Karta kontrahenta

Karta kontrahenta zawiera wszystko, co Quanty wie o jednym kliencie albo przewoźniku. Ta strona omawia jej zakładki po kolei: Dane, Kontakty, Zlecenia, Rozliczenia, Dokumenty, Umowa i stawki i Miejsca. Sekcja Fakturowanie na zakładce Dane ma własną stronę, Warunki fakturowania, a zakładka Limit i weryfikacja ma Limity kredytowe i blokady.

Zanim zaczniesz

• Kartę otworzysz z kartoteki (Sprzedaż, Klienci albo Operacje, Przewoźnicy, zobacz TMS: klienci i przewoźnicy) albo z każdego zlecenia, faktury czy kosztu, które wskazują kontrahenta.
• Kartę może czytać każdy. Zmiana wymaga roli, która może zmieniać dane TMS. Członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Spedycji do danych, kontaktów, stawek i miejsc, a Finansów do zmiany rachunku bankowego, faktora i jego zaliczki oraz do zakładki Dokumenty.
• Niektóre pola należą do administratora: anonimizacja kontaktu, drugie konto FK i wszystko na zakładce Limit i weryfikacja, co jest decyzją (limit, blokady, weryfikacja).

Dane

Zakładka Dane to jeden formularz. Zmień dowolne pole, a pasek na dole pokaże Niezapisane zmiany z Odrzuć i przyciskiem zapisu; nic się nie zapisuje, dopóki go nie klikniesz, i wysyłane są tylko pola, które zmieniłeś. Jeśli ktoś w międzyczasie zmienił kartę, Quanty to mówi: „Ktoś w międzyczasie to zmienił. Odśwież stronę i spróbuj ponownie.”

Identyfikacja

Pod identyfikacją Sprawdzony w rejestrach … mówi, kiedy ostatnio odczytano dane z GUS.

VIES

Sprawdź w VIES pyta unijną usługę VIES, czy numer VAT UE (albo NIP) jest aktywny. „Najpierw zapisz numer, potem sprawdź w VIES.”

Nazwę w VIES inną niż na karcie Quanty wskazuje („Nazwa w VIES różni się od nazwy w kartotece”), z datą sprawdzenia. VIES zna tylko numery VAT krajów UE. Każde sprawdzenie zapisuje się w historii zmian.

Adres i kontakt

Ulica i numer, Kod pocztowy, Miasto, Kraj, E-mail, Telefon, Drugi telefon, Faks i Strona WWW: własne dane firmy. Osoby, z którymi rozmawiasz, trafiają na zakładkę Kontakty.

Opiekunowie

Opiekunowie: „Kto zajmuje się tym kontrahentem, rola po roli.” Każda rola przyjmuje jednego członka Twojej organizacji albo Nikt:

Gdy członek odchodzi z Twojej organizacji, jego role na kartach przechodzą na następcę wskazanego przy jego usunięciu; do tego czasu rola może pokazywać „Osoba spoza firmy”.

Płatności

Faktor i jego zaliczka wpisują się do każdego nowego szkicu faktury tego klienta (zobacz Faktoring i ubezpieczenie).

Fakturowanie

Sekcję Fakturowanie („Jak fakturujemy tego klienta: termin płatności, jak wysyłamy faktury i co na nich drukujemy.”) opisuje osobna strona: Warunki fakturowania.

Dokumenty przewoźnika

Widoczne u przewoźnika:

Ocena przewoźnika

U przewoźnika Ocena przewoźnika pokazuje średnią („4,5 z 5”), liczbę ocen i ostatnie oceny, każdą z jej zleceniem, osobą i datą.

1. Kliknij Oceń przewoźnika.
2. Wybierz od 1 do 5 gwiazdek, albo dla jednego zlecenia („Jak Nowak wykonał to zlecenie?”), albo jako Ocena ogólna.
3. Dodaj Komentarz (opcjonalnie) („Co poszło dobrze, a co nie”) i kliknij Zapisz ocenę.

Ocenić można tylko przewoźnika i tylko za zlecenie, które nie jest szkicem i nie zostało anulowane. Zlecenie ma jedną ocenę przewoźnika: Zmień na zleceniu ją zastępuje, niezależnie od tego, kto ją wystawił.

Notatki

Notatki („Wszystko, co biuro powinno wiedzieć”) i Numer w starym systemie („Do łączenia importów.”). Uporządkuj z uwag w menu ⋯ karty zamienia notatki na warunki fakturowania (zobacz Uporządkuj z uwag).

Historia zmian

Historia zmian na dole pokazuje, kto co zmienił i kiedy: pola, sprawdzenia w VIES, rachunki bankowe i ich sprawdzenia na białej liście, oceny, zarchiwizowane albo przywrócone kontakty oraz adresy zapisane ze zleceń. Pokaż wszystko otwiera pełną listę.

Kontakty

„Osoby u kontrahenta. Przypomnienia trafiają do kontaktu głównego, w jego języku.”

