Automatyzacje
Automatyzacja obserwuje jedną tabelę projektu i coś robi, gdy zajdzie zdarzenie: powstanie albo zmieni się rekord, ktoś wyśle formularz, przyjdzie e-mail albo wiadomość WhatsApp, trafi faktura z KSeF albo zadziała harmonogram. Wtedy powiadamia ludzi, wysyła e-mail, wiadomość WhatsApp albo SMS, zmienia rekord, tworzy inny rekord albo uruchamia kolumny AI tabeli. Słowami aplikacji: „Niech Quanty samo reaguje na nowe rekordy, wiadomości, faktury i harmonogramy.”
Automatyzacje są w wersji beta: strona ma znaczek beta, a to, co potrafi automatyzacja, może się jeszcze zmienić.
Zanim zaczniesz
- Gdzie. Automatyzacje należą do projektu: otwórz projekt i kliknij Automatyzacje w pasku projektu (+ obok zaczyna nową). Każda automatyzacja obserwuje jedną tabelę i jedną zakładkę tej tabeli. Projekt bez tabeli mówi: „Ten projekt nie ma jeszcze tabeli. Najpierw ją utwórz, potem dodaj do niej automatyzacje.”
- Kto. Każdy, kto może edytować projekt, tworzy, zmienia, testuje, włącza i usuwa jego automatyzacje. Przeglądający widzą je jako Tylko do odczytu: „Twoja rola w tym projekcie pozwala czytać automatyzacje, ale nie zmieniać ich.” Historię uruchomień może czytać każdy, kto może otworzyć projekt.
- Plan. Większość wyzwalaczy i akcji działa w każdym planie. Wyzwalacze Otrzymano fakturę z KSeF i Otrzymano wiadomość WhatsApp oraz akcje Wyślij wiadomość WhatsApp i Wyślij SMS wymagają planu Złoty lub wyższego; w niższym planie są widoczne z kłódką i nazwą planu (zobacz Plany i rozliczenia).
- Kredyty. Kredyty zużywają tylko niektóre kroki: uruchamianie kolumn AI, wiadomości WhatsApp i SMS-y. E-maile, powiadomienia i zmiany rekordów ich nie zużywają (zobacz Testy i historia uruchomień).
Strona Automatyzacje
Nagłówek ma znaczek beta, Aktywność („Co i kiedy zrobiły Twoje automatyzacje”) i Nowa automatyzacja, która oferuje Zacznij od szablonu i Zacznij od zera.
Twoje automatyzacje
„Wszystko, co działa w tym projekcie.” Każda automatyzacja to jeden wiersz:
| Część | Co pokazuje |
|---|---|
| Ikony | Wyzwalacz i po jednym kafelku na każdy rodzaj akcji (z +2, gdy jest ich więcej). |
| Nazwa i opis | Nazwa automatyzacji oraz jej wyzwalacz i akcje opisane słowami, na przykład „Rekord spełnia warunki → Wyślij e-mail”. |
| Tabela | Tabela, którą obserwuje. |
| Ostatnie uruchomienie | „Ostatnio 5 min temu” albo „Jeszcze nie działała”. |
| Przełącznik | Wł. albo Wył. |
| ⋯ | Otwórz w edytorze, Historia uruchomień i Usuń. |
Szukaj automatyzacji znajduje nazwę, tabelę albo nazwę wyzwalacza lub akcji. Pokaż filtruje listę: Wszystkie, Włączone, Wyłączone oraz, gdy coś wymaga sprawdzenia, Wymagają uwagi.
Oznaczenia automatyzacji
Automatyzacja, która wymaga sprawdzenia, ma oznaczenie, najpoważniejsze jako pierwsze:
| Oznaczenie | Co oznacza |
|---|---|
| Tabela usunięta | Tabela, którą obserwowała, już nie istnieje. |
| Ostatnie uruchomienie nie powiodło się | Ostatnie uruchomienie zakończyło się błędem; jego historia pokazuje, na którym kroku. |
| Wstrzymana | Quanty ją wstrzymało i podaje powód (poniżej). |
| Nie uruchomiła się | Uruchomienie zostało pominięte z powodu, który warto przeczytać, na przykład przez 24-godzinne okno WhatsApp. |
Quanty wstrzymuje automatyzację w trzech przypadkach i pisze o tym w jej wierszu:
- „Wstrzymana: budżet AI wyczerpany. Włącz ponownie, gdy kredyty wrócą.”
- „Wstrzymana: jej skrzynka została odłączona. Wybierz inną skrzynkę i włącz automatyzację ponownie.”
- „Wstrzymana: jej skrzynka nie jest już udostępniona. Właściciel powinien sprawdzić akcje i włączyć ją ponownie.”
Wstrzymana automatyzacja pozostaje wyłączona, dopóki ktoś jej ponownie nie włączy.
