KSeF (e-faktury)

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to polski krajowy system e-fakturowania. Słowami aplikacji: „Po podłączeniu faktury zakupowe i sprzedażowe trafiają do tabeli w Quanty jako wiersze, więc możesz je filtrować, liczyć kolumnami AI, wrzucić na tablicę albo dashboard i pytać o nie na czacie.” Quanty może też wystawić fakturę do KSeF z wiersza tabeli, gdy administrator włączy wysyłkę; to ma własną stronę, Wysyłanie faktur do KSeF.

Ta strona opisuje podłączanie, odbiór, listę Faktury, kolumnę Dane z KSeF, wyzwalacz KSeF i rozłączanie. Quanty opisuje, co robi z KSeF; nie udziela porad podatkowych.

Zanim zaczniesz

• Plan. KSeF jest częścią planu Złoty i wyższych. W niższym planie strona KSeF mówi „KSeF jest w planie Złoty” z przyciskiem Zobacz plan Złoty albo „Poproś administratora tej organizacji o zmianę planu.”
• Rola. Tylko administrator organizacji podłącza KSeF, testuje połączenie, wymienia token, rozłącza i zmienia to, co jest odbierane: „Połączenie może zmienić tylko administrator przestrzeni.” Każdy członek widzi połączenie, uruchomienia i faktury; członkowie, którzy mogą edytować tabelę docelową, mogą kliknąć Pobierz teraz.
• Token z KSeF. „Token autoryzacyjny to długi ciąg znaków, którym aplikacja działa w KSeF w imieniu firmy. To nie jest hasło i obejmuje tylko te uprawnienia, które mu nadasz.” „Wygenerujesz go w aplikacji KSeF: zaloguj się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, wejdź w sekcję tokenów i utwórz token z uprawnieniem do odczytu faktur. Uprawnienie do wystawiania faktur dodaj tylko wtedy, gdy chcesz wysyłać je z Quanty.”

KSeF otwierasz z karty KSeF (e-faktury) na stronie Integracje.

Podłącz KSeF

Kliknij Podłącz KSeF. Okno ma trzy kroki: Środowisko, NIP i Token.

1. Środowisko

„Z którym KSeF ma się łączyć Quanty? Na początek wybierz środowisko testowe.”

„Produkcja to prawdziwy rejestr twojej firmy: Quanty pobiera stamtąd prawdziwe dokumenty księgowe, a każda wysłana tam faktura ma skutki prawne. Wybierz to środowisko, gdy przećwiczysz cały obieg na teście lub demo.”

2. NIP

NIP firmy: „Dziesięć cyfr. Przedrostek PL, spacje i myślniki możesz zostawić, usuniemy je.” Quanty sprawdza cyfrę kontrolną już podczas wpisywania („Numer poprawny: 1234563218”), więc literówka zostaje wyłapana, zanim cokolwiek trafi do KSeF.

3. Token

Kliknij Podłącz. Quanty najpierw sprawdza token w KSeF; token, który KSeF odrzuci, nigdy nie zostaje zapisany. „Quanty przechowuje token zaszyfrowany i nigdy go nie pokazuje ponownie. Widoczne zostają tylko cztery ostatnie znaki, żeby było wiadomo, który token jest w użyciu.”

Jedno połączenie naraz

Strona KSeF obsługuje jedno połączenie. Jego środowiska i NIP-u nie można zmienić: aby przejść ze środowiska Testowe na Produkcyjne albo na inny NIP, rozłącz i podłącz ponownie. Dowód, że wysyłka zadziałała na środowisku Testowe albo Demo, zostaje w Twojej organizacji (zobacz Wysyłanie faktur do KSeF).

Strona KSeF

Po podłączeniu strona ma pięć zakładek:

Sprawdź połączenie odpowiada „KSeF przyjął połączenie” albo „KSeF odrzucił połączenie”. Wymień token: „Wklej nowy token. Poprzedni zostaje zastąpiony od razu i nie da się go odczytać, więc nie ma czego wcześniej kopiować.” „Wymień token, gdy odchodzi osoba, która go znała, oraz zawsze wtedy, gdy KSeF zgłosi, że został unieważniony.”

