Faktury

Rozliczenia, Faktury to miejsce, w którym fakturujesz klientów: „Faktury sprzedaży, od dostarczonego zlecenia do pieniędzy na koncie”. Dostarczone zlecenia czekają w Do wystawienia; wybierasz je, Quanty przygotowuje szkic ze zleceń i warunków klienta, a Ty go sprawdzasz i wystawiasz. Ta sama strona robi też faktury, które nie mają nic wspólnego z transportem, pro formy i noty obciążeniowe.

Ta strona opisuje stronę Faktury, tworzenie i wystawianie faktury, numerację, termin płatności, walutę obcą, wydruki, anulowanie i stare szkice. Wysyłka, korekty, wpłaty i przypomnienia mają własne strony.

Zanim zaczniesz

• Faktury są częścią dodatku TMS: Rozliczenia, Faktury na pasku TMS. Liczba na pasku mówi, ile zleceń jest gotowych do zafakturowania.
• Tworzenie i wystawianie faktur wymaga roli, która może zmieniać dane TMS; członek ograniczony do części modułów TMS potrzebuje Finansów (zobacz Moduły TMS). Wystawienie faktury z datą wcześniejszą, niż pozwala numeracja, należy do administratora.
• Dane sprzedawcy (nazwę Twojej firmy, NIP, adres i rachunek bankowy) uzupełnia administrator w Ustawienia TMS, Firma i numeracja; do tego czasu faktura mówi „Dane sprzedawcy nie są jeszcze uzupełnione. Administrator dodaje je w ustawieniach TMS.”
• Warunki każdego klienta (termin płatności, język, sposób wysyłki faktur) pochodzą z jego karty (zobacz Warunki fakturowania).

Strona Faktury

• Pasek na górze: Do zafakturowania, Otwarte, do zapłaty i Po terminie; każde kliknięcie filtruje.
• Trzy zakładki: Do wystawienia (dostarczone zlecenia, których nie ma jeszcze na fakturze), Otwarte (wystawione, jeszcze niezapłacone) i Wszystkie.
• Trzy widoki faktur: Lista, Tablica („Faktury według statusu”) i Kalendarz („Faktury według terminu płatności”).
• Szukaj po numerze, nabywcy, zleceniu lub numerze KSeF oraz filtry Nabywca, Wystawione (W tym miesiącu, W poprzednim miesiącu, W tym roku), Status, Płatność (Niezapłacone, Przeterminowane), Oddział, Rodzaj, KSeF, Oryginały, Windykacja i Eksport.

Kolumny

Menu kolumn dodaje Faktoring („W faktoringu: …” z nazwą faktora), Eksport, Netto, Netto PLN, Numeracja, VAT, Data sprzedaży, Wysłana, Dni po terminie, Termin płatności (dni) i MPP. Stopka listy sumuje faktury w każdej walucie, a przy kilku walutach pokazuje też Razem w PLN.

Menu strony i działania na wielu fakturach

Menu ⋯ strony ma Nowa faktura bez zlecenia, Eksportuj widok do Excela (lista tak, jak ją widzisz), Eksport dla księgowości (zobacz Eksport do księgowości), Stare szkice i Odśwież statusy KSeF („Statusy KSeF odświeżone: zmieniło się 2.”).

Zaznacz faktury, żeby działać na kilku naraz: Wyślij do KSeF, Wyślij e-mailem, Przekaż do faktora, Eksportuj do Excela, a tylko dla szkiców Anuluj szkice.

Tablica i kalendarz

• Tablica grupuje faktury według statusu. „Faktura zmienia kolumnę, gdy zostaje wystawiona, wysłana albo zapłacona. Nie można jej przenieść przeciąganiem.”
• Kalendarz układa je według terminów płatności, w kolorach Po terminie, Czeka na zapłatę i Zapłacona.
• Oba pokazują najpierw najnowsze faktury, a gdy jest ich więcej, mówią „Pokazano 200 najnowszych z 812 faktur. Zawęź filtry, aby zobaczyć resztę.” Kliknij fakturę, żeby zobaczyć jej podgląd (Nabywca, Wystawiona, Termin płatności, Brutto, Pozostało do zapłaty, Zlecenia, KSeF).

Fakturowanie dostarczonych zleceń

Do wystawienia: „Dostarczone zlecenia i zlecenia czekające na dokumenty, których nie ma jeszcze na fakturze.” Kolumny to Zlecenie, Klient, Trasa, Rozładunek, Fracht i Dokumenty.

