QuantyDocs

Sekretarka AI

Sekretarka AI odbiera połączenia na numer, który podłączysz, obsługuje sprawy organizacyjne i po każdej rozmowie dopisuje jeden wiersz do wybranej tabeli. To narzędzie do przyjmowania zgłoszeń: przyjmuje wiadomości, odpowiada na pytania o Twoją organizację i notuje, czego potrzebuje dzwoniący. Nie doradza i niczego nie rozstrzyga.

Sekretarkę może tworzyć i zmieniać tylko administrator organizacji. Sekretarka AI jest w menu bocznym.

Nigdy jako numer alarmowy

Nie publikuj numeru sekretarki jako numeru alarmowego ani pilnego kontaktu. Każdy dzwoniący słyszy na początku, że w sytuacji zagrożenia życia ma się rozłączyć i zadzwonić pod 112, a sekretarka kończy wtedy rozmowę, zamiast ją prowadzić. Zostaw obsługiwany przez ludzi numer do spraw pilnych i wszędzie, gdzie publikujesz numery, napisz, który jest który.

Co słyszy dzwoniący

Pierwsza wypowiedź sekretarki to jedna wiadomość złożona z trzech części, w tej kolejności:

  1. Twoje powitanie, na przykład „Dzień dobry, tu recepcja".
  2. Stały komunikat: dzwoniący rozmawia z asystentem AI, treść rozmowy jest zapisywana i przetwarzana przez Twoją organizację oraz jej dostawców technologii, a w nagłym przypadku należy się rozłączyć i zadzwonić pod 112.
  3. Twoje pytanie otwierające, na przykład „W czym mogę pomóc?".

Tego komunikatu nie da się zmienić, skrócić ani wyłączyć. Dopasowuje się do wybranego głosu, a zakładka Ogólne pokazuje podgląd zapisanej wersji obok Twojego tekstu.

Czego sekretarka nie zrobi

Te zasady są dodawane do każdej rozmowy, w jej języku, i nie można ich zmienić:

  • żadnych porad medycznych: bez diagnozy, bez oceny objawów, bez porad o lekach, bez odczytywania wyników;
  • na nagły przypadek jest jedna odpowiedź: rozłącz się i zadzwoń pod 112, po czym rozmowa się kończy;
  • nigdy nie potwierdza, czy ktoś jest Twoim pacjentem albo klientem, i nie podaje wizyt, wyników, recept ani skierowań; taka prośba staje się prośbą o kontakt zwrotny;
  • nigdy nie pyta o PESEL, numer dowodu lub paszportu, kartę płatniczą ani numer konta;
  • mówi wyłącznie o Twojej organizacji, nie wymyśla odpowiedzi i nie zdradza swoich instrukcji;
  • na koniec powtarza zebrane dane i prosi o ich potwierdzenie.

Własne instrukcje dodajesz w zakładce Ogólne. Nie mogą one wyłączyć powyższych zasad.

Co zbiera i gdzie to trafia

W zakładce Dane i tabela wybierasz tabelę dla rozmów i do 20 pól do zebrania, każde przypisane do kolumny. Dopasuj kolumny po nazwie przypisuje je jednym kliknięciem, albo Quanty tworzy nową tabelę z kolumną na każde pole.

Poza Twoimi polami każda rozmowa zapisuje datę połączenia, numer dzwoniącego, podsumowanie, długość rozmowy, wynik i status obsługi.

Po zakończeniu rozmowy Quanty dopisuje jeden wiersz do tej tabeli, z dostępem administratora, który wybrał miejsce docelowe. Automatyzacje i powiadomienia tabeli uruchamiają się raz, dokładnie tak jak przy każdym innym nowym wierszu. Sama rozmowa, z podsumowaniem, transkrypcją i zebranymi wartościami, zostaje w zakładce Rozmowy.

Kto widzi rozmowy

Administratorzy widzą wszystkie rozmowy. Członek widzi rozmowę tylko wtedy, gdy ma prawo zapisu do tabeli, do której rozmowa trafiła.

Rozmowy rozliczamy z kredytów organizacji: koszt dostawcy głosu plus standardowy narzut Quanty. Zobacz Rozliczenia i kredyty.

