Wysyłanie faktur do KSeF
Quanty może wystawić fakturę do KSeF z wiersza tabeli: „Wystawiaj faktury do KSeF z wierszy jednej tabeli. Każda faktura jest sprawdzana i pokazywana w podglądzie, zanim cokolwiek zostanie wysłane, a na produkcji potwierdzasz ją, wpisując jej numer.” Jeden wiersz to jedna faktura z jedną pozycją.
Faktura, którą KSeF przyjmie na produkcji, jest prawnym dokumentem podatkowym, dlatego wysyłka jest zbudowana jako drabina kontroli, a serwer egzekwuje każdą z nich w chwili, gdy ma znaczenie. Przede wszystkim: fakturę wysyła tylko człowiek, z wiersza tabeli, po sprawdzeniu podglądu. Automatyzacje, czat, agenci i kolumny AI nigdy niczego nie przygotowują, nie zatwierdzają ani nie wysyłają do KSeF.
Faktury przyjętej przez KSeF nie można wycofać
„Faktury przyjętej przez KSeF nie można wycofać ani usunąć, można ją tylko skorygować fakturą korygującą. Przećwicz cały obieg najpierw na połączeniu Test (piaskownica).”
Zanim zaczniesz
- Działające połączenie z KSeF (zobacz KSeF (e-faktury)) w planie Złoty lub wyższym, z tokenem, który ma prawo do wystawiania faktur. Tokenem, który może tylko czytać faktury, nie da się wystawić faktury.
- Zakładkę Wysyłka zmienia tylko administrator organizacji: „Ustawienia wysyłki może zmieniać tylko administrator przestrzeni.”
- Osoby, które wystawiają faktury, potrzebują prawa edycji tabeli, z której wystawiane są faktury. Zatwierdzanie faktury na produkcji, gdy działa zasada czterech oczu, należy do administratorów.
- Faktury z TMS wystawia się zamiast tego na stronie Faktury w TMS (zobacz Wysyłka faktur i KSeF).
Najpierw piaskownica
Każdy ekran podaje środowisko, w którym działa:
| Środowisko | Co oznacza przyjęta faktura | Oznaczenie |
|---|---|---|
| Test (piaskownica) | „Piaskownica KSeF. Wysłane tu faktury są fikcyjne i nie mają skutków prawnych.” | Piaskownica, bez skutków prawnych |
| Demo | „Przedprodukcyjny KSeF z danymi w prawdziwym formacie. Wysłane tu faktury nie mają skutków prawnych.” | Próba, bez skutków prawnych |
| Produkcja | „Prawdziwy KSeF. Każda przyjęta tu faktura jest dokumentem podatkowym twojej firmy.” | Skutki prawne |
Test i Demo wysyłają bez żadnych dodatkowych warunków. Produkcja wymaga jeszcze dwóch:
- Quanty włączyło produkcję. Do tego czasu warunek gotowości „Ta instalacja Quanty pozwala wysyłać na produkcję” pozostaje czerwony. Quanty konfiguruje to dla Twojej organizacji; napisz do nas.
- Dowód, że obieg działa. „Niedawno przyjęto fakturę w środowisku Test lub Demo”: Twoja organizacja potrzebuje faktury, którą KSeF przyjął razem z UPO na połączeniu Test albo Demo w ciągu ostatnich 30 dni.
Droga wygląda więc tak: podłącz Test (albo Demo), skonfiguruj wysyłkę, wystaw fakturę i poczekaj, aż KSeF ją przyjmie. Potem rozłącz, podłącz Produkcję z tokenem, który może wystawiać faktury, skonfiguruj ją tak samo i włącz wysyłkę, dopóki dowód jest świeży.
Skonfiguruj zakładkę Wysyłka
Przełącznik
Wysyłka faktur z Quanty jest wyłączona przy każdym nowym połączeniu. Po włączeniu: „Wysyłka jest włączona. Osoby z prawem edycji tabeli mogą wystawiać faktury z jej wierszy.” Wyłączyć ją można zawsze i działa to od razu.
