Sekretarka AI

Sekretarka AI odbiera połączenia na numer, który podłączysz, obsługuje sprawy organizacyjne i po każdej rozmowie dopisuje jeden wiersz do wybranej tabeli. To narzędzie do przyjmowania zgłoszeń: przyjmuje wiadomości, odpowiada na pytania o Twoją organizację i notuje, czego potrzebuje dzwoniący. Nie doradza i niczego nie rozstrzyga.

Sekretarkę może tworzyć i zmieniać tylko administrator organizacji, a funkcja wymaga planu Złoty lub wyższego. Konfigurujesz ją w Integracje → Sekretarka AI → Skonfiguruj. Gdy organizacja ma już sekretarkę, w menu bocznym pojawia się grupa Sekretarka AI z listą wszystkich sekretarek. Organizacja może mieć ich kilka, na przykład po jednej na oddział.

Sekretarka działa na własnym stosie Quanty w AWS we Frankfurcie (eu-central-1): Amazon Transcribe zamienia mowę na tekst, Claude Haiku 4.5 w Amazon Bedrock (tylko regiony UE) prowadzi rozmowę, a Amazon Polly mówi. Obsługuje polski, angielski i niemiecki.

Ta sama sekretarka potrafi też odpowiadać na WhatsAppie. Podłączony firmowy numer WhatsApp może na nią wskazywać, a wtedy prowadzi ona rozmowę na piśmie, z tą samą personą i tymi samymi polami, do tej samej tabeli. Zobacz WhatsApp.

Co słyszy dzwoniący

Pierwsza wypowiedź sekretarki to jedna wiadomość złożona z trzech części, w tej kolejności:

1. Twoje powitanie, na przykład „Dzień dobry, tu recepcja".
2. Stały komunikat: dzwoniący rozmawia z asystentem AI, treść rozmowy jest zapisywana i przetwarzana przez Twoją organizację oraz jej dostawców technologii, a w nagłym przypadku należy się rozłączyć i zadzwonić pod 112.
3. Twoje pytanie otwierające, na przykład „W czym mogę pomóc?".

Tego komunikatu nie da się zmienić, skrócić ani wyłączyć. Dopasowuje się do wybranego języka, a zakładka Ogólne pokazuje podgląd zapisanej wersji obok Twojego tekstu.

Czego sekretarka nie zrobi

Te zasady są dodawane do każdej rozmowy, w jej języku, i nie można ich zmienić:

• żadnych porad medycznych: bez diagnozy, bez oceny objawów, bez porad o lekach, bez odczytywania wyników;
• na nagły przypadek jest jedna odpowiedź: rozłącz się i zadzwoń pod 112, po czym rozmowa się kończy;
• nigdy nie potwierdza, czy ktoś jest Twoim pacjentem albo klientem, i nie podaje wizyt, wyników, recept ani skierowań; taka prośba staje się prośbą o kontakt zwrotny;
• nigdy nie pyta o PESEL, numer dowodu lub paszportu, kartę płatniczą ani numer konta;
• mówi wyłącznie o Twojej organizacji, nie wymyśla odpowiedzi i nie zdradza swoich instrukcji;
• na koniec powtarza zebrane dane i prosi o ich potwierdzenie.

Własne instrukcje dodajesz w zakładce Ogólne. Nie mogą one wyłączyć powyższych zasad.

Co zbiera i gdzie to trafia

W zakładce Dane i tabela wybierasz tabelę dla rozmów i do 20 pól do zebrania, każde przypisane do kolumny. Dopasuj kolumny po nazwie przypisuje je jednym kliknięciem, albo Quanty tworzy nową tabelę z kolumną na każde pole.

Poza Twoimi polami każda rozmowa zapisuje datę połączenia, numer dzwoniącego, podsumowanie, długość rozmowy, wynik i status obsługi.

Po zakończeniu rozmowy Quanty dopisuje jeden wiersz do tej tabeli, z dostępem administratora, który wybrał miejsce docelowe. Automatyzacje i powiadomienia tabeli uruchamiają się raz, dokładnie tak jak przy każdym innym nowym wierszu. Sama rozmowa, z podsumowaniem, transkrypcją i zebranymi wartościami, zostaje w zakładce Rozmowy.

Rozmowy rozliczamy z kredytów organizacji, raz za każdą rozmowę, według zmierzonego kosztu AWS plus standardowy narzut Quanty (rodzaj kredytów: „rozmowa głosowa"). Zobacz Rozliczenia i kredyty.

Głosy

W zakładce Ogólne wybierasz głos Amazon Polly. Przy każdym widać płeć i to, czy jest to głos Generative, czy Neural. Po polsku są Ola i Ewa; po angielsku i niemiecku mówią inne głosy. Przed zapisem możesz odsłuchać próbkę i ustawić tempo mowy. Nie ma wyboru modelu ani modelu głosu: rozpoznawanie mowy i model językowy dobiera Quanty.

W trakcie rozmowy

• Na początku zawsze pada komunikat o AI. Nie da się go edytować ani przerwać.
• Potem dzwoniący może w każdej chwili przerwać sekretarce.
• Sekretarka może zakończyć rozmowę albo przełączyć ją na numer, który ustawisz. Sama nigdy nie wybiera numeru.
• Gdy na linii zapada cisza, pyta raz, czy dzwoniący jest jeszcze na linii, a potem kończy rozmowę.
• Ustawiona przez Ciebie maksymalna długość rozmowy ucina rozmowy, które trwają za długo.

Po rozmowie

Kilka sekund po rozłączeniu rozmowa ma już transkrypcję i podsumowanie, a zebrane pola trafiają jako wiersz do tabeli docelowej. Opłata jest naliczana raz za rozmowę.