1. Zaznacz zlecenia. „Dokumenty nie są kompletne. Możesz wystawić fakturę, dokumenty dojdą później.”
2. Kliknij Wystaw fakturę na pasku zaznaczenia.
3. Wybierz Jak fakturować i kliknij Przygotuj szkic (albo Przygotuj szkice (3)).

Data wystawienia jest opcjonalna: „Zostaw puste, aby ustawić ją przy wystawianiu szkicu.” „Quanty przygotuje szkic, który sprawdzisz przed wystawieniem. Nic nie trafia jeszcze do klienta.” Warto wiedzieć wymienia to, co trzeba sprawdzić, a „Gotowe szkice: 3.” proponuje Otwórz przy każdym z nich.

Zlecenia, których nie można zafakturować, są odrzucane z powodem: zlecenia oznaczone „Bez faktury”, zlecenia bez klienta albo bez kwoty frachtu, zlecenia, które już są na fakturze, oraz zlecenia anulowane albo niedostarczone. Zakładka Rozliczenie samego zlecenia też ma Wystaw fakturę, a także uwagi przed fakturą, które ktoś musi najpierw zaakceptować (zobacz TMS: zlecenia i oferty).

Automatyczne szkice

U klienta, którego karta ma Szkice tworzą się same po skompletowaniu dokumentów, Quanty samo robi szkice co rano, od 6:00 czasu polskiego, dla zleceń dostarczonych w ostatnich 45 dniach, których dokumenty są kompletne albo niewymagane. Pomija zlecenia, które już są na fakturze, zlecenia oznaczone „Bez faktury”, zlecenia bez kwoty frachtu, zlecenia z nieprzeczytanymi uwagami przed fakturą i zlecenia zarchiwizowanych klientów. Nic nie wystawia się samo: każdy szkic sprawdza i wystawia człowiek. Zobacz Warunki fakturowania.

Nowa faktura bez zlecenia

Nowa faktura bez zlecenia (w menu ⋯ strony) to: „Najem hali, sprzedaż auta, refaktura: wszystko, co nie jest transportem. Powstaje jako szkic.”

Utwórz szkic zapisuje ją jako szkic. Pro forma nie jest przychodem i nie fakturuje zlecenia; pro forma i nota obciążeniowa nie są fakturami VAT i nie trafiają do KSeF.

Szkic

Szkic jest ułożony jak dokument. Wszystko można jeszcze zmienić.

Strony

• Sprzedawca: Twoja firma z ustawień TMS.
• Nabywca: klient. Na szkicu możesz wybrać innego.
• Płatnik: „Tylko gdy płaci ktoś inny niż klient.” Limit kredytowy klienta liczy się wtedy u płatnika (zobacz Limity kredytowe i blokady).
• Adres korespondencyjny: „Dokąd idzie papierowa faktura. Puste: adres nabywcy.” Po wystawieniu pokazuje Stan z dnia wystawienia.

Daty

Data wystawienia, Data sprzedaży i Termin płatności oraz Doręczenie dokumentów („Dla klientów płacących od doręczenia dokumentów termin liczy się od tego dnia.”). Po wystawieniu daty mają kłódkę: „Data zamrożona po wystawieniu; ponowny wydruk jej nie zmienia”.

Termin płatności na fakturze

Blok Termin płatności szkicu bierze termin klienta i pokazuje bieżącą datę terminu. Możesz go zmienić dla tej faktury:

Blok pokazuje „Termin: 02.12.2026” i pominięte święta. Zablokowany termin klienta na jego fakturach zmienia tylko administrator („Termin klienta jest zablokowany. Zmienia administrator.”). Zasady są w Warunki fakturowania.

Pozycje

Dodaj pozycję, Usuń pozycję, Przesuń w górę i Przesuń w dół zmieniają pozycje; Zapisz pozycje je zapisuje („Każda pozycja potrzebuje nazwy i ceny.”). Pod każdą pozycją wydruk pokazuje dane przewozu zamrożone przy wystawieniu: daty załadunku i rozładunku, trasę, numery rejestracyjne i numer zlecenia klienta. Podsumowanie VAT sumuje fakturę według stawek, a Do zapłaty podaje sumę. Uwagi drukowane na fakturze biorą uwagi klienta i to, co dopiszesz (Zapisz uwagi).

