Podróże i diety

Podróż to jeden odcinek, który kierowca spędził w trasie, od wyjazdu do powrotu. Quanty samo buduje podróże z przekroczeń granic i punktów zleceń kierowcy, liczy każdy dzień (każdą dobę, czyli okres 24 godzin) z krajem, kwotą i wyjaśnieniem zwykłymi słowami, a obok trzyma zaliczki i paragony. Każdą podróż sprawdza i zatwierdza człowiek; zatwierdzone podróże trafiają do miesięcznego rozliczenia (zobacz Rozliczenia kierowców).

Zanim zaczniesz

• Twoja organizacja ma dodatek TMS. Podróże są na karcie osoby, na zakładce Podróże i diety, a dla wszystkich naraz we Flota, Ludzie, Rozliczenia.
• Podróże widzi każdy. Budowanie, edycja, zatwierdzanie, zaliczki i paragony wymagają roli, która może zmieniać dane TMS w module Flota. Stawki i zasady w Ustawieniach TMS, Diety i podróże należą do administratora.
• Podróże wymagają zestawów (kto jechał którym ciągnikiem i kiedy, zobacz Zestawy i przepinanie), a dokładne godziny przekroczenia granic wymagają telematyki. Bez telematyki godziny granic są szacowane ze zleceń i tak oznaczone.
• Odczyt paragonów korzysta z AI: wymaga włączonego AI czyta dokumenty i pisze szkice w Ustawieniach TMS, Automatyczne działania (domyślnie włączone).

Jak powstaje podróż

Zbuduj podróże (na karcie osoby) albo Zbuduj podróże z danych (w Rozliczeniach, dla wszystkich) tworzy podróże z miesiąca:

• Trasa pochodzi z przekroczeń granic przez pojazdy kierowcy i z punktów jego zleceń floty własnej.
• Podróż kończy się, gdy kierowca jest z powrotem w Polsce i ma przerwę dłuższą niż 11 godzin. Podróż wciąż trwa, jeśli w ostatnich 3 dniach był za granicą.
• Podróż należy do miesiąca, w którym się kończy. Podróże mają numery D/0001/10/2026.
• Naraz buduje się najwyżej dwa miesiące.

Ponowne budowanie jest bezpieczne: zatwierdzonych i wypłaconych podróży nic nie rusza, to, co człowiek zmienił w podróży, zostaje, a podróż ze zmianami człowieka, zaliczkami albo paragonami nigdy nie jest usuwana. Gdy dane przestają ją potwierdzać, zostaje z problemem „Dane z telematyki i zleceń już tej podróży nie potwierdzają. Ma ona zmiany lub zaliczki, więc została: sprawdź ją albo usuń”. Wynik brzmi „Nowe: 4, zmienione: 2, bez zmian: 7”.

Zakładka Podróże i diety

Wybór miesiąca (Ten miesiąc i strzałki), a pod nim trzy bloki:

• Podróże: każda podróż z numerem, datami, trasą, statusem, „dni za granicą: 6” i kwotami. „Brak podróży w tym miesiącu” z Zbuduj podróże, gdy nie ma żadnej.
• Zaliczki: „Zaliczki do rozliczenia: 800,00 PLN” i każda zaliczka z datą, formą i kwotą, z Dodaj zaliczkę.
• Paragony: każdy paragon ze statusem (do sprawdzenia, zatwierdzony, odrzucony), z Dodaj paragon (zdjęcie albo PDF) i Dodaj ręcznie.

Wyślij rozliczenie jest w menu ⋯ karty (niżej).

Okno podróży

Kliknij podróż, żeby ją otworzyć. Od góry:

• Numer, status, Krajowa albo Międzynarodowa oraz do weryfikacji, gdy stawka albo zasada, z której korzysta, nie została potwierdzona w ustawieniach („Stawka lub zasada użyta tutaj nie została jeszcze potwierdzona z rozporządzeniem (Ustawienia, Diety i podróże).”).
• Kierowca, pojazd i daty.
• Podstawa, według której liczy się podróż: „Dieta ustawowa (rozporządzenie z 29.01.2013)”, „Ryczałt za pobyt za granicą (zasady firmy, stawki z rozporządzenia)” albo „Tylko dni za granicą (firma nie wypłaca ryczałtu)”.
• Najpierw sprawdź: problemy (niżej).
• Trasa: kraje z godzinami przekroczenia granic, na przykład PL → DE 22:12 (12.10) → PL 00:12 (28.10). Szacowana godzina ma oznaczenie „szacowana godzina”. Popraw trasę ją edytuje: „Jeden wiersz na kraj, po kolei. Godzina granicy to koniec jednego wiersza i początek następnego.”
• Doba po dobie: każda doba z krajem, kwotą i wyjaśnieniem zwykłymi słowami oraz posiłkami.
• Noclegi, Zaliczki, Paragony, Razem i Historia.

