Tworzenie zlecenia

Zlecenie to jeden transport dla jednego klienta: kto go zlecił, gdzie jest załadunek i rozładunek, co się przewozi, za jaką cenę i kto jedzie. Możesz je wpisać sam, pozwolić Quanty odczytać zlecenie klienta z pliku, zacząć od szablonu kursu, który powtarzasz, albo wczytać wiele zleceń z arkusza. Niezależnie od drogi zlecenie jest szkicem, dopóki człowiek go nie zatwierdzi.

Ta strona prowadzi przez formularz zlecenia pole po polu, kontrolę, która musi przejść przed zatwierdzeniem, odczytywanie zlecenia przez AI i szablony zleceń. Import arkusza ze zleceniami opisuje Import zleceń z pliku, a zlecenia, które klienci wysyłają e-mailem, Zlecenia z e-maila.

Zanim zaczniesz

• Twoja organizacja ma dodatek TMS. Otwórz Sprzedaż, Zlecenia w panelu TMS.
• Tworzenie i zmienianie zleceń wymaga roli, która może zmieniać dane TMS: członka z modułem Spedycja albo administratora (zobacz Moduły TMS). Widz nie widzi Nowe zlecenie.
• Zlecenie wybiera klientów, przewoźników, miejsca, pojazdy i kierowców z Twoich kartotek. Klienta albo miejsce dodasz z wnętrza formularza, ale wypełniona kartoteka oszczędza pisania (zobacz TMS: klienci i przewoźnicy i TMS: flota i warsztat).
• Odczytywanie zlecenia przez AI wymaga włączonego automatycznego działania AI czyta dokumenty i pisze szkice w Ustawieniach TMS (jest włączone, dopóki administrator go nie wyłączy) i zużywa kredyty.

Cztery sposoby rozpoczęcia

Nowe zlecenie na stronie Zleceń otwiera formularz. Strzałka obok otwiera menu z czterema drogami:

Wygrana oferta też staje się jednym kliknięciem szkicem zlecenia (zobacz Oferty i trasy), podobnie jak zlecenie, które klient przysyła e-mailem (zobacz Zlecenia z e-maila).

Formularz zlecenia

Formularz zaczyna się od pola do upuszczenia zlecenia klienta (zobacz Odczytywanie zlecenia przez AI) i linii „Stały kurs? Zacznij od jego szablonu.” z przyciskiem Z szablonu. Pod nimi są numerowane sekcje 1 Klient, 2 Trasa, Ładunek i wymagania, 3 Cena i 4 Wykonanie, a po prawej Podsumowanie z Kontrolą.

Każda sekcja pokazuje pola potrzebne za każdym razem; reszta jest za linią „+”, która mówi, co zawiera, na przykład „Kontakt, nr zlecenia klienta, data przyjęcia, oddział, opiekun”. Dopóki nic nie wpiszesz, formularz bierze ustawienia domyślne Twojej organizacji: dzisiejszą datę jako Data przyjęcia, domyślną walutę (PLN, chyba że administrator ją zmienił), domyślny termin płatności (30 dni, chyba że został zmieniony), Ciebie jako Opiekun, domyślny oddział, Flota własna oraz jeden pusty załadunek, jeden pusty rozładunek i jedną pustą pozycję towaru.

1 Klient

Pod nazwą klienta widzisz jego limit kredytowy: „Dostępny limit 18 400 PLN”, „Bez limitu kredytowego”, „Limit przekroczony o 2 300 PLN” albo „Odnowienie limitu minęło 30.09.2026”, a także „Ostatnia weryfikacja negatywna”, gdy ostatnie sprawdzenie firmy wypadło źle. Gdy klient jest rozliczany przez inną firmę, linia pokazuje zamiast tego Limit kredytowy płatnika. Uwagi klienta do zleceń są widoczne jako Uwagi klienta.

Klient zablokowany na swojej karcie pokazuje „Zablokowany jako klient”: „Szkic można zapisać, ale zatwierdzenie wymaga jednorazowego odblokowania przez administratora.” Limity kredytowe i blokady ustawia się na karcie klienta (zobacz TMS: klienci i przewoźnicy).

