Wyzwalacze i automatyzacje
Quanty ma dwa uzupełniające się systemy automatyzacji. Wyzwalacze arkusza żyją na jednym arkuszu i uruchamiają go, gdy coś się wydarzy: przyjdzie pasujący e-mail w Gmailu, minie interwał albo zadziała tygodniowy harmonogram. Automatyzacje e-mail żyją na poziomie organizacji: każda automatyzacja dostaje własny adres przychodzący, klasyfikuje każdą wiadomość i prowadzi ją przez gałąź akcji. Oba systemy zapisują każdy zapis w dzienniku i wspierają cofanie jednym kliknięciem.
Wyzwalacze arkusza
Panel Wyzwalacze otwiera się z paska narzędzi arkusza. Panel opisuje się słowami: "Uruchamiaj ten arkusz automatycznie, gdy coś się wydarzy." Każdy wyzwalacz należy do jednego arkusza (opcjonalnie jednej strony) i pokazuje czas ostatniego uruchomienia oraz liczbę wierszy z tego tygodnia.
Typy wyzwalaczy
| Typ | Co robi |
|---|---|
| Nowy mail w Gmailu | "Dodaje wiersz dla każdego nowego maila pasującego do filtra" |
| Stały interwał | "Uruchamia się cyklicznie, np. co 30 minut" |
| Harmonogram tygodniowy | "Uruchamia się w wybrane dni o ustalonej godzinie" |
Nowy mail w Gmailu
Wyzwalacze Gmaila wymagają połączonego konta Gmail. Jeśli organizacja jeszcze go nie połączyła, Quanty poprosi najpierw o połączenie w Integracjach.
Konfiguracja:
- Filtr wyszukiwania Gmaila — standardowa składnia zapytań Gmaila, np.
from:faktury@dostawca.com has:attachment. - Zapisuj załączniki do biblioteki — przychodzące załączniki trafiają do Plików, więc kolumny plików i kolumny AI mogą je czytać.
- Mapowanie pól — wybierz, które kolumny mają otrzymać pola e-maila: nadawcę, temat, czas otrzymania, treść i załączniki (kolumna plików).
Liczą się tylko nowe maile
Wyzwalacz Gmaila zaczyna obserwować od chwili utworzenia. Wiadomości sprzed tego momentu nigdy nie są importowane, więc utworzenie wyzwalacza nie zaleje arkusza historyczną pocztą.
Stały interwał i harmonogram tygodniowy
Wyzwalacze czasowe działają bez zdarzenia zewnętrznego:
- Stały interwał — uruchamia się co N minut, od 5 minut do 7 dni.
- Harmonogram tygodniowy — wybierz dni tygodnia i godzinę (UTC).
Oba przyjmują akcję: Uruchom wszystkie kolumny AI (przetwórz arkusz) albo dodanie nowego wiersza. Czas zadziałania można też wpisywać do wybranej kolumny — przydatne dla dzienników.
Opcje
Każdy wyzwalacz ma dwa przełączniki bezpieczeństwa:
- Uruchamiaj kolumny AI na nowych wierszach — nowo utworzone wiersze są przetwarzane od razu. Wyłącz, jeśli wolisz uruchamiać arkusz ręcznie.
- Wstrzymuj nowe wiersze do zatwierdzenia — wiersze czekają w stanie zatwierdzenia, aż ktoś je zaakceptuje. Odrzucenie usuwa wiersz.
Zarządzanie wyzwalaczami
Każdy wyzwalacz w panelu oferuje Uruchom teraz, Wstrzymaj / Wznów i Usuń, obok czasu ostatniego uruchomienia i tygodniowej liczby wierszy. Usunięcie wyzwalacza zatrzymuje przyszłe uruchomienia, ale zachowuje historię.
Aktywność i cofanie
Każde zadziałanie jest zapisane jako uruchomienie wyzwalacza ze statusem running, succeeded lub failed, wraz z dokładną listą zapisów. Z osi aktywności możesz Cofnij uruchomienie: utworzone przez nie wiersze są usuwane, a oś potwierdza usunięcie wierszy. Trwającego uruchomienia nie można cofnąć, dopóki się nie zakończy.
