Rekordy (CRM)

Rekordy to Twoje firmy, osoby i szanse sprzedaży w trzech zwykłych, powiązanych ze sobą tabelach: Firmy, Osoby i Szanse sprzedaży. Leżą w zwykłym projekcie zwykłego obszaru roboczego. W przeciwieństwie do TMS Rekordy są częścią produktu: nie potrzebujesz dodatku ani kontaktu z Quanty.

Zanim zaczniesz

• Rekordy są w każdym planie. Tabele są zwykłymi tabelami i nic nie kosztują.
• Oznaczanie projektu jako rekordów (Używaj jako rekordy (CRM), Przestań używać jako rekordy) jest dostępne dla administratorów organizacji.
• Przechwytywanie ze skrzynki wymaga połączonej skrzynki pocztowej (zobacz Integracje) i prawa zapisu w projekcie rekordów. Uzupełnianie przez AI wymaga aktywnego planu z kredytami AI.

Gdzie są rekordy

Rekordy nie mają własnej grupy na pasku bocznym. Projekt rekordów jest projektem jak każdy inny: leży w obszarze roboczym, w którym go umieścisz, i stamtąd go otwierasz. Możesz przypiąć jego tabele w sekcji Skróty, udostępniać go i nadawać do niego dostęp tak samo jak w każdym innym projekcie.

Projekt rekordów od zwykłego projektu odróżnia tylko oznaczenie. Dzięki niemu przechwytywanie kontaktów ze skrzynki znajduje jego tabele Osoby i Firmy. Projekt rekordów możesz mieć na dwa sposoby:

• Użyj istniejącego projektu. Administrator wybiera Używaj jako rekordy (CRM) w menu projektu, a Przestań używać jako rekordy zdejmuje oznaczenie. W żadnym z tych przypadków nic nie jest przenoszone ani usuwane.
• Zainstaluj projekt startowy. Gdy włączasz przechwytywanie ze skrzynki, a organizacja nie ma jeszcze projektu rekordów, okno mówi „Najpierw skonfiguruj rekordy”. Członek organizacji czyta „Poproś administratora organizacji o jego skonfigurowanie.”, a administrator organizacji dostaje Skonfiguruj rekordy, które proponuje Zainstaluj projekt startowy („Tworzy nowy projekt z tabelami firm, osób i transakcji.”) albo Użyj istniejącego projektu. Projekt startowy to nowy projekt o nazwie „CRM” w Twoim domyślnym obszarze roboczym. Wypełnij przykładowymi danymi (domyślnie wyłączone) dodaje przykładowe wiersze. Instalacja nie uruchamia AI i nie zużywa kredytów, ale nowy projekt wlicza się do liczby projektów w Twoim planie.

Przechwytywanie ze skrzynki wymaga projektu rekordów z tabelą Osoby i tabelą Firmy, które Quanty rozpoznaje. Projekt startowy je ma. Projekt oznaczony samodzielnie przez Używaj jako rekordy (CRM) jest pokazany z informacją, czego mu brakuje, na przykład „Zlecenia (brak tabeli Osoby i Firmy)”, i nie można go wybrać do przechwytywania, dopóki ich nie dostanie. W praktyce do przechwytywania ze skrzynki zainstaluj projekt startowy.

Tabele projektu startowego

Firmy i Osoby oraz Osoby i Szanse sprzedaży są powiązane w obie strony: powiąż osobę z szansą po dowolnej stronie, a powiązanie samo pojawi się po drugiej. Dzięki temu listy otwartych szans firmy i szans danej osoby nigdy nie trzeba wpisywać dwa razy. Projekt startowy dodaje też tablicę Lejek sprzedaży pogrupowaną według etapów.

Przechwytywanie kontaktów ze skrzynki

Gdy skrzynka jest połączona (zobacz Integracje) i udostępniona obszarowi roboczemu, jej właściciel (albo administrator, gdy właściciel ją udostępni) może włączyć Przechwytuj kontakty do CRM: każda nowa osoba, która napisze na tę skrzynkę, automatycznie staje się wierszem w Twoich tabelach Firmy i Osoby.

Włączanie

Przed włączeniem przechwytywania trzeba przeczytać i zaakceptować informację napisaną prostym językiem:

Otwórz Integracje, potem menu skrzynki, i wybierz Przechwytuj kontakty do CRM. Przechwytywanie może włączyć członek, który połączył skrzynkę (albo administrator, gdy skrzynka jest udostępniona organizacji). Potrzebuje do tego prawa zapisu w projekcie rekordów. Po przeczytaniu informacji zaznacz Rozumiem i chcę to włączyć, a potem ustaw:

Co jest przechwytywane

Nadawca wiadomości staje się rekordem Osoba, rozpoznawanym po adresie e-mail. Domena jego adresu staje się rekordem Firma, rozpoznawanym po tej domenie, chyba że to prywatny dostawca poczty (Gmail, Outlook, WP, Onet, Interia, GMX i podobni): wtedy firma nie powstaje, ale osoba tak. Osoba jest powiązana z firmą.

Co jest pomijane

Każde pominięcie trafia do dziennika aktywności razem z powodem opisanym prostym językiem:

• Adres samej skrzynki oraz każdy, kto jest już aktywnym członkiem Twojej organizacji.
• Domena Twojej własnej organizacji: wiadomość z adresu współpracownika nie jest nowym kontaktem.
• Adresy i domeny ustawione jako ignorowane w ustawieniach przechwytywania.
• Adresy no-reply (noreply@, do-not-reply@, notifications@ i podobne, także według wzorców polskich, niemieckich i angielskich).
• Zwroty i automaty pocztowe (mailer daemon).
• Poczta automatyczna, masowa i newslettery: wiadomość jest oznaczona jako automatyczna na poziomie systemu pocztowego albo pochodzi ze znanej platformy do wysyłek masowych (Mailchimp, SendGrid, HubSpot i inne).
• Nadawcy, których nie da się zweryfikować. Wiadomość, która nie przechodzi standardowego uwierzytelnienia nadawcy, jest pomijana w całości: nikt z niej nie jest przechwytywany, bo Quanty nie może potwierdzić, kto naprawdę ją wysłał.
• Brak użytecznego adresu nadawcy.

