Rekordy (CRM)

Rekordy to Twoje firmy, osoby i transakcje jako trzy zwykłe tabele — Firmy, Osoby, Transakcje — powiązane ze sobą, w zwykłym projekcie zwykłego obszaru roboczego. W odróżnieniu od TMS Rekordy są częścią produktu: bez dodatku, bez kontaktowania się z Quanty.

Gdzie są rekordy

Rekordy nie mają własnej grupy w panelu bocznym. Projekt rekordów to projekt jak każdy inny: leży w obszarze roboczym, w którym go umieścisz, stamtąd go otwierasz, jego tabele możesz przypiąć do Skrótów, a udostępniasz go i nadajesz do niego dostęp tak jak do każdego projektu.

Projekt staje się projektem rekordów dzięki oznaczeniu, po którym przechwytywanie kontaktów ze skrzynki znajduje jego tabele Osób i Firm. Są dwa sposoby:

• Użyj istniejącego projektu. Administrator wybiera w menu projektu Używaj jako rekordy (CRM); Przestań używać jako rekordy zdejmuje oznaczenie. W obu przypadkach nic nie jest przenoszone ani usuwane.
• Zainstaluj projekt startowy. Propozycja pojawia się, gdy włączasz przechwytywanie ze skrzynki, a organizacja nie ma jeszcze projektu rekordów. Powstaje nowy projekt z tabelami firm, osób i transakcji, gotowy do użycia. Instalacja nic nie kosztuje: żadne AI się nie uruchamia i nie są zużywane kredyty.

Tabele projektu startowego

Firmy z Osobami oraz Osoby z Transakcjami są połączone w obie strony: powiąż osobę z transakcją po jednej stronie, a widać to też po drugiej, więc lista otwartych transakcji firmy i lista transakcji osoby nigdy nie wymaga wpisania dwa razy. Projekt startowy dodaje też tablicę Pipeline, grupowaną według etapu.

Przechwytywanie kontaktów ze skrzynki

Gdy skrzynka jest już połączona (zobacz Integracje) i udostępniona obszarowi roboczemu, jej właściciel — albo administrator, gdy właściciel już udostępnił skrzynkę — może włączyć przechwytywanie CRM: każda nowa osoba, która napisze na tę skrzynkę, automatycznie staje się wierszem w Twoich tabelach Firmy i Osoby.

Włączanie

Włączenie przechwytywania wymaga wcześniej przeczytania i zaakceptowania komunikatu napisanego prostym językiem:

Wybierasz projekt docelowy oraz dwa przełączniki, oba domyślnie włączone: Twórz firmy i Twórz osoby (przynajmniej jeden musi zostać włączony). Trzeci przełącznik, też domyślnie włączony, decyduje, czy osoby dopisane do wiadomości (DW/UDW) są przechwytywane obok nadawcy — tylko dla wiadomości z 10 adresatami albo mniej; powyżej Quanty traktuje to jako mailing masowy i nie przechwytuje nikogo z listy adresatów (sam nadawca nadal może zostać przechwycony, o ile nie wyklucza go żadna z poniższych reguł).

Co jest przechwytywane

Nadawca wiadomości staje się Osobą, identyfikowaną po adresie e-mail. Jego domena e-mail staje się Firmą, identyfikowaną po tej domenie, chyba że to prywatny dostawca poczty (Gmail, Outlook, wp.pl, gmx.de i podobne) — wtedy firma nie powstaje, ale osoba nadal tak. Osoba jest łączona z firmą.

Co jest pomijane

Każde pominięcie trafia do dziennika aktywności wraz z przyczyną, prostym językiem:

• Adres samej skrzynki oraz każdy, kto jest już aktywnym członkiem Twojej organizacji.
• Domena Twojej własnej organizacji — wiadomość od kolegi z pracy to nie nowy kontakt.
• Adresy lub domeny, które wykluczyłeś w ustawieniach przechwytywania.
• Adresy no-reply (noreply@, nie-odpowiadaj@, notifications@ i podobne, w polskich, niemieckich i angielskich wzorcach).
• Zwroty i mailer-daemon.
• Poczta automatyczna, masowa albo newsletterowa — wiadomość jest oznaczona jako automatyczna na poziomie systemu pocztowego albo pochodzi ze znanej platformy do masowej wysyłki (Mailchimp, SendGrid, HubSpot i inne).
• Nadawcy, których nie da się zweryfikować. Wiadomość, która nie przechodzi standardowej weryfikacji nadawcy, jest pomijana w całości: nikt z niej nie zostaje przechwycony, bo Quanty nie może ręczyć, kto naprawdę ją wysłał.
• Brak jakiegokolwiek sensownego adresu nadawcy.

