Wyzwalacze i warunki
Karta Kiedy automatyzacji zawiera jej wyzwalacz, „zdarzenie, które uruchamia akcje”, a karta Jeśli warunki, które musi spełnić rekord. Razem decydują, kiedy wykonają się kroki z karty Wtedy. Ta strona omawia każdy wyzwalacz i jego pola, warunki oraz limity z sekcji Limity i zachowanie.
Zanim zaczniesz
- Potrzebujesz prawa do edycji projektu (zobacz Automatyzacje).
- Otrzymano e-mail wymaga podłączonej skrzynki (zobacz Skrzynki pocztowe), Otrzymano wiadomość WhatsApp podłączonego numeru WhatsApp (zobacz WhatsApp), a Otrzymano fakturę z KSeF połączenia z KSeF, którego rejestr zapisuje do tej tabeli (zobacz KSeF (e-faktury)). Dwa ostatnie wymagają planu Złoty lub wyższego.
- Karta trafia do kolumny wymaga widoku Kanban tej tabeli (zobacz Tablice kanban), a Wysłano formularz formularza na tej tabeli (zobacz Formularze).
Wybierz wyzwalacz
Kliknij kartę Kiedy i wybierz wyzwalacz w polu Kiedy uruchomić.
| Wyzwalacz | Kiedy się uruchamia | Jego ustawienia |
|---|---|---|
| Nowy rekord | „Gdy w tabeli pojawi się nowy wiersz.” | Brak. |
| Rekord zmieniony | „Gdy zmieni się wartość w wybranych kolumnach.” | Obserwowane kolumny; brak wyboru oznacza Dowolna kolumna. |
| Rekord spełnia warunki | „Gdy rekord zacznie spełniać warunki (raz, przy zmianie).” | Co najmniej jeden warunek na karcie Jeśli. |
| Wysłano formularz | „Gdy ktoś wyśle odpowiedź w formularzu.” | Formularz: jeden formularz albo Dowolny formularz. |
| Według harmonogramu | „Codziennie, co tydzień albo co kilka godzin.” | Zobacz Według harmonogramu. |
| Karta trafia do kolumny | „Gdy karta na tablicy Kanban trafi do wybranej kolumny.” | Tablica Kanban i Kolumna tablicy. |
| Otrzymano e-mail | „Gdy na podłączoną skrzynkę przyjdzie e-mail.” | Zobacz Otrzymano e-mail. |
| Otrzymano wiadomość WhatsApp | „Gdy na podłączony numer WhatsApp przyjdzie wiadomość.” | Zobacz Otrzymano wiadomość WhatsApp. |
| Otrzymano fakturę z KSeF | „Gdy do podłączonego rejestru KSeF trafi nowa faktura.” | Zobacz Otrzymano fakturę z KSeF. |
Rekord spełnia warunki uruchamia się raz, gdy rekord zaczyna spełniać warunki, a nie ponownie, dopóki nadal je spełnia. Rekord zmieniony uruchamia się przy każdej zmianie obserwowanej kolumny.
Według harmonogramu
| Pole | Co oznacza | Domyślnie |
|---|---|---|
| Harmonogram | Codziennie, Co tydzień albo Co kilka godzin. | Codziennie |
| Godzina | Pora dnia, dla Codziennie i Co tydzień. | 09:00 |
| Dni tygodnia | Dni, dla Co tydzień. | poniedziałek |
| Co ile godzin | Od 1 do 168 godzin, dla Co kilka godzin. | 6 |
| Strefa czasowa | Warszawa, Berlin, Londyn, Paryż, Madryt, Rzym, Amsterdam, Praga, Wiedeń, Kijów, Nowy Jork, Chicago, Los Angeles, Dubaj, Tokio albo UTC. | Europe/Warsaw |
| Tryb | Podsumowanie: „Jedno uruchomienie z listą wszystkich pasujących rekordów.” Osobno dla rekordu: „Osobne uruchomienie dla każdego pasującego rekordu (raz na rekord).” | Podsumowanie |
Harmonogram bierze pod uwagę rekordy, które spełniają warunki karty Jeśli. Podsumowanie wymienia najwyżej 200 rekordów; użyj w wiadomości pól Liczba rekordów, Lista rekordów albo Tabela rekordów (zobacz Akcje).
