Karta kosztu

Kliknij koszt w Rozliczenia, Koszty przewoźników, a jego karta otworzy się z boku. Karta pokazuje fakturę, zlecenie, do którego należy, i różnicę względem uzgodnionej ceny, a następny krok jest u jej dołu: zatwierdź koszt, oznacz go jako sporny albo go odrzuć. Ta strona omawia kartę od góry do dołu. Płacenie kosztu (sekcja Zapłata, obietnice i pisma) opisuje strona Płatności dla przewoźników.

Zanim zaczniesz

• Koszt otworzysz z listy w Koszty przewoźników, z zakładki Rozliczenie zlecenia albo z zakładki Rozliczenia kontrahenta. Karta zapamiętuje swoje miejsce w adresie strony (?cost=…), więc link otwiera tę samą kartę.
• Zatwierdzanie, oznaczanie jako sporny, odrzucanie, edycja i rozpisywanie wymagają roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów. Przyjmij na magazyn wymaga modułu Flota.
• Cofnięcie kosztu przekazanego już do księgowości i usunięcie zapłaty zapisanej ręcznie należą do administratora.

Co pokazuje karta

Od góry:

1. Faktura: dostawca, numer faktury, Wpłynęła, Termin, kwoty netto, VAT i brutto, a przy obcej walucie kwoty w PLN (Netto PLN, VAT PLN, Brutto PLN) z Kurs. „Tej faktury nie ma jeszcze po kursie NBP.” oznacza, że kursu wciąż brakuje; Pobierz kurs NBP ponownie w menu ⋯ karty pyta jeszcze raz.
2. Termin płatności, powiedziany zdaniem: „Termin 27.11.2026: dokumenty dotarły 28.10.2026 + 30 dni.”, „liczony od wpływu faktury + 30 dni; przesunie się, gdy dotrą dokumenty przewozowe” albo „Termin wpisano ręcznie i zostaje.”
3. Dopasowane zlecenie: zlecenie, Uzgodniona stawka przewoźnika, różnica na czerwono, jeśli jest, Dlaczego to zlecenie („po numerze”, „po rejestracji”, „po kwocie”) i jak pewne jest Quanty („pewność 95%”). Otwórz zlecenie je otwiera; Usuń dopasowanie je rozwiązuje.
4. Możliwe zlecenia (przy koszcie bez zlecenia): zlecenia, które mogłyby pasować, każde z oceną, powodem i Dopasuj. „Quanty nie znalazło pasującego zlecenia. Wyszukaj je po numerze poniżej.” Znajdź zlecenie po numerze szuka po numerze zlecenia, numerze referencyjnym albo rejestracji.
5. Sekcja Zlecenia na fakturze albo Pojazdy (niżej), pliki, faktura z KSeF, sekcja Zapłata i Kto co zrobił.
6. Notatki i historia: co działo się z kosztem, oraz Dodaj notatkę dla zespołu.

Dane kosztu

Edytuj w menu ⋯ karty otwiera Edytuj koszt:

Co można zmienić, zależy od kosztu:

• „Kwoty, numer i dostawca faktury z KSeF pochodzą z KSeF; zmienia je faktura korygująca.”
• „Koszt jest zatwierdzony: kwoty już się nie zmieniają. Najpierw wróć do wyjaśnienia.”
• „Ten koszt jest zapłacony: zmienić można tylko uwagi.”
• Koszt skopiowany z innego systemu zmienia kwoty tam.

Drukuj kartę drukuje kartę kosztu do papierowej dokumentacji.

Kiedy liczy się termin

U dostawcy, którego termin liczy się od doręczenia dokumentów, termin płatności to dzień, w którym wpłynęła faktura przewoźnika albo CMR, plus dni na płatność, i liczy się on ponownie, gdy dotrze dokument przewozowy. U innych dostawców to data wystawienia plus dni na płatność. Termin, który wpiszesz, zostaje bez zmian.

Zatwierdź, oznacz jako sporny albo odrzuć

Następny krok jest u dołu karty.

Zatwierdź

1. Kliknij Zatwierdź. „Zatwierdzone koszty mogą trafić do paczki przelewów. Zatwierdzenie zapisuje się z Twoim nazwiskiem.”
2. Przy koszcie, który nie jest czysto dopasowany, zaznacz Akceptuję różnicę 150,00 PLN (albo Zatwierdzam, choć koszt nie jest czysto dopasowany) i wpisz Dlaczego jest w porządku, na przykład „postój 2 h uzgodniony telefonicznie z przewoźnikiem”. „Zaznacz pole i napisz dlaczego; różnica zostanie widoczna.”
3. Potwierdź. Karta mówi „Zatwierdził Anna Kowalska, 02.11.2026 14:12”.