Zacznij od szablonu
„Gotowe automatyzacje dopasowane do kolumn Twojej tabeli. Dodaj jedną i dostosuj ją.”
- Wybierz tabelę w polu Dla tabeli.
- Przeglądaj półki: Polecane, Rekordy, Harmonogram, Formularze, E-mail, WhatsApp i Faktury (KSeF) albo wpisz coś w Szukaj szablonów. Filtr pokazuje Wszystkie szablony, Gotowe do dodania, Wymagają przygotowania albo Wymagają wyższego planu.
- Kliknij kartę (Użyj szablonu). „Dodano automatyzację. Pozostaje wyłączona, dopóki jej nie włączysz.” Otwiera się ona w edytorze.
Karta, której nie da się dodać w obecnej postaci, mówi, czego brakuje, na przykład „Wymaga: kolumna Osoba”, „Wymaga: kolumna wyboru”, „Wymaga: podłączona skrzynka”, „Wymaga: rejestr KSeF zapisujący do tej tabeli” albo „Wymaga: podłączony numer WhatsApp”. Karta, która wymaga wyższego planu, pokazuje administratorom Przejdź na Złoty, a wszystkim pozostałym Poproś administratora o wyższy plan. Przeglądający widzą „Automatyzacje mogą dodawać tylko edytorzy”.
| Szablon | Co robi |
|---|---|
| Powiadom przypisaną osobę o nowym rekordzie | Gdy powstanie rekord, osoba z kolumny Osoba dostaje powiadomienie. |
| Codzienne podsumowanie nowych rekordów | Codziennie o 09:00 lista rekordów dodanych w ciągu ostatnich 24 godzin. |
| Eskaluj zadania bez reakcji po 2 dniach | Codzienne sprawdzenie rekordów, które po 2 dniach wciąż mają pierwszy status, z przypomnieniem. |
| Wyślij e-mail, gdy zmieni się status | Gdy rekord wejdzie w wybrany status, wychodzi e-mail z jego szczegółami. |
| Przypomnij o agendzie 24 h przed spotkaniem | Co godzinę sprawdza spotkania w ciągu najbliższej doby, które nie mają agendy. |
| Eskaluj brak agendy 2 h przed spotkaniem | Spotkanie za 2 godziny z pustą agendą: jego twórca dostaje powiadomienie. |
| Oznacz jako gotowe po dodaniu agendy | Gdy pole tekstowe zostanie wypełnione, status zmienia się na gotowy. |
| Przenieś rekord do kolejnego statusu | Gdy rekord wejdzie w pierwszy status, ustawiany jest kolejny. |
| Powiadom recenzenta, gdy dokument trafi do przeglądu | Gdy status zmieni się na przegląd, osoba z kolumny Osoba dostaje powiadomienie. |
| Codzienna lista dokumentów do przeglądu | Codzienny e-mail o 09:00 z rekordami czekającymi na przegląd. |
| Eskaluj przegląd nierozpoczęty od 48 h | Codzienne przypomnienie o rekordach w przeglądzie, które nie zmieniły się od 2 dni. |
| Powiadom o nowej odpowiedzi z formularza | Każda odpowiedź z formularza trafia jako powiadomienie do twórcy automatyzacji. |
| Cotygodniowe podsumowanie zmian | E-mail w poniedziałki o 09:00 z rekordami zmienionymi w minionym tygodniu. |
| Powiadom zespół o nowym rekordzie | Każdy nowy rekord trafia jako powiadomienie do całego zespołu. |
| Eskaluj przeterminowane rekordy | Codzienne przypomnienie o rekordach po terminie, które nie są zakończone. |
| Zapisuj przychodzące e-maile jako rekordy | Każdy e-mail w Twojej skrzynce staje się rekordem, a Ty dostajesz powiadomienie. |
| Automatycznie odpowiadaj na nowe e-maile | Odpowiada w tym samym wątku, z tej samej skrzynki, krótkim podziękowaniem i zapisuje rekord. |
| Powiadom zespół o e-mailach od klienta | E-mail z adresu lub domeny, które podasz, trafia jako powiadomienie do zespołu. |
| Zapisuj wiadomości WhatsApp jako rekordy | Każda wiadomość staje się rekordem, a Ty dostajesz powiadomienie. |
| Powiadom zespół o nowej wiadomości WhatsApp | Zespół dostaje powiadomienie z treścią wiadomości. |
| Automatycznie odpowiadaj na wiadomości WhatsApp | Krótka odpowiedź z tego samego numeru, że wkrótce się odezwiesz. |
| Przetwórz nową fakturę kosztową z KSeF | Uruchamia kolumny AI w wierszu faktury i informuje zespół. |
| Powiadom o fakturze powyżej kwoty | Faktura powyżej podanej przez Ciebie kwoty brutto trafia jako powiadomienie do zespołu. |
| Wyślij e-mail do kontaktu po zmianie statusu | Kontakt z kolumny e-mail dostaje wiadomość, z Twojej skrzynki, jeśli ją masz. |
| Wyślij e-mail do kontaktu po dodaniu rekordu | To samo, gdy zostanie dodany rekord. |
Lista szablonów zawiera też Wyślij webhook przy nowym rekordzie; pokazuje on Wyłączone tutaj, bo krok webhooka nie jest włączony.