Doba po dobie

Każdy wiersz sam się wyjaśnia, na przykład:

• „Doba 1 w Polsce: cała stawka (stawka 45,00 PLN) → 45,00 PLN”
• „Rozpoczęta doba, 3 h 15 min: do 8 godzin, połowa stawki (stawka 45,00 PLN) → 22,50 PLN”
• „Cała doba za granicą (najwięcej godzin: Niemcy): cała stawka (stawka 49,00 €) → 49,00 €”
• „Niepełna doba za granicą, 7 h (najwięcej godzin: Niemcy): do 8 godzin, jedna trzecia stawki”

Krajem doby za granicą jest ten, w którym była większość jej godzin (Państwo docelowe można ustawić ręcznie). Pod każdym wierszem Śniadanie, Obiad i Kolacja oznaczają posiłki, które kierowca dostał; gdy pomniejszanie o posiłki jest włączone, każdy posiłek zmniejsza dobę o swój udział („zapewnione: Śniadanie, Obiad, mniej o 22,05 PLN”). Doba, za którą nic się nie płaci, mówi dlaczego: „Nie płaci się: nieobecność tego dnia”, „Nie płaci się: delegowanie (ustawienia firmy)”, „Brak stawki dla: CH. Dodaj ją w ustawieniach”.

Dni za granicą (do ZUS) liczą dni za granicą w ułamkach, na przykład 4 1/3: pobyt krótszy niż 12 godzin liczy się jako 1/3 albo 1/2, a urlop, zwolnienie lekarskie i urlop bezpłatny nie są dniami za granicą.

Noclegi

Każda noc podróży to W kabinie (domyślnie), Hotel, rachunek, Hotel, ryczałt albo Zapewniony, z wyjaśnieniem:

Problemy do sprawdzenia

Najpierw sprawdź wymienia to, co wymaga człowieka, na przykład:

• „Godzina przekroczenia granicy 12.10 22:12 jest szacowana ze zleceń (brak telematyki): sprawdź ją”
• „Podróż zaczyna się za granicą (DE): wpisz, kiedy kierowca przekroczył granicę”
• „Brakuje przekroczenia granicy: auto było w kraju DE, a następne przekroczenie zaczyna się w kraju AT (14.10 06:20)”
• „Paragony czekające na decyzję: 2”, „Nocleg w hotelu z 15.10 nie ma kwoty”, „Rachunek za noc 15.10 czeka na zatwierdzenie”
• „Kierowca ma nieobecność w czasie podróży (16.10)”
• „Regularnego odpoczynku tygodniowego nie można spędzić w kabinie (19.10)”
• „Ta osoba ma w tym czasie inną podróż D/0003/10/2026 (od 20.10 do 24.10): popraw daty albo usuń jedną z nich”
• „W dniu 21.10 dieta firmy (40,00 PLN) była niższa niż ustawowa (45,00 PLN): liczymy ustawową”

Zatwierdzanie i cofanie

• Zatwierdź podróż zatwierdza ją i zamraża jej wartość w PLN: „Zamrożone przy zatwierdzeniu: 1 840,00 PLN (kursy NBP z dnia przed końcem podróży)”. „Zatwierdzona 03.11.2026 przez: Anna Kowalska. Aby zmienić, najpierw cofnij zatwierdzenie.”
• Zatwierdź mimo to zatwierdza mimo problemów, z wyjątkiem dwóch, których nie można pominąć: podróży, która nachodzi na inną, i rachunku za noc czekającego na decyzję („Tej podróży nie da się zatwierdzić, dopóki nie zostanie załatwione to, czego nie można pominąć”).
• Podróży, która wciąż trwa albo kończy się w przyszłości, nie da się jeszcze zatwierdzić: „Podróż kończy się w przyszłości: zatwierdź ją po powrocie kierowcy.”
• Cofnij zatwierdzenie (w ⋯) pyta o Powód: „Podróż znów będzie można zmieniać, a do rozliczenia wróci po ponownym zatwierdzeniu.” Wypłaconej podróży nie da się cofnąć: „Wypłacona. Tej podróży nie można już zmienić.”
• Usuń podróż (przed zatwierdzeniem): „Zaliczki i paragony zostaną przy kierowcy, bez podróży.”

