Pliki

Pliki przechowują w folderach wszystkie dokumenty Twojej organizacji: umowy, faktury, CMR-y, arkusze, zdjęcia i nagrania. Przesłany plik jest odczytywany raz (tekst, tabele, mowa w nagraniu), żeby można go było przeszukiwać, pytać o niego w czacie, używać go jako wiersza tabeli i podpiąć do kolumny AI jako wzorzec do oceny. Trafiają tu też pliki, które przygotowuje dla Ciebie AI.

Kto może otworzyć który plik i jak udostępniać pliki osobom spoza organizacji, opisuje strona Udostępnianie plików.

Zanim zaczniesz

• Pliki są na pasku bocznym w każdym planie.
• Każdy członek oprócz roli Widz może przesyłać pliki, tworzyć foldery i porządkować pliki. Widz może otwierać, oglądać, pobierać i przeszukiwać pliki, które widzi.
• Odczytanie pliku przez AI (żeby dało się go przeszukiwać i o niego pytać) zużywa kredyty AI Twojej organizacji i wymaga płatnego planu z kredytami. Bez niego: „Pliki wgrywają się i pobierają jak zwykle. Odczytanie tego, co jest w środku, żeby dało się je przeszukiwać, wymaga płatnego planu.”
• Każdy plan ma miejsce na pliki dla całej organizacji. Gdy się zapełni, przesyłanie zatrzymuje się z komunikatem „Za mało miejsca na te pliki” (zobacz Rozliczenia i kredyty).

Strona Pliki

Pasek narzędzi

Zakładki

Po prawej stronie zakładek są: Szczegóły (ⓘ, dla zaznaczonego elementu), Udostępnione linki (linki utworzone dla osób spoza organizacji, zobacz Udostępnianie plików) i Skróty klawiszowe.

Filtrowanie według typu

Pod zakładkami są filtry listy: Wszystkie, a potem tylko rodzaje plików, które są w folderze, każdy z liczbą: PDF, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Obrazy, Nagrania i Inne. Gdy pliki są w trakcie odczytu albo ich odczyt się nie udał, pojawiają się też filtry Przetwarzane i Nieudane.

Lista

Widok listy ma kolumny Nazwa, Status, Dodano i Właściciel. Gwiazdka oznacza elementy z gwiazdką, kłódka albo ikona osób oznacza pliki z ustawieniem Tylko ja albo Wybrane osoby, a znaczek oznacza poufne pliki z rozmów. Duże foldery wczytują się partiami.

Menu elementu

Kliknij plik prawym przyciskiem myszy (albo użyj jego ⋯):

Menu folderu ma Otwórz folder, Udostępnij poza organizację, gwiazdkę, Dodaj do skrótów, Zmień nazwę, Przenieś, Szczegóły i Usuń. Kliknij prawym przyciskiem puste miejsce, aby zobaczyć Nowy folder, Wgraj pliki i Wgraj folder.

Zaznaczanie kilku elementów

Zaznacz elementy (albo użyj Shift + strzałki) i skorzystaj z paska: Pobierz (kilka plików pobiera się jako jeden plik zip: „Pobierz pliki: 4”), Zapytaj Quanty (przy dokładnie jednym pliku), Szczegóły, gwiazdka, Przenieś i Usuń. Przenieś i Usuń pojawiają się tylko wtedy, gdy możesz zmieniać każdy zaznaczony element.

Skróty klawiszowe

Przesyłanie plików

1. Kliknij Prześlij (albo Shift+U) albo przeciągnij pliki z komputera na stronę. Nakładka mówi, gdzie trafią: „Pliki trafią do folderu »Kwity«” albo „Pliki trafią na najwyższy poziom”.
2. W oknie Prześlij plik dodaj pliki przez Wybierz plik albo cały folder przez Wybierz folder (razem z podfolderami, do 8 poziomów w głąb).
3. Zostaw włączone Analizuj z AI, aby pliki zostały odczytane, albo wyłącz je, „aby tylko zapisać pliki: bez kosztu AI, przeanalizujesz je później”. Quanty zapamiętuje Twój wybór.
4. Sprawdź Analiza AI (szacunek): najwyższy przewidywany koszt odczytu. Pliki, które nie zostaną odczytane, mówią dlaczego: „Za duży do analizy AI, zostanie tylko zapisany”, „Archiwum, zostanie zapisane bez zmian (nie jest otwierane ani analizowane)” albo „AI nie czyta tego typu pliku, zostanie tylko zapisany”.
5. Rozpocznij przesyłanie. Przy nagraniach, plikach od 50 MB w górę albo wyższym szacunku Quanty najpierw pyta: Przesłać i przeanalizować te pliki? „Koszt wlicza się do budżetu AI organizacji.” Tak, prześlij potwierdza.

