Warsztat

Flota, Warsztat to „Serwis, koszty floty, części i wyposażenie”. Zlecenia serwisowe przesuwają się po tablicy od pierwszego zgłoszenia do rozliczenia; mechanicy zapisują godziny licznikiem czasu w telefonie; części pochodzą z magazynu, a każdy koszt pojazdu, od paliwa po leasing, składa się na koszt na kilometr. Naprawa pojazdu klienta kończy się szkicem faktury.

Zanim zaczniesz

• Twoja organizacja ma dodatek TMS. Otwórz Flota, Warsztat.
• Warsztat może oglądać każdy. Tworzenie i zmiana zleceń serwisowych, robocizny, kosztów floty i magazynu wymaga roli, która może zmieniać dane TMS w module Flota. Wystaw fakturę dla zlecenia klienta wymaga modułu Finanse.
• Usuwanie zlecenia serwisowego albo kosztu floty oraz zatrzymywanie licznika czasu innej osoby należy do administratora.
• Mechanik to administrator albo członek organizacji (nie widz).

Strona Warsztat

Zakładki to Zlecenia serwisowe, Koszty floty, Paliwo, Podsumowanie kosztów, Magazyn, Opony i Wyposażenie (na wąskim ekranie ostatnie z nich przechodzą do Więcej). Każda zakładka ma własny główny przycisk i menu ⋯:

Zlecenia serwisowe

• Lista albo Tablica. Szukaj „po numerze, usterce lub fakturze”.
• Filtr według Rodzaju i Statusu. Pokaż anulowane przywraca anulowane zlecenia.
• Tablica ma kolumnę na każdy status. Każda karta pokazuje rejestrację, numer, rodzaj, usterkę, „Przestój 3 d 10 h”, termin („10.11.2026, za 8 dni”), warsztat i zwykły następny krok jako przycisk, na przykład Przyjmij do warsztatu albo Oznacz jako gotowe. Pozostałe kroki są w menu ⋯ karty w Przenieś do, razem z Edytuj, Usuń i Otwórz pojazd.
• Lista pokazuje Numer, Pojazd, Rodzaj, Status, Usterkę, Warsztat, Przestój, Termin, Koszt netto i Fakturę.

Zlecenia serwisowe mają numery S/0001/11/2026, liczone w każdym miesiącu od nowa.

Rodzaje i statusy

Rodzaje (Rodzaj) to Naprawa, Opony, Przegląd, Termograf, Serwis okresowy i Inne.

Przestój: własny pojazd, który trafia do kolumny W warsztacie, Czeka na części albo Gotowe, zaczyna przestój („Stoi od 30.10.2026”) i dostaje we flocie status W serwisie; gdy zlecenie opuszcza te kolumny, przestój się kończy, a pojazd znów jest Aktywny, chyba że trzyma go inne zlecenie. Zlecenie transportowe w trasie w czasie przestoju tworzy pilną sprawę, a planer pokazuje warsztat na ciągniku (zobacz Planer).

Nowe zlecenie serwisowe

Kliknij Nowe zlecenie serwisowe (albo Nowe zlecenie serwisowe na karcie pojazdu).

Gdy zlecenie ma części, robociznę albo fakturę, jego pojazd, rodzaj zlecenia i waluta zostają bez zmian: „To zlecenie ma już części, robociznę albo fakturę: zostaje przy tym pojeździe. Dla innego pojazdu załóż nowe zlecenie.”

Robocizna i licznik czasu

Otwarte zlecenie ma sekcję Robocizna: „Co zrobiono”, godziny i Stawka za godzinę („Ze stawką robocizna wlicza się w koszt zlecenia i w fakturę.”). Dodaj robociznę dopisuje godziny ręcznie (więcej niż 0, najwyżej 24 na pozycję); Popraw godziny poprawia pozycję.

Licznik czasu liczy godziny za Ciebie:

• Start (w Moim dniu) uruchamia licznik. Jedna osoba ma naraz jeden licznik: „Pracujesz już przy innym zleceniu. Najpierw je zatrzymaj.” Start przenosi zlecenie zaplanowane albo zgłoszone do W warsztacie.
• Pauza zatrzymuje licznik i zapisuje godziny; Zakończ je zapisuje i oznacza zlecenie jako Gotowe.
• Pozycja z działającym licznikiem ma oznaczenie „w trakcie pracy”. Licznik nigdy nie zapisuje więcej niż 24 godziny: „Licznik działał 31 h, zapisano 24 h. Popraw godziny, jeśli trzeba.”
• Licznik innej osoby zatrzymuje tylko administrator (Zatrzymaj licznik): „Licznik innej osoby zatrzyma tylko administrator.”
• Godzin nie da się poprawić, dopóki licznik działa, a zlecenia nie da się rozliczyć, dopóki działa na nim jakikolwiek licznik: „Piotr Nowak wciąż pracuje nad tym zleceniem (licznik czasu): zatrzymaj licznik, zanim je rozliczysz.”

Części z magazynu

Części z magazynu wymieniają to, co wydano na zlecenie, minus to, co wróciło, po cenie wydania. Wydaj części i Zwróć części otwierają wydanie i zwrot magazynu z wpisanym tym zleceniem („Wydanie części do zlecenia S/0003/11/2026”). Części trafiają na pojazd zlecenia jako jego koszty; zlecenie klienta nie daje kosztu pojazdu. Zobacz Magazyn części.