2 Trasa

Trasa to lista punktów: co najmniej jeden załadunek i jeden rozładunek. Dodaj załadunek i Dodaj rozładunek dodają kolejne; przeciągnij punkt (albo użyj Przesuń wyżej i Przesuń niżej), żeby zmienić kolejność, a Usuń punkt usuwa punkt.

Linia „+” załadunku („Towar, kontakt, awizacja, numer referencyjny, rampa”) i rozładunku („Kontakt, awizacja, numer referencyjny, rampa, uwagi”) otwiera szczegóły punktu:

Towary wpisuje się pod każdym załadunkiem, więc każda pozycja wie, gdzie jest odbierana:

Więcej o towarze otwiera resztę pozycji: Jedna sztuka (cm) (długość, szerokość, wysokość), Objętość (m³), Piętrowalny (Tak, Nie, Nie wiadomo), Wartość towaru z walutą, Temperatura od (°C) i do (°C), Setpoint (°C), IDTF, Do pełna, Spakowany w, Opis, a przy ADR Ilość ADR (kg lub l) i Kolejny materiał ADR dla drugiej pozycji ADR.

Przy rozładunku Towar do rozładunku mówi, co jest tam dostarczane: domyślnie „Rozładunek całego towaru”, albo Zmień ilość, żeby podzielić towar między kilka rozładunków. Formularz liczy, ile zostało („zostaje 12”), i ostrzega, gdy rozładowuje się więcej, niż załadowano.

Kalkulacja trasy wpisuje kilometry, czas jazdy i opłaty drogowe, na przykład „1 120 km · 14 h 20 min jazdy · opłaty drogowe około 310 EUR”. Liczy trasę dla ciężarówki: klasy ADR towaru („z ADR”), klasę EURO ciągnika do opłat („myto dla EURO 6”) oraz promy i kraje, które Twoja organizacja omija (zobacz TMS: operacje). Linia „+” Km ładowne i dojazdu zawiera Km ładowne i Km dojazdu do wpisania ręcznie.

Ładunek i wymagania

Rodzaj zlecenia pokazuje się na górze, gdy Twoja organizacja ma rodzaje w Słownikach (zobacz TMS: przegląd). Linia „+” „Naczepa, temperatura, wymagania, SENT, tagi, notatka” zawiera resztę:

3 Cena

Kwota i Waluta to fracht. Obca waluta pokazuje wartość w PLN po kursie NBP („1 EUR = 4,2512 PLN, tabela NBP 196/A/NBP/2026 z 09.10.2026”) i stawkę za km. Linia „+” „Cena jednostkowa, termin, skonto, myto, bez faktury” zawiera cenę jednostkową, termin płatności, skonto, myto oraz przełączniki Rozliczenie wg ilości rzeczywistej i Bez faktury. Gdy umowa klienta ma stawkę na tę trasę, pokazuje się „Z umowy: 1 700 EUR” z Użyj.

Wszystko o cenie, kursie NBP, warunkach i marży jest na stronie Cena, warunki i marża zlecenia.

4 Wykonanie

Wybierz Flota własna albo Przewoźnik.

Sprawdzenie przewoźnika działa, gdy wybierasz przewoźnika: „OCP przewoźnika jest ważne do 31.10.2026, a rozładunek jest 04.11.2026.”, „Na karcie przewoźnika nie ma daty ważności OCP.” albo „Na karcie przewoźnika nie ma numeru licencji.” „To tylko ostrzeżenie: zlecenie można przypisać.”

Po zapisaniu Zajęte w tym terminie wymienia, co koliduje z wybranym ciągnikiem, naczepą albo kierowcą: inne Zlecenie, wizyta w serwisie (Serwis), Nieobecność, kończące się Dokumenty (prawo jazdy, badania lekarskie) albo kończące się uprawnienia ADR. To ostrzeżenie; zlecenie i tak się zapisuje.

Podsumowanie i kontrola

Podsumowanie po prawej pokazuje trasę z dniem pierwszego załadunku, Fracht, jego wartość W PLN (przy obcej walucie), Koszt przewoźnika albo koszt własny (oznaczony „szacunek”, z Z czego się składa) oraz Marża z procentem („Znana po wpisaniu kosztu”, dopóki nie ma kosztu).