Tabela
Tabela, z której wystawiasz faktury: „Jeden wiersz to jedna faktura z jedną pozycją. Wybierz tabelę, w której przygotowujesz sprzedaż, albo utwórz nową.” Nowa tabela nazywa się „Faktury do wystawienia (KSeF)”.
Mapowanie pól
„Wskaż, w której kolumnie jest każda część faktury. Pola wymagane muszą być zmapowane, zanim fakturę da się przygotować.” Pola są pogrupowane jako Faktura, Nabywca, Pozycja, Deklarowane sumy (sprawdzane, nie wysyłane) i Zapisywane po odpowiedzi KSeF.
| Pole | Co oznacza | Wymagane |
|---|---|---|
| Numer faktury, data wystawienia | Numer i data wydrukowane na fakturze. | Tak |
| Nabywca | Nazwa nabywcy. NIP nabywcy, numer VAT UE, adres, kod pocztowy i miejscowość oraz kod kraju są opcjonalne. | Tak |
| Opis pozycji, stawka VAT | Pozycja i jej stawka. Jednostka, ilość i cena jednostkowa netto są opcjonalne; niezmapowana jednostka staje się „szt.”. | Tak |
| Podstawa zwolnienia z VAT | Przepis, na który powołuje się zwolniona pozycja. Wymagana przy sprawdzaniu, gdy stawka VAT to zw. | Przy zwolnieniu |
| Waluta, termin płatności, forma płatności, rachunek bankowy | Dane płatności. | Nie |
| Kwota netto, VAT i brutto | Deklarowane sumy: Quanty porównuje je z pozycją, którą samo wylicza, i nigdy ich nie wysyła. | Nie |
| Numer KSeF, status KSeF | Kolumny, do których Quanty zapisuje dane po odpowiedzi KSeF. | Nie |
Pole może wskazywać tylko kolumnę wybranej tabeli. Kolumna Quanty Ghost jest pokazana jako „Kolumna Ghost, nigdy na fakturze” i nie można jej zmapować; ta kontrola jest powtarzana przy przygotowaniu, zatwierdzeniu i wysłaniu faktury.
Dane sprzedawcy
„Trafiają na każdą fakturę jako sprzedawca. Pochodzą stąd, nigdy z kolumny tabeli.” Nazwa firmy, Ulica i numer, Kod pocztowy i miejscowość i Kod kraju, potem Zapisz dane sprzedawcy. NIP sprzedawcy to „Zawsze NIP tego połączenia z KSeF.”
Zatwierdzenie przez drugiego administratora (zasada czterech oczu)
„Dotyczy tylko produkcji. Test i Demo nigdy nie wymagają zatwierdzenia.”
| Wybór | Co robi |
|---|---|
| Domyślnie: włączone, gdy przestrzeń ma co najmniej dwóch administratorów | Przy jednym administratorze „domyślnie zatwierdzanie jest wyłączone. Zaproś drugiego administratora, żeby było możliwe.” |
| Zawsze wymagaj drugiego administratora | „każdą fakturę na produkcji musi zatwierdzić inny administrator, zanim zostanie wysłana.” |
| Wyłączone | „Osoba, która przygotowuje fakturę na produkcji, może ją też wysłać.” |
Gotowość
„Wszystkie warunki muszą być spełnione, zanim na tym połączeniu da się przygotować fakturę.”
| Warunek | Kiedy jest czerwony |
|---|---|
| Wysyłka jest włączona | „Administrator włącza wysyłkę powyżej.” |
| Ta instalacja Quanty pozwala wysyłać na produkcję | Tylko na produkcji; Quanty jeszcze jej nie włączyło. |
| Niedawno przyjęto fakturę w środowisku Test lub Demo | Tylko na produkcji; brak przyjętej faktury w ostatnich 30 dniach. |
| Połączenie działa | „Przetestuj połączenie w zakładce Połączenie i wymień token, jeśli KSeF go odrzucił.” |
| Tabela jest wybrana | „Wybierz tabelę, z której wystawiasz faktury.” |
| Wszystkie pola wymagane są zmapowane | „Zmapuj te pola: …” |
| Żadne pole nie czyta kolumny Quanty Ghost | Zmapowana kolumna jest kolumną Ghost. |
| Dane sprzedawcy są uzupełnione | Dane sprzedawcy są puste. |
„Gotowe do wystawiania faktur.”, gdy wszystkie warunki są spełnione.