Nadawca no-reply, zwrot albo poczta masowa pomija całą wiadomość: nikt z niej nie staje się rekordem. Przy każdym innym powodzie pominięcia nadawcy osoby w kopii wiadomości nadal mogą zostać przechwycone, każda według tych samych zasad.

Zmiany wprowadzone przez ludzi nigdy nie są nadpisywane

Przechwytywanie wypełnia tylko to, co jest puste. Imię i nazwisko, numer telefonu ani żadne inne pole wpisane ręcznie przez człowieka nigdy nie zostaje zastąpione przy późniejszej synchronizacji, a nazwa firmy albo osoby ustawiona przez człowieka zostaje nawet wtedy, gdy AI zgaduje inaczej. Liczby, które aktualizuje przechwytywanie, na przykład liczba wiadomości, mogą tylko rosnąć. Jeśli sam wpiszesz w takie pole coś innego niż liczbę, przechwytywanie zostawi je w spokoju, zamiast je nadpisać.

Wcześniejsza poczta

Domyślnie przechwytywanie czyta pocztę od chwili włączenia. Wiadomości, które przyszły wcześniej, nie są importowane. Przetwórz zachowaną pocztę teraz nadrabia wszystko, co Quanty nadal przechowuje z okresu przechowywania Twojej skrzynki („Obejmuje tylko ostatnie 14 dni zachowanej poczty.”). Jeśli pierwsza wiadomość od kontaktu jest starsza, nie zostanie przechwycona nawet z tą opcją.

Kiedy przechwytywanie samo się wstrzymuje

Przechwytywanie wstrzymuje się samo i mówi dlaczego, gdy: osoba, która je włączyła, opuszcza organizację, zgoda, na której się opiera, przestaje być ważna, projekt docelowy staje się niedostępny (usunięty, odznaczony albo tracisz w nim prawo zapisu) albo w potrzebnych tabelach Osoby i Firmy brakuje kolumny klucza. Nic się wtedy nie traci: przechwytywanie po prostu się zatrzymuje. Nie ma przycisku wznawiania: gdy usuniesz przyczynę, wyłącz przechwytywanie i włącz je ponownie. Przetwórz zachowaną pocztę teraz nie działa, gdy przechwytywanie jest wstrzymane.

Uzupełnianie przez AI

Domyślnie wyłączone. Żeby je w ogóle włączyć, organizacja potrzebuje aktywnego planu z kredytami AI (samo przechwytywanie działa bez niego). Działa tylko dla zupełnie nowej osoby albo firmy i tylko dla nadawcy, nigdy dla osób, które są jedynie w kopii wiadomości. Czyta imię i nazwisko oraz adres e-mail nadawcy i tylko stopkę z podpisem wiadomości (nic nad nią i nic z cytowanej odpowiedzi pod nią), maksymalnie 800 znaków i 14 wierszy. Na tej podstawie uzupełnia stanowisko i telefon osoby oraz nazwę, kraj, miasto i branżę firmy, o ile są jeszcze puste. Nigdy nie szuka w internecie. Jest rozliczane w kredytach za to, co zużyła AI, jak każda praca AI, i działa najwyżej 200 razy dziennie na organizację.

Dziennik aktywności

Karta Aktywność pokazuje ostatnie 50 wiadomości, które sprawdziło przechwytywanie (przechowywane przez 14 dni), od najnowszych: co się stało, dlaczego, oraz link do rekordu, który został zmieniony albo pominięty. Dzięki niej sprawdzisz przechwytywanie po fakcie bez otwierania samych tabel.

Wyłączanie

Przechwytywanie może wyłączyć każdy, kto zarządza skrzynką. Nic nie jest usuwane: „Rekordy Osób i Firm utworzone już z tej skrzynki pozostają bez zmian. Dopóki przechwytywanie jest wyłączone, nowe nie powstaną.” Ponowne włączenie znów wymaga akceptacji informacji i zaczyna czytać pocztę od tej nowej chwili, tak samo jak za pierwszym razem.

Prywatność

Przechwytywanie tworzy zwykłe dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeśli zostanie znaleziony, stanowisko, firmę oraz (tylko przy włączonym uzupełnianiu przez AI) kraj i miasto. Nic z tego nie jest ukryte w samej funkcji: dane stają się wierszami tabel Firmy i Osoby, widocznymi dla każdego, kto może otworzyć ten projekt, tak samo jak każdy inny wiersz. Przechwycone osoby nie dostają powiadomienia. O zgodę pytany jest tylko właściciel skrzynki albo administrator, po stronie Twojej organizacji.

Quanty nigdy nie pobiera automatycznie logo ani zdjęcia przechwyconej firmy albo osoby: ujawniłoby to adres osoby oglądającej zewnętrznemu serwisowi z obrazami, dlatego te pola zawsze zostają do uzupełnienia przez człowieka.

Powiązane strony

• Integracje: łączenie skrzynki, z której czyta przechwytywanie.
• TMS: przegląd: zarządzanie transportem, sprzedawane jako dodatek, a nie część produktu.
• Quanty Ghost: oznaczanie poufnej kolumny w tabeli Firmy albo Osoby, żeby nigdy nie opuściła organizacji.
• Rozliczenia i kredyty: ile kosztuje uzupełnianie przez AI i co oznacza aktywny plan.