Panel pokazuje postęp („Przesyłanie 3 z 12”, „Zostało ok. 2 min”) z przyciskami Anuluj wszystko, Ponów nieudane oraz anulowaniem albo ponowieniem każdego pliku. Duże pliki trafiają prosto do magazynu w częściach, a część, która się nie powiedzie, jest ponawiana osobno.

Inne drogi: upuść pliki na stronę folderu w obszarze roboczym („Upuść pliki w dowolnym miejscu strony, aby je tu przesłać.”), dodaj pliki do komórki z plikami w tabeli, załącz je w czacie albo odbierz je przez formularz, automatyzację e-mail albo WhatsApp. Takie pliki same trafiają do folderów (zobacz Foldery, które Quanty wypełnia za Ciebie).

Limity

Typy plików

Okno podsumowuje to tak: „Dokumenty, obrazy, nagrania (z transkrypcją) oraz archiwa ZIP, RAR czy 7Z (zapisywane bez zmian)”.

Dwa pliki mogą mieć tę samą nazwę, nawet w jednym folderze.

Przetwarzanie

Po przesłaniu Quanty odczytuje każdy plik, który ma włączone Analizuj z AI: wyciąga tekst i tabele, przepisuje mowę z nagrań na tekst i indeksuje wszystko do wyszukiwania.

Jak odczytywany jest każdy rodzaj pliku:

• Arkusze i pliki tekstowe są odczytywane na własnych serwerach Quanty, bez kosztu AI.
• Pliki PDF z warstwą tekstową są odczytywane tak samo. Zeskanowane pliki PDF (prawie bez tekstu na stronie) trafiają do modelu do analizy dokumentów organizacji, do 30 MB.
• Obrazy są odczytywane raz przez model do analizy dokumentów.
• Nagrania są przepisywane na tekst; język (polski, angielski albo niemiecki) jest rozpoznawany automatycznie. Transkrypcja jest rozliczana za każdą minutę nagrania.

Administrator wybiera Model do analizy dokumentów w Ustawienia, Organizacje: „Używany do skanów PDF i obrazów. Pliki tekstowe i arkusze są przetwarzane lokalnie, bez opłat.”

Plik, który długo zostaje w przetwarzaniu, jest automatycznie ponawiany, a po 24 godzinach dostaje status Niepowodzenie, żebyś mógł zdecydować, co dalej. W komórce tabeli te same stany to W kolejce do przetworzenia, Przetwarzanie… (z etapem: odczyt dokumentu, przygotowanie do wyszukiwania, indeksowanie), Gotowy albo Nie udało się odczytać, a przy Trwa dłużej niż zwykle jest przycisk Ponów przetwarzanie.

Podgląd pliku

Kliknij plik albo naciśnij Spacja. Podgląd otwiera się nad stroną.

• Górny pasek: nazwa, data „Zmieniono”, „3 z 12” z przyciskami Poprzedni plik i Następny plik, Zapytaj Quanty, gwiazdka, Udostępnij, Szczegóły, Pobierz i Więcej działań (Otwórz w nowej karcie, Drukuj, Zmień nazwę, Usuń).
• Powiększ, Pomniejsz, Dopasuj do ekranu, Rzeczywisty rozmiar, a przy obrazach Obróć.

Szczegóły pokazują Informacje o pliku: typ, rozmiar, datę utworzenia, właściciela i udostępnianie. Plik odczytany przez AI pokazuje też Wyszukiwanie AI: Przeszukiwalny i dzień, w którym go Zindeksowano.

Zapytaj Quanty o plik

Zapytaj Quanty (w menu, w podglądzie albo na pasku zaznaczenia) otwiera czat z załączonym plikiem i gotowym do wysłania pytaniem „Co zawiera ten plik? Streść najważniejsze informacje.” Zmień je na własne pytanie i wyślij. Pliki możesz też przeciągnąć do czatu: „Upuść, aby zapytać Quanty o te pliki”. Odpowiedź kosztuje tyle, co odpowiedź w czacie (zobacz Asystent AI). Przeszukiwać i cytować można tylko pliki, które zostały odczytane.

Foldery

• Nowy folder tworzy folder; foldery można zagnieżdżać bez ograniczeń.
• Przenieś otwiera okno Przenieś elementy, w którym wybierasz folder docelowy. Możesz też przeciągnąć elementy na folder: „Przeniesiono do »Kwity«”, z przyciskiem Cofnij.
• Zmień nazwę klawiszem F2.
• Folder, którego nie możesz otworzyć, pokazuje „Ten folder jest niedostępny” z przyciskiem Przejdź do Moich plików.

Foldery, które Quanty wypełnia za Ciebie

Niektóre pliki same trafiają do folderów. Quanty tworzy te foldery wtedy, gdy są potrzebne po raz pierwszy, i nazywa je w języku Twojej organizacji. Możesz zmienić ich nazwę albo je przenieść, a nadal będą dostawać pliki.

Kopie w tych folderach są tylko zapisywane, nie są odczytywane drugi raz i nie liczą się podwójnie do miejsca na pliki.

Kosz

Usuń przenosi elementy do kosza (zakładka Kosz): „Trafią do kosza, skąd możesz je przywrócić.”

• „Elementy w koszu są usuwane na zawsze po 30 dniach.” Każdy element pokazuje „Usunięcie na zawsze za 12 dni”.
• Przywróć przywraca element tam, gdzie był.
• Usuń na zawsze usuwa go bezpowrotnie; Opróżnij kosz usuwa wszystko, co możesz usunąć („Zachowano 2 elementy, których nie możesz usunąć.”). Oba najpierw pytają i mówią: „Wiersze tabel utworzone z tych plików zostaną usunięte razem z nimi.”
• Usunięcie folderu nigdy nie przenosi do kosza plików w środku, którymi nie możesz zarządzać (na przykład prywatnego pliku współpracownika); takie pliki przenoszą się na najwyższy poziom.
• Usunięcie na zawsze ma ostrzejsze zasady niż przeniesienie do kosza: plik może usunąć na zawsze tylko osoba, która go przesłała, administrator organizacji albo ktoś z uprawnieniem Może zarządzać (plików z rozmów administrator nie może).

Pliki w tabelach

Kolumna z plikami w tabeli zawiera pliki, jeden albo więcej w komórce (zobacz Typy kolumn).

• Dodaj wiersz, Dodaj pliki w arkuszu albo upuszczenie plików na arkusz tworzy jeden wiersz na każde upuszczenie; kilka plików w jednym wierszu tworzy Zestaw plików.
• W komórce z plikami Prześlij plik lub wybierz z sekcji Pliki dodaje pliki z komputera albo z Plików, a Dodaj więcej plików i Usuń plik z komórki je zmieniają. Przed usunięciem ostatniego pliku Quanty pyta: „Wartości AI wyliczone z tego pliku pozostaną widoczne, ale zostaną oznaczone jako nieaktualne do czasu przeliczenia.”
• Kolumny AI, które czytają plik, czekają, aż zostanie odczytany: Czeka na pliki.

Usunięcie wierszy nigdy nie usuwa ich plików: „Pliki źródłowe zostają w Plikach.”

Baza wiedzy

Baza wiedzy kolumny AI podpina dokumenty z Plików, według których kolumna ocenia wartości, na przykład Twój cennik, przepis albo listę kontrolną: „Model ocenia na podstawie tych dokumentów, a nie własnych domyślnych zasad. Aktualizacja podpiętego dokumentu oznacza tę kolumnę jako nieaktualną.” Użyj + podepnij w ustawieniach kolumny i wyszukaj dokument (zobacz Kolumny i AI).

Pliki tworzone przez AI

Pliki, które tworzy czat (Word, Excel, PowerPoint, CSV, Markdown, tekst, eksport prezentacji), zapisują się w Plikach: w folderze Wygenerowane projektu, gdy czat należy do projektu, a w przeciwnym razie w folderze Wygenerowane przez AI. Kolumna AI z wynikiem Plik (Word, Excel, PowerPoint, tekst) zapisuje „Gotowy dokument na wiersz, zapisany w Plikach”; jej komórki mają Pobierz, Otwórz w Plikach i Wygeneruj ponownie (poprzedni plik trafia do kosza).

Dobrze wiedzieć

• Wyszukiwanie znajduje nazwy. Pole wyszukiwania na stronie Pliki sprawdza nazwy plików i folderów. Aby znaleźć to, co jest w plikach, zapytaj w czacie: czat przeszukuje tekst każdego odczytanego pliku.
• Zapisane, ale nie odczytane. Archiwów, typów, których AI nie czyta, i plików przesłanych z wyłączonym Analizuj z AI nie da się przeszukiwać ani cytować, dopóki nie zostaną odczytane.
• Foldery pobiera się plik po pliku. Zaznacz pliki i pobierz je razem jako plik zip.
• Budżet AI. Gdy miesięczny budżet AI się wyczerpie, przesyłanie z odczytem się zatrzymuje („Miesięczny budżet AI wyczerpany”); nadal możesz przesyłać pliki z wyłączonym Analizuj z AI.
• Telefony. Strona Pliki działa na telefonie.

Powiązane strony

• Udostępnianie plików: kto widzi plik i linki dla osób z zewnątrz.
• Arkusz: dodawanie plików jako wierszy.
• Kolumny i AI: kolumny z plikami, baza wiedzy i transkrypcja.
• Asystent AI: pytanie o Twoje dokumenty.
• Rozliczenia i kredyty: miejsce na pliki i koszt odczytu plików.