KSeF (e-faktury)

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system, przez który przechodzi każda faktura wystawiona i otrzymana przez polskiego przedsiębiorcę. E-fakturowanie jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (obrót za 2024 r. powyżej 200 mln zł) i od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych.

Quanty łączy się z KSeF po to, żeby pobierać stamtąd faktury i zapisywać je jako wiersze tabeli. Dalej są to już zwykłe dane w Quanty: filtrujesz je, podciągasz do innych arkuszy, przepuszczasz przez kolumny AI, pokazujesz na pulpicie i pytasz o nie na czacie.

KSeF może podłączyć wyłącznie administrator organizacji. Kartę KSeF znajdziesz w centrum Integracje.

Podłączenie

Kreator ma trzy kroki. Token autoryzacyjny generujesz po stronie KSeF, więc zacznij od przeczytania kroku 3.

1. Środowisko

KSeF udostępnia trzy osobne systemy, a Quanty łączy się dokładnie z jednym z nich:

Zanim wskażesz dane produkcyjne, sprawdź na środowisku testowym albo demo, jak zachowuje się synchronizacja.

2. NIP

Podajesz dziesięciocyfrowy NIP podatnika, którego faktury chcesz pobierać. Quanty sprawdza sumę kontrolną NIP-u, zanim cokolwiek wyśle do KSeF, więc literówka wychodzi od razu, a nie dopiero jako nieudane połączenie.

3. Token autoryzacyjny

Token generujesz samodzielnie, w aplikacji podatnika KSeF:

Wystarczy token z uprawnieniem do odczytu faktur. Quanty nie potrzebuje niczego więcej, a tokenem ograniczonym do odczytu nie da się niczego wystawić, cokolwiek by się z nim stało.

Quanty weryfikuje token w KSeF, zanim go zapisze. Token, którego KSeF nie przyjmie, nie zostaje zapisany — jeśli więc połączenie istnieje, to znaczy, że działa. Zapisany token jest szyfrowany i nigdy więcej nie jest pokazywany: w interfejsie widać tylko jego cztery ostatnie znaki.

Czego nie zmienisz później

Środowiska ani NIP-u nie da się zmienić po podłączeniu. Zmiana któregokolwiek z nich przestawiłaby działającą synchronizację na inny system albo na inną firmę, więc zamiast edycji tworzy się nowe połączenie.

Token wymienisz na miejscu. Kiedy stary wygaśnie albo zechcesz go wymienić, wklejasz nowy; Quanty weryfikuje go tak samo i podmienia, nie ruszając tego, co już zostało pobrane.

Pobieranie faktur

Rejestry i tabele docelowe

KSeF prowadzi dwa rejestry: zakupu (faktury zakupowe, czyli wystawione na Ciebie) i sprzedaży (faktury sprzedażowe, czyli wystawione przez Ciebie). Każdy konfigurujesz osobno, więc zakup i sprzedaż mogą trafiać do dwóch różnych tabel. Możesz też włączyć oba.

Dla każdego rejestru wskazujesz tabelę docelową albo wybierasz Utwórz nową tabelę i Quanty zakłada ją za Ciebie. W obu przypadkach nie przygotowujesz niczego: kolumny Quanty zakłada samo przy pierwszej synchronizacji.

Co trafia do wiersza

Każda faktura to jeden wiersz i każda faktura trafia tam raz. Kluczem jest numer KSeF: faktura, która już jest w tabeli, nie zostanie dodana ponownie, niezależnie od tego, ile razy pojawi się w kolejnych synchronizacjach.

Kolumna Status

Status to kolumna Quanty, a nie KSeF. Synchronizacja wpisuje ją raz, przy zakładaniu wiersza, i nigdy jej nie nadpisuje.

Dzięki temu możesz jej używać jako własnej kolumny obiegu. Przestawiaj fakturę na taki stan, jakiego wymaga Twój proces — ręcznie, z tablicy kanban albo z automatyzacji — a żadna kolejna synchronizacja tego nie zmieni.

Jak często Quanty sprawdza

Odstęp ustawiasz dla połączenia. Minimum to 30 minut, domyślnie jest 60.

Limit jest po stronie KSeF, nie Quanty: podatnik może wykonać tylko 20 zapytań o metadane faktur na godzinę, a jedna synchronizacja zużywa ich kilka. Gęstszy odstęp zużywałby ten limit szybciej, a faktury i tak nie trafiałyby do tabeli wcześniej.

Kiedy nie chcesz czekać na kolejne uruchomienie, użyj Synchronizuj teraz.

Pierwsza synchronizacja i starsze faktury

Pierwsza synchronizacja sięga domyślnie 90 dni wstecz. Jeśli potrzebujesz dłuższej historii, ustaw wcześniejszą datę początkową.

Quanty przechodzi historię partiami i zapamiętuje, w którym miejscu skończyło, więc długie pobieranie rozkłada się na kilka uruchomień, zamiast kończyć się błędem. Kiedy KSeF ograniczy tempo zapytań, uruchomienie kończy się czysto, a następne podejmuje pracę dokładnie tam, gdzie poprzednie stanęło. Takie zakończenie nie jest błędem: nic nie ginie i nic się nie dubluje.

Praca na wierszach

Kiedy faktury są już wierszami, działa na nich wszystko, co zwykle: filtry i grupowanie, tablica kanban po statusie, kalendarz po dacie wystawienia, formuły, kolumny AI, wykresy na pulpicie i pytania na czacie.

Kolumna wyszukiwania KSeF

Dane z KSeF to typ kolumny, która odpowiada na podstawie faktur już pobranych przez Quanty. Nie stoi za nią model i nie piszesz promptu: kolumna czyta kopię danych zapisaną po stronie Quanty, więc odpowiada natychmiast i nic nie kosztuje.

