Zlecenia z e-maila

Klienci wysyłają zlecenia na Twój adres, a Quanty odczytuje każdy e-mail do szkicu zlecenia w Zlecenia, Do przyjęcia. „Przyjmuje zawsze człowiek”: nic nie zatwierdza się samo i nic nie jest nikomu wysyłane. Sprawdzasz szkic, poprawiasz go i zatwierdzasz, dokładnie tak jak zlecenie, które wpisałeś sam.

Zanim zaczniesz

• Twoja organizacja ma dodatek TMS.
• Konfiguruje to administrator organizacji w Ustawienia TMS, Zlecenia z e-maila. „Te ustawienia zmienia administrator.”
• Poczta przychodzi na Adres Quanty, który tam tworzysz, albo do Skrzynki zespołu podłączonej w Integracjach i udostępnionej organizacji. Prywatnej skrzynki czytać nie można.
• Czytanie przez AI wymaga włączonego automatycznego działania AI czyta dokumenty i pisze szkice w Ustawieniach TMS i zużywa kredyty AI.
• Przyjmowanie szkiców oraz czytanie i pomijanie e-maili wymaga roli, która może zmieniać dane TMS, z modułem Spedycja (albo administratora).

Konfiguracja

1. Otwórz Ustawienia TMS, Zlecenia z e-maila. Stan na górze to Wyłączone, Brak adresu, Włączone albo Wymaga uwagi.
2. Włącz Czytaj zlecenia z e-maila.
3. Wybierz, skąd przychodzi poczta:
   • Adres Quanty: Utwórz adres Quanty i „Podaj ten adres klientom albo przekazuj na niego zlecenia ze swojej skrzynki.” („Adres jest gotowy.”)
   • Skrzynka zespołu: „Albo czytaj skrzynkę podłączoną w Integracjach i udostępnioną organizacji.” Przy każdej skrzynce widać czytana dla zleceń albo nieczytana.
4. Ustaw trzy zasady opisane niżej i wyjdź ze strony; zmiany zapisują się od razu („Zapisano.”).

Sekcja mówi też, w czyim imieniu czytamy pocztę: „Czytamy w imieniu: Kasia Próbna (włączył(a) tę funkcję). Szkice i kredyty AI idą na tę osobę.” Gdy ta osoba odejdzie z organizacji: „Osoby, która to włączyła, nie ma już w organizacji. Wyłącz i włącz ponownie, żeby czytać w Twoim imieniu.” Czeka na Ciebie: 3 z przyciskiem Otwórz skrzynkę prowadzi do e-maili, które czekają.

Co dzieje się z e-mailem

1. E-mail przychodzi na Twój adres Quanty albo do skrzynki zespołu.
2. Quanty zapisuje jego załączniki w Plikach, w folderze Zlecenia z e-maila: najwyżej 10 na e-mail, każdy do 15 MB. Małe obrazki poniżej 30 KB (logo) nie są zapisywane.
3. Gdy Czytaj przez AI jest włączone, a nadawca znany (albo Tylko od znanych nadawców jest wyłączone), Quanty odczytuje zlecenie z najlepszego załącznika, a bez niego z treści e-maila, i robi szkic zlecenia z plikami jako jego dokumentami.
4. Szkic czeka w Zlecenia, Do przyjęcia, Szkice z etykietą z e-maila.

Który załącznik jest czytany. Najpierw PDF-y i pliki Word, w kolejności, w jakiej klient je dołączył, potem załączony e-mail, potem zdjęcie. Plik nazwany jak ogólne warunki (OWU, warunki, regulamin, AGB, terms) idzie na koniec. Jeśli w pierwszym dokumencie nie ma zlecenia, czytany jest następny: najwyżej jeden dodatkowy płatny odczyt na e-mail. Odczyt, który zatrzyma się, zanim AI zacznie czytać (na przykład gdy nie da się pobrać załącznika), nie zużywa dziennego odczytu; nieudane pobranie jest ponawiane do trzech razy, mniej więcej co 5 minut.

To samo zlecenie dwa razy. Jeśli ten sam klient ma już aktywne zlecenie z tym samym numerem referencyjnym (bez względu na spacje i wielkość liter), drugi szkic nie powstaje: e-mail zostaje przypięty do tamtego zlecenia („To zlecenie już jest”).

Arkusza zleceń AI nie czyta („Arkusz zleceń: użyj importu”). Otwórz go ze Skrzynki przez Importuj zlecenia z pliku (zobacz Import zleceń z pliku).

Odłożone. Wiadomości automatyczne, poczta z Twojej własnej firmy, ta sama wiadomość drugi raz i poczta, której nadawcy serwer poczty nie potwierdził, nigdy nie są czytane same.

Skrzynka

Zlecenia, Do przyjęcia przełącza się między Szkice a Skrzynka (Co pokazać). Liczba przy Skrzynka pokazuje, ile e-maili czeka na Ciebie.

