Ustawienia TMS
Ustawienia TMS mówią, „Jak TMS numeruje, przypomina i sprawdza, dla całej organizacji”: kto jest sprzedawcą na Twoich fakturach, jak numerowane są zlecenia i faktury, jakie dokumenty muszą wrócić do zlecenia, jak wychodzą przypomnienia, jakie są połączenia i z jakich list wybiera Twój zespół. Ta strona omawia każdą sekcję; sekcje, które mają własną stronę, do niej odsyłają.
Zanim zaczniesz
- Ustawienia TMS otworzysz na dole paska TMS. Sekcje są wymienione po lewej; adres zapamiętuje sekcję (
?section=), więc link może otworzyć ją od razu. - Ustawienia może czytać każdy w organizacji. „Te ustawienia zmienia administrator organizacji.” Sekcja ze zmianami, które nie zostały jeszcze zapisane, mówi „niezapisane zmiany”.
- Ustawienia dotyczą całej organizacji, nigdy jednej osoby.
| Sekcja | Co zawiera |
|---|---|
| Automatyczne działania | „Co Quanty robi samo, a kiedy czeka na Ciebie. Zmiana zapisuje się od razu.” Zobacz Automatyczne działania. |
| Firma i numeracja | „Dane sprzedawcy na fakturach, numery zleceń i faktur, wartości domyślne i oddziały.” |
| Dokumenty i koszty | „Co musi wrócić do zlecenia przed fakturą, najniższa stawka za kilometr i dane do śladu węglowego.” |
| Windykacja | „Kroki przypomnień o płatności, godzina wysyłki, kto pisze przypomnienia i ich teksty w trzech językach.” |
| Limity kredytowe | „Co się dzieje, gdy klient jest winien więcej niż jego limit albo spóźnia się z płatnościami, oraz szablony limitów.” |
| Nieobecności | „Kody nieobecności (urlop, L4, opieka) i dni wolne w firmie, np. za święto w sobotę.” |
| Diety i podróże | „Jak liczyć diety, ryczałt za granicą i noclegi oraz stawki z rozporządzenia ze źródłem.” |
| Karty drogowe i premie | „Okres karty drogowej oraz stawka i tolerancja normy dla propozycji premii i potrąceń za paliwo.” |
| Koszt własny floty | „Jak szacujemy koszt własny zlecenia floty: km × koszt floty albo z paliwa, godzin kierowcy, opłat i zużycia.” |
| Połączenia | „GPS, KSeF, WhatsApp i poczta: co jest podłączone i czy działa. Podłączasz je w Integracjach.” |
| Zlecenia z e-maila | „Adres, na który klienci wysyłają zlecenia, i jak Quanty je czyta: AI, znani nadawcy, limit dzienny.” |
| API i webhooki | „Klucze, którymi inne systemy czytają dane TMS, i powiadomienia o zmianach zleceń i faktur.” |
| Słowniki | „Własne wymagania, rodzaje naczep, rodzaje zleceń i kolorowe tagi. Standardowe wpisy możesz ukryć, nigdy usunąć.” |
| Tabele w Quanty | „Dane TMS jako tabele i widoki w Quanty: filtry, wykresy, udostępnianie.” |
| Dane pokazowe | „Fikcyjny przewoźnik do pokazania produktu; usuwasz go jednym kliknięciem.” |
Automatyczne działania
Reguły „gdy … wtedy …” w TMS: przypomnienia o płatności, prośby o dokumenty, księgowanie przelewów, koszty z KSeF, punkty trasy z GPS, e-maile do klientów, długie postoje, sprawdzanie co 15 minut i pozostałe, każda w trybie Wyłączone, Do zatwierdzenia, Samo albo Zawsze włączone. Każde działanie opisuje strona Automatyczne działania.
Firma i numeracja
Sprzedawca na fakturach
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Nazwa sprzedawcy | Twoja firma tak, jak jest drukowana na fakturach. | Przykładowa Spedycja Sp. z o.o. |
| NIP sprzedawcy | Twój NIP. | 7811234567 |
| Adres sprzedawcy | Adres na fakturach. | ul. Składowa 4, 61-888 Poznań |
| Rachunek bankowy | „Drukowany na fakturach, chyba że oddział ma własny.” | PL61 1090 1014 0000 0712 1981 2874 |
Dopóki dane sprzedawcy nie są uzupełnione, nowa faktura mówi, że ich brakuje.
