpisz jej numer z aplikacji KSeF. Bez numeru plik poda, że wystawiono ją poza KSeF.”
• Quanty ostrzega, gdy korekta przelicza VAT po innym kursie niż faktura korygowana i gdy wcześniejsza korekta została anulowana.
• Korekta korekty jest odrzucana: koryguj fakturę pierwotną.

Administratorzy mogą włączyć albo wyłączyć Dopisuj do pliku numer zlecenia i trasę w menu sekcji (Więcej o pliku do KSeF).

Warto wiedzieć

• Fakturę skopiowaną z innego systemu działającego obok Quanty wysyła klientowi, przekazuje do KSeF i wysyła e-mailem tamten system; Quanty nie przygotowuje jej pliku i nie wysyła jej e-mailem.
• Gdy Quanty działa obok Marcos TMS w całej organizacji, nic stąd nie wysyła, także o fakturach wystawionych w Quanty, poza tym, co karta Marcos TMS w Ustawienia TMS, Połączenia wymienia jako nadal wysyłane.
• Każdy e-mail i każda przesyłka pocztowa są też wymienione na zakładce Dokumenty klienta, w części Korespondencja.

Powiązane strony

• Faktury: wystawianie faktury, którą wysyłasz.
• Korekty: korygowanie faktury i jej plik dla KSeF.
• KSeF (e-faktury): połączenie, wysyłka i zasada czterech oczu.
• Warunki fakturowania: jak każdy klient chce dostawać faktury.