Odbieranie faktur

„Faktury pobierają się z KSeF według harmonogramu i trafiają do wskazanej tabeli jako wiersze: jedna faktura to jeden wiersz.”

1. Otwórz Odbiór.
2. Włącz Zakupy („Faktury, które inne firmy wystawiły tobie.”), Sprzedaż („Faktury wystawione przez ciebie, tak jak zapisał je KSeF.”) albo oba rejestry.
3. Dla każdego z nich wybierz Tabela docelowa i jej Arkusz albo kliknij Utwórz nową tabelę (o nazwie „Faktury zakupowe (KSeF)” albo „Faktury sprzedażowe (KSeF)”).
4. W sekcji Harmonogram wybierz Sprawdzaj co i, jeśli chcesz, Pobieraj faktury od.
5. Kliknij Pobierz teraz, żeby pobrać faktury pierwszy raz, albo poczekaj na harmonogram.

Te ustawienia zmienia tylko administrator. Członek widzi je wyszarzone z komunikatem „Te ustawienia może zmienić tylko administrator tej organizacji.”; członek, który może edytować tabelę docelową, nadal może kliknąć Pobierz teraz.

„Quanty zakłada je sam przy pierwszym pobraniu. Nie musisz niczego przygotowywać.” Rejestr włączony bez tabeli ostrzega: „Brak tabeli docelowej: zakupy. Wskaż tabelę, inaczej kolejne pobranie znajdzie faktury i je porzuci.”

Kolumny wiersza

Każda faktura staje się jednym wierszem, tylko raz: kluczem jest numer KSeF, więc faktura, która już jest w tabeli, nigdy nie zostanie dodana ponownie. Kolumny są tworzone z polskimi nazwami, niezależnie od języka interfejsu:

Jeśli kolumna o tej samej nazwie już jest w tabeli, zostaje użyta zamiast nowej. Status należy do Ciebie: każda nowa faktura zaczyna jako Nowa, a Quanty nigdy więcej nie zmienia statusu, więc możesz prowadzić faktury przez własny proces ręcznie, na tablicy Kanban albo automatyzacją.

Harmonogram

Ostatnie pobranie i Następne pobranie mówią, kiedy Quanty sprawdzało i kiedy sprawdzi. Ostatnie pobrania wymieniają każde uruchomienie, ręcznie albo z harmonogramu, ze statusem W trakcie, Gotowe albo Błąd i podsumowaniem: „Sprawdzono faktur: 42, nowych: 3, dodanych wierszy: 3.” Długa historia przychodzi w kilku uruchomieniach; uruchomienie, które KSeF spowolni, kończy się bez błędu, a następne kontynuuje od tego samego miejsca.

Po trzech nieudanych uruchomieniach z rzędu połączenie pokazuje „Nieudane próby z rzędu: 3.”, Quanty czeka dłużej między próbami (do 6 godzin), a administrator, który podłączył KSeF, dostaje powiadomienie. Sprawdź połączenie albo wymień token, jeśli KSeF go unieważnił.

Zakładka Faktury

Faktury wymienia każdą fakturę pobraną przez Quanty, z przełącznikiem Zakupy i Sprzedaż, wyszukiwaniem („Kontrahent, numer, NIP”), datami od i do oraz przyciskiem Wyczyść filtry. Kolumny to Kontrahent, Numer, Wystawiono, Netto, VAT, Brutto i Rodzaj.

Kliknij fakturę, żeby zobaczyć wszystko, co zawiera: Numer KSeF, Kontrahent, Data wystawienia, Data sprzedaży, Przyjęto w KSeF, Zapisano na stałe, Netto, VAT, Brutto, Waluta, Rodzaj faktury, Wzór, Tryb oraz Oznaczenia, takie jak Samofakturowanie albo Z załącznikiem.