Koszt oznaczony jako Duplikat zawsze wymaga zaznaczenia pola i powodu. Koszt rozpisany na pojazdy zatwierdzisz tylko wtedy, gdy rozpisanie wciąż zgadza się z fakturą.

Oznacz jako sporny

Oznacz jako sporny (w menu ⋯ na dole karty): „Zaznacz, co się nie zgadza. Koszt nie zostanie zapłacony, dopóki sprawa się nie wyjaśni.” Zaznacz oznaczenia (Cesja, Wydłużony termin, Błędna faktura, Inna kwota i pozostałe), wpisz Co się nie zgadza i zaznacz Napisałem do przewoźnika, jeśli to zrobiłeś; karta mówi wtedy „Kontakt z przewoźnikiem …”. Żeby napisać do przewoźnika z Quanty, użyj Napisz do przewoźnika (zobacz Pisma do przewoźnika).

Odrzuć i wróć do wyjaśnienia

• Odrzuć: „Odrzucony koszt nigdy nie zostanie zapłacony. Użyj tego dla duplikatów albo faktur, które nie są nasze.” Kosztu, który jest już częściowo zapłacony, nie da się odrzucić: „Administrator najpierw usuwa te zapłaty, potem możesz ją odrzucić.”
• Wróć do wyjaśnienia przenosi zatwierdzony, sporny albo odrzucony koszt z powrotem do Do wyjaśnienia. Kosztu w paczce przelewów ani zapłaconego nie da się cofnąć.

Na liście Odrzuć zaznaczone i Z powrotem do wyjaśnienia robią to samo dla maksymalnie 200 kosztów naraz, z jednym powodem dla wszystkich.

Jedna faktura na kilka zleceń

Przewoźnik często wysyła jedną fakturę za tydzień transportów. Quanty porównuje wtedy każdą pozycję z jej własnym zleceniem: Zlecenia na fakturze, „Ta faktura dotyczy kilku transportów. Każda pozycja jest porównywana ze swoim zleceniem.”

Pozycje można powiązać na trzy sposoby:

1. Przypisz zlecenia: „Wybierz wszystkie zlecenia, które przewoźnik tu rozliczył. Quanty rozdzieli fakturę według uzgodnionych stawek; reszta zostanie widoczna jako pozycja bez zlecenia.” Gdy uzgodnione stawki dają razem więcej niż faktura, faktura jest rozkładana na zlecenia proporcjonalnie.
2. Dla każdej pozycji: Znajdź zlecenie i Dopasuj albo Odłącz.
3. Dopasuj z AI: „Quanty przeczyta pozycje i zaproponuje zlecenie do każdej. Nic nie zostanie powiązane, dopóki nie potwierdzisz.” Każda propozycja brzmi „Quanty proponuje ZL/2026/10/0042: …” z Potwierdź. Wymaga to włączonego AI w TMS i zużywa kredyty AI.

Pozycja z dodatkiem z Twojej listy (postój, opłata drogowa) może zostać bez zmiany porównania. Pozycja celowo zostawiona w kwocie z faktury pokazuje zostawiono jak na fakturze i wymaga notatki. Pozycje muszą sumować się do faktury („Pozycje nie sumują się do kwoty faktury.”); na zaokrąglenia dopuszczalna jest różnica do 0,05. Gdy każda pozycja, która nie jest dodatkiem, pasuje do swojego zlecenia w granicach tolerancji, koszt jest Dopasowany, a zakładka Rozliczenie każdego zlecenia pokazuje jego część („część faktury zbiorczej na …”).

Pojedyncze zlecenie dopasuj na górze karty. „Jedno zlecenie na całą fakturę? Dopasuj je wyżej. Kilka? Przypisz zlecenia tutaj.” Rozdziel na zlecenia otwiera to samo przypisywanie. Faktura mieści najwyżej 200 pozycji.

Rozpisz na pojazdy

Fakturę flotową (dwanaście opon na trzy auta, serwis dwóch naczep) rozpisuje się na pojazdy, których dotyczyła, żeby koszty każdego pojazdu się zgadzały. Sekcja Pojazdy: „Każdy wiersz to część tej faktury dla jednego pojazdu. Razem dają kwotę netto faktury.”

1. Kliknij Rozpisz na pojazdy.
2. Dodaj pozycję dla każdego pojazdu (Dodaj pozycję): Pojazd, Kategoria, Netto, Ilość, Uwagi oraz opcjonalnie Gwarancja do i Gwarancja km.
3. Skorzystaj z pomocników: Podziel po równo rozkłada netto na pozycje co do grosza, Podpowiedz wypełnia pozycje z własnych pozycji faktury albo z jej pozycji w KSeF (rejestracje i słowa), a Zapytaj AI pomaga, gdy AI w TMS jest włączone (w przeciwnym razie „AI jest wyłączone w tej organizacji.”). „Pozycje bez pojazdu: 3.” mówi, co zostało.
4. Dół okna mówi „Razem … z … netto”. Kliknij Zapisz rozpisanie.