Zacznij od zera
- Kliknij Nowa automatyzacja, a potem Zacznij od zera (albo Zbuduj własną na końcu szablonów).
- W oknie Nowa automatyzacja wybierz tabelę w polu Tabela źródłowa i wpisz nazwę w polu Nazwa, na przykład „Powiadom o nowej zmianie”.
- Kliknij Utwórz. Automatyzacja startuje wyłączona, z wyzwalaczem Nowy rekord i jednym krokiem, który powiadamia Ciebie, i otwiera się edytor.
Edytor
Automatyzację czyta się z góry na dół:
| Karta | Co zawiera | Strona |
|---|---|---|
| Kiedy | Wyzwalacz: zdarzenie, które uruchamia automatyzację, i jego ustawienia. | Wyzwalacze i warunki |
| Jeśli | Warunki, które muszą być spełnione, albo Za każdym razem. | Wyzwalacze i warunki |
| Wtedy | Kroki wykonywane po kolei: Krok 1, Krok 2 i tak dalej. Dodaj krok dodaje kolejny. | Akcje |
Kliknij kartę, aby ją ustawić w panelu po prawej. Zmiany zapisują się same: górny pasek pokazuje Zapisywanie…, potem Zapisano, albo Uzupełnij pola, żeby zapisać, gdy brakuje czegoś wymaganego.
Górny pasek zawiera:
- nazwę (kliknij ją, aby ją zmienić) i tabelę, którą automatyzacja obserwuje;
- przełącznik: Włącz albo Wyłącz. Automatyzacji z brakującymi polami nie da się włączyć: „Nie można włączyć: uzupełnij automatyzację”;
- Historia: uruchomienia tej automatyzacji (zobacz Testy i historia uruchomień);
- Testuj: jedno próbne uruchomienie, domyślnie bez wysyłania i zapisywania czegokolwiek;
- ⋯, Usuń automatyzację: „Automatyzacja zostanie wyłączona i usunięta. Historia uruchomień pozostanie.”
Przetestuj, zanim włączysz
Każda automatyzacja, z szablonu czy od zera, startuje wyłączona. Kliknij Testuj z włączoną opcją Tylko symulacja, aby zobaczyć, co zrobiłaby z prawdziwym rekordem, a potem ją włącz.
Automatyzacje z czatu
Możesz też poprosić czat o utworzenie albo usunięcie automatyzacji. Asystent pokazuje, co zamierza zrobić, i nic się nie dzieje, dopóki tego nie zatwierdzisz (zobacz Asystent AI).
Dobrze wiedzieć
- Po jednej tabeli. Automatyzacja obserwuje jedną tabelę i jedną zakładkę. Aby reagować na zdarzenia w kilku tabelach, utwórz po jednej automatyzacji na tabelę.
- Uruchomienia nie da się cofnąć. Tego, co automatyzacja wysłała albo zapisała, nie cofa ani jej wyłączenie, ani usunięcie. Najpierw przetestuj i używaj opcji Raz na rekord oraz limitu na godzinę (zobacz Wyzwalacze i warunki).
- Łańcuchy. Zmiana wprowadzona przez automatyzację może uruchomić inną automatyzację, maksymalnie trzy poziomy w głąb.
- Własne wyzwalacze tabeli. Niezależnie od tej strony pasek narzędzi tabeli ma przycisk z błyskawicą i panel Wyzwalacze: Gmail oraz uruchomienia samej tabeli w stałym interwale i co tydzień, z zatwierdzaniem wierszy i cofaniem (zobacz Wyzwalacze tabeli i zatwierdzanie wierszy).
- W TMS. TMS ma własne automatyczne działania z własnymi ustawieniami (zobacz Automatyczne działania).
Powiązane strony
- Wyzwalacze i warunki: każdy wyzwalacz, jego ustawienia, warunki i limity.
- Akcje: każdy krok i pola, które możesz wstawić do wiadomości.
- Testy i historia uruchomień: uruchomienia testowe, historia, aktywność, wstrzymania i kredyty.
- Wyzwalacze tabeli i zatwierdzanie wierszy: panel Wyzwalacze tabeli.
- Skrzynki pocztowe: skrzynki, których słucha wyzwalacz e-mail.