Udostępnianie plików
Każdy plik w Plikach ma ustawione, kto może go otworzyć. Domyślnie może to zrobić każdy w Twojej organizacji, a Ty możesz zawęzić dostęp do siebie albo do wybranych osób. Gdy ktoś spoza organizacji potrzebuje pliku albo całego folderu, tworzysz dla niego link z datą ważności i, jeśli chcesz, z hasłem.
Zanim zaczniesz
- Udostępnianie jest w każdym planie.
- Udostępnianie pliku może zmienić osoba, która go przesłała, administrator organizacji albo ktoś z uprawnieniem Może zarządzać do tego pliku. Pozostali widzą komunikat „Udostępnianie mogą zmieniać tylko osoba wgrywająca, administratorzy lub osoby z uprawnieniem zarządzania.” Rola Widz nigdy tego nie może.
- Linki dla osób spoza organizacji działają tylko wtedy, gdy administrator ma włączone Linki dla osób spoza organizacji (przełącznik jest włączony, dopóki administrator go nie wyłączy).
Kto może otworzyć plik
Udostępnij w menu pliku (albo w podglądzie) otwiera okno udostępniania z dwiema zakładkami: Osoby z organizacji (z nazwą Twojej organizacji) i Osoby spoza organizacji.
| Opcja | Kto widzi plik |
|---|---|
| Wszyscy w organizacji (domyślnie) | „Wszyscy aktywni członkowie widzą i mogą używać tego pliku”. Każdy członek oprócz widzów może też zmieniać jego nazwę, przenosić go i usuwać. |
| Tylko ja | „Tylko osoba wgrywająca oraz administratorzy organizacji”. |
| Wybrane osoby | „Wybierz członków lub role poniżej”: osoba wgrywająca, administratorzy oraz osoby i role wymienione w sekcji Kto ma dostęp. |
Przy opcji Wybrane osoby:
- W sekcji Kto ma dostęp użyj + Dodaj członka…, aby dodać osobę, albo dodaj rolę: Wszyscy członkowie albo Wszyscy przeglądający.
- Daj każdej z nich prawo Może przeglądać (otwieranie, podgląd, pobieranie) albo Może zarządzać (do tego zmiana nazwy, przenoszenie, usuwanie i udostępnianie).
- Usuń dostęp odbiera dostęp osobie albo roli.
„Osoba wgrywająca oraz administratorzy organizacji zawsze zachowują dostęp.” Osoba, której udostępnisz plik imiennie, dostaje powiadomienie („Kasia udostępnia Ci plik »Umowa 2026.pdf«.”) i znajdzie plik w zakładce Udostępnione dla mnie.
Kopiuj link daje link dla współpracowników: „Otworzą go osoby z organizacji, które widzą ten plik.” Link otwiera się tylko tym, którzy już mają dostęp.
Foldery
W organizacji foldery nie mają własnego udostępniania: udostępnianie ustawia się dla każdego pliku osobno. Plik, którego ktoś nie może zobaczyć, po prostu nie pojawia się w folderze, gdy ta osoba go otwiera. Folder można udostępnić osobom spoza organizacji przez link (zobacz niżej).
Poufne pliki
Pliki załączone w wiadomościach prywatnych, rozmowach grupowych i czacie z AI są poufne: „Ten plik widzą tylko osoby z tej rozmowy”. Widzi je tylko osoba, która je wysłała, i osoby z rozmowy; administratorzy ich nie widzą, a plików nie da się udostępnić ani utworzyć do nich linku („Pochodzi z wiadomości prywatnej lub czatu, więc nie można go udostępnić nikomu innemu.”). Pliki z prywatnego kanału widzą jego członkowie i administratorzy, a dostęp do nich sam podąża za członkostwem w kanale.
Udostępnianie pliku poza organizację
Udostępnij poza organizację (albo zakładka Osoby spoza organizacji) tworzy link, który może otworzyć każdy, kto go ma, bez zakładania konta.
- Wybierz Link działa przez: 1 dzień, 7 dni (domyślnie), 30 dni albo 90 dni. Link zawsze wygasa.
- Opcjonalnie: włącz Wymagaj hasła i wpisz hasło o długości od 8 do 128 znaków. „Wyślij hasło osobno, nie w tej samej wiadomości co link.”
- Zostaw włączone Pozwól pobrać plik albo je wyłącz, aby można było tylko oglądać plik w przeglądarce. Wtedy „nie będzie przycisku Pobierz: plik można obejrzeć w przeglądarce. Kto widzi plik, nadal może zapisać kopię tego, co widzi.”