Rozliczanie i anulowanie

• Rozlicz: „Zlecenie zostanie zamknięte, a jego koszt netto zaksięgowany jako koszt naprawy pojazdu. Rozliczonego zlecenia nie da się już przesunąć.” Dla własnego pojazdu robocizna (godziny razy stawka) i koszt netto są księgowane jako koszty naprawy, każde raz. „Przy rozliczeniu koszt netto zlecenia trafia jako koszt naprawy do kosztów pojazdu.”
• Anuluj zlecenie: „Zlecenie zostanie zamknięte bez kosztu i zniknie z tablicy. Zobaczysz je ponownie po włączeniu „Pokaż anulowane”.”
• Usuń (administratorzy): „Usunąć można tylko zlecenia zgłoszone, zaplanowane lub anulowane, bez kosztów. Historia zachowa o tym wpis.” Zlecenie w warsztacie albo dalej się anuluje.

Rozliczone zlecenie zachowuje koszt, walutę i pojazd; jego notatki i numer faktury można dalej zmieniać.

Pojazd klienta

„Pojazd klienta nie trafia do kosztów floty: za części i robociznę klient dostaje fakturę („Wystaw fakturę”).” Zlecenie klienta nie ma przestoju i nie księguje kosztu pojazdu.

Wystaw fakturę (na karcie i w zleceniu) tworzy szkic faktury dla klienta z częściami, które są jeszcze na zleceniu, po cenie magazynowej, i z pozycjami robocizny (godziny razy stawka). Nic nie jest wysyłane: sprawdzasz i wystawiasz szkic jak każdą inną fakturę (zobacz Faktury). Zlecenie fakturuje się raz („To zlecenie ma już fakturę.”); potem przycisk brzmi Otwórz fakturę. Zlecenie bez części i bez robocizny: „W tym zleceniu nie ma jeszcze części ani robocizny.”

Zlecenie bez pojazdu: „nic nie trafia do kosztów pojazdów.”

Mój dzień

Zlecenia serwisowe, ⋯, Mój dzień to strona mechanika, zrobiona na telefon: zlecenia przypisane Tobie na Dziś albo Inny dzień. Zlecenie jest na liście, gdy jego termin przypada tego dnia, stoi w warsztacie, ktoś przy nim tego dnia pracował albo jest zaplanowane, zgłoszone lub gotowe bez terminu. Zlecenie w toku jest pierwsze, z zegarem i „dziś przepracowano: 3,5 h”.

Każde zlecenie ma duże przyciski Start, Pauza i Zakończ, a po zakończeniu Gotowe do odbioru. „Przypisane Ci zlecenia są tu w swoim dniu i dopóki stoją w warsztacie.” Wróć do tablicy wraca do tablicy.

Koszty floty

Każdy koszt zaksięgowany na pojeździe, z dowolnego źródła:

• Szukaj „po stacji, karcie, dokumencie lub uwadze”. Filtr według Pojazdu, Kategorii, Źródła i Okresu (Ten miesiąc, Ostatnie 30 dni, Ostatnie 90 dni, Własne daty). Nieprzypisane pokazuje koszty, które czekają na pojazd.
• Kolumny: Data, Pojazd, Kierowca, Kategoria, Ilość, Netto, VAT, W PLN, Stacja, Kraj, Karta, Dokument i Źródło.
• Stopka: Razem w PLN i „Bez wartości w PLN: 2”.

Kategorie to Paliwo, AdBlue, Opłaty drogowe, Naprawa, Części, Opony, Ubezpieczenie, Leasing, Myjnia, Parking, Mandat i Inne.

Dodawanie kosztu

Po zapisie: „Kierowca w tym czasie: Marek Zieliński” i „W PLN: 1 762,83 PLN” albo „Brak wartości w PLN: kurs NBP z tego dnia nie jest jeszcze znany.” Dodaj kolejny zachowuje pojazd i kategorię.

Import z karty paliwowej czyta prosty CSV od wydawcy karty: „Każdy wiersz to koszt; po numerze rejestracyjnym znajdziemy pojazd, a po zestawie z tego czasu kierowcę.” „Wymagane kolumny: data, numer rejestracyjny, kwota netto.” „Do 5 MB.” Pełny import kart z dostawcami kart i kontrolami jest na zakładce Paliwo (zobacz Paliwo).

Usuwanie kosztu należy do administratorów: „Koszt zniknie z pojazdu i z raportów. Historia zachowa o tym wpis.”

Podsumowanie kosztów

Cała flota za Okres (Ostatnie 30 dni, Ostatnie 90 dni, Ten miesiąc albo Własny, najwyżej 400 dni): Koszty floty, Bez pojazdu, Koszt floty na km i Km z telematyki, a potem wiersz na każdy pojazd z polami Koszty, Leasing, Razem, Km, Koszt na km, Paliwo i Naprawy i części.

• „Koszt na km = (koszty + rata leasingu) / km przejechane według telematyki.”
• Leasing pojazdu w leasingu, który nie ma jeszcze faktur leasingowych, to „Szacunek z miesięcznej raty z karty pojazdu”.
• Pojazd z kosztami, które nie mają jeszcze wartości w PLN, ma oznaczenie „niepełne”; „Sumy mogą jeszcze wzrosnąć.”

Katalog Raportów dodaje Koszty floty, Rentowność floty i Zużycie materiałów (zobacz TMS: przegląd).

Warto wiedzieć

• Usterka zgłoszona na zakładce Stan pojazdu albo w protokole przekazania oraz Zleć naprawę przy szkodzie trafiają tutaj jako zlecenia Zgłoszone.
• Mechanik, który odchodzi z zespołu, zostaje przy swoich zleceniach, dopóki nie wybierzesz kogoś innego.

Powiązane strony

• TMS: flota i warsztat.
• Magazyn części, Opony i Paliwo.
• Karta pojazdu.
• Szkody i gwarancje.
• Faktury: szkic faktury dla klienta.