Kolumna Dane z KSeF

Dane z KSeF to typ kolumny, który odpowiada na podstawie faktur już pobranych przez Quanty: „Czyta faktury KSeF zsynchronizowane w tym obszarze roboczym. Natychmiast, bez kosztów i bez odpytywania KSeF.”

Gotowe ustawienia Kupione w tym roku, Ile faktur i Ostatnia faktura wypełniają ustawienia od razu. Kolumna odświeża się przy uruchomieniu tabeli, za 0 kredytów. Zobacz Typy kolumn.

Przykład: ile kupujesz od każdego dostawcy

W tabeli dostawców z kolumną NIP:

1. Dodaj kolumnę typu Dane z KSeF.
2. Ustaw Dopasuj faktury po na NIP, Kolumna z kluczem na Twoją kolumnę NIP, Strona na Zakupy, Okres na Ten rok, a Wartość do pobrania na Suma brutto.
3. Dodaj jeszcze dwie: Liczba faktur i Data ostatniej faktury.

Każdy dostawca pokazuje teraz kwotę zakupów w tym roku, liczbę faktur i datę ostatniej z nich, bez otwierania KSeF.

Kolumny AI i czat

Kolumny AI i czat mogą wyszukiwać faktury w pobranych danych: na pytanie „ile wydaliśmy u tego dostawcy w sierpniu” odpowiadają na podstawie zapisu każdej faktury w samym KSeF, a nie tego, co ktoś wpisał do komórki, a sumy obejmują każdą pasującą fakturę, nie tylko wiersze widoczne na ekranie. Zobacz Kolumny i AI i Asystent AI.

Wyzwalacz Otrzymano fakturę z KSeF

Automatyzacja z wyzwalaczem Otrzymano fakturę z KSeF uruchamia się, gdy synchronizacja przyniesie nową fakturę, z filtrami Rejestr, NIP sprzedawcy, NIP nabywcy, Typ dokumentu, Waluta i Kwota brutto (zobacz Wyzwalacze i warunki). Działa na wierszu, który synchronizacja właśnie utworzyła, więc trzeba ją zbudować na tabeli, do której zapisuje dany rejestr. Jej wiadomości mogą cytować fakturę: Numer faktury, Numer KSeF, Sprzedawca, Kwota brutto i inne pola (zobacz Akcje). Szablon Przetwórz nową fakturę kosztową z KSeF uruchamia kolumny AI dla każdej nowej faktury zakupowej i informuje zespół.

Rozłącz

Rozłącz w zakładce Połączenie: „Pobieranie według harmonogramu zostanie zatrzymane, a token usunięty. Wiersze, które już są w tabelach, zostają.” i „Już pobrane faktury nie zostaną usunięte.” Aby znów odbierać faktury, podłącz KSeF od nowa z tokenem.

Dobrze wiedzieć

• Bezpieczeństwo. Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej i nigdy więcej nie jest pokazywany; widać tylko jego cztery ostatnie znaki. Połączenie zmieniają tylko administratorzy. Rozłączenie usuwa token.
• Token tylko do odczytu. Tokenem, który może tylko czytać faktury, nie da się wystawić faktury, cokolwiek by się z nim stało. Prawo do wystawiania faktur nadaj mu tylko na potrzeby wysyłki (zobacz Wysyłanie faktur do KSeF).
• Korekty w KSeF. Faktura korygująca przychodzi jako nowa faktura z własnym numerem KSeF i rodzajem.
• Faktury z TMS. Faktury wystawiane w TMS mają własny obieg KSeF (zobacz Wysyłka faktur i KSeF).

Powiązane strony

• Wysyłanie faktur do KSeF: wystawianie faktury z wiersza tabeli, najpierw w piaskownicy.
• Integracje: karta KSeF.
• Wyzwalacze i warunki: wyzwalacz KSeF.
• Typy kolumn: kolumna Dane z KSeF.