Dodaj osobę otwiera formularz:

Menu każdej osoby ma Ustaw jako główny, Archiwizuj (albo Przywróć) i usunięcie osoby („Osoba zniknie z listy kontaktów. Zlecenia zachowają nazwisko, na które zostały wysłane.”). Pokaż archiwalne wymienia zarchiwizowane osoby. Zarchiwizowany kontakt nie dostaje e-maili o statusie ani przypomnień i nie trafia na nowe zlecenia ani oferty; to, co już go wskazuje, działa dalej.

Dane osobowe kontaktu

Na prośbę dotyczącą danych osoby administrator ma w menu tej osoby dwie dodatkowe pozycje:

• Pobierz dane osoby: jeden plik JSON ze wszystkim, co Quanty ma o tej osobie. Pobranie zapisuje się w historii.
• Anonimizuj: wpisz imię i nazwisko osoby, żeby potwierdzić, a potem Anonimizuj na zawsze. „Imię i nazwisko, e-mail, telefon i WhatsApp znikną na zawsze. Osoba trafi do archiwum. Jej adres zniknie z listy e-maili do faktur klienta, z pola e-mail klienta (gdy to ten sam adres), z „Wysłano do” na zleceniach i z udostępnionych linków, a przypomnienia czekające na wysłanie na ten adres lub numer zostaną anulowane.” Adres i nazwa znikają też ze zleceń, które ta osoba przysłała e-mailem.

Link dla klienta działa dalej: należy do firmy, nie do tej osoby; jeśli ta osoba go dostała, unieważnij go w Link dla klienta na karcie klienta. Zlecenia i ich historia, rozliczenia pieniędzy i dokumenty z plikami zostają, a stare wpisy historii zachowują nazwisko, z którym je zapisano. Osoba po anonimizacji pokazuje Dane usunięte, a usuniętych pól nie da się wypełnić ponownie. Anonimizacja jest odrzucana dla osoby, której dane są już usunięte, i dla osoby, którą wciąż przysyła do Quanty inny podłączony system. Żadnej z tych czynności nie zrobisz przez czat. To, co firma musi przechowywać i jak długo, potwierdź z prawnikiem.

Zlecenia

Zlecenia wymieniają zlecenia kontrahenta. U firmy, która jest i klientem, i przewoźnikiem, Zlecenia jako przełącza między Jako klient a Jako przewoźnik.

• Kolumny to Numer, Status, Trasa, Załadunek, Fracht, a u przewoźnika Koszt przewoźnika. Szkic jest oznaczony jako Szkic.
• U klienta Zlecenia lub oferty przełącza na jego oferty, z kolumnami Oferta, Trasa, Cena, Ważna do i Status.
• Nowe zlecenie zaczyna zlecenie z tym klientem już wpisanym.

Rozliczenia

Rozliczenia pokazują faktury, koszty i płatności kontrahenta, każde jako jedną zwartą listę: przełączasz je przyciskami Faktury, Koszty i Płatności.

Wiersz otwiera fakturę albo koszt, a Pokaż wszystkie otwiera pełną listę na jej stronie, od razu przefiltrowaną do tego kontrahenta. Saldo obu stron jest w panelu bocznym karty, pod Saldo.

Dokumenty

Dokumenty trzymają papiery kontrahenta i to, co do niego wysłano. Przełączasz je przyciskami Pliki i Korespondencja.

Pliki

1. Przeciągnij na zakładkę decyzję ubezpieczyciela, polisę albo umowę („PDF, zdjęcie albo Word, do 25 MB. Plik trafi do Plików.”) albo kliknij Dodaj dokument. Dodaj bez pliku zapisuje dokument, który masz tylko na papierze.
2. Wypełnij formularz i zapisz.

Dokument potrzebuje pliku, numeru albo notatki. Menu każdego ma Otwórz, Pobierz, Edytuj i Usuń („Plik zostaje w Plikach.”). Dokument, którego plik jest prywatny, pokazuje Plik prywatny: „Dokument jest na liście, ale jego plik jest prywatny. Poproś osobę, która go dodała, o udostępnienie w Plikach.”

Przy decyzji ubezpieczyciela administratorzy mają też Odczytaj limit: AI czyta decyzję i proponuje limit ubezpieczenia. Zobacz Odczytaj limit z decyzji ubezpieczyciela.

Korespondencja

„Co wysłano do tego kontrahenta”, od najnowszych: Faktura wysłana e-mailem, Wysłano pocztą, List do przewoźnika, Zlecenie wysłane przewoźnikowi, Wiadomość do kierowcy, Przekazano do windykacji, Przekazano do faktora, przypomnienia (Przypomnienie o płatności, Przypomnienie o dokumentach i inne) oraz pisma. Każdy wiersz pokazuje swój stan (Wysłane, Nie wysłano, Zaplanowane albo Czeka na wysłanie), do kogo, kto wysłał i link do faktury, zlecenia albo kosztu, do którego należy. Pokaż więcej wczytuje starsze wiersze.

Umowa i stawki

Umowa i stawki trzymają stawki z umowy kontrahenta, po dwóch stronach: Klient („Ile płaci nam klient”) i Przewoźnik („Ile płacimy przewoźnikowi”). Karta pokazuje stronę swojej roli (obie u firmy, która jest jednym i drugim) oraz każdą stronę, która ma już stawki.

