Warunki fakturowania
Każdego klienta fakturuje się trochę inaczej: 30 dni od doręczenia dokumentów, faktury po niemiecku z dołączonym CMR, oryginały pocztą raz w miesiącu, przypomnienie pięć dni przed terminem. Sekcja Fakturowanie na karcie kontrahenta trzyma to wszystko w jednym miejscu, a każda nowa faktura dla klienta bierze to stamtąd, więc nikt nie musi o tym pamiętać.
Ta strona opisuje każdą część sekcji, to, jak wynika z niej termin płatności faktury, oraz Uporządkuj z uwag, które odczytuje warunki z wolnych notatek na karcie.
Zanim zaczniesz
- Sekcja jest na zakładce Dane karty kontrahenta, pod Płatności. Zobacz Karta kontrahenta.
- Czytać ją może każdy. Zmiana wymaga roli, która może zmieniać dane TMS. Członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Spedycji do sekcji i Finansów do Uporządkuj z uwag (zobacz Moduły TMS).
- Niektóre części należą do administratora: zablokowany termin, przełącznik Faktor ściąga należności od klientów i Konto FK dodatkowe.
Czytanie i edycja sekcji
Sekcja czyta się jak zdania, na przykład „30 dni od doręczenia dokumentów + 7 dni na doręczenie”, „polsko-niemiecki”, „Wysyłamy przez: E-mail, Poczta”, i chowa to, co nie jest ustawione („Nic więcej do fakturowania nie jest jeszcze wpisane.”).
- Kliknij Edytuj. Grupy otwierają się jako pola: Termin płatności, Kurs i język, Jak wysyłamy faktury, Uwagi i Faktury kosztowe.
- Zmień, co trzeba. Zmiany należą do formularza zakładki Dane: pasek na dole zapisuje je razem z innymi zmianami na zakładce.
- Kliknij Gotowe, żeby z powrotem zamknąć pola.
Przełączniki, tabela NBP i przypomnienia pod zdaniami zapisują się od razu, bez paska.
Termin płatności
Termin to jedno zdanie, które budujesz: „[30] dni od [wystawienia | doręczenia dokumentów] + [7] dni [robocze] na doręczenie, [koniec miesiąca]”. Na fakturze pokazuje zdanie, które z tego wychodzi.
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Dni terminu | Dni na zapłatę, od 0 do 365. | 30 |
| dni od | wystawienia albo doręczenia dokumentów. | doręczenia dokumentów |
| Dni na doręczenie dokumentów | Dni, w których papierowe dokumenty docierają do klienta, od 0 do 60. Z zaznaczonym robocze liczą się dni robocze według polskiego kalendarza (weekendy, święta i 24 grudnia są pomijane). | 7, robocze |
| koniec miesiąca | Wyliczona data przesuwa się na ostatni dzień swojego miesiąca. | włączone |
| Zablokuj termin | „Termin, sposób płatności i skonto zmieni wtedy tylko administrator, tu i na fakturach tego klienta.” | włączone |
Zablokowany termin pokazuje Zablokowany; członek widzi „Termin jest zablokowany. Zmienia administrator.”
Jak liczy się termin
| Termin | Data terminu |
|---|---|
| Od daty wystawienia | Data wystawienia plus dni na doręczenie, jeśli są ustawione, plus dni terminu; potem koniec miesiąca, jeśli jest zaznaczony. |
| Od doręczenia dokumentów, doręczenie zapisane | Dzień, w którym dokumenty dotarły do klienta, plus dni terminu (koniec miesiąca, jeśli jest zaznaczony). |
| Od doręczenia, jeszcze niezapisanego, z dniami na doręczenie | Zakładamy doręczenie w dniu wystawienia plus dni na doręczenie, więc faktura ma termin już przy wystawieniu („liczony od zakładanego doręczenia …”). |
| Od doręczenia, niezapisanego, bez dni na doręczenie | Jeszcze bez terminu: „Termin policzymy, gdy dokumenty dotrą do klienta.” Ustala się raz, gdy doręczenie zostanie zapisane (na przykład przez Doręczono… przy wysyłce pocztą, zobacz Wysyłka faktur i KSeF). |
| Stały termin (tylko na fakturze) | Data wpisana na fakturze. Nie może być wcześniejsza niż data wystawienia. |
| In blanco (tylko na fakturze) | „Bez terminu: faktura nie będzie po terminie i nie wyślemy przypomnień.” |
Termin liczy się raz, przy wystawieniu (albo gdy zostanie zapisane oczekiwane doręczenie), i potem się nie przesuwa: ponowny wydruk, wysłanie faktury ani otwarcie jej podglądu go nie zmieniają. Na fakturze Quanty pokazuje też „Od wysyłki byłoby … (tylko informacyjnie)” i pominięte święta. Stały termin i in blanco wybiera się na pojedynczej fakturze, w jej bloku Termin płatności (zobacz Faktury).