Numeracja
- W Numery zleceń i Numery faktur wybierz Wzór numeru: dla zleceń
0001/11/2026(domyślny),2026/11/0001,0001/2026albo z kodem oddziału; dla fakturFV0001/11/2026(domyślny),FV/0001/11/2026,FV/0001/2026albo z kodem oddziału. - Albo wybierz Własny wzór i ułóż go z kawałków:
{seq:04}„Kolejny numer, uzupełniony zerami do 4 cyfr”,{MM}„Miesiąc, dwie cyfry”,{YYYY}„Rok, cztery cyfry”,{YY}„Rok, dwie cyfry”,{branch}„Kod oddziału”. Wzór musi zawierać kolejny numer i mieć najwyżej 64 znaki. - Przeczytaj podgląd: Pierwszy numer w tym miesiącu i „później np. …”. „Numeracja zaczyna się od nowa co miesiąc, gdy wzór ma
{MM}, w przeciwnym razie co rok.”
Domyślne dla nowych zleceń i faktur
| Pole | Co oznacza | Domyślnie |
|---|---|---|
| Waluta | Waluta nowych zleceń i faktur. | PLN |
| Stawka VAT | Także Zwolniona (zw), Nie podlega (np) i Odwrotne obciążenie (oo). | 23% |
| Termin płatności (dni) | Dla klientów bez własnego terminu. | 30 |
| Dokumenty i faktury do dnia | „Faktury za miesiąc wystawiamy do 15. dnia następnego miesiąca. Najbliższy termin: …” Dzień od 1 do 28. Od niego liczą się też Prośby o dokumenty, pięć dni wcześniej. | 15 |
Oddziały
„Każdy oddział ma krótki kod, który może trafić do numerów dokumentów ({branch}), i może mieć własny rachunek.” Dodaj oddział pyta o Nazwę, Kod („Krótki, bez spacji. Trafia do numerów dokumentów.”), Adres i Rachunek bankowy („Drukowany na fakturach tego oddziału.”) oraz o to, czy to Oddział domyślny dla nowych zleceń. Oddział, którego używają zlecenia, pojazdy, kierowcy albo faktury, zostaje zarchiwizowany zamiast usunięty, żeby jego dokumenty zachowały numery; oddziału domyślnego nie można zarchiwizować ani usunąć, dopóki domyślny nie jest inny oddział.
W tej sekcji są też opcje faktur i ustawienia wydruku faktur; opisują je Faktury i Ustawienia wydruku faktur.
Dokumenty i koszty
Dokumenty wymagane: „Co musi wrócić do zlecenia, zanim można je zafakturować. Brakujące dokumenty zgłaszają sprawę przed terminem fakturowania.” Zaznacz dokumenty dla każdej grupy:
| Grupa | Kiedy obowiązuje |
|---|---|
| Każde zlecenie | „Wymagane we wszystkich zleceniach.” |
| Chłodnia | „Dochodzą, gdy naczepa to chłodnia albo ustawiono temperaturę.” |
| Wymiana palet | „Dochodzą, gdy towar jest na paletach z wymianą.” |
Dokumenty to CMR, Potwierdzenie dostawy, Kwit paletowy, Wydruk z termografu i WZ / dowód dostawy.
Stawki i ślad węglowy
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Minimalna stawka za km | W walucie domyślnej. „Oferta poniżej tej stawki jest oznaczana, a podpowiedź ceny nigdy nie schodzi niżej. Puste pole oznacza brak minimum.” | 4,20 |
| Norma zużycia paliwa | „Używana, gdy zlecenie nie ma danych z tankowań.” Puste pole oznacza domyślną liczbę l/100 km. | 29 |
| Wskaźnik emisji | „Kilogramy CO2e na litr paliwa. HVO, B100 i LNG mocno różnią się od oleju napędowego.” | 3,17 |
Domyślny wskaźnik jest oznaczony jako Do weryfikacji.: „Domyślne 3,17 kg CO2e na litr to ogólna wartość dla oleju napędowego z 7% biokomponentu (od źródła do koła, GLEC / ISO 14083). To nie jest stała wynikająca z przepisów. Potwierdź ją z audytorem lub dostawcą paliwa, zanim dane o CO2 trafią do klienta.”
„Tolerancję kosztów przewoźników, dodatki bez pytań, przypomnienia, GPS i bank ustawiasz w Automatycznych działaniach.”
Windykacja
Kroki przypomnień, godzina wysyłki, kto pisze przypomnienia (AI albo Twoje własne teksty) i teksty po polsku, angielsku i niemiecku. Zobacz Windykacja.
Limity kredytowe
Co się dzieje, gdy klient jest winien więcej niż jego limit albo spóźnia się z płatnościami (Tylko ostrzegaj albo Wstrzymuj nowe zlecenia), ile dni spóźnienia jest dopuszczalne, jaki limit dostaje nowy klient, jak długo trwa zgoda na przekroczenie i szablony limitów. Zobacz Limity kredytowe i blokady.