- Kliknij Utwórz link.
- Link jest gotowy: „Skopiuj go teraz. Ze względów bezpieczeństwa pokazujemy go tylko raz: potem zostaje tylko jego końcówka.” Zgubionego linku nie da się pokazać ponownie; utwórz nowy.
Plik albo folder może mieć jednocześnie najwyżej 25 aktywnych linków („Ten plik ma już 25 aktywnych linków. Unieważnij jeden, aby utworzyć kolejny.”). Do poufnych plików i plików w koszu nie da się utworzyć linku.
Udostępnianie folderu
Udostępnij poza organizację przy folderze tworzy taki sam link (z opcją Pozwól pobierać pliki). Odbiorca może otworzyć folder i jego podfoldery, także pliki dodane później. Widzi tylko pliki, które mógłbyś udostępnić pojedynczo: pliki z rozmów i pliki w koszu nigdy się nie pojawiają, a lista pokazuje najwyżej 1000 pozycji.
Co widzi druga osoba
Link otwiera stronę „Udostępniony plik” albo „Udostępniony folder” z informacjami „Udostępnia: Kasia Próbna, Przykładowa Spedycja” i „Link działa do 09.11.2026”, z podglądem pliku i przyciskiem Pobierz, jeśli pobieranie jest dozwolone („Pobieranie tego pliku jest wyłączone. Możesz go obejrzeć tutaj.”, jeśli nie). Link z hasłem najpierw o nie prosi („Ten plik jest chroniony”); po pięciu błędnych próbach blokuje się na 15 minut.
Link, który już nie działa, zawsze mówi to samo: „Ten link jest niedostępny. Mógł wygasnąć albo zostać wyłączony. Poproś osobę, która go wysłała, o nowy.”
Kiedy link przestaje działać
Link jest sprawdzany przy każdym otwarciu. Przestaje działać, gdy:
- wygasł albo został unieważniony;
- plik trafił do kosza, został usunięty albo stał się poufny;
- administrator wyłączył linki dla osób spoza organizacji;
- organizacja jest zablokowana z powodu nieopłaconego planu;
- osoba, która go utworzyła, odeszła z organizacji albo straciła prawo do oglądania lub udostępniania pliku.
Link do pliku w koszu znowu działa, gdy plik zostanie przywrócony, aż do wygaśnięcia linku.
Aktywne linki
Zakładka Osoby spoza organizacji pokazuje Aktywne linki pliku: datę „Wygasa”, „Chroniony hasłem”, „Można pobrać” albo „Tylko podgląd”, liczbę wyświetleń i pobrań, „Ostatnio otwarty” i „Autor”. Unieważnij pyta: „Unieważnić ten link? Każdy, kto go ma, od razu straci dostęp.”
Wszystkie udostępnione linki
Udostępnione linki (ikona linku obok zakładek na stronie Pliki) pokazują linki do wszystkich plików. Administratorzy widzą „Wszystkie aktywne linki w organizacji, przez które osoby z zewnątrz mogą otworzyć plik lub folder”, a członkowie widzą własne linki. Pokaż w Plikach przenosi do pliku.
Wyłączanie linków w całej organizacji
Administrator może wyłączyć Linki dla osób spoza organizacji na dole zakładki Osoby spoza organizacji albo w oknie Udostępnione linki: „Dotyczy wszystkich plików w organizacji. Zmienić to mogą tylko administratorzy.” Przed wyłączeniem Quanty pyta: „Wyłączyć linki w całej organizacji? Wszystkie aktywne linki od razu przestaną działać.” Po ponownym włączeniu linki, które nie wygasły, znowu działają.
Dobrze wiedzieć
- Administratorzy i poufne pliki. Administratorzy widzą każdy plik organizacji oprócz poufnych plików z rozmów.
- Widzów można dodać przez rolę. Wszyscy przeglądający daje dostęp do pliku z ograniczonym dostępem każdemu widzowi w organizacji; widzowie nadal nie mogą go zmieniać.
- Liczniki. Jedyna pokazywana aktywność to liczba wyświetleń i pobrań każdego linku.
- Kolumny Ghost. Udostępnianie plików to coś innego niż Quanty Ghost: kolumny Ghost chronią wartości w tabelach, a nie pliki.
Powiązane strony
- Pliki: przesyłanie, foldery i kosz.
- Organizacje i role: kto jest administratorem, członkiem albo widzem.
- Bezpieczeństwo: jak Quanty chroni Twoje konto i dane.