Powiadomienia

Zakładka Powiadomienia informuje Twój zespół o każdej rozmowie zapisanej przez sekretarkę: wiadomością na WhatsApp, SMS-em albo jednym i drugim. Wybierasz numery odbiorców, pola w treści, to, czy pokazać numer dzwoniącego, i czy dołączyć podsumowanie.

Szablon WhatsApp Quanty tworzy z Twojego tekstu i sam zgłasza go do Meta. Dopóki Meta go nie zatwierdzi, wiadomości czekają ze statusem Oczekuje na weryfikację. Zatwierdzenie może potrwać kilka godzin, więc skonfiguruj to dzień przed uruchomieniem. Reguła pojawia się wśród automatyzacji jak każda inna i uruchamia się tylko na wierszach zapisanych przez sekretarkę. Rozmowy testowe jej nie wywołują. Ile kosztują wiadomości, sprawdzisz w Rozliczeniach i kredytach.

Przechowywanie i usuwanie danych rozmowy

W zakładce Zachowanie, w sekcji o prywatności i nagrywaniu:

• Nagrywanie rozmów jest domyślnie wyłączone. Bez niego zostają tylko transkrypcja i podsumowanie.
• Czas przechowywania w Quanty (domyślnie 30 dni, ustawiany osobno dla każdej sekretarki) decyduje, kiedy z dziennika rozmów znikają transkrypcja, podsumowanie, zebrane wartości i numer dzwoniącego.

Wiersz w tabeli nie podlega temu ustawieniu: zostaje, dopóki ktoś go nie usunie. Jeśli dzwoniący prosi o usunięcie wszystkiego, usuń również wiersz.

Usuń dane rozmowy w szczegółach rozmowy kasuje transkrypcję, podsumowanie, nagranie i numery od razu. Tej operacji nie da się cofnąć, a wiersz w tabeli zostaje bez zmian.

Numery telefonów i przekierowanie

Quanty nie sprzedaje numerów. W zakładce Telefon podłączasz numer, który już masz, na jeden z dwóch sposobów. Numer należy do jednej sekretarki, a jedna sekretarka może mieć kilka numerów.

Konto SIP u Twojego operatora VoIP

Wybierz Konto SIP u Twojego operatora VoIP i podaj serwer, port, UDP lub TCP, nazwę użytkownika, opcjonalnie nazwę użytkownika do uwierzytelniania oraz hasło. Bramka telefoniczna Quanty rejestruje się u operatora i pokazuje status: Zarejestrowano, Nie zarejestrowano albo Odrzucono.

Operator przesyła połączenia do Quanty (trunk SIP)

Wybierz Operator przesyła połączenia do Quanty (trunk SIP) i wpisz adresy IP, z których operator wysyła połączenia. Bramka Quanty przyjmuje połączenia na ten numer tylko z tych adresów.

Zwykły numer komórkowy lub stacjonarny

Jeśli numer to zwykła komórka albo linia stacjonarna u operatora bez SIP, przekieruj wszystkie połączenia bezwarunkowo na numer VoIP, na przykład kodem **21*<numer VoIP>#, i podłącz to konto VoIP jak wyżej. Nie przekierowuj numeru, na który sekretarka przełącza rozmowy do człowieka: połączenie wróciłoby do niej i chodziło w kółko.

Twilio i łącza Amazon Chime SDK nie są już oferowane.

Zanim rozdasz numer, sprawdź sekretarkę w zakładce Test. Rozmowa testowa działa w przeglądarce, przez mikrofon. Rozmowy testowe trafiają do tabeli jak prawdziwe, chyba że wyłączysz to przełącznikiem prywatności, i nigdy nie wywołują powiadomień dla zespołu.

Gdzie trafiają dane z rozmowy

Dźwięk rozmowy przechodzi przez Twojego operatora VoIP lub SIP i przez bramkę telefoniczną Quanty (Asterisk na serwerze Quanty we Frankfurcie). Rozpoznawanie mowy, model AI i głos działają w AWS we Frankfurcie, na warunkach AWS, a model korzysta z unijnego profilu międzyregionalnego, więc używane są wyłącznie regiony UE. Żaden inny dostawca AI nie widzi rozmowy, a Quanty nie wykorzystuje treści rozmów do trenowania modeli. To, co Quanty przechowuje (wiersz, podsumowanie i transkrypcja), leży w AWS we Frankfurcie, razem z resztą Twojej przestrzeni.

Aktualna lista jest na quanty.ai/subprocessors; zobacz też Bezpieczeństwo i MFA.

Zanim opublikujesz numer

• Napisz we własnej klauzuli informacyjnej, że telefon odbiera wirtualny asystent, co jest zapisywane i gdzie trafiają dane. Komunikat w rozmowie to pierwsza warstwa informacji, a nie całość.
• Ustal, kto i jak szybko przegląda dziennik rozmów. Sekretarka przyjmuje zgłoszenia, nie załatwia ich.
• Sprawdź, czy numer ma status Zarejestrowano (albo czy operator faktycznie wysyła połączenia do bramki), i wykonaj rozmowę testową, zanim opublikujesz numer.

Powiązane strony

• Bezpieczeństwo i MFA - gdzie przetwarzamy dane i kto co widzi.
• Kolumny i ekstrakcja AI - typy kolumn, do których trafiają zebrane pola.
• Wyzwalacze i automatyzacje - co może się uruchomić na wierszu z rozmowy.
• WhatsApp - ta sama sekretarka, odpowiadająca na piśmie z numeru firmowego.