Nieobecności
- Kody nieobecności: „Każdy kod mówi, czym jest nieobecność i jak liczyć jej dni: urlop w dniach roboczych, L4 w kalendarzowych.” Dodaj kod ustawia, czym jest nieobecność (Urlop wypoczynkowy, Urlop na żądanie, Zwolnienie lekarskie, Opieka nad dzieckiem, Siła wyższa i inne), czy jest bezpłatna i czy pokazuje się na planie. Używany kod zostaje zarchiwizowany, a Przywróć go przywraca.
- Dni wolne w firmie: „Święto w sobotę daje pracownikom inny dzień wolny (art. 130 Kodeksu pracy). Wpisz ten dzień, a żadne liczenie nie potraktuje go jako roboczego.”
Zobacz Nieobecności.
Diety i podróże
Stawki: Ustawowe albo Własne stawki firmy (z polem Dieta krajowa firmy (zł)) oraz zasady: Pomniejszaj o zapewnione posiłki, Ryczałt za nocleg w kabinie (domyślnie wyłączony: „czy nocleg w kabinie daje ryczałt, decydują płace”), Ryczałt w czasie delegowania (kabotaż, cross-trade) (domyślnie wyłączony), Za granicą (Ryczałt wg stawek z rozporządzenia albo Tylko dni za granicą) i Dzień wypłaty w następnym miesiącu. Stawki dla poszczególnych krajów są „Wczytane z rozporządzenia (Dz.U. 2023 poz. 2190, załącznik). Potwierdź każdą sprawdzoną stawkę.” Zobacz Podróże i diety.
Karty drogowe i premie
| Pole | Co oznacza |
|---|---|
| Okres karty drogowej | Miesiąc („Jedna karta na pojazd i miesiąc.”) albo Zestaw („Osobna karta dla każdego zestawu w miesiącu: jedna załoga na kartę.”). |
| Stawka za litr paliwa i Waluta stawki | Do propozycji premii i potrąceń za paliwo. „Puste: bez stawki, propozycje tylko w litrach.” |
| Tolerancja normy (%) | „Kierowca w granicach … % od normy nie dostaje propozycji.” |
„Premie i potrącenia to tylko propozycje: o każdej decyduje osoba, a Quanty niczego nie potrąca samo.” Zobacz Karty drogowe i ewidencja przebiegu i Premie i potrącenia.
Koszt własny floty
Sposób szacowania decyduje, jak szacowany jest koszt własny zlecenia floty własnej:
- km × koszt floty (domyślnie): kilometry zlecenia razy koszt kilometra floty z ostatnich 90 dni (paliwo, naprawy, leasing).
- Ze składników: paliwo z normy i ostatniej ceny, godziny kierowcy, opłaty drogowe i zużycie na km, liczone dla każdego zlecenia osobno. Wymaga trzech stawek: Koszt kierowcy za godzinę, Zużycie na km i Cena paliwa (zapasowa), używanej, gdy pojazd nie tankował w ostatnich 90 dniach.
Zlecenie przechodzi na nowy sposób, gdy jego szacunek liczy się ponownie: przy potwierdzeniu albo przy zmianie kilometrów lub pojazdu. Jeśli dla zlecenia czegoś brakuje, liczy się km × koszt floty. Koszt wpisany w zleceniu zawsze wygrywa. W zleceniu Szacowany koszt własny z Z czego się składa pokazuje składniki. Członkowie czytają tę sekcję, zmienia ją administrator. Raport Koszt własny zleceń porównuje oba sposoby (zobacz Raporty TMS).
Połączenia
Jedna karta na każde połączenie, każda ze stanem: Działa, Wymaga uwagi, Wstrzymane, Niepodłączone, Poza planem albo Brak danych, i przyciskiem Otwórz, Podłącz albo Sprawdź plan. Wszystkie integracje otwiera katalog.
| Karta | Do czego służy |
|---|---|
| GPS i telematyka | „Pozycje pojazdów, punkty trasy odhaczane same, opóźnienia.” Zobacz Telematyka (GPS). |
| KSeF | „Wysyłka faktur sprzedaży i odbiór faktur przewoźników.” Zobacz KSeF (e-faktury). |
| „Przypomnienia do klientów i wiadomości od kierowców.” Zobacz WhatsApp. | |
| Poczta | „Zlecenia i dokumenty, które przychodzą e-mailem.” |
Gdy Quanty połączyło dla Twojej organizacji Marcos TMS, jego karta jest pierwsza (zobacz TMS obok Twojego obecnego systemu). Dalej jest karta Deklaracje IMI: „Quanty przygotowuje dane deklaracji delegowania, Ty składasz ją w portalu postingdeclaration.eu i wpisujesz jej numer.” Zobacz Deklaracje delegowania. Fracht w walucie obcej przeliczamy po kursie NBP z tabeli A z dnia roboczego przed pierwszym załadunkiem; nie trzeba niczego ustawiać.
