QuantyDocs

Skoroszyty i arkusze

Skoroszyt to pojemnik na jedną całość pracy: jej dokumenty, arkusz i wyniki zbudowane na ich podstawie (prezentacje i pulpity). Skoroszyty żyją wewnątrz organizacji, a ekran główny wita Cię siatką skoroszytów, do których masz dostęp.

Przetworzony arkusz: kolumny AI wypełnione na podstawie pięciu faktur

Tworzenie skoroszytu

Na ekranie głównym kliknij Utwórz Skoroszyt. Formularz tworzenia pyta o:

  • Nazwę skoroszytu — co najmniej 3 znaki. Unikalność nazwy jest sprawdzana podczas pisania; jeśli nazwa istnieje, zobaczysz komunikat, że jest już zajęta.
  • Opis — opcjonalny kontekst dla zespołu.
  • Awatar skoroszytu — wygeneruj kolorowy gradient albo prześlij obraz (JPEG, PNG lub WebP, do 5 MB).
  • Folder — umieść skoroszyt w istniejącym folderze, utwórz nowy na miejscu albo zostaw na poziomie głównym.

Porządek dzięki folderom

Foldery utrzymują porządek w dużych przestrzeniach:

  • Foldery mogą zawierać podfoldery, więc zbudujesz hierarchię (na przykład wg klienta, potem wg roku).
  • Skoroszyty można w każdej chwili przenosić między folderami.
  • Usunięcie folderu daje wybór kaskady — opcja przeniesienia skoroszytów na poziom główny (zalecana) zachowuje skoroszyty i usuwa tylko folder.

Widok Skoroszyty (wszystkie) pokazuje wszystko niezależnie od folderu.

Arkusz

Każdy skoroszyt ma jeden arkusz — główną przestrzeń roboczą, w której dokumenty spotykają kolumny AI. Otwórz go z karty skoroszytu; siatka wspiera edycję w stylu Excela, zaznaczanie zakresów i formuły (zobacz Formuły i tryb Excela).

Strony

Arkusz dzieli się na strony — zakładki nad siatką, jak zakładki arkuszy w Excelu:

  • Nowe arkusze zaczynają od strony Strona 1.
  • Użyj Dodaj stronę, aby utworzyć kolejne zakładki; każda strona ma własne wiersze.
  • Strony można przemianowywać, duplikować (strukturę i dane) oraz usuwać.

Kolumny definiuje się per strona, więc różne strony mogą modelować różne kształty danych w tym samym skoroszycie.

Wiersze

Wiersze to miejsce, którym dane wchodzą do arkusza. Wiersz może pochodzić z:

  • Plików — dodaj dokumenty z biblioteki Pliki albo prześlij nowe; każdy plik staje się wierszem, który czytają kolumny AI.
  • Wpisów tekstowych — wiersze z dowolnym tekstem dla danych, które nie są dokumentami.
  • Pustych wierszy — wiersze wypełniane ręcznie albo formułami.

Wiersze można przestawiać, usuwać pojedynczo lub partiami oraz dołączać do nich dodatkowe pliki referencyjne.

Podarkusze

Kolumna typu Podarkusz przechowuje zagnieżdżony arkusz w komórce — właściwy kształt dla danych jeden-do-wielu, takich jak pozycje faktury. Podarkusze otwierają się jako pełne arkusze z okruszkami (breadcrumb) prowadzącymi z powrotem do rodzica, więc nigdy nie tracisz kontekstu. Kolumny podarkuszy definiują podkolumny (tekst, numer lub obliczane), które AI wypełnia dla każdej pozycji. Konfigurację opisuje Kolumny i ekstrakcja AI.

Prezentacje i pulpity

Każdy skoroszyt ma własne Prezentacje i Pulpity, wymienione w bocznym menu skoroszytu. Są generowane z arkusza i pozostają z nim powiązane — możesz je odświeżać, gdy dane się zmieniają. Zobacz Prezentacje i pulpity.

Członkowie i role

Skoroszyty mają własną listę członków ponad członkostwem w organizacji:

  • Właściciele i administratorzy organizacji mogą dodawać członków do skoroszytu i zarządzać ich rolami.
  • Współtwórca skoroszytu ma dostęp do skoroszytu, może przeglądać i edytować jego arkusz oraz zawartość biblioteki.
  • Właściciele i administratorzy skoroszytu zarządzają ustawieniami i członkostwem.

Role w całej organizacji nadal obowiązują: Widz ma wszędzie dostęp tylko do odczytu. Zobacz Organizacje i role.

Eksport

Arkusz można w każdej chwili wyeksportować jako CSV lub Excel — przydatne, gdy wyniki trafiają do kogoś spoza Quanty. Prezentacje i pulpity można też udostępniać bezpośrednio publicznym linkiem, zamiast eksportować surowe dane.

Kolejne kroki