• Rozpisanie musi zgadzać się z netto faktury w granicach tolerancji kosztu; inaczej Quanty odmawia i podaje liczby („Pozycje dają razem …, a faktura ma … netto. Różnica … jest większa niż tolerancja ….”).
• „Trafi do kosztów pojazdów po zatwierdzeniu faktury.” Po zatwierdzeniu każda pozycja jest kosztem swojego pojazdu („W kosztach pojazdów.”), a pozycja z gwarancją pokazuje ją na pojeździe.
• Gwarancja to data w ciągu 15 lat albo liczba km, albo jedno i drugie. Fakturę można rozpisać najwyżej na 100 pozycji.
• Usuń rozpisanie (w menu ⋯ sekcji): „Koszty pojazdów z tej faktury znikną; faktura wróci do stanu sprzed rozpisania.”
• Faktury przewoźnika do zlecenia nigdy nie rozpisuje się na pojazdy: „jej kwota idzie do zlecenia, nie na pojazdy.” Faktura zapłacona, odrzucona albo przekazana do księgowości zachowuje swoje rozpisanie bez zmian.

Przyjmij na magazyn (w menu ⋯ karty) przyjmuje części z faktury do magazynu części, a Zapłać z kasy płaci ją gotówką. Zobacz Magazyn części i Kasa.

Pliki

Pliki trzymają papiery kosztu: „Dodaj skan zagranicznej faktury albo mail od przewoźnika.” Dodaj plik pyta Co to jest: Skan faktury, Korespondencja, Dokument przewozowy albo Inny, z polem Notatka. Faktura z KSeF jest na liście jako Faktura z KSeF (XML), oznaczona Z KSeF. Usuń zdejmuje plik z kosztu: „Plik zostaje w Plikach; znika tylko jego powiązanie z tym kosztem.”

Faktura w KSeF

Przy koszcie z KSeF sekcja Faktura w KSeF pokazuje Numer KSeF, Przyjęta w KSeF, Spółka nabywcy, Data sprzedaży, Pozycje faktury (pozycja, ilość, netto, VAT), Zlecenia wskazane na fakturze, Konto na fakturze i Termin na fakturze. Pobierz XML zapisuje plik faktury, a Pokaż w KSeF otwiera ją na stronie KSeF. Korekta pokazuje „Korekta do faktury …” z Otwórz fakturę, a korygowana faktura wymienia Korekty do tej faktury.

Wiadomości z przewoźnikiem

Gdy przewoźnik wysłał fakturę przez link do swojego zlecenia, karta ma sekcję Wiadomości z przewoźnikiem: rozmowę o tej fakturze, z liczbą nowych wiadomości. Osoba z zespołu odpowiada tam, a przewoźnik czyta odpowiedź na swojej stronie zlecenia. Żaden e-mail nie wychodzi: gdy przewoźnik nie ma działającego linku do zlecenia, karta mówi, że zobaczy odpowiedź, gdy dostanie nowy link. Rozmowa mieści do 200 wiadomości.

Kto co zrobił

Kto co zrobił wymienia kroki kosztu z osobą i czasem: Zatwierdził(a), Przelew przygotował(a), Płatność zaakceptował(a), Zapłacono i Przekazano do księgowości.

Gdy koszt trafi do księgowości: „Przekazane do księgowości. Cofnąć może tylko administrator, z powodem.” Nie da się go edytować, przeliczyć ani rozpisać, dopóki administrator go nie cofnie przez Cofnij koszt przekazany do księgowości („Księgowa już ma ten koszt. Napisz, dlaczego wraca, żeby następny eksport znów go zabrał.”). Zobacz Eksport do księgowości.

Warto wiedzieć

• Koszt skopiowany z innego systemu działającego obok Quanty ma oznaczenie pochodzenia i jedną linijkę o tym, co się z nim tam stało, przygaszonym tekstem; zatwierdza się go i płaci w tamtym systemie.
• Koszt bez zlecenia, który rozpiszesz na pojazdy, staje się przez rozpisanie Dopasowany i gotowy do zatwierdzenia.
• Jedno zlecenie może być naraz tylko na jednej fakturze w sprawdzaniu: „To zlecenie jest już na innej fakturze do sprawdzenia.”

Powiązane strony

• TMS: koszty przewoźników i płatności: skąd biorą się koszty i jakie mają statusy.
• Płatności dla przewoźników: zapłaty, obietnice, pisma, paczki i kompensata.
• TMS: zlecenia i oferty: uzgodniony koszt przewoźnika i zakładka Rozliczenie.
• TMS: flota i warsztat: koszty pojazdów i gwarancje.