Automatyczne działania

Automatyczne działania to pierwsza sekcja Ustawień TMS: „Co Quanty robi samo, a kiedy czeka na Ciebie. Zmiana zapisuje się od razu.” Każde działanie czyta się jak jedno zdanie: Gdy coś się dzieje, Wtedy Quanty coś robi. Na przykład gdy do terminu płatności faktury zostaje pięć dni, Quanty pisze do klienta uprzejme przypomnienie. Dla każdego działania decydujesz, czy jest wyłączone, czeka na zatwierdzenie przez człowieka, czy działa samo.

Zanim zaczniesz

• Ustawienia TMS są na dole paska TMS; jako pierwsze otwierają się Automatyczne działania.
• Działania i ich ustawienia widzi każdy. „Te ustawienia zmienia administrator organizacji.”
• Niektóre działania wymagają połączenia: telematyki (GPS) dla działań na trasie, KSeF dla faktur przewoźników, WhatsApp dla wiadomości od kierowców. Bez niego działanie mówi „Jeszcze niepodłączone: reguła poczeka, aż będzie.” i pokazuje przycisk Podłącz.
• Dopóki Quanty działa obok Marcos TMS, nic stąd nie wysyła żadnych wiadomości o rekordach skopiowanych z Marcos TMS (zobacz TMS obok Twojego obecnego systemu).

Jak czytać i zmieniać działanie

1. Wiersz na górze wszystko podsumowuje: „8 działa samo · 2 czeka na zatwierdzenie · 1 wyłączone”.
2. Każde działanie pokazuje Gdy → Wtedy, a po prawej to, jak działa teraz: przełącznik (Włączone / Wyłączone), wybór Wyłączone / Do zatwierdzenia / Samo albo Zawsze włączone („Działa w każdej organizacji z TMS; nie ma tu nic do przełączania.”).
3. Pod działaniem kolorowy wiersz mówi, co czeka na człowieka, na przykład „czeka na zatwierdzenie: 3”, „przelewy do sprawdzenia: 6” albo „faktury przewoźników do wyjaśnienia: 2”; kliknięcie je otwiera.
4. Kliknij działanie (albo Dostosuj), żeby otworzyć jego panel boczny: co je uruchamia i co robi Quanty, pełne wyjaśnienie, Jak ma działać ze znaczeniem każdego trybu, wartości, które możesz dostroić, czego wymaga i gdzie znajdziesz więcej. Zapisz zapisuje zmiany w panelu; zmiana trybu na liście zapisuje się od razu („Zapisano”).

Pomoc AI

„AI odczytuje zlecenia z PDF i e-maili, sprawdza, czy CMR jest podpisany, pisze szkice przypomnień i dopasowuje faktury przewoźników. Nic nie zapisuje ani nie wysyła samo, chyba że pozwala na to reguła poniżej.” Gdy działanie jest Wyłączone, „wszystko wpisujesz ręcznie, a przypomnienia powstają z prostego szablonu”, a żaden dokument nie trafia do AI. Praca AI zużywa kredyty tak jak reszta Quanty (zobacz Rozliczenia i kredyty).

Pieniądze

Przypomnienia o płatności

• Kiedy przypominać: „Dni względem terminu płatności: -5 to 5 dni przed terminem, 0 w dniu terminu, +3 trzy dni po terminie.” Wpisz dzień i naciśnij Enter, żeby go dodać; dzień usuniesz krzyżykiem.
• Do zatwierdzenia: „Quanty przygotowuje przypomnienie, a Ty je czytasz i wysyłasz. Zalecane na początek.” Samo: „Przypomnienie wychodzi samo w zaplanowanym dniu, w imieniu spedytora zlecenia.” Wyłączone: „Nikt nie dostaje przypomnień o płatności.” Po ponownym włączeniu wracają Twoje dni.
• „Przypomnienie nie wychodzi, gdy klient obiecał zapłatę na konkretny dzień, gdy w ciągu 48 godzin poszło już inne albo gdy faktura jest opłacona.”
• „Ten sam wybór (do zatwierdzenia albo samo) dotyczy próśb o dokumenty.”
• Bez WhatsApp: „Bez WhatsAppa przypomnienia idą tylko e-mailem”.

Kroki przypomnień, godzinę wysyłki, to, kto pisze teksty, i same teksty w trzech językach ustawisz w Windykacji, zobacz Windykacja.

Koszty z KSeF i faktury przewoźników

• Koszty z KSeF, Włączone: „po każdym pobraniu z KSeF nowe faktury trafiają do Kosztów, dopasowane tam, gdzie Quanty potrafi.” Wyłączone: „nic nie trafia samo; «Pobierz koszty z KSeF» w Kosztach je sprowadza.”
• Pomijani dostawcy (NIP): „Faktury z tych NIP-ów nigdy nie stają się kosztami: karty paliwowe, leasing, własne spółki.”
• Druga osoba przy płatnościach powyżej (PLN): „Puste: nikt nie musi akceptować. Kwota: paczka przelewów powyżej niej wymaga akceptacji kogoś innego niż jej autor.” Zobacz Płatności dla przewoźników.
• Faktury przewoźników mają dwie wartości: Tolerancja kosztu („Faktura przewoźnika różniąca się od uzgodnionego kosztu najwyżej o tyle przechodzi bez pytań.”, od 0 do 100 000 PLN) i Dodatki, które przewoźnik może doliczyć („Pozycje na fakturze przewoźnika, które przechodzą bez pytań (np. postój, awizacja). Wszystko inne czeka na zatwierdzenie z widoczną różnicą.”). „Wszystko inne czeka w Kosztach na wyjaśnienie, z widoczną różnicą. Zatwierdza zawsze człowiek.”