Kierowcy i trasy (zmienia administrator; „To zmieniają tylko administratorzy organizacji.”):
- Zapisuj czas pracy kierowców: „Pozostałe czasy jazdy i odpoczynku, które wysyła telematyka, zostają zapisane przy pojeździe (dane osobowe kierowcy). Wyłączone: zostaje tylko dzienne podsumowanie.” Domyślnie wyłączone. Zobacz Telematyka w TMS.
- Omijaj promy i Kraje do ominięcia („Kody krajów po przecinku, np. CH, AT.”) dla tras ciężarówek. Zobacz TMS: operacje.
Poniżej Bez podłączania wymienia to, czego nie trzeba podłączać: Kursy NBP, Wyciągi bankowe („Wyciąg wczytujesz w Płatnościach jako plik z banku; przelewy dopasowują się do faktur i kosztów.”), Mapa floty („Gdzie teraz jest każdy pojazd.”) i Miejsca.
Zlecenia z e-maila
Adres, na który klienci wysyłają zlecenia, czy Quanty czyta je przez AI, znani nadawcy i limit dzienny. Zobacz Zlecenia z e-maila.
API i webhooki
Klucze API: „Klucz pozwala innemu systemowi czytać dane TMS, na przykład zlecenia do raportów, albo wysyłać pozycje pojazdów z jego telematyki. Poza tymi pozycjami nic nie zmienia.”
- Kliknij Utwórz klucz, nadaj mu Nazwę („np. Raporty BI”) i zaznacz, czego może używać: Zlecenia, Kontrahenci, Pojazdy, Faktury i Telematyka: wysyłanie (nigdy niezaznaczone domyślnie).
- Skopiuj klucz: „Ten klucz pokazujemy tylko raz. Na liście zostaje tylko jego początek; jeśli zginie, unieważnij go i utwórz nowy.” Okno pokazuje przykładowe zapytanie.
- Lista pokazuje Nazwa, Dostęp, Utworzony, Ostatnio użyty i Stan (Aktywny albo Unieważniony). Unieważnij: „Systemy, które go używają, od razu stracą dostęp. Tego nie da się cofnąć.”
Organizacja może mieć najwyżej 20 aktywnych kluczy. Zobacz Własny system (API) i Dokumentację API.
Webhooki: „Quanty wysyła wiadomość na adres Twojego systemu, gdy zlecenie albo faktura się zmienia.”
- Dodaj webhook: Adres (https), Kiedy wysyłać (Zlecenie potwierdzone, Zmiana statusu zlecenia, Zlecenie anulowane, Faktura wystawiona, Faktura opłacona) i opcjonalny Opis.
- Skopiuj Sekret do podpisu (pokazywany raz). „Każda wiadomość ma nagłówek Quanty-Signature: t=
<czas>,v1=<podpis>. Podpis to HMAC-SHA256 tekstu «<czas>.<treść wiadomości>» liczony tym sekretem. Sprawdź go, zanim przyjmiesz wiadomość. Odrzuć wiadomość, której czas jest starszy niż 5 minut, i pomiń wiadomość, której Quanty-Event-Id już znasz.” - Przy każdym webhooku: Wyślij test, Wstrzymaj / Wznów, Pokaż dostawy (ostatnie 50 wiadomości z kolumnami Zdarzenie, Kiedy, Kod HTTP, Próby i Stan) oraz Usuń.
Webhook wstrzymuje się sam po 20 nieudanych dostawach z rzędu („Wstrzymany po 20 nieudanych dostawach”) albo gdy jego adres już nie istnieje. Adres musi być publiczny, z https i bez loginu ani hasła; webhooki nie idą za przekierowaniami. Organizacja może mieć najwyżej 10 webhooków.
Słowniki
Słowniki zawierają własne słowa organizacji do formularza zlecenia, w czterech listach: Wymagania, Rodzaje naczep, Rodzaje zleceń i Tagi.
- Twoje własne wymagania i rodzaje naczep są w formularzu zlecenia po standardowych. Standardowy wpis można ukryć na liście (Ukryj na liście), ale nigdy usunąć, a ukryty rodzaj zostaje na zleceniach, które go mają.