Kontrola mówi Gotowe do zatwierdzenia albo wymienia, co jest Do poprawy przed zatwierdzeniem, a co Warto sprawdzić. Kliknij linię (Pokaż), żeby przejść do jej pola.

Możliwy duplikat: gdy tylko wpiszesz klienta i referencję o długości co najmniej trzech znaków, podsumowanie ostrzega o innym aktywnym zleceniu z tym samym klientem i referencją („Ten sam klient i referencja: 2026/10/044”), bez względu na spacje i wielkość liter. Po zapisaniu ostrzega też o tym samym ciągniku w nakładającym się terminie.

Zapisywanie i zatwierdzanie

• Zapisz szkic zapisuje zlecenie takie, jakie jest, z tym, czego jeszcze brakuje. Szkic nie ma jeszcze numeru (widnieje jako Szkic) i czeka w Zlecenia, Do przyjęcia. Ctrl+S (Cmd+S) też zapisuje.
• Zatwierdź zlecenie zapisuje, a potem zatwierdza. Jeśli jakaś kontrola nadal nie przechodzi, szkic zostaje zapisany, a zlecenie otwiera się z komunikatem „Zlecenia nie można jeszcze zatwierdzić. Popraw zaznaczone niżej punkty.”

Zatwierdzenie:

1. nadaje zleceniu numer według wzoru numeracji Twojej organizacji (i kodu oddziału, jeśli jest częścią wzoru);
2. zamraża wartość w PLN po kursie NBP z dnia roboczego przed pierwszym załadunkiem (zobacz Cena, warunki i marża zlecenia);
3. szacuje koszt własny zlecenia floty własnej;
4. zachowuje adresy wpisane z dokumentu jako miejsca klienta;
5. ustawia status: Zaplanowane, gdy pojazd albo przewoźnik jest już wybrany, w przeciwnym razie Przyjęte.

Zablokowany klient, płatnik albo przewoźnik nie pozwala zatwierdzić zlecenia, dopóki administrator nie przepuści tego jednego zlecenia na jego karcie. Gdy zasady kredytowe Twojej organizacji są ustawione na blokowanie, klient ponad limitem jest odrzucany tak samo. Po zatwierdzeniu klienta, fracht i referencję zmienia się tylko Korektą z podaniem powodu (zobacz Karta zlecenia).

Odczytywanie zlecenia przez AI

Upuść zlecenie klienta na pole u góry formularza albo otwórz Nowe zlecenie, Z pliku (AI).

1. Upuść tu zlecenie od klienta, kliknij Wybierz plik albo kliknij Wklej tekst, wklej e-mail albo treść zlecenia i kliknij Odczytaj tekst.
2. „Quanty czyta zlecenie”: „Zwykle trwa to od 10 do 30 sekund.”
3. Formularz się wypełnia: „Szkic wypełniony z pliku zlecenie_4471.pdf”. Klient, którego Quanty zna, jest wybrany („Znaleziono klienta: Mleczarnia Gądki”); nieznany jest nazwany („Klient w dokumencie: …”) z przyciskiem Dodaj jako nowego kontrahenta, z wpisanym NIP. Znane miejsca są wybrane („Znaleziono zapisane miejsce”).
4. Każde odczytane pole ma kropkę: Odczytane pewnie, Prawdopodobnie dobrze, sprawdź albo Niepewne, sprawdź. Najedź na nią, żeby zobaczyć słowa, z których pochodzi (Z dokumentu). Sprawdź przed zapisaniem wymienia, na co spojrzeć.
5. Sprawdź formularz, popraw, co jest źle, i zapisz szkic albo go zatwierdź. Nic się nie zapisuje, dopóki tego nie zrobisz.

Odczytaj inny dokument zaczyna od nowa. „W tym dokumencie nie znaleziono danych zlecenia.” oznacza, że w pliku nie było zlecenia.

Długi dokument jest czytany od początku („Dokument jest długi; odczytano tylko jego pierwszą część.”). Inne formaty, takie jak .doc, .msg, .odt albo zdjęcia HEIC, są odrzucane z komunikatem, który podaje formaty do użycia; zapisz plik jako PDF albo zrób zdjęcie JPG. Arkusz z wieloma zleceniami otwiera zamiast tego import: „To arkusz z wieloma zleceniami, otwieram import.”

