QuantyDocs

TMS: ludzie, podróże i czas pracy

Flota, Ludzie to „Kierowcy i pracownicy biura: dokumenty, nieobecności i wyposażenie” w jednej kartotece. Do zestawów, zleceń i planera trafiają tylko osoby oznaczone jako kierowcy („To jest kierowca”); pracownicy biura i warsztatu są tu po to, żeby wydawać im wyposażenie i liczyć ich nieobecności.

Widoki strony to Lista, Kalendarz, Zestawienie, Rozliczenia i Delegowanie. Filtruj według Kierowcy, Pozostali albo Wszyscy i szukaj po nazwisku, kodzie, telefonie albo stanowisku. Kolumna Karta pokazuje, kiedy ostatnio pobrano kartę każdego kierowcy. Dodaj osobę dodaje nową; osobę możesz połączyć z kierowcą, którego zgłasza Twoja telematyka.

Karta osoby

Zakładki to Przegląd, Podróże i diety, Nieobecności, Wyposażenie, Dokumenty, Czas pracy, Zlecenia i Historia (pracownicy biura nie mają zakładki Czas pracy). Karta pokazuje też aktualny zestaw osoby, materiały pobrane z magazynu i jej dokumenty kasowe.

Dokumenty

Skany prawa jazdy, kwalifikacji (kod 95), karty kierowcy, badań lekarskich i psychologicznych, zaświadczenia ADR, szkolenia BHP, zaświadczenia A1, umów i innych. Upuść skan, a Odczytaj daty wpisze jego daty (gdy AI jest włączone; sprawdzasz je przed zapisem). Data ważności dokumentu przesuwa termin osoby, a terminy pokazują się od najbliższych i w Sprawach, zanim miną. Skany są w Plikach, przechowywane 5 lat.

Badania i dowody osobiste są prywatne: otwierają je tylko administratorzy i osoba, która je dodała, a każde otwarcie trafia do historii. Pozostali widzą tylko daty.

Nieobecności

Każda nieobecność ma kod z Ustawień TMS, Nieobecności: czym jest (urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem i tak dalej) i czy jej dni liczy się jako robocze, czy kalendarzowe. Urlop liczy dni robocze według polskiego kalendarza świąt, L4 dni kalendarzowe, a godziny to dni robocze razy dzienna norma.

  • Karta liczy nieobecność, zanim ją zapiszesz, a zapisaną można poprawić z podaniem powodu.
  • Na karcie widać bilans urlopu za rok.
  • Kalendarz koloruje miesiąc według kodów, a Zestawienie to tabela miesiąca: osoba razy kod, w dniach albo godzinach, z eksportem do Excela.
  • Dni wolne w firmie (na przykład za święto w sobotę) ustawiasz w tej samej sekcji ustawień.

Podróże, diety i miesięczne rozliczenie

Podróże powstają z zestawów, przekroczeń granic i punktów zleceń. Zbuduj podróże (na karcie osoby) albo Zbuduj podróże z danych (w Rozliczeniach) tworzy je za miesiąc; ponowne budowanie nigdy nie usuwa podróży, w której są zmiany człowieka albo pieniądze.

Podróż: trasa z Polski do Niemiec i z powrotem oraz rozpisanie doba po dobie z godzinami, stawką i posiłkami każdej doby

Okno podróży pokazuje:

  • trasę, na przykład PL → DE 12:40 → PL;
  • Doba po dobie: każdą dobę z krajem, kwotą i wyjaśnieniem, dlaczego, zwykłymi słowami;
  • przełączniki posiłków, które kierowca dostał, i wybór noclegu, który podsuwa tylko rachunki hotelowe tego kierowcy;
  • zaliczki, paragony i historię.

Podróży, która nachodzi na inną podróż, albo nocy, której paragon nie jest jeszcze rozstrzygnięty, nie da się zatwierdzić „mimo to”. Zatwierdź podróż zamraża jej wartość w PLN; Cofnij zatwierdzenie (z powodem) znów ją otwiera.

Zakładka Podróże i diety na karcie osoby to podróże z miesiąca, Zaliczki i Paragony (zdjęcie albo PDF, odczytane przez AI, gdy jest włączone, albo przepisane). Wyślij rozliczenie najpierw pyta, podając osobę, miesiąc i kanał (e-mail albo WhatsApp).

Ludzie, Rozliczenia pokazują za miesiąc jeden wiersz na kierowcę: podróże, dni za granicą w ułamkach (na przykład 4 1/3), diety i ryczałty w każdej walucie, noclegi, paragony, zaliczki i saldo, Do wypłaty albo Do zwrotu w PLN oraz to, co już wypłacono. Quanty przelicza waluty po kursie NBP z dnia roboczego przed wypłatą; dopóki ta tabela się nie ukaże, kurs jest oznaczony jako wstępny.