Automatyczna pauza po błędach
Jeśli wyzwalacz raz po raz zawodzi, Quanty wstrzymuje go i zapisuje powód, więc zepsuty filtr albo wygasłe połączenie Gmaila nie może palić tokenów w pętli. Ponowna aktywacja wyzwalacza odświeża połączenie Gmaila, zeruje licznik błędów i resetuje znacznik czasu, więc wyzwalacz patrzy tylko na pocztę przychodzącą od tego momentu.
Automatyzacje e-mail
Automatyzacje e-mail zamieniają adres przychodzący w potok danych. Zarządza się nimi na poziomie organizacji, obok integracji.
Adres przychodzący
Każda automatyzacja dostaje dedykowany adres w formie:
slug-organizacji+alias@<domena przychodząca>Alias wybierasz Ty (małe litery, cyfry, kropki, podkreślenia i myślniki). Wszystko wysłane na ten adres wchodzi do potoku tej automatyzacji. Usunięcie automatyzacji wycofuje alias, więc późniejsza poczta staje się nierozdysponowana zamiast być cicho przetwarzana.
Potok
Każdy przychodzący e-mail przechodzi cztery etapy:
- Trasowanie — alias wskazuje automatyzację.
- Prefiltry — kontrole bez tokenów odrzucające pocztę zanim uruchomi się jakiekolwiek AI: tryb nadawcy (dowolny lub lista dozwolonych), dozwolone domeny, wymóg załącznika, dozwolone rozszerzenia plików.
- Klasyfikacja — jedno wywołanie LLM etykietuje e-mail Twoim poleceniem klasyfikacji, zwracając etykietę, pewność i uzasadnienie. E-maile poniżej progu pewności czekają na weryfikację.
- Akcje gałęzi — gałąź pasująca do etykiety wykonuje swoje akcje po kolei.
Akcje gałęzi
| Akcja | Efekt |
|---|---|
save_attachment | Zapisz załączniki w Plikach |
append_row | Dodaj wiersz do docelowego arkusza wg mapowania pól |
run_pipeline | Uruchom kolumny AI docelowego arkusza |
reply | Wyślij odpowiedź do nadawcy |
hold_review | Zatrzymaj i skieruj e-mail do weryfikacji przez człowieka |
notify | Wyślij powiadomienie |
Zawsze istnieje gałąź zapasowa ("coś innego"), która wstrzymuje niedopasowaną pocztę do weryfikacji, więc nic nie ginie po cichu.
Statusy i skrzynka
Każdy e-mail ląduje w skrzynce automatyzacji z jednym z czterech statusów: przetworzony, do weryfikacji, błąd lub nierozdysponowany. Skrzynka pokazuje liczniki per status, a każdy e-mail otwiera się z pełną treścią, decyzją klasyfikacji i wszystkimi zapisami, które spowodował.
- Zatwierdź wstrzymany e-mail, aby wykonać gałąź dla wybranej etykiety z prawdziwymi zapisami.
- Odrzuć, aby oznaczyć go jako nierozdysponowany.
- Ponów e-maile z błędem lub nierozdysponowane, aby przetworzyć je ponownie.
- Cofnij odwraca wszystko, co zapisał konkretny e-mail: utworzone wiersze są usuwane, zapisane pliki wycofywane.
Testowanie automatyzacji
Wbudowany test uruchamia potok na sucho na zapisanym e-mailu przychodzącym albo na ręcznie napisanej próbce (nadawca, temat, treść, załączniki). Wynik pokazuje każdy etap, decyzję klasyfikacji z uzasadnieniem i zapisy, które by nastąpiły. Podczas testu na sucho nic nie jest zapisywane; zapisany e-mail można potem opcjonalnie przetworzyć naprawdę.
Zatwierdzanie wierszy
Wiersze utworzone przez dowolną integrację (automatyzacje e-mail, synchronizacje Google Sheets lub wyzwalacze) mogą czekać na zatwierdzenie, gdy źródło ma włączony wymóg zatwierdzania. Takie wiersze mają w siatce odznakę ⚡ pokazującą, skąd pochodzą. Zatwierdzenie zachowuje wiersz; odrzucenie go usuwa.
Powiązane strony
- Integracje — połącz Gmaila i Google Sheets.
- Kolumny i ekstrakcja AI — co się uruchamia, gdy wyzwalacz przetwarza arkusz.