Każdy odczyt zużywa kredyty AI zależnie od długości dokumentu, tak jak reszta Quanty.

Szablony zleceń

Szablon przechowuje kurs, który powtarzasz: klienta, trasę, ładunek, cenę oraz przewoźnika albo pojazd i kierowcę z ich kosztami. Daty są zapisywane jako dni liczone od załadunku. Referencja klienta nie jest zapisywana, bo każde zlecenie ma własną.

Zapisywanie szablonu

1. Otwórz zlecenie, które realizujesz regularnie.
2. Wybierz Zapisz jako szablon w menu obok jego następnego kroku (strzałka obok przycisku w nagłówku).
3. Wpisz Nazwa szablonu, na przykład „Mleczarnia, Gądki do Lyonu”, i jeśli chcesz, harmonogram (niżej).
4. Kliknij Zapisz szablon: „Zapisano jako szablon "Mleczarnia, Gądki do Lyonu".”

Harmonogram

Gdy szablon ma harmonogram i włączony przełącznik (Aktywny, „Twórz szkice według harmonogramu”; wyłączony pokazuje Wstrzymany), Quanty tworzy jeden szkic zlecenia na każdy dzień załadunku, z wybranym wyprzedzeniem, nigdy dwa razy na ten sam dzień. Szkic prowadzi właściciel szablonu, który dostaje powiadomienie Szkic zlecenia utworzony z szablonu z nazwą szablonu i dniem załadunku. Szkice z szablonu nigdy nie zatwierdzają się same. Szablon, którego klient, płatnik albo przewoźnik jest w archiwum, zostaje wstrzymany.

Korzystanie z szablonów

Szablony w menu ⋯ strony Zleceń albo Z szablonu otwierają Szablony zleceń: „Stałe kursy: utwórz zlecenie z szablonu albo pozwól Quanty przygotowywać szkice według harmonogramu.”

Każdy szablon pokazuje klienta, trasę, harmonogram („co tydzień: pon, czw”), następny załadunek i dzień, w którym powstaje jego szkic („Następny załadunek 06.11.2026, szkic 04.11.2026”), albo Tylko na żądanie czy Wstrzymany, oraz „Utworzonych zleceń: 12”. Jego menu ma Utwórz zlecenie z szablonu, Harmonogram i Usuń szablon („Zlecenia już z niego utworzone zostają bez zmian.”).

Utwórz zlecenie z szablonu pyta o Data załadunku i Ile zleceń (od 1 do 31), a potem tworzy szkice: „Utworzonych szkiców: 3. Otwórz każdy, sprawdź i zatwierdź.” Bez harmonogramu kilka szkiców dostaje ten sam dzień załadunku (kilka aut jednego dnia); z harmonogramem dostają kolejne zaplanowane dni załadunku. Z formularza nowego zlecenia szablon tworzy jeden szkic i go otwiera.

Warto wiedzieć

• Szkic można zapisać prawie pusty; kontrola blokuje tylko zatwierdzenie.
• Formularz nie pamięta niczego między zleceniami poza ustawieniami domyślnymi Twojej organizacji; dla powtarzanego kursu użyj szablonu.
• Adres odczytany z dokumentu, który nie jest zapisanym miejscem, pokazuje „Adres z dokumentu, jeszcze nie zapisany jako miejsce”. Zatwierdzenie zlecenia zachowuje go jako miejsce klienta.
• Zlecenie, które klient wysłał dwa razy, wyłapuje Możliwy duplikat, zanim je zatwierdzisz.
• Zlecenia utworzone przez asystenta w czacie też są szkicami, z tą samą kontrolą (zobacz TMS w czacie).

Powiązane strony

• TMS: zlecenia i oferty: przegląd.
• Cena, warunki i marża zlecenia: kwoty, waluty, warunki i koszty.
• Import zleceń z pliku i Zlecenia z e-maila: inne drogi, którymi przychodzą zlecenia.
• Karta zlecenia: co się dzieje po zapisaniu.
• TMS: klienci i przewoźnicy: limity kredytowe, blokady, stawki z umowy.