Wystaw fakturę
Otwórz tabelę, kliknij wiersz prawym przyciskiem myszy i wybierz Wystaw fakturę w KSeF albo użyj tej samej akcji w oknie rekordu. Akcja jest dostępna tylko wtedy, gdy wysyłka jest włączona, a tabela jest tą, z której wystawiane są faktury. Okno ma trzy kroki: Sprawdź, Przygotuj i Wyślij.
- Tylko sprawdź (próba). Quanty buduje fakturę tak, jak otrzymałby ją KSeF (w formacie FA(3)), i ją sprawdza: strukturę i rachunki, podstawę zwolnienia przy stawce
zw, zbyt długie teksty, nieznane kody walut albo krajów oraz fakturę w walucie obcej z opodatkowaną stawką. Nic nie jest zapisywane ani wysyłane. Widzisz podgląd ze sprzedawcą, nabywcą, pozycjami i sumami, XML i jego odcisk SHA-256. - Przygotuj fakturę. „Przygotowanie zamraża dokładnie ten XML, który tu widzisz.” Jeśli wiersz potem się zmieni, wysyłka zostanie odrzucona i trzeba przygotować fakturę ponownie. Ponowne przygotowanie tego samego wiersza zastępuje wcześniejsze przygotowanie, które nie zostało wysłane.
- Wyślij. Na środowiskach Test i Demo przycisk to Wyślij do KSeF. Na produkcji okno ostrzega, że faktura będzie miała skutki prawne, prosi o wpisanie numeru faktury dokładnie tak, jak widać (z ukośnikami i wielkością liter), i dopiero wtedy włącza Wyślij do KSeF (produkcja). Wychodzi przygotowany XML, sprawdzony względem odcisku pokazanego w podglądzie.
KSeF zwykle odpowiada w ciągu minuty. Możesz zamknąć okno: status aktualizuje się dalej w zakładce Wysyłki.
Zatwierdzanie na produkcji
Gdy obowiązuje zasada czterech oczu, przygotowana faktura na produkcji czeka ze statusem Czeka na zatwierdzenie. Inny administrator otwiera ją w zakładce Wysyłki, sprawdza podgląd i klika Zatwierdź, co pozwala wysłać dokładnie ten XML. Osoba, która ją przygotowała, nie może jej zatwierdzić: „To ty przygotowałeś tę fakturę. Musi ją zatwierdzić inny administrator.” Potem faktura jest wysyłana z zakładki Wysyłki, znowu po wpisaniu numeru faktury.
Statusy i zakładka Wysyłki
Wysyłki wymieniają każdą fakturę przygotowaną lub wysłaną z Quanty, od najnowszej; nikt nie może edytować ani usuwać tej historii. Przy każdej widać, kto ją przygotował, zatwierdził i wysłał, a jej historia zapisuje każdy krok z czasem i osobą. Członkowie widzą tylko faktury z tabel, które mogą otworzyć.