Waluta obca

Faktura w innej walucie ma blok Kurs waluty: Kurs NBP („1 EUR = 4,2650 PLN”), Data kursu, Tabela NBP, VAT w PLN i Brutto w PLN. Dzień kursu idzie za zasadą klienta (dzień roboczy przed załadunkiem, rozładunkiem albo datą wystawienia). VAT zawsze przelicza się na PLN po tabeli A, niezależnie od tabeli, której używają zlecenia klienta. „Kurs NBP zostanie pobrany przy wystawieniu faktury.” Wydruk ma podsumowanie VAT w PLN i adnotację o kursie NBP.

Faktoring

Nowy szkic dla klienta w faktoringu jest w faktoringu od początku, z faktorem i procentem zaliczki, a wydruk ma rachunek faktora i klauzulę cesji. Bez faktoringu na tej fakturze wyłącza faktoring dla jednej faktury. Zobacz Faktoring i ubezpieczenie.

Wystawianie faktury

1. Sprawdź szkic i kliknij Wystaw.
2. Wystaw fakturę: „Po wystawieniu numer, daty i pozycje są zamrożone. Zmiany robi się wtedy fakturą korygującą.” Sprawdź pola Data wystawienia i Data sprzedaży.
3. Kliknij Wystaw fakturę.

Okno pomaga z datą:

• Szkic zrobiony wcześniej pyta, którą datę zostawić: „Szkic miał datę 28.10.2026.” z Zostaw datę szkicu i Ustaw dzisiejszą datę.
• Data inna niż dzisiejsza jest wyraźnie wskazana: „Data wystawienia to 30.10.2026, nie dzisiejsza. Z tą datą faktura trafi do KSeF.” Data w przyszłości też jest wskazana.
• Faktura nie może mieć wcześniejszej daty niż faktura z niższym numerem w tej samej numeracji: „Faktura FV/0142/10/2026 w tej numeracji ma już datę 31.10.2026. Faktura z dalszym numerem nie może mieć wcześniejszej daty.” z Ustaw 31.10.2026. Tylko administrator może użyć Wystaw mimo to z wcześniejszą datą, z powodem o długości co najmniej 5 znaków, który „zostanie w historii faktury”.

„Szkic drukuje się jako PROJEKT, więc do próbnego wydruku nie trzeba go wystawiać.” Po wystawieniu faktura dostaje numer, jej termin płatności zostaje ustalony, a Quanty mówi, co stało się z KSeF: czy faktura trafiła do tabeli wysyłki KSeF, czy trzeba ją wystawić w KSeF ręcznie, czy nie trafiła tam wcale (zobacz Wysyłka faktur i KSeF).

Gdy Quanty działa obok Marcos TMS

Dopóki z Twoją organizacją jest połączony Marcos TMS (zobacz TMS obok Twojego obecnego systemu), sam fakturuje swoje zlecenia. Wystawienie w Quanty faktury za zlecenie z Marcos TMS albo każdej faktury VAT, gdy Quanty działa obok Marcos TMS w całej organizacji, najpierw mówi dlaczego i proponuje Wystaw mimo to: „Wystaw ją w Quanty tylko wtedy, gdy Marcos TMS jej nie wystawi.” Do KSeF Quanty wyśle taką fakturę dopiero po wyłączeniu Marcos TMS, a w historii faktury zostanie zapisane, że wystawiono ją świadomie.

Wystawiona faktura

Nagłówek ma następne kroki: Wyślij e-mailem, Drukuj i Wyślij do KSeF. Menu ⋯ ma Wysłano pocztą, Oznacz jako wysłaną, Korekta, Utwórz podobną, Faktoring, Przypomnij o płatności i Anuluj fakturę.

Panel boczny po prawej, od góry:

Utwórz podobną, oznacz jako wysłaną, anuluj

• Utwórz podobną: „Nowy szkic na wzór tej faktury jest gotowy.” Otwiera nowy szkic. Korekty nie można skopiować; skopiuj fakturę pierwotną.
• Oznacz jako wysłaną: „Zapisz, jak faktura trafiła do klienta. Data wysyłki zostaje w historii.” Wybierz Wysłana przez (E-mail, Poczta, Portal klienta, KSeF, Inaczej) i Data wysyłki. Oznaczenie jako wysłanej nigdy nie przesuwa terminu płatności.
• Anuluj fakturę: „Faktura zostaje w historii jako anulowana, a jej zlecenia można zafakturować ponownie. Najpierw trzeba usunąć wpłaty.” Faktury, która ma już numer KSeF, nie można anulować: „Wystaw korektę.” Zlecenia wracają do stanu, w którym były przed fakturą.