Ustawiasz w niej:

• sposób dopasowania — po NIP (kontrahenta), po numerze KSeF albo po numerze faktury;
• kolumnę z kluczem — kolumnę w tej tabeli, z której odczytywany jest NIP lub numer. W tabeli, którą wypełnia sama synchronizacja, możesz ją zostawić pustą, a wtedy każdy wiersz odpowiada na pytanie o swoją własną fakturę;
• rejestr — zakupu, sprzedaży albo oba;
• okres — cały okres, bieżący miesiąc, bieżący rok albo ostatnie 12 miesięcy;
• co zwrócić — sumę brutto, netto lub VAT, liczbę faktur, datę, numer albo numer KSeF ostatniej faktury. Kiedy dopasowanie wskazuje jedną fakturę, możesz zwrócić jej własne pola.

Przykład: ile kupujemy u każdego dostawcy

Prowadzisz tabelę dostawców z kolumną NIP.

1. Dodaj kolumnę i wybierz typ Dane z KSeF.
2. Dopasowanie po NIP, źródło: Twoja kolumna z NIP-em.
3. Rejestr: zakupu.
4. Okres: bieżący rok.
5. Zwróć: sumę brutto.

Przy każdym dostawcy widzisz teraz, na jaką kwotę wystawił on faktury w tym roku. Dołóż drugą kolumnę z liczbą faktur i trzecią z datą ostatniej faktury, a tabela odpowiada, u kogo kupujesz, za ile i kiedy dany dostawca wystawił ostatnią fakturę — bez wchodzenia do KSeF.

Koszt i odświeżanie

Kolumna przelicza się przy uruchomieniu arkusza, jak każda inna kolumna wyliczana. Ponieważ czyta kopię faktur po stronie Quanty, a nie odpytuje KSeF, odświeżenie nie kosztuje kredytów i nie zużywa godzinnego limitu zapytań do KSeF.

Kolumny AI i czat

Kolumna AI może w trakcie pracy zajrzeć do faktur, więc prompt dotyczący kontrahenta dostaje odpowiedź opartą na tym, co rzeczywiście jest w KSeF. Czat odpowiada na takie pytania wprost, zadane po ludzku: ile wydaliśmy u tego dostawcy w sierpniu.

Dla obu prawdziwe są dwie rzeczy:

• czytają pobrany rekord faktury, a nie komórki w siatce, więc odpowiedź pokazuje stan z systemu podatkowego, a nie to, co ktoś wpisał ręcznie w komórkę;
• sumy liczą się po wszystkich pasujących fakturach, nie tylko po tych widocznych na ekranie. Filtr nałożony na widok nie zmienia wyniku.

Wyzwalacz Otrzymano fakturę z KSeF

W wyzwalaczach i automatyzacjach pojawia się nowy typ wyzwalacza: Otrzymano fakturę z KSeF. Uruchamia się, kiedy synchronizacja przyniesie nową fakturę.

Filtry

Zawęź wyzwalacz tak, żeby reagował tylko na interesujące Cię faktury:

• rejestr — zakupu, sprzedaży albo oba;
• NIP sprzedawcy i NIP nabywcy;
• rodzaj dokumentu;
• waluta;
• zakres kwoty brutto — dolna granica, górna albo obie.

Na czym działa

Wyzwalacz działa na wierszu, który właśnie założyła synchronizacja, więc nie jest w stanie go zdublować, a jedna faktura uruchamia go raz. Dalej dostępne są zwykłe akcje: uruchom kolumny AI na nowym wierszu, powiadom kogoś, zaktualizuj rekord, wyślij e-mail.

Znaczniki faktury

W szablonach akcji możesz przytoczyć fakturę, która uruchomiła wyzwalacz. Dostępnych jest czternaście znaczników, po jednym na pole faktury, która uruchomiła wyzwalacz:

{{invoice.number}}, {{invoice.ksef_number}}, {{invoice.direction}}, {{invoice.type}}, {{invoice.seller}}, {{invoice.seller_nip}}, {{invoice.buyer}}, {{invoice.buyer_nip}}, {{invoice.net}}, {{invoice.vat}}, {{invoice.gross}}, {{invoice.currency}}, {{invoice.issue_date}} oraz {{invoice.nip}} (Twój własny NIP).

Buduj automatyzację na właściwej tabeli

Automatyzacja musi stać na tej tabeli, do której zapisuje dany rejestr. Wyzwalacz na dowolnej innej tabeli nigdy nie zobaczy wierszy z fakturami, a kreator ostrzega, kiedy wybrana tabela nie jest tabelą docelową żadnego rejestru KSeF.

Bezpieczeństwo

• Token autoryzacyjny jest szyfrowany i nigdy nie wraca z API. W interfejsie widać wyłącznie jego cztery ostatnie znaki.
• Podłączyć KSeF, wymienić token i rozłączyć integrację może tylko administrator organizacji.
• Każda faktura należy wyłącznie do tej organizacji, która ją pobrała.
• Rozłączenie usuwa zapisane dane logowania.
• Quanty czyta faktury i nic poza tym. Nie wystawi, nie skoryguje i nie anuluje żadnej z nich.

Powiązane strony

• Integracje — centrum, w którym stoi karta KSeF.
• Wyzwalacze i automatyzacje — co może uruchomić wyzwalacz o nowej fakturze.
• Kolumny i ekstrakcja AI — kolumny AI czytające wiersze z fakturami.
• Bezpieczeństwo i MFA — gdzie przetwarzane są dane i kto je widzi.