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Przygotowana | XML jest zamrożony i gotowy do wysłania. |
| Czeka na zatwierdzenie | Faktura na produkcji czekająca na drugiego administratora. |
| Zatwierdzona | Zatwierdzona przez drugiego administratora, gotowa do wysłania. |
| Wysyłanie | Wysłana; KSeF jeszcze nie odpowiedział. |
| Przyjęta | KSeF ją przyjął i nadał jej numer KSeF. Na produkcji faktura jest wystawiona. |
| Odrzucona | KSeF jej nie przyjął. Popraw wiersz i wystaw ją ponownie. |
| Błąd | Wysyłka się nie zakończyła (zobacz niżej). |
| Anulowana | Anulowana, zanim została przyjęta. |
Nie musisz trzymać otwartej strony: Quanty mniej więcej raz na minutę sprawdza faktury, które wciąż są wysyłane, pobiera UPO (urzędowe poświadczenie odbioru z KSeF) i zapisuje numer KSeF oraz status w wierszu, jeśli te kolumny są zmapowane. Takie kroki pojawiają się w historii jako „Quanty (sprawdzanie statusu)”. Przyjęta faktura ma przyciski Pobierz UPO i Pobierz XML.
Przygotowaną, zatwierdzoną albo nieudaną fakturę może anulować osoba, która ją przygotowała, albo administrator. Przyjętej faktury nie da się anulować z Quanty: można ją tylko skorygować fakturą korygującą.
Gdy coś pójdzie nie tak
| Co widzisz | Co zrobić |
|---|---|
| Wiersz nie przechodzi sprawdzenia | Okno wymienia problemy. Popraw wiersz i sprawdź go ponownie. |
| „Wiersz zmienił się po podglądzie.” | Sprawdź i przygotuj go ponownie. |
| Odrzucona jako duplikat (440) | KSeF ma już fakturę z tym numerem od Twojej firmy. Nic nowego nie zostało wystawione. |
| Błąd, KSeF poprosił o ponowienie (550) | Wyślij tę samą fakturę jeszcze raz przyciskiem Wyślij ponownie. |
| Nie udało się połączyć z KSeF | Nic nie zostało przyjęte; spróbuj ponownie. |
| Wysyłka zatrzymała się, zanim KSeF nadał numer referencyjny | KSeF mógł ją jednak otrzymać. Najpierw sprawdź listę faktur w KSeF, zaznacz „Sprawdzone w KSeF: tej faktury tam nie ma”, a potem kliknij Wyślij ponownie. |
| Brak odpowiedzi w ciągu 24 godzin | Faktura zostaje oznaczona jako nieudana. Sprawdź KSeF albo uruchom synchronizację sprzedaży; jeśli KSeF nigdy jej nie zarejestrował, sprawdź i przygotuj wiersz ponownie. |
Duplikaty i limity
- Numer faktury, który Twoja firma ma już przyjęty w KSeF, jest odrzucany, zanim cokolwiek zostanie wysłane, niezależnie od tego, czy faktura wyszła z Quanty, czy przyszła przez rejestr sprzedaży. Kontrola duplikatów w samym KSeF jest dodatkowym zabezpieczeniem.
- Numer, który jest właśnie przygotowywany, zatwierdzany albo wysyłany, też jest odrzucany, a podwójne kliknięcie nie wyśle tej samej faktury dwa razy.
- Organizacja wysyła najwyżej 30 faktur w ciągu dowolnych 60 minut, łącznie we wszystkich środowiskach; po przekroczeniu limitu okno mówi, ile minut trzeba poczekać.
Dobrze wiedzieć
- Wysyłają tylko ludzie. Żaden krok automatyzacji, narzędzie czatu, agent ani kolumna AI nie może przygotować, zatwierdzić ani wysłać faktury. Automatyzacja może tylko wypełnić wiersz tabeli; fakturę wystawia człowiek.
- Historia zostaje. Każda przygotowana i wysłana faktura zachowuje swój XML, odcisk, osoby i UPO; nikt nie może tego edytować ani usunąć.
- Wyłączona wysyłka. Wyłączenie wysyłki od razu zatrzymuje nowe faktury; faktury już wysłane nadal dostają aktualizacje statusu.
Powiązane strony
- KSeF (e-faktury): podłączanie i odbiór.
- Wysyłka faktur i KSeF: KSeF dla faktur wystawianych w TMS.
- Organizacje i role: kto jest administratorem.