- Rodzaje zleceń dodają do formularza zlecenia pole Rodzaj zlecenia, a do listy zleceń filtr. Pole pojawia się, gdy jest co najmniej jeden rodzaj.
- Tagi mają swój kolor na liście zleceń i na karcie zlecenia: Szary, Niebieski, Zielony, Bursztynowy, Czerwony albo Fioletowy.
- Wpis, którego nadal używają zlecenia, trafia do archiwum zamiast zniknąć, a sekcja o tym mówi. Lista mieści najwyżej 50 Twoich własnych wpisów, a każda nazwa ma najwyżej 60 znaków.
Słowniki zmienia tylko administrator.
Tabele w Quanty
„Zlecenia, flota, kierowcy, kontrahenci, faktury, koszty i palety jako zwykłe tabele Quanty: siatka, tablica kanban, kalendarz, oś czasu, pulpity, kolumny AI i automatyzacje.”
- Utwórz tabele (administratorzy): „Projekt «TMS dane» z siedmioma tabelami i gotowymi widokami. Dane wypełniają się same i odświeżają co kilka minut.” To może potrwać do minuty.
- Siedem tabel to Zlecenia, Pojazdy, Kierowcy, Kontrahenci, Faktury, Koszty przewoźników i Palety, z gotowymi widokami, takimi jak Tablica statusów, Kalendarz załadunków, Oś czasu pojazdów, TMS: przegląd (pulpit), Terminy pojazdów, Terminy kierowców, Terminy płatności i widoki palet.
- Potem każda tabela pokazuje swoje wiersze, „Synchronizacja 4 min temu”, Otwórz tabelę, swoje widoki i przełącznik synchronizacji (administratorzy). Na górze są Synchronizuj teraz i Otwórz projekt.
- „TMS jest źródłem prawdy”: „Kolumny oznaczone kłódką nadpisuje synchronizacja; własne kolumny (AI, formuły, notatki) zostają.” Zablokowana kolumna mówi „Kolumna z TMS: wartości nadpisuje synchronizacja”.
- Każda tabela zawiera 5 000 najnowszych rekordów.
- Tabela usunięta w Quanty nie powstaje sama od nowa: Napraw tworzy ją ponownie („Własne kolumny z usuniętej tabeli nie wrócą.”). Tabela dodana do TMS później jest proponowana z komunikatem „Nowa tabela do dodania”.
- Automatyzacje tych tabel reagują na zmiany statusu istniejących wierszy, na przykład „gdy zlecenie zmieni się na dostarczone”.
Dane pokazowe
„Wypełnij TMS fikcyjnym przewoźnikiem (klienci, przewoźnicy, flota, kierowcy, zlecenia, oferty, faktury, koszty, wyciąg bankowy), żeby pokazać produkt. Usuniesz je jednym kliknięciem; własne dane zostają nietknięte.”
- Sekcja pokazuje „Brak załadowanych danych pokazowych.” albo „Dane pokazowe załadowane …” z Wierszami pokazowymi (kontrahenci, miejsca, pojazdy, kierowcy, zlecenia, oferty, faktury, koszty, zlecenia serwisowe).
- Administrator ładuje je i usuwa na stronie TMS Demo (Otwórz TMS Demo, także w katalogu Integracji): Załaduj dane pokazowe i Usuń dane pokazowe („Usuniemy każdy wiersz utworzony przez demo: zlecenia, faktury, pojazdy, kierowców i resztę. Dane dodane przez zespół zostają.”).
- Zlecenia pokazowe mają daty wokół dzisiejszego dnia (ostatnie tygodnie i dwa kolejne), więc ekrany wyglądają na żywe. „Demo korzysta z numeracji Twojej organizacji, więc numery zleceń i faktur biegną dalej od obecnych.”
- Palety mają własne dane przykładowe (zobacz Palety: przegląd).
Warto wiedzieć
- Zmiany w Automatycznych działaniach zapisują się od razu; pozostałe sekcje mają przycisk Zapisz. Gdy przełączysz automatyczne działanie, a formularz ma niezapisane zmiany, te zmiany zostają.
- Stare linki do pojedynczej strony ustawień (
#tables,#tms-settings-reminders) otwierają właściwą sekcję. - Członek czyta każdą sekcję i widzi wartości; zmienia je administrator.
Powiązane strony
- Automatyczne działania: każde działanie i tryb.
- Kto co może w TMS: administratorzy i moduły TMS.
- Faktury: numeracja i wydruki.
- Windykacja i Limity kredytowe i blokady: ich sekcje w szczegółach.
- Telematyka (GPS) i TMS obok Twojego obecnego systemu: połączenia.