Wydruki

Drukuj drukuje w języku faktur nabywcy, oznaczonym w menu jako nabywca. Menu przycisku (Więcej opcji wydruku) ma:

• Wydrukuj: Po polsku, Po polsku i angielsku oraz Po polsku i niemiecku; dla nabywcy, którego język faktur to angielski albo niemiecki, na górze listy jest Po angielsku albo Po niemiecku i to on jest domyślny.
• Kolejny egzemplarz: Kopia i Duplikat („Z napisem DUPLIKAT i dzisiejszą datą”).
• Plik PDF: Pobierz PDF, ta sama faktura jako PDF.

Każdy wydruk ma kwotę słownie, rachunek bankowy dla waluty faktury, stopkę w językach wydruku, uwagi o skoncie i imię i nazwisko osoby, która wystawiła fakturę. Szkic drukuje się jako projekt. Wydruk nigdy nie zmienia żadnej daty, a każdy wydruk zapisuje się w historii („Wydruk nr 2: …”).

Ustawienia wydruku faktur

Ustawienia TMS, Firma i numeracja, Wydruk faktur (administratorzy): „Co pokazuje każdy wydruk i PDF faktury. Ponowny wydruk nigdy nie zmienia żadnej daty.”

Numeracja i ustawienia faktur

Ustawienia TMS, Firma i numeracja, Faktury (administratorzy): „Serie numeracji, KSeF po wystawieniu i stare szkice.”

Wzór numeru wymaga {seq} (kolejny numer, także {seq:04} dla czterech cyfr); może używać {YYYY} albo {YY} (rok), {MM} albo {M} (miesiąc), {DD} (dzień) i {branch}. Z {MM} albo {M} we wzorze numery zaczynają się od nowa co miesiąc; z samym rokiem co rok; bez miesiąca i roku nie zaczynają się od nowa nigdy. „Seria numeruje tylko faktury VAT; pro forma i nota mają własne numery”: pro formy, noty obciążeniowe i korekty mają każda własny licznik.

Stare szkice

Szkic, który czeka dłużej niż ustawiona liczba dni albo ma datę sprzed tego miesiąca, jest stary. Baner mówi „Szkice faktur, które czekają dłużej niż 14 dni albo mają starą datę: 4.” z Przejrzyj, a Stare szkice w menu ⋯ strony otwiera tę samą listę.

1. Stare szkice faktur: „Potrzebne wystaw z dzisiejszą datą, resztę anuluj.” Każdy szkic pokazuje Nabywca, Jego data, jak długo Czeka i Brutto, z powodem (stara data, długo czeka).
2. Zaznacz szkice do anulowania (Zaznacz wszystkie), wpisz Powód anulowania (na przykład „próbne szkice, porządki”) i kliknij Anuluj zaznaczone.
3. Quanty mówi „Anulowano: 3.” i „Pominięte (już wystawione albo usunięte): 1.”

Warto wiedzieć

• Faktura w Quanty to dokument, który Quanty numeruje i drukuje. To, czy jest fakturą w rozumieniu prawa w KSeF, zależy od przyjęcia jej przez KSeF, a to zawsze jest krok człowieka (zobacz Wysyłka faktur i KSeF).
• Wystawionej faktury nie można już edytować: „Ta faktura jest wystawiona, więc nie można jej już edytować. Wystaw korektę.”
• Faktury skopiowane z innego systemu działającego obok Quanty mają znacznik pochodzenia i blok z tym, co mówi o nich tamten system; Quanty nie wystawia, nie wysyła ani nie windykuje ich drugi raz.
• Gdy ktoś inny edytuje tę samą fakturę, mówi o tym wiersz na górze.

Powiązane strony

• TMS: faktury i należności: cała droga od zlecenia do pieniędzy.
• Wysyłka faktur i KSeF: e-mail, poczta, KSeF i plik XML.
• Korekty: zmiana wystawionej faktury.
• Warunki fakturowania: skąd szkic bierze warunki.
• TMS: zlecenia i oferty: zakładka Rozliczenie zlecenia.