Sposób płatności i skonto
- Sposób płatności: przelew (domyślnie), gotówka, karta, kompensata albo inny. Drukuje się na fakturze.
- Skonto: rabat za wcześniejszą zapłatę, w progach takich jak „2 % przy zapłacie w 7 dni”. „Liczone od daty wystawienia. Najwyżej 5 progów.” Dodaj próg i Usuń ten próg; dni od 1 do 365, procent większy od 0 i mniejszy od 100. Progi skonta drukują się jako uwagi na fakturze, w językach wydruku.
Kurs i język
Kurs NBP
Kurs NBP mówi, kurs z którego dnia przelicza faktury tego klienta w obcej walucie: „Kurs NBP z dnia roboczego przed” załadunkiem, rozładunkiem albo wystawieniem faktury, opcjonalnie „minus” od 0 do 10 dni więcej, albo Jak w ustawieniach firmy. Na przykład „Kurs NBP z dnia roboczego przed załadunkiem”.
Tabela kursów NBP
Pod zdaniami Tabela kursów NBP wybiera tabelę:
| Opcja | Co to jest |
|---|---|
| Tabela A (średni kurs, domyślnie) | Średni kurs NBP. |
| Tabela C: sprzedaż | Kurs sprzedaży NBP. |
| Tabela C: kupno | Kurs kupna NBP. |
„Po tej tabeli liczymy zlecenia tego kontrahenta: fracht klienta i koszt przewoźnika. Faktury zawsze liczą VAT w PLN po tabeli A. Tabela C ma kursy 13 walut; inne waluty liczymy z tabeli A.” Zlecenie mówi wtedy, jakiego kursu użyło, na przykład „Kurs NBP tabela C (sprzedaż) z 02.11.2026: 1 EUR = 4,2650 PLN”.
Język faktury
Język faktury: polski, angielski, niemiecki, polsko-angielski, polsko-niemiecki albo Jak w ustawieniach firmy. Decyduje o domyślnym języku wydruku i o języku e-maila, który wysyła fakturę (zobacz Wydruki).
Jak wysyłamy faktury
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Wysyłamy przez | E-mail, KSeF, Poczta i/lub Portal klienta. | E-mail, KSeF |
| Do i DW | Adresy, na które idą faktury, do 10 w każdym polu. Okno Wyślij e-mailem bierze je jako odbiorców. | faktury@nowak.pl |
| Oryginały | Papierowe oryginały: nie wysyłamy, z fakturą albo raz w miesiącu. | raz w miesiącu |
| Załączniki | Dokumenty zlecenia, które idą z fakturą: CMR, POD, kwit paletowy, wydruk z termografu, zlecenie, inny dokument. | CMR, POD |
| Akceptuje dokumenty elektroniczne | Czy klient przyjmuje dokumenty elektroniczne, czy tylko papierowe. | Akceptuje dokumenty elektroniczne |
| Faktury | Osobno dla każdego zlecenia albo Zbiorczo (zlecenia klienta w jednej walucie na jednej fakturze). | Zbiorczo |
Gdy wysyłasz fakturę e-mailem, okno ostrzega, jeśli klient przyjmuje faktury w inny sposób, i przypomina o oryginałach pocztą (zobacz Wysyłka faktur i KSeF).
Uwagi
| Pole | Gdzie się pokazuje |
|---|---|
| Uwagi na fakturze | „Dopisujemy je do każdej nowej faktury tego klienta.” |
| Uwagi do zleceń | „Dyspozytor zobaczy je, gdy wybierze tego klienta w zleceniu.” |
| Uwagi na wydrukach: Zlecenie dla przewoźnika | Drukują się pod uwagami zlecenia dla przewoźnika: najpierw uwaga klienta, potem własna uwaga przewoźnika. |
| Uwagi na wydrukach: Transport | Zostają na karcie dla transportów własną flotą. Nigdy nie trafiają do przewoźnika. |
Faktury kosztowe
Termin faktur kosztowych: „Gdy ten kontrahent wystawia nam faktury z innym terminem.” Używany jest dla faktur kosztowych tego kontrahenta (zobacz TMS: koszty przewoźników).
Automatyczne szkice i faktor
Dwa przełączniki pod zdaniami zapisują się od razu:
- Szkice tworzą się same po skompletowaniu dokumentów (u klienta): „Codziennie rano powstają szkice faktur dla dostarczonych zleceń tego klienta, które mają komplet dokumentów. Nic nie wystawia się samo.” Brane są tylko zlecenia dostarczone w ostatnich 45 dniach. Każdy szkic sprawdza i wystawia człowiek (zobacz Faktury).