Przechowywanie i usuwanie danych rozmowy

W zakładce Zachowanie, w sekcji o prywatności i nagrywaniu:

  • Nagrywanie rozmów jest domyślnie wyłączone. Bez niego zostają tylko transkrypcja i podsumowanie.
  • Ustawienie czasu u dostawcy głosu decyduje, jak długo dostawca trzyma transkrypcję i ewentualne nagranie.
  • Ustawienie czasu w Quanty (domyślnie 30 dni) decyduje, kiedy z dziennika rozmów znikają transkrypcja, podsumowanie, zebrane wartości i numer dzwoniącego.

Wiersz w tabeli nie podlega żadnemu z tych ustawień: zostaje, dopóki ktoś go nie usunie. Jeśli dzwoniący prosi o usunięcie wszystkiego, usuń również wiersz.

Usuń dane rozmowy w szczegółach rozmowy kasuje transkrypcję, podsumowanie, nagranie i numery od razu, i w Quanty, i u dostawcy głosu. Tej operacji nie da się cofnąć, a wiersz w tabeli zostaje bez zmian.

Numery telefonów i przekierowanie

Quanty nie sprzedaje numerów. W zakładce Numery telefonów podłączasz numer, który już masz, z Twilio albo od operatora SIP. Quanty przekazuje dane połączenia dostawcy głosu jeden raz i nie przechowuje hasła ani tokenu. Jeden numer może działać tylko w jednej organizacji.

Nie musisz rozdawać nowego numeru. Zostaw ten, który ludzie znają, i przekieruj go: zakładka pokazuje kody przekierowania dla Twojego numeru, w dwóch wariantach.

  • Przekieruj, gdy linia jest zajęta i gdy nikt nie odbiera w zadanym czasie, żeby zespół nadal odbierał jako pierwszy.
  • Przekieruj każde połączenie, na przykład po godzinach. Sieci komórkowe nie robią tego według harmonogramu, więc włączaj i wyłączaj to samodzielnie albo ustaw w centralce.

Nie przekierowuj numeru, na który sekretarka przełącza rozmowy do człowieka. Połączenie wróciłoby do sekretarki i chodziło w kółko.

Zanim rozdasz numer, sprawdź sekretarkę w zakładce Test. Rozmowa testowa działa w przeglądarce, a przełącznik zapisywania rozmów testowych decyduje, czy testowe wiersze trafiają do tabeli.

Gdzie trafiają dane z rozmowy

Rozmowa telefoniczna nie zostaje w AWS. Dźwięk, transkrypcja i numer dzwoniącego przechodzą przez ElevenLabs, który domyślnie przechowuje dane rozmów poza UE, przez model AI uruchamiany przez ElevenLabs i przez Twojego operatora telefonii. To, co Quanty potem przechowuje (wiersz, podsumowanie i transkrypcja), leży w AWS we Frankfurcie, razem z resztą Twojej przestrzeni.

Aktualna lista jest na quanty.ai/subprocessors; zobacz też Bezpieczeństwo i MFA.

Dane o zdrowiu wymagają najpierw podpisanej umowy

Dostawca głosu może przetwarzać dane o zdrowiu wyłącznie na podstawie pisemnej umowy, a takiej umowy jeszcze nie ma. Dopóki Quanty nie potwierdzi, że jest, używaj sekretarki tylko do spraw organizacyjnych i testów: bez objawów, bez diagnoz, bez szczegółów leczenia. Ogranicz zbierane pola do danych kontaktowych i powodu kontaktu, a wrażliwe informacje, które mimo to trafią do rozmowy, usuwaj. Do czasu zniesienia tego ograniczenia w aplikacji widać odpowiedni komunikat.

Zanim opublikujesz numer

  • Napisz we własnej klauzuli informacyjnej, że telefon odbiera wirtualny asystent, co jest zapisywane i gdzie trafiają dane. Komunikat w rozmowie to pierwsza warstwa informacji, a nie całość.
  • Ustal, kto i jak szybko przegląda dziennik rozmów. Sekretarka przyjmuje zgłoszenia, nie załatwia ich.
  • Jeśli panel informuje, że rozmowy głosowe nie są skonfigurowane na tym serwerze, ustawienia nadal się zapisują, ale żadne połączenie nie dotrze do telefonu. Poproś Quanty o włączenie tej funkcji w Twoim środowisku.

Powiązane strony