Otrzymano e-mail
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Skrzynka pocztowa | Skrzynka, której automatyzacja słucha. Prywatna skrzynka działa tylko w automatyzacjach utworzonych przez osobę, która ją podłączyła. | Zlecenia (Gmail) |
| Od | Adresy albo domeny nadawców. | @nowak-logistics.pl |
| Do | Adresy odbiorców. | zlecenia@twojafirma.pl |
| Temat zawiera | Słowa w temacie. | zlecenie, order |
| Treść zawiera | Słowa w treści. | CMR |
| Tylko e-maile z załącznikami | Pomija e-maile bez plików. | Włączone |
Każdy filtr przyjmuje kilka wartości oddzielonych przecinkami (do 20 wartości i 500 znaków). Ostatnie e-maile w tej skrzynce wymienia ostatnie wiadomości z oznaczeniem Pasuje albo Odfiltrowany, więc możesz sprawdzić filtry, zanim włączysz automatyzację.
„Automatyzację uruchomią tylko e-maile, które przyjdą po jej włączeniu.” E-maile, które już są w skrzynce, nigdy nie są przetwarzane.
Zapisywanie e-maila jako rekordu
W sekcji Zapis w tabeli opcja Zapisuj każdy e-mail jako nowy rekord (domyślnie włączona) tworzy jeden rekord na e-mail i pozwala wybrać, która kolumna dostaje każdą część: Adres nadawcy, Nazwa nadawcy, Do, Temat, Treść, Data otrzymania i Załączniki (załączniki wymagają kolumny plików). Nie zapisuj pomija rekord; automatyzacja może wtedy tylko powiadamiać lub wysyłać, a kroki Zaktualizuj rekord i Uruchom kolumny AI są niedostępne.
Automatyzacja e-mail nie ma warunków rekordu: e-mail filtrują pola opisane powyżej.
Otrzymano wiadomość WhatsApp
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Numer | Numer WhatsApp, którego automatyzacja słucha. Musisz wybrać jeden. | Dyspozycja |
| Od tego numeru | Tylko wiadomości od tych nadawców. | +48 601 234 504 |
| Treść zawiera | Słowa w wiadomości. | palety, kwit |
| Wiadomość ma załącznik | Tylko wiadomości ze zdjęciem albo plikiem. | Włączone |
Utwórz wiersz dla wiadomości tworzy jeden rekord na wiadomość: „Jeden wiersz na wiadomość, w tabeli, na której działa ta automatyzacja, wypełniony polami poniżej.” Przypisz Numer nadawcy, Nazwa nadawcy, Treść, Data odebrania i Załączniki do kolumn albo pomiń którąś część. Załączniki są zapisywane jako pliki w kolumnie plików. Automatyzację uruchamiają tylko wiadomości, które przyjdą po jej włączeniu.
Otrzymano fakturę z KSeF
| Pole | Co oznacza | Domyślnie |
|---|---|---|
| Połączenie KSeF | NIP, którego automatyzacja słucha. | Dowolny podłączony NIP |
| Rejestr | Oba rejestry, Zakup albo Sprzedaż. | Oba rejestry |
| NIP sprzedawcy, NIP nabywcy | Tylko faktury od tych firm albo dla nich. | Puste |
| Typ dokumentu | Kody KSeF: VAT, KOR, ZAL, ROZ albo UPR. | Dowolny |
| Waluta | Na przykład PLN albo EUR. | Dowolna |
| Kwota brutto | Od i Do, obie granice włącznie. Gdy ustawisz granicę, faktura bez kwoty zostanie pominięta. | Puste |
Ten wyzwalacz nigdy nie tworzy wiersza: synchronizacja KSeF już zapisała fakturę w tabeli. Dlatego działa tylko na tabeli, do której zapisuje rejestr KSeF; na każdej innej tabeli edytor o tym informuje. Jego kroki mogą działać na rekordzie faktury, na przykład Uruchom kolumny AI na tym rekordzie. Liczą się tylko faktury, które przyjdą po włączeniu automatyzacji. Zobacz KSeF (e-faktury).