Dokumenty

• Do zatwierdzenia: „Quanty przygotowuje prośbę, a Ty ją wysyłasz z kolejki Dokumenty.” Samo: „Prośba wychodzi sama, e-mailem albo na WhatsApp.”
• Wybór jest wspólny z przypomnieniami o płatności. Dzień terminu fakturowania ustawisz w Firma i numeracja, a Jakie dokumenty są wymagane otwiera Dokumenty i koszty (zobacz Ustawienia TMS).

Trasa i klienci

• Promień dojazdu (Punkty trasy z GPS): „Jak blisko miejsca musi być pojazd, żeby uznać, że dojechał. Zwykle 500 m; więcej dla dużych placów.” Od 50 do 20 000 m. Gdy działanie jest Wyłączone: „dyspozytor oznacza każdy punkt ręcznie.”
• E-maile do klientów: klient dostaje Załadowano („Po ostatnim załadunku, z przewidywaną godziną dostawy.”) i Dostarczono („Po rozładunku, z godziną dostawy.”), każdy z Linkiem do śledzenia do strony przesyłki. Kto dostaje: „Osoba kontaktowa klienta ze zlecenia, a gdy jej brak, główny kontakt klienta. Bez adresu e-mail wiadomość nie wychodzi.” „Klient nigdy nie widzi cen, przewoźnika ani danych kierowcy. Zdarzenia starsze niż 24 godziny nie są wysyłane, więc włączenie nie rozsyła wiadomości o starych zleceniach.” Zobacz TMS: linki dla klientów, przewoźników i kierowców.
• Długi postój: Postój liczy się od (domyślnie 15 min, od 1 do 1440): „Sprawa powstaje, gdy postój trwa dwa razy dłużej.” Przy ustawieniu domyślnym sprawa powstaje więc po 30 minutach.

Kierowcy

To działanie przełącza się w Paletach, nie tutaj: otwiera je Ustawienia Palet: co się dzieje, gdy kierowca napisze (zobacz Ustawienia palet i testy).

W tle

Wszystkie cztery są Zawsze włączone.

Przypomnienia do zatwierdzenia

W trybie Do zatwierdzenia przypomnienia i prośby przygotowane przez Quanty czekają na człowieka. „czeka na zatwierdzenie: 3” pod działaniem i „przypomnienia do zatwierdzenia: 3” w Mojej pracy otwierają przegląd.

1. Przypomnienia do zatwierdzenia (albo Prośby o dokumenty do zatwierdzenia) pokazują jeden szkic naraz: „1 z 3”, Do, Temat, Treść, kanał (E-mail albo WhatsApp), „przypomnienie nr 2” i Napisało AI, gdy szkic napisało AI.
2. Jeśli chcesz, popraw odbiorcę, temat albo tekst (pola można edytować), a potem kliknij Wyślij albo Pomiń, żeby przejść do następnego. Otwórz fakturę albo Otwórz zlecenie pokazuje rekord, który za nim stoi.
3. Odrzuć szkic pyta „Odrzucić ten szkic?”: „Wiadomość nie wyjdzie. Quanty może przygotować nową w kolejnym zaplanowanym dniu.”
4. Po wysłaniu ostatniego: „Gotowe: wysłane 3. Nic więcej nie czeka.”

Przypomnienia, które nie wyszły, są liczone pod Przypomnieniami o płatności jako „nie wyszło: 1”; kliknięcie je otwiera. Zobacz Przypomnienia, które nie wyszły.

Warto wiedzieć

• Zmiana trybu zapisuje się od razu dla całej organizacji; ustawienia nie mają wersji roboczej.
• Przypomnienia i prośby wychodzą w imieniu spedytora zlecenia.
• Działanie, które wymaga połączenia, zachowuje swoje ustawienie, dopóki połączenia brakuje, i zaczyna działać, gdy połączenie zostanie podłączone.
• Sprawdzanie w tle działa co 15 minut w organizacjach z dodatkiem TMS, których plan pozwala na zmiany; przy nieopłaconym planie nic nie jest wysyłane.

Powiązane strony

• Ustawienia TMS: pozostałe sekcje.
• Windykacja: kroki przypomnień, teksty i obietnice.
• Sprawy: co znajduje sprawdzanie w tle.
• Wyciągi bankowe: samodzielne księgowanie przelewów.
• Telematyka (GPS): połączenie, którego wymagają działania na trasie.