Lista pokazuje dla każdej stawki Trasa, Stawka, Ważność i Stan: Obowiązuje, Od przyszłej daty, Wygasła albo W archiwum.

Dodaj stawkę

1. Kliknij Dodaj stawkę.
2. Wypełnij formularz i kliknij Zapisz.

Menu ⋯ stawki ma Edytuj i Archiwizuj („Stawka … przestanie podpowiadać ceny w zleceniach. Zostanie w archiwum.”). Pokaż archiwum wymienia zarchiwizowane stawki.

Wczytaj umowę

Wczytaj umowę czyta umowę albo cennik w proponowane wiersze: „PDF, XLSX lub CSV, do 15 MB. Arkusz z prostą tabelą czytamy bez AI; PDF czyta AI.”

1. Wybierz Czyje to stawki i plik.
2. Quanty mówi, jak odczytało plik (arkusz, którego nagłówków nie rozpoznaje, też czyta AI) („Odczytano tabelę z arkusza.” albo „Odczytało AI. Sprawdź każdy wiersz przed zapisem.”), i wymienia wiersze: „Wiersze z pliku: 12. Zaznacz te, które zapisać.” Wiersze, które już są na karcie, mają oznaczenie Już jest; wiersze z problemem mówią, czego brakuje (Brak kraju, Brak ceny, Nieznana jednostka, Złe daty i tak dalej).
3. Zaznacz wiersze i kliknij Zapisz zaznaczone. Plik daje najwyżej 200 wierszy, a wiersze, które już są, zostają pominięte. Odczyt przez AI wymaga włączonego AI w TMS i zużywa kredyty AI.

Jak stawki działają na zleceniu

Na zleceniu Quanty bierze obowiązującą stawkę, której trasa pasuje najlepiej: ta, która zawęża oba końce kodem pocztowym, wygrywa z tą, która zawęża jeden koniec, a ta z samymi krajami; przy remisie wygrywa dłuższy kod pocztowy, a potem najnowsza stawka. Minimum to najmniej, ile kosztuje kurs, bez względu na ilość. Zlecenie podpowiada wtedy cenę klienta, a przypisanie przewoźnika podpowiada stronę przewoźnika. Stawka to podpowiedź i kontrola, nigdy blokada: o cenie zawsze decyduje człowiek (zobacz TMS: zlecenia i oferty).

Miejsca

Miejsca wymieniają Adresy kontrahenta. Przełączasz je przyciskami Oddziały, Załadunki i rozładunki i Wszystkie, a zaznaczenie Pokaż archiwalne pokazuje zarchiwizowane.

• Każdy adres ma Typ adresu: Oddział, Załadunkowy, Rozładunkowy, Załadunek i rozładunek albo Inny, oraz Skrót („To, co ludzie wpisują, żeby znaleźć oddział, np. GDY”).
• Oddział może mieć oznaczenie Adres do faktur („Faktury tego oddziału idą na ten adres”): Ustaw jako adres do faktur daje mu gwiazdkę.
• Zebrane ze zleceń: „Zapisany sam, gdy zatwierdzono zlecenie z tym adresem”. Adresy wpisane w zatwierdzonych zleceniach zbierają się w ten sposób na kliencie, bez duplikatów.
• Dodaj adres, Edytuj, Archiwizuj i Przywróć są w menu każdego adresu. „Ten adres jest w archiwum: zostaje na dawnych zleceniach, ale nie jest już proponowany.”
• Otwórz w Miejscach otwiera pełną kartotekę miejsc.

Zlecenia mają Oddział klienta („Wybierz uważnie: faktura pójdzie tam, gdzie wskazuje oddział.”). Faktura zamraża swój Adres korespondencyjny przy wystawieniu („Dokąd idzie papierowa faktura. Puste: adres nabywcy.”): nowa faktura nigdy nie trafi do zarchiwizowanego oddziału, a korekta idzie tam, gdzie poszła jej faktura.

Warto wiedzieć

• Zakładki karty zapamiętują swoje miejsce w adresie strony (na przykład ?tab=credit), więc link może otworzyć kartę na właściwej zakładce.
• Karta zarchiwizowanego kontrahenta zostaje do odczytu, ze wszystkimi zakładkami, i nie można go wybrać na nowe zlecenie ani fakturę, dopóki nie zostanie przywrócony.
• Kontrahent skopiowany z innego systemu działającego obok Quanty pokazuje swoją nazwę w tamtym systemie. Osoby kontaktowej, którą tamten system wciąż przysyła, nie da się tu zanonimizować: „Najpierw usuń ją tam albo zakończ połączenie.”

Powiązane strony

• TMS: klienci i przewoźnicy: kartoteka, dodawanie, import i archiwizacja.
• Warunki fakturowania: jak fakturujemy klienta i jak mu przypominamy.
• Limity kredytowe i blokady: limity, rachunki bankowe i blokady.
• TMS: zlecenia i oferty: gdzie używane są stawki z umowy i oddziały.
• TMS: linki dla klientów, przewoźników i kierowców: link dla klienta.