Dane osobowe

Na prośbę dotyczącą danych kierowcy albo pracownika administrator ma na karcie osoby dwa działania: Pobierz dane kierowcy, czyli jeden plik ze wszystkim, co Quanty przechowuje o tej osobie, i Anonimizuj, które na zawsze usuwa dane osobowe. Ta strona opisuje dokładnie, co robi każde z nich, kto co widzi wcześniej i co nie może już wrócić potem. Opisuje aplikację, nie prawo: co Twoja firma musi przechowywać i jak długo, potwierdź z prawnikiem.

Zanim zaczniesz

Twoja organizacja ma dodatek TMS. Oba działania są w menu ⋯ karty osoby, tylko dla administratorów („To może zrobić tylko administrator.”).
Żadnego z nich nie zrobisz przez czat.
Te same działania są dostępne dla osoby kontaktowej klienta albo przewoźnika na karcie kontrahenta (zobacz Karta kontrahenta).

Kto co widzi na co dzień

Każdy w organizacji widzi kartotekę osób, karty i daty każdego dokumentu.
Badania lekarskie, badania psychologiczne oraz dowody osobiste i paszporty są prywatne: plik otwierają tylko administratorzy i osoba, która go dodała, a każde otwarcie trafia do historii karty (zobacz Karta osoby).
Pliki tachografu i pliki PDF deklaracji delegowania też są prywatne w Plikach, a każde otwarcie pliku tachografu jest zapisywane.
Quanty nigdy nie zapisuje numeru PESEL ani numeru dowodu osobistego czy paszportu.
Skany dokumentów osoby są przechowywane przez 5 lat od końca ważności i nie da się ich wcześniej usunąć.

Pobierz dane kierowcy

Otwórz kartę osoby, ⋯, Pobierz dane kierowcy.
„Jeden plik JSON ze wszystkim, co Quanty ma o tej osobie: karta, dokumenty (nazwy i daty, bez plików), nieobecności, wyjazdy, wydatki, zaliczki, wynagrodzenie, zestawy, przejechane zlecenia, wiadomości i historia. Pobranie zapisze się w historii.”
Kliknij Pobierz plik. „Plik pobrany.”

Plik zawiera, w częściach: osobę, zlecenia, dokumenty, nieobecności, bilanse urlopu, podróże, pieniądze (zaliczki, wydatki, składniki wynagrodzenia), zestawy, pakiet mobilności, pliki tachografu, wiadomości, szkody, dokumenty kasowe, telematykę, przypomnienia, linki, szablony i historię. Każda część zawiera najnowsze 1 000 wierszy i mówi, ile jest ich w sumie i czy została przycięta. Samych plików (skanów, zdjęć) w nim nie ma.

Anonimizuj

Otwórz kartę osoby, ⋯, Anonimizuj.
Przeczytaj, co się stanie (niżej).
Wpisz imię i nazwisko osoby: „Aby potwierdzić, wpisz imię i nazwisko: Marek Zieliński”.
Kliknij Anonimizuj na zawsze. „Dane kierowcy zostały usunięte.”

Co jest usuwane

„Imię i nazwisko, telefony, e-mail, data urodzenia, numer kadrowy, numer karty kierowcy, notatki i identyfikator z GPS znikną na zawsze. Karta będzie mówić „Kierowca usunięty”, a kierowcy nie da się dać nowej pracy.”

Imię i nazwisko zmienia się na „Kierowca usunięty”, karta pokazuje Dane usunięte, a osoba staje się Nieaktywna.
Telefon służbowy, telefon prywatny, e-mail, data urodzenia, kod osoby, numer karty kierowcy, notatki, połączenie z kierowcą z telematyki i połączenie z kontem użytkownika są czyszczone.
Numer osoby jest usuwany z wiadomości wysłanych do niej i z wiadomości paletowych, które wysłała.

Co dzieje się od razu

„Link dla kierowcy przestanie działać od razu: kto go otworzy, zobaczy, że wygasł.”
„Przypomnienia, które czekają na wysłanie do niego, zostaną anulowane, a stałe kursy przestaną go wpisywać.”
Kierowcy nie da się już wpisać do zestawu ani zlecenia: „Dane tego kierowcy zostały usunięte (RODO), więc nie można dać mu nowej pracy. Wybierz innego kierowcę.”

Co zostaje

„Zostaje, bo wymaga tego prawo: zlecenia i ich historia, rozliczenia pieniędzy (rozliczenia, zaliczki, wydatki), dokumenty z plikami. Stare wpisy historii zachowują nazwisko, z którym je zapisano.” Zestawy, podróże, szkody i sama karta też zostają, pod nowym nazwiskiem.

Kiedy anonimizacja jest odrzucana

Komunikat	Dlaczego
„Kierowca ma jeszcze otwartą pracę albo pieniądze: niezakończone zlecenia: 2, niewypłacone wyjazdy: 1. Najpierw je zakończ lub rozlicz.”	Niezakończone zlecenia, otwarty zestaw, niewypłacone podróże, nierozliczone zaliczki albo wydatki.
„Ta osoba pochodzi z innego systemu, który przysyła jej dane albo może je znów przysłać. Najpierw usuń ją tam albo zakończ połączenie.”	Osoba pochodzi z podłączonego systemu, na przykład Marcos TMS, który wciąż ją przysyła.
„Dane tej osoby są już usunięte.”	Już zrobione.
„Wpisane imię i nazwisko nie zgadza się z kartą.”	Potwierdzenie się nie zgadza.

Co nie może już wrócić

Usuniętych danych nie da się wpisać ponownie: „Dane tej osoby usunięto (RODO): imienia, nazwiska, telefonów, e-maila i innych usuniętych danych nie można wpisać ponownie. Pozostałe pola można zmieniać.”

Nie wrócą też z innych miejsc:

W konfiguracji palet numeru ani adresu e-mail kierowcy nie można już zapisać ani sparować (zobacz Kwity paletowe od kierowców).
W Różnicach z Marcos TMS przejęcie usuniętej danej z Marcos TMS jest odrzucane (zobacz Różnice z Marcos TMS).
Dokument, który znów ustawiłby numer karty kierowcy, jest odrzucany.
Kierowcy nie da się dodać nowej podróży, zaliczki, paragonu, premii ani potrącenia; czekającą premię albo potrącenie można tylko odrzucić.
Zaproponuj premie i potrącenia i Zbuduj podróże mówią, gdy pominęły kierowcę, którego dane usunięto: „Pominięto 1 kierowcę: jego dane usunięto (RODO), więc nie dostaje nowych podróży.”

Warto wiedzieć

Usuń kierowcę to coś innego: usuwa osobę z list i wyboru, ale zachowuje dane osobowe. Żeby je usunąć, użyj Anonimizuj.
Pobranie i anonimizacja są zapisywane w historii osoby razem z tym, kto je wykonał.
Osobę kontaktową kontrahenta anonimizuje się tak samo: „Imię i nazwisko, e-mail, telefon i WhatsApp znikną na zawsze. Osoba trafi do archiwum.”

To nie porada prawna

Quanty robi to, co opisuje ta strona. Jakie dane Twoja firma musi przechowywać, jak długo i jak odpowiedzieć na prośbę osoby, potwierdź z prawnikiem.