  • Zatwierdź gotowe zatwierdza każdą gotową podróż.
  • Menu ⋯ ma Pobierz Excel, Zbuduj podróże z danych i Oznacz jako wypłacone, po którym zatwierdzonych podróży, zaliczek i paragonów z miesiąca nie da się już zmienić.
  • Osobna linia wymienia wcześniejsze miesiące, w których zostało coś do wypłaty albo rozliczenia, i otwiera je.

„To zestawienie do płac, nie lista płac.” Zaliczkę gotówkową na trasę wypłacisz dokumentem KW w kasie.

Stawki i zasady potwierdzasz Ty

Ustawienia TMS, Diety i podróże wymieniają każdą stawkę i zasadę, z których korzysta rozliczenie: dietę krajową, ryczałt za granicą (w transporcie międzynarodowym to zasada firmy), pomniejszanie o posiłki, ryczałt za nocleg w kabinie i ryczałt w czasie delegowania (oba domyślnie wyłączone) oraz dzień wypłaty. Każda gotowa wartość jest oznaczona do weryfikacji, dopóki ktoś w Twojej firmie jej nie potwierdzi, a zmieniona zasada jest pokazana jako zasada Twojej firmy. Potwierdź wartości z płacami albo doradcą: Quanty nie jest poradą prawną ani płacową.

Deklaracje delegowania

Ludzie, Delegowanie pokazuje miesiąc po miesiącu kabotaż i cross-trade każdego kierowcy według krajów, z dniami i przybliżonymi godzinami (szacunek ze zleceń i telematyki), oraz kropkę deklaracji: ważna do daty, wygasa, brak deklaracji, przygotowana, ale niezłożona, złożona po terminie, bez tego pojazdu, nie obejmuje wszystkich dni albo poza unijnymi zasadami delegowania.

  1. Złóż brakujące deklaracje (N) przygotowuje szkice. Do złożenia w portalu je wymienia; delegowanie, które już trwa, jest oznaczone: deklaracja będzie spóźniona, złóż ją jak najszybciej.
  2. Otwórz deklarację, a zobaczysz Dane do portalu, każdą wartość z Kopiuj, i Otwórz portal IMI.
  3. Złóż ją w postingdeclaration.eu, a potem wpisz Numer deklaracji, dzień w polu Złożona dnia i daty takie, jak w złożonej deklaracji. Od dnia złożenia zależy, czy deklaracja była na czas.
  4. Dodaj PDF z portalu zachowuje go, prywatnie, w Plikach. Odnów i Wycofana w portalu są w jej menu.

„Quanty nie wysyła deklaracji samo”: każdą składasz w portalu. Karta Deklaracje IMI w Ustawieniach TMS, Połączenia to numer licencji wspólnotowej i osoba kontaktowa drukowane na każdej deklaracji.

Ludzie, Delegowanie: kabotaż kierowcy w Niemczech jeszcze bez deklaracji z przyciskiem Przygotuj oraz cross-trade w Holandii z deklaracją ważną do daty

Kabotaż, powrót do bazy i pliki tachografu

  • Karta pojazdu, Pakiet mobilności: kabotaż w danym kraju, na przykład „Kabotaż w Niemczech: 2/3 do 25.10”, przerwa po nim, Powrót do bazy za N dni z bazą eksploatacyjną (Zmień bazę, Zaznacz powrót do bazy) oraz kiedy ostatnio pobrano tachograf, z Wgraj plik z tachografu i terminem 90 dni.
  • Karta kierowcy: kiedy kierowca ma zjechać do domu, z Zaznacz zjazd do domu. Quanty liczy standardowe tygodnie i mówi wprost, że krótszego terminu po dwóch skróconych odpoczynkach tygodniowych nie rozpoznaje.
  • Zakładka Czas pracy: Wgraj pliki DDD (kilka naraz; plik, który już jest, zostaje pominięty), kiedy pobrano kartę kierowcy i następne pobranie w ciągu 28 dni, a z telematyki Teraz (ile jazdy zostało dziś i w tym tygodniu, najbliższa przerwa i odpoczynki) i Ostatnie 28 dni. Czasy z telematyki to szacunek, nie zapis tachografu. Pliki DDD są przechowywane z terminami; Quanty nie odczytuje ich treści.

Sprawy powstają przy braku albo spóźnieniu deklaracji, delegowaniu, którego nie da się sprawdzić, limicie kabotażu oraz zbliżającym się powrocie do bazy, zjeździe do domu albo pobraniu tachografu.

Szacunki, nie rozstrzygnięcia

Liczby o delegowaniu, kabotażu i powrocie do bazy to szacunki z Twoich zleceń, nieobecności i telematyki. Pomagają zobaczyć, co sprawdzić; czy deklaracja jest potrzebna i jakie wynagrodzenie się należy, decyduje Twoja firma.

Powiązane strony