Nadawca no-reply, zwrot albo poczta masowa pomija całą wiadomość, nikt z niej nie staje się rekordem. Każde inne pominięcie nadawcy nadal przepuszcza osoby dopisane do wiadomości, każdą z osobna według tych samych reguł.

Wartości wpisane ręcznie nigdy nie są nadpisywane

Przechwytywanie wypełnia wyłącznie to, co puste. Imię i nazwisko, numer telefonu czy dowolne inne pole wpisane ręcznie nigdy nie zostaje zastąpione przez późniejszą synchronizację, a nazwa firmy albo osoby, raz ustawiona przez człowieka, zostaje nawet ponad własną propozycję AI. Liczby, które przechwytywanie aktualizuje, na przykład liczbę wiadomości, tylko rosną; jeśli sam wpisałeś w to pole coś innego niż liczbę, przechwytywanie zostawia je bez zmian, zamiast nadpisywać.

Uzupełnianie zaległej poczty

Włączenie przechwytywania domyślnie zaczyna czytać od tego momentu; wcześniejsza poczta nie jest importowana. Przetwórz zachowaną pocztę teraz nadrabia wszystko, co Quanty nadal przechowuje z okna przechowywania Twojej skrzynki — domyślnie 14 dni — więc jeśli pierwsza wiadomość kontaktu jest starsza niż to okno, ta opcja jej nie przechwyci.

Kiedy przechwytywanie samo się zatrzymuje

Przechwytywanie zatrzymuje się samo, i mówi dlaczego, gdy: osoba, która je włączyła, opuszcza organizację, zgoda za nim stojąca przestaje być ważna, projekt docelowy staje się niedostępny (usunięty, odznaczony albo tracisz do niego dostęp do zapisu), albo tabelom Osoby/Firmy, których potrzebuje, brakuje kolumny klucza. Nic nie ginie, gdy tak się dzieje — przechwytywanie po prostu stoi, dopóki przyczyna nie zostanie usunięta i nie włączysz go ponownie.

Uzupełnianie przez AI

Domyślnie wyłączone. Po włączeniu Quanty wymaga aktywnego planu z kredytami AI, żeby w ogóle je uruchomić ("Samo przechwytywanie działa bez niego"). Działa wyłącznie dla zupełnie nowej osoby albo firmy, tylko dla nadawcy, nigdy dla osób jedynie dopisanych do wiadomości, i czyta wyłącznie stopkę jej wiadomości — nic powyżej i nic z cytowanej odpowiedzi poniżej — do 800 znaków. Na tej podstawie uzupełnia stanowisko, telefon, nazwę firmy, kraj, miasto i branżę, o ile te pola są jeszcze puste. Jest rozliczane organizacji jak każda praca AI, według zwykłej stawki.

Dziennik aktywności

Każda wiadomość, na którą patrzy przechwytywanie, jest logowana, od najnowszej: co się stało, dlaczego, i link do rekordu, którego dotyczyła albo który pominęła. Tak audytujesz przechwytywanie po fakcie, bez otwierania samych tabel.

Wyłączanie

Wyłączyć przechwytywanie może każdy, kto zarządza skrzynką. Nic nie jest usuwane: "Rekordy Osób i Firm już utworzone z tej skrzynki pozostają bez zmian. Dopóki przechwytywanie jest wyłączone, nowe nie powstają." Ponowne włączenie znowu pyta o zgodę i zaczyna czytać od tego nowego momentu, tak jak za pierwszym razem.

Prywatność

Przechwytywanie tworzy zwykłe dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeśli się znajdzie, stanowisko, firmę, a wyłącznie przy włączonym uzupełnianiu przez AI — kraj i miasto. Nic z tego nie jest ukryte wewnątrz funkcji: staje się wierszami tabel Firmy i Osoby, widocznymi dla każdego, kto może otworzyć ten projekt, tak jak każdy inny wiersz. Przechwycone osoby nie są o tym powiadamiane; o zgodę pyta się wyłącznie właściciela skrzynki albo administratora, po stronie Twojej organizacji.

Quanty nigdy nie pobiera automatycznie logo ani zdjęcia dla przechwyconej firmy czy osoby — takie pobranie ujawniałoby adres osoby przeglądającej stronę zewnętrznej usłudze obrazów, więc te pola zawsze czekają na uzupełnienie przez człowieka.

Powiązane strony

• Integracje: łączenie skrzynki, z której czyta przechwytywanie.
• Dodatek TMS: drugi projekt-wtyczka, sprzedawany jako dodatek zamiast być częścią produktu.
• Quanty Ghost: oznaczanie wrażliwej kolumny Firm albo Osób, żeby nigdy nie opuściła organizacji.
• Rozliczenia i kredyty: ile kosztuje uzupełnianie przez AI i co oznacza aktywny plan.