Warunki
Karta Jeśli zawiera warunki. Gdy są ustawione, karta pokazuje Tylko gdy i je wymienia; w jej panelu są w sekcji Warunki dla Rekord spełnia warunki i w sekcji Tylko gdy dla pozostałych wyzwalaczy rekordów. Bez warunków Rekord spełnia warunki prosi „Ustaw warunki, które uruchamiają tę automatyzację”, a pozostałe wyzwalacze rekordów pokazują Za każdym razem: „Bez warunków. Dodaj je, aby działać tylko dla wybranych rekordów.” Dla wyzwalaczy e-mail i WhatsApp pokazuje „Wiadomości filtrujesz w kroku Kiedy”.
- Kliknij kartę Jeśli i Dodaj warunek.
- Wybierz kolumnę, operator i wartość.
- W polu Dopasowanie wybierz Wszystkie (każdy warunek musi być spełniony) albo Dowolny (wystarczy jeden).
| Operator | Działa na |
|---|---|
| jest, nie jest, zawiera, nie zawiera, jest puste, nie jest puste, jest jednym z | każdej kolumnie |
| większe niż, mniejsze niż, co najmniej, co najwyżej | liczbach |
| przed, po | datach |
| zaznaczone, niezaznaczone | polach wyboru |
Oprócz kolumn tabeli możesz sprawdzać Data utworzenia, Data zmiany i Etykieta rekordu. Data może być względna: now, today, now+24h, now-2d albo today-7d (jednostki h, d i w), więc warunek „Termin przed now” oznacza „po terminie”. Automatyzacja może mieć najwyżej 20 warunków.
Limity i zachowanie
Panel wyzwalacza kończy się sekcją Limity i zachowanie: „Jak często automatyzacja może się uruchomić i co dzieje się, gdy krok zawiedzie.”
| Ustawienie | Co oznacza | Domyślnie |
|---|---|---|
| Uruchomień na godzinę | „Najwyżej tyle uruchomień w ciągu godziny.” Od 1 do 1 000. | 60 |
| Odczekaj przed uruchomieniem | „Sekundy po zmianie, dzięki czemu seria edycji daje jedno uruchomienie.” Od 0 do 3 600. Niewidoczne dla wyzwalaczy e-mail, WhatsApp i KSeF. | 5 |
| Zatrzymaj przy błędzie | Pomija pozostałe kroki, gdy jeden z nich zawiedzie. | Włączone |
| Raz na rekord | Uruchamia automatyzację najwyżej raz dla tego samego rekordu. Niewidoczne dla wyzwalaczy wiadomości i KSeF. | Włączone |
Przy powiadomieniach zostaw Raz na rekord włączone
Bez tej opcji automatyzacja z wyzwalaczem Rekord zmieniony wysyła wiadomość przy każdej edycji obserwowanej kolumny. Wyłącz ją tylko wtedy, gdy naprawdę chcesz uruchomienia przy każdej zmianie.
Dobrze wiedzieć
- Tylko nowe zdarzenia. Wyzwalacze e-mail, WhatsApp i KSeF nigdy nie patrzą wstecz: włączenie automatyzacji nie przetwarza tego, co przyszło wcześniej.
- Serie edycji. Odczekaj przed uruchomieniem zbiera szybkie edycje jednego rekordu w jedno uruchomienie.
- Wartości z kolumn AI. Wartość zapisana przez kolumnę AI liczy się jako zmiana: może uruchomić Rekord zmieniony i Rekord spełnia warunki, więc możesz reagować na wynik AI, gdy tylko się pojawi (na przykład Rekord spełnia warunki z warunkiem „Kategoria to faktura”). Wartości zapisane przez krok Uruchom kolumny AI danej automatyzacji nigdy nie uruchamiają ponownie tej samej automatyzacji.
- Łańcuchy kończą się na trzech. Zmiana wprowadzona przez jedną automatyzację może uruchomić inną, maksymalnie trzy poziomy w głąb.
- Usunięta tabela. Automatyzacja pokazuje Tabela usunięta i przestaje działać.
Powiązane strony
- Automatyzacje: strona Automatyzacje, szablony i edytor.
- Akcje: co potrafią kroki z karty Wtedy.
- Testy i historia uruchomień: przetestuj wyzwalacz na prawdziwym rekordzie.
- Skrzynki pocztowe: podłącz skrzynkę, której słucha wyzwalacz e-mail.