Zaliczki

Dodaj zaliczkę:

Zaliczka jest „do rozliczenia 260,00 EUR”, dopóki miesiąc nie zostanie wypłacony, a potem „rozliczona”. Zaliczka wypłacona w kasie dokumentem KW pojawia się sama: „Wypłacona z kasy: kwota, waluta, dzień i forma są z dokumentu KW. Żeby je zmienić, wystornuj dokument w Kasie.” Pieniądze, które kierowca przywiezie z powrotem, możesz przyjąć w kasie dokumentem KP jako zwrot zaliczki (zobacz Kasa i Rozliczenia kierowców).

Paragony

Dodaj paragon przyjmuje zdjęcie (JPG, PNG, WEBP, HEIC) albo PDF; AI je odczytuje i wypełnia formularz („Odczytane przez AI: sprawdź każde pole”, niepewne pola są oznaczone „AI nie jest pewne”). Dodaj ręcznie pozwala go przepisać.

Każdy paragon zaczyna jako do sprawdzenia. Zatwierdź paragon: „Po zatwierdzeniu staje się kosztem pojazdu; zapłacony przez kierowcę wraca do niego w rozliczeniu.” Wyjątkiem jest paragon za hotel: nie jest kosztem pojazdu, tylko jest płacony przez nocleg w podróży (Rachunek z hotelu). Odrzuć pyta o Powód. Decyduje człowiek, nigdy AI. Gdy AI nie może odczytać paragonu: „AI jest wyłączone: przepisz paragon.” albo „Nie udało się odczytać paragonu: przepisz go.”

Wysyłanie rozliczenia

⋯, Wyślij rozliczenie na karcie osoby najpierw pyta, podając osobę, miesiąc i kanał:

• „Marek Zieliński dostanie rozliczenie za październik 2026 e-mailem na adres m.zielinski@example.com.”
• „… przez WhatsApp na numer +48 601 234 501.” dla kierowcy, którego kanałem jest WhatsApp, „a jeśli WhatsApp teraz nie dojdzie, e-mailem na adres …”.

Kliknij Wyślij: „Wysłano do m.zielinski@example.com”. Rozliczenie idzie w języku wiadomości kierowcy, jeśli to polski, angielski albo niemiecki, a w innym przypadku po polsku. Wysyłka jest odrzucana, gdy nie ma nic zatwierdzonego („W tym miesiącu nie ma zatwierdzonych podróży do wysłania.”), bez adresu („Najpierw dodaj e-mail (lub telefon) kierowcy.”) i przez WhatsApp później niż dobę po ostatniej wiadomości kierowcy („WhatsApp pozwala napisać do kierowcy dopiero, gdy sam odezwie się w ciągu doby: wyślij e-mail albo pobierz Excel.”). Telefon musi mieć kierunkowy kraju (zobacz TMS: ludzie, podróże i czas pracy).

Ustawienia Diety i podróże

Ustawienia TMS, Diety i podróże (administratorzy): „Jak liczyć diety, ryczałt za granicą i noclegi oraz stawki z rozporządzenia ze źródłem.”

Ustawienia na górze sekcji:

W części Zasady sekcja pokazuje treść zasad dla każdego rodzaju podróży (krajowej, za granicą, dni za granicą do płac), każdą do weryfikacji, dopóki ktoś nie kliknie Potwierdź zgodność z rozporządzeniem. Zmienione przez Ciebie zasady mają oznaczenie Zasady firmy (zmienione): „Różnią się od rozporządzenia: podróże liczymy według zasad firmy.”

Stawki: „Wczytane z rozporządzenia (Dz.U. 2023 poz. 2190, załącznik). Potwierdź każdą sprawdzoną stawkę.” Każdy wiersz pokazuje Kraj, Walutę, Dietę, Limit noclegu, Od, Źródło i Stan: do weryfikacji, dopóki ktoś nie kliknie Potwierdź zgodność z rozporządzeniem, a potem potwierdzone; stawka dodana przez Ciebie ma oznaczenie „firmowa”. Dodaj stawkę i Zmień stawkę przyjmują Obowiązuje od, Obowiązuje do, Źródło i Uwagi.

Warto wiedzieć

• Kierowca, którego dane usunięto, nie dostaje nowych podróży, zaliczek ani paragonów (zobacz Dane osobowe).
• Podróż wpisana ręcznie trwa najwyżej 92 dni.
• Paragony i ich zdjęcia są przechowywane w Plikach, w folderze paragonów kierowców.
• Kierowca, który pochodzi z Marcos TMS, dopóki działa połączenie, dostaje rozliczenie jako plik Excel, a nie wysłane z Quanty.

Powiązane strony

• Rozliczenia kierowców: miesięczne rozliczenie oraz premie i potrącenia.
• Karta osoby.
• Kasa: zaliczki wypłacane w gotówce i ich zwrot.
• Deklaracje delegowania.