- Faktor ściąga należności od klientów (na karcie faktora, tylko administratorzy): „Klienci płacą temu faktorowi bezpośrednio, więc import wyciągu nie podpowiada ich przelewów na nasze konto za jego faktury.” Przełącznik mówi, ilu klientów ma tego faktora.
Przypomnienia
Przypomnienia (u klienta) mówią, jak Quanty przypomina temu klientowi o płatnościach, na przykład „standardowe · dni: -5, 0, +7, +14”. Zmień otwiera Przypomnienia o płatności dla tego klienta: „Jak Quanty przypomina temu klientowi o płatnościach. Ręcznie zawsze można napisać przypomnienie.”
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Przypomnienia | standardowe („Kroki i teksty firmy.”), łagodne („Te same kroki, łagodniejszy tekst.”), wyłączone („Bez automatycznych przypomnień. Ręcznie nadal można napisać.”) albo prowadzi faktor („Te faktury przypomina faktor. Bez automatycznych przypomnień.”). | standardowe |
| Własne dni przypomnień | Zamiast kroków firmy: Dni względem terminu, pełne dni oddzielone przecinkami, od 60 dni przed do 365 dni po, najwyżej 10. | -3, 0, +10 |
| Grupa | „Etykieta do filtrowania klientów, np. „Duzi klienci”.” | Duzi klienci |
| Przypominaj też faktury w faktoringu | „Bez tego faktury tego klienta w faktoringu przypomina faktor, nie Quanty.” | wyłączone |
Kroki, teksty i godzina wysyłki firmy są w Ustawienia TMS, Windykacja (zobacz Windykacja).
Konto FK dodatkowe: „Trafia do pliku dla księgowości obok konta FK.” Zmienia je tylko administrator (Zapisz konto). Zobacz Eksport do księgowości.
Uporządkuj z uwag
Wiele kart trzyma warunki jako wolny tekst w polu Notatki („30 dni od otrzymania dokumentów, faktury po niemiecku, oryginały pocztą”). Uporządkuj z uwag w menu ⋯ karty prosi AI, żeby zamieniło je na warunki.
- Otwórz menu ⋯ karty, Uporządkuj z uwag. Pozycja jest dostępna, gdy karta ma notatki, a AI w TMS jest włączone.
- Quanty pokazuje Warunki z uwag: „Propozycja odczytana z uwag na tej karcie. Nic się nie zmieni, dopóki nie klikniesz Zastosuj.” Każdy wiersz (Termin płatności, Sposób płatności, Skonto, Kurs NBP, Język faktury, Jak wysyłamy faktury, Faktury, Uwagi na fakturze, Uwagi do zleceń, Termin faktur kosztowych) pokazuje, co jest ustawione teraz, co proponuje AI (Propozycja) i słowa notatki, z których to pochodzi. Wiersz oznaczony do sprawdzenia to taki, co do którego AI nie było pewne.
- Zaznacz wiersze, z którymi się zgadzasz, i kliknij Zastosuj zaznaczone.
„W uwagach nie ma nic nowego dla tych pól.” oznacza, że nie ma czego zastosować. Zablokowany termin może zastosować tylko administrator („Zmienia administrator”). Odczyt notatek zużywa kredyty AI i szanuje przełącznik AI i limit wydatków organizacji; gdy przełącznik jest wyłączony albo kredyty się skończyły, Quanty to mówi i nic nie jest odczytywane.
Warto wiedzieć
- Warunki dotyczą nowych faktur. Wystawiona faktura zachowuje termin i datę terminu, które dostała przy wystawieniu; szkic można jeszcze zmienić w jego własnym bloku Termin płatności.
- Asystent w czacie też może zmienić warunki klienta, gdy zatwierdzisz zmianę, a zablokowany termin tylko dla administratora. Nigdy nie zmienia rachunku bankowego. Zobacz TMS w czacie.
- Uwaga na wydrukach mieści do 2 000 znaków i wydruk pokazuje ją w całości.
To nie jest porada podatkowa
Quanty liczy termin i przelicza kwoty według zasad, które ustawisz. Jakiego kursu i jakiego terminu wymagają Twoje umowy i przepisy, decydujesz Ty razem ze swoją księgowością.
Powiązane strony
- Karta kontrahenta: pozostałe sekcje zakładki Dane.
- Faktury: jak szkic bierze warunki, blok terminu płatności na fakturze i wydruki.
- Wysyłka faktur i KSeF: adresy e-mail, oryginały i załączniki w praktyce.
- Windykacja: kroki i teksty przypomnień firmy.