Dokumenty i skany
Zlecenie fakturuje się, gdy są jego papiery: CMR, potwierdzenie dostawy i wszystko inne, czego potrzebuje. W Operacje, Dokumenty ich pilnujesz: Dokumenty do zebrania wymieniają dostarczone zlecenia, które wciąż czekają na papiery, od najpilniejszych, z przypomnieniami do przewoźnika albo kierowcy, a Skany do przypisania trzymają wgrane pliki i zdjęcia od kierowców, które nie należą jeszcze do żadnego zlecenia. Każde zlecenie ma swoje dokumenty na zakładce Dokumenty.
Zanim zaczniesz
- Twoja organizacja ma dodatek TMS. Otwórz Operacje, Dokumenty w panelu TMS; liczba przy tej pozycji w pasku bocznym pokazuje zlecenia czekające na dokumenty.
- Dokumenty może oglądać każdy w organizacji. Dodawanie, akceptowanie i przypisywanie dokumentów wymaga roli, która może zmieniać dane TMS, z modułem Spedycja. Przypomnienia do przewoźników i kierowców należą do modułu Finanse (zobacz Moduły TMS).
- Które dokumenty są wymagane i jaki jest termin fakturowania, ustawia administrator w Ustawienia TMS, Dokumenty i koszty.
Jakich dokumentów potrzebuje zlecenie
| Dokument | Wymagany, gdy |
|---|---|
| CMR i Potwierdzenie dostawy | Zawsze, chyba że Twoja organizacja zmieniła regułę. |
| Wydruk z termografu | Zlecenie wymaga chłodni albo ma zakres temperatur. |
| Kwit paletowy | Pozycja towaru ma Wymiana palet. |
Stan dokumentów zlecenia to Brak, Niepełne, Komplet albo Niewymagane. Liczą się tylko dokumenty otrzymane albo zaakceptowane; niekompletne i odrzucone się nie liczą. Skan sprawdzony przez AI liczy się też za każdy rodzaj dokumentu znaleziony w środku.
Termin fakturowania to dzień miesiąca po dostawie: 15., chyba że administrator wybrał inny dzień (od 1 do 28). Zlecenie oznaczone Bez faktury nie ma terminu.
Dokumenty do zebrania
„Zlecenia, które czekają na papiery, od najpilniejszych”. Lista obejmuje zlecenia Dostarczone albo w statusie Dokumenty, których dokumenty nie są kompletne, oraz zlecenia przewoźników nadal w realizacji po ostatnim rozładunku.
| Pilność | Kiedy |
|---|---|
| Po terminie | Termin fakturowania minął albo minął dzień obiecany przez przewoźnika. |
| Termin blisko | Termin jest w ciągu 7 dni. |
| Czekamy | Wszystko inne. |
Przyciski Wszystkie, Po terminie, Termin blisko i Czekamy filtrują według pilności i pokazują liczby. Według opiekuna pokazuje, ile zleceń po terminie prowadzi każda osoba („3 po terminie”, Bez opiekuna). Zlecenie, klient, przewoźnik lub referencja wyszukuje, Moje zostawia Twoje zlecenia, a Kto jechał wybiera Własna flota albo Przewoźnik.
| Kolumna | Co pokazuje |
|---|---|
| Zlecenie | Numer i klienta. |
| Trasa i rozładunek | Trasę i „rozładunek 30.10.2026”. |
| Przewoźnik / kierowca | Kto jechał albo Nie przypisano. |
| Brakuje | Brakujące rodzaje albo „niczego nie brakuje”. |
| Niekompletne skany | Skany oznaczone jako niekompletne („Skan oznaczono jako niekompletny.”). |
| Obiecane do | Dzień, do którego przewoźnik obiecał papiery; czerwony, gdy minął („Obiecany termin już minął”). |
| Termin | „3 dni po terminie”, „dziś”, „jutro”, „za 5 dni” albo „bez terminu”. |
| Ostatnie przypomnienie | Kanał i kiedy, „wysłano 2” albo „jeszcze nie przypominano”. |
| Link przewoźnika | aktywny albo brak. |
| Opiekun | Kto prowadzi zlecenie. |
Każdy wiersz ma Przypomnij i menu ⋯ z Wyślij link przewoźnikowi (nie przy zleceniach floty własnej) i Otwórz dokumenty zlecenia. Kliknij wiersz, żeby zobaczyć zlecenie w panelu bocznym: termin fakturowania, „Już są: CMR”, rozładunek i kierowcę.
Gdy nic nie czeka: „Komplet dokumentów”: „Żadne dostarczone zlecenie nie czeka na CMR, potwierdzenie dostawy ani fakturę. Dziś nie ma kogo ścigać.”
Przypomnienia
- Kliknij Przypomnij w wierszu (albo zaznacz kilka wierszy i kliknij Przygotuj przypomnienia (4): „Każde czytasz i zatwierdzasz, zanim wyjdzie.”).
- Otwiera się Przypomnienie o dokumentach: „Quanty pisze przypomnienie”. Okno pokazuje Prosi o: z brakującymi rodzajami.
- Sprawdź Kanał (E-mail albo WhatsApp), Odbiorca, Temat (tylko e-mail) i Treść: „Napisane w Twoim imieniu. Zmień, co chcesz, zanim wyjdzie.”
- Kliknij Zatwierdź i wyślij („Przypomnienie zostało wysłane.”) albo Pomiń, żeby przejść do następnego zlecenia w serii; na końcu seria mówi, ile przypomnień wyszło, na przykład „Wysłano 3 z 4 przypomnień.”, i ile pominięto.
- Przy zleceniu przewoźnika przypomnienie idzie do głównej osoby kontaktowej przewoźnika; przy zleceniu floty własnej do kierowcy. Kanał to WhatsApp dla kierowcy, który go woli i ma telefon, w przeciwnym razie e-mail, gdy jest adres, a jeśli go nie ma, WhatsApp. Przypomnienia nigdy nie idą SMS-em.
- Gdy AI jest włączone, tekst pisze AI; w przeciwnym razie, albo gdy AI zawiedzie lub budżet jest wykorzystany, tekst pochodzi z szablonu w języku odbiorcy (polskim, angielskim albo niemieckim).
- Karta zlecenia ma to samo przypomnienie jako następny krok Przypomnij o dokumentach oraz Przypomnij przewoźnikowi na zakładce Dokumenty.
Automatyczne przypomnienia. Automatyczne działanie Prośby o dokumenty (zobacz TMS: przegląd) samo przygotowuje przypomnienia, gdy minął dzień obiecany przez przewoźnika albo do terminu fakturowania zostało 5 dni lub mniej; nigdy, gdy jedno jest otwarte, w ciągu 48 godzin od ostatniego ani po pięciu próbach. Przy Do zatwierdzenia (domyślnie) człowiek nadal czyta i wysyła każde z nich; przy Samo wychodzą w zaplanowanym dniu.
| Komunikat | Znaczenie |
|---|---|
| „Nie ma adresu, na który można to wysłać. Dodaj e-mail albo telefon odbiorcy.” | Dodaj osobę kontaktową na karcie przewoźnika albo telefon na karcie kierowcy. |
| „WhatsApp nie jest podłączony w tej organizacji. Wybierz e-mail.” | Użyj e-maila. |
| „To zlecenie ma już wszystkie wymagane dokumenty.” | Nie ma czego ścigać. |
| „To przypomnienie zostało już wysłane albo anulowane.” | Ktoś już się nim zajął. |
Skany do przypisania
„Skany, które nie należą jeszcze do żadnego zlecenia: wgrane pliki i zdjęcia, które kierowcy wysłali na WhatsApp.”
Wgrywanie skanów
Wgraj skany przyjmuje PDF-y i zdjęcia (JPG, PNG, HEIC, TIFF): do 20 plików i 100 MB naraz, 25 MB na plik. „Dodano skany: 12.” Ten sam plik dwa razy to ten sam skan („Już były w kolejce: 2.”). Odrzucony plik jest wymieniony z powodem: „za duży”, „to nie PDF ani zdjęcie”, „treść nie pasuje do rodzaju pliku”, „pusty albo nieczytelny”, „za dużo naraz, wgraj go osobno”. Wgrane skany trafiają do Plików, do folderu Skany (TMS).
Zdjęcia od kierowców
Zdjęcie, które kierowca wysłał na Twój numer WhatsApp i które nie dotyczy palet (CMR, WZ), dołącza do kolejki, gdy otworzy ją ktoś, kto może przypisywać skany: do 50 naraz, z ostatnich 30 dni. Zdjęcia dotyczące palet trafiają do Palet.
Propozycje
Każdy skan mówi, skąd przyszedł (Wgrany, Z WhatsApp, Z telematyki), „Zrobiony 30.10.2026 14:12”, „Kierowca: Piotr Wiśniewski” oraz do którego zlecenia prawdopodobnie należy, z powodem:
| Propozycja | Powód |
|---|---|
| „Propozycja: 2026/10/044” | „kierowca podał to zlecenie”, „zlecenie kierowcy w tym czasie”, „zlecenie auta w tym czasie” (od 12 godzin przed załadunkiem do 48 godzin po rozładunku), „numer w nazwie pliku”, „rodzaj z nazwy pliku”. |
| „AI proponuje: 2026/10/044” | „numer na skanie”, „rejestracja i data na skanie”. AI czyta skan tylko wtedy, gdy reguły nie znajdą jednego zlecenia, najwyżej 100 skanów dziennie, i zużywa kredyty. |
| „Bez propozycji: wybierz zlecenie.” | Nic nie pasowało. |
Przypisywanie
- Kliknij Przypisz do zlecenia. Otwiera się Przypisz skan do zlecenia z wpisanym proponowanym zleceniem.
- Sprawdź Zlecenie (wpisz numer zlecenia), Dokument (CMR, Potwierdzenie dostawy, Wydruk z termografu, Kwit paletowy, WZ albo Inny dokument) i, przy komplecie kilku stron, Strona („1 z 3”, do 50 stron).
- Kliknij Przypisz: „Przypisano do zlecenia 2026/10/044.” Skan staje się dokumentem tego zlecenia, a gdy AI jest włączone, jest sprawdzany jak każdy inny dokument.
Menu ⋯ ma Otwórz plik i Pomiń (skan znika z kolejki). Widzisz i przypisujesz tylko skany, których pliki możesz otworzyć w Plikach.
Dokumenty na zleceniu
Zakładka Dokumenty karty zlecenia ma dwa bloki.
Wymagane dokumenty: znacznik dla każdego wymaganego rodzaju (zielony, gdy jest, czerwony, gdy brakuje) albo „To zlecenie nie wymaga dokumentów.”, stan dokumentów i „Termin fakturowania 15.12.2026”, dopóki czegoś brakuje. Na zleceniu przewoźnika z brakującymi dokumentami Przypomnij przewoźnikowi: „Quanty przygotuje przypomnienie w Twoim imieniu, a Ty sprawdzisz je przed wysłaniem.”
Otrzymane dokumenty: każdy dokument zlecenia, najpierw oznaczone gwiazdką, każdy z:
- rodzajem i statusem (Otrzymany, Niekompletny, Zaakceptowany, Odrzucony);
- tym, czyj jest (Nasz, Przewoźnika, Klienta), i Ukryty, gdy jest ukryty;
- nazwą pliku, źródłem (Wgrany, Telematyka, WhatsApp, E-mail, Formularz, AI, Od przewoźnika (link), Z innego systemu TMS, Utworzony w Quanty) i datą;
- Dołączany do faktury i Klient widzi, gdy są ustawione, oraz wynikiem sprawdzenia AI („