Każdy e-mail pokazuje nadawcę, temat (albo „(bez tematu)”), „Przyszło 10:42”, „Pliki: 2”, stan opisany słowami i jedną akcję: Otwórz szkic, gdy szkic jest gotowy, albo Przeczytaj, gdy e-mail czeka. Jego menu ⋯ ma Pokaż e-mail (nadawca, odbiorca, temat, treść i załączniki, każdy z dopiskiem „zapisany w Plikach” albo z powodem, dla którego nie), Przeczytaj mimo to, Pomiń i Otwórz zlecenie.

Przeczytaj czyta e-mail od razu, w imieniu osoby, która klika, nawet gdy Czytaj przez AI jest wyłączone albo nadawca jest nieznany; nadal potrzebuje włączonego AI w Ustawieniach TMS, budżetu na AI i wolnego miejsca w limicie dziennym. „Czytamy zlecenie. Szkic pojawi się tu za chwilę.”

Przeczytaj mimo to czyta wiadomość od niepotwierdzonego nadawcy. Jej szkic prosi wtedy, żeby potwierdzić zlecenie u klienta innym kanałem.

Szkic

Szkice z e-maila mają etykietę z e-maila („Klient przysłał to zlecenie e-mailem. Quanty odczytało je do szkicu.”), a filtr Źródło: Z e-maila pokazuje tylko je. Szkic, którego klient i numer referencyjny przyszły też z Marcos TMS, ma etykietę Jest już w Marcos („Ten sam klient i numer referencyjny przyszły z Marcos TMS jako zlecenie …”), żebyś nie przyjął podwójnego zlecenia.

Baner Z e-maila mówi „Klient przysłał to zlecenie e-mailem: anna.kowalska@mleczarnia.pl, dziś 10:42.”, podaje temat oraz „Sprawdź szkic, zanim go przyjmiesz: Quanty go odczytało, przyjmuje człowiek.” Ostrzega też, gdy:

• „Adres na zleceniu (…) to nie adres Mleczarnia Gądki (…) ani żadnego z jego oddziałów. Sprawdź, czy to właściwy oddział.”
• „Nadawca (…) to nie adres Mleczarnia Gądki. Sprawdź, czy zlecenie naprawdę przysłał ten klient.”
• „NIP na zleceniu (…) różni się od NIP Mleczarnia Gądki (…).”
• „Serwer poczty nie potwierdził, że tę wiadomość wysłał …, a mimo to ją przeczytano. Zanim przyjmiesz zlecenie, potwierdź je u klienta innym kanałem.”
• „Zlecenie … z tym samym klientem i numerem referencyjnym przyszło z Marcos TMS. Ten szkic może być podwójny.” z przyciskiem Otwórz ….

Żeby przyjąć zlecenie:

1. Otwórz szkic (Otwórz szkic w Skrzynce albo wiersz w Szkice).
2. Przeczytaj baner i pola; każde pole odczytane przez AI pokazuje, jak pewny jest odczyt (zobacz Tworzenie zlecenia).
3. Popraw, co jest źle, i dodaj, czego brakuje (wykonanie, przewoźnika albo pojazd).
4. Kliknij Zatwierdź zlecenie. Stan e-maila zmienia się na „Przyjęte jako zlecenie”.

Szkic, którego nie chcesz, usuwasz przez Usuń szkic w menu obok jego następnego kroku.

Warto wiedzieć

• Limit dzienny liczy e-maile czytane przez AI. Poczta ponad limit czeka na Przeczytaj; nic nie przepada.
• Treść e-maila jest czytana do 8 000 znaków; tekst krótszy niż 40 znaków liczy się jako brak zlecenia, więc zamiast niego czytany jest załącznik.
• Gdy administrator usunie dane osoby kontaktowej, jej adres i nazwa znikają też z e-maili, które wysłała, w Skrzynce; wiersz e-maila i jego temat zostają (zobacz TMS: klienci i przewoźnicy).
• „Treści tej wiadomości już nie przechowujemy.” w Pokaż e-mail oznacza, że Quanty nie ma już treści e-maila; szkic i zapisane pliki zostają.
• Skrzynka, która przestaje być udostępniona organizacji, nie jest już czytana: „Ta skrzynka nie jest już udostępniona organizacji, więc jej wiadomości nie są czytane.”
• Gdy Quanty działa obok Marcos TMS, zlecenia z e-maila są Twoimi własnymi szkicami; zobacz TMS obok Twojego obecnego systemu.

Powiązane strony

• Tworzenie zlecenia: szkic, jego kontrola i zatwierdzanie.
• Import zleceń z pliku: arkusze ze zleceniami.
• Integracje: podłączanie i udostępnianie skrzynki.
• TMS: przegląd: pozostałe ustawienia TMS.