Wyzwalacze tabeli i zatwierdzanie wierszy
Oprócz automatyzacji projektu każda tabela ma własne Wyzwalacze: „Uruchamiaj ten arkusz automatycznie, gdy coś się wydarzy.” Wyzwalacz dodaje wiersz dla każdego nowego maila z Gmaila albo uruchamia kolumny AI tabeli (lub dodaje wiersz) w stałym interwale albo według tygodniowego harmonogramu. Wiersze, które doda wyzwalacz albo import z Arkuszy Google, mogą czekać, aż ktoś je zatwierdzi.
Zanim zaczniesz
- Wyzwalacze ustawiają osoby, które mogą edytować tabelę.
- Wyzwalacz Gmaila wymaga skrzynki Gmail połączonej do odczytu i udostępnionej organizacji (zobacz Skrzynki pocztowe). Konto Gmail połączone prywatnie pokazuje: „To konto Gmail jest połączone prywatnie na stronie Integracje. Udostępnij je tam, aby używać go w wyzwalaczach arkusza.” Gdy karta Gmaila mówi, że konto jest połączone tylko do wysyłania, użyj zamiast tego automatyzacji z wyzwalaczem Otrzymano e-mail i adresem skrzynki Quanty (zobacz Wyzwalacze i warunki).
- Uruchamianie kolumn AI zużywa kredyty (zobacz Kredyty i użycie).
Otwórz panel Wyzwalacze
Kliknij przycisk z błyskawicą na pasku narzędzi tabeli: „Uruchamiaj ten arkusz automatycznie: przy nowych mailach lub według harmonogramu”. Liczba na nim mówi, ile wyzwalaczy jest aktywnych. Panel wymienia wyzwalacze tabeli; Dodaj wyzwalacz dodaje nowy. Gdy nie ma żadnego: „Dodaj wyzwalacz, aby uruchamiać ten arkusz przy nowych mailach z Gmaila lub według harmonogramu.”
Dodaj wyzwalacz
- Kliknij Dodaj wyzwalacz i wybierz typ.
- Wpisz nazwę w polu Nazwa, na przykład „Nowe faktury od dostawców”.
- Wypełnij jego ustawienia (poniżej), opcje i, jeśli chcesz, limity zużycia.
- Kliknij Utwórz wyzwalacz.
| Typ | Co robi |
|---|---|
| Nowy mail w Gmailu | „Dodaje wiersz dla każdego nowego maila pasującego do filtra” |
| Stały interwał | „Uruchamia się cyklicznie, np. co 30 minut” |
| Harmonogram tygodniowy | „Uruchamia się w wybrane dni o ustalonej godzinie” |
Nowy mail w Gmailu
| Pole | Co oznacza | Przykład |
|---|---|---|
| Filtr wyszukiwania Gmaila (opcjonalnie) | „Działa każde wyszukiwanie Gmaila. Zostaw puste, aby łapać każdy nowy mail ze skrzynki.” | from:faktury@dostawca.pl has:attachment |
| Zapisuj załączniki w plikach | Zapisuje załączniki w Plikach, więc kolumny plików i kolumny AI mogą je czytać. | Włączone |
| Wstaw pola maila do kolumn | „Opcjonalnie: wybierz kolumny, do których trafi nadawca, temat, data i treść.” Pola: Nadawca, Temat, Data otrzymania, Treść i Załączniki (kolumna plików). | Temat: Temat |
Panel pokazuje, które konto obserwuje („Obserwuje zlecenia@twojafirma.pl”). Dodawane są tylko e-maile, które przyjdą po utworzeniu wyzwalacza.
Stały interwał i Harmonogram tygodniowy
| Pole | Co oznacza | Domyślnie |
|---|---|---|
| Uruchamiaj co | 15 min, 30 min, 1 h, 6 h albo 24 h albo Własny interwał w minutach, godzinach lub dniach: od 5 minut do 7 dni. | |
| W dni, O godzinie (UTC) | Dla Harmonogram tygodniowy: dni i godzina, w UTC. | |
| Co ma się wydarzyć | Uruchom kolumny AI („Przelicza ten arkusz, jak po naciśnięciu Uruchom”, z polem Kolumny do przeliczenia) albo Dodaj nowy wiersz („Dokleja wiersz ze znacznikiem czasu; kolumny AI mogą się na nim uruchomić”). | |
| Wstaw czas uruchomienia do kolumny | Zapisuje czas uruchomienia w kolumnie nowego wiersza. |
Godziny są w UTC
Harmonogram tygodniowy uruchamia się o ustawionej godzinie w UTC: 08:00 UTC to 09:00 w Warszawie zimą i 10:00 latem. Automatyzacje projektu mają własne ustawienie strefy czasowej.
Opcje i limity zużycia
| Opcja | Co oznacza | Domyślnie |
|---|---|---|
| Uruchamiaj kolumny AI na nowych wierszach | Nowe wiersze są przetwarzane od razu. | Włączone |
| Wstrzymuj nowe wiersze do zatwierdzenia | Nowe wiersze czekają, aż ktoś je zatwierdzi (zobacz Zatwierdzanie wierszy). | Wyłączone |
| Maks. uruchomień dziennie | Do 2 000. | Bez limitu |
| Maks. kredytów na uruchomienie | Zatrzymuje uruchomienie, które wydałoby więcej. | Bez limitu |
| Maks. kredytów miesięcznie | Ogranicza to, co wyzwalacz wyda w miesiącu; nie może być niższy niż limit na uruchomienie. | Bez limitu |
„Opcjonalnie. Zostaw puste, aby nie ustawiać limitu. Wyzwalacz zużywa kredyty przy każdym uruchomieniu, dopóki go nie wstrzymasz.” Szacowany koszt pokazuje cenę Na uruchomienie (albo Na mail), Dziennie i Miesięcznie oraz Twoje Saldo teraz: „To szacunek, a nie wycena. Dłuższy dokument kosztuje więcej.”
Zarządzaj wyzwalaczami
Każdy wyzwalacz pokazuje ostatnie uruchomienie („Ostatnie uruchomienie 10:05” albo „Jeszcze nie uruchomiony”), ile wierszy dodał w tym tygodniu i swoje limity. Jego przyciski: Uruchom teraz, Wstrzymaj albo Wznów, Kolumny (które kolumny AI przelicza uruchomienie) i Usuń: „Przestanie działać natychmiast. Wiersze, które już utworzył, zostaną w arkuszu.”
Ostatnia aktywność wymienia uruchomienia: „dodano 2 wiersz(y)”, „brak nowych maili”, „zaplanowano przeliczenie arkusza” albo Niepowodzenie, każde z oznaczeniem auto albo ręcznie.
Cofnij uruchomienie
Cofnij obok uruchomienia usuwa wiersze, które to uruchomienie dodało („Wiersze usunięte”). Uruchomienie, które jeszcze trwa, można cofnąć, gdy się zakończy.
Kiedy wyzwalacz się wstrzymuje
Wyzwalacz sam się wstrzymuje i podaje powód:
- Wstrzymany: połącz ponownie Gmaila w Integracjach: konto Gmail straciło dostęp. Połącz je ponownie, potem kliknij Wznów.
- Wstrzymany: brak kredytów AI: trzy uruchomienia z rzędu nie mogły wydać kredytów. Doładuj kredyty, potem kliknij Wznów.
Inne błędy nie wstrzymują wyzwalacza Gmaila: sprawdza on skrzynkę coraz rzadziej, ale nie rzadziej niż raz na godzinę, dopóki znowu nie zacznie działać.
Zatwierdzanie wierszy
Wiersze dodane przez wyzwalacz tabeli z opcją Wstrzymuj nowe wiersze do zatwierdzenia albo przez import z Arkuszy Google z opcją Wymagaj zatwierdzenia, zanim zaimportowane wiersze będą widoczne dla innych czekają w arkuszu na decyzję człowieka:
- Mały znak błyskawicy na początku wiersza mówi, skąd wiersz pochodzi („via Nowe faktury od dostawców”).
- Czekający wiersz jest zabarwiony i ma oznaczenie Czeka na zatwierdzenie z dwoma przyciskami:
- Zatwierdź: „zachowaj wiersz i uruchom jego kolumny AI”.
- Odrzuć: „usuń ten wiersz”.
Automatyzacje projektu nie wstrzymują wierszy do zatwierdzenia: utworzony przez nie wiersz od razu jest zwykłym wierszem.
Dobrze wiedzieć
- Wyzwalacze i automatyzacje obok siebie. Wyzwalacz tabeli uruchamia samą tabelę (wiersze z Gmaila, uruchomienia AI według zegara); automatyzacja projektu reaguje na zdarzenia i powiadamia, wysyła albo zmienia rekordy. Oba mechanizmy mogą działać na tej samej tabeli.
- Kopie. Duplikowanie tabeli nie kopiuje jej automatyzacji.
- Tylko Gmail. Wyzwalacze tabeli czytają Gmaila. Dla innych skrzynek albo adresu skrzynki Quanty użyj automatyzacji z wyzwalaczem Otrzymano e-mail.
Powiązane strony
- Automatyzacje: automatyzacje projektu i ich szablony.
- Skrzynki pocztowe: połącz i udostępnij skrzynkę Gmail.
- Arkusze Google: importy, które mogą czekać na zatwierdzenie.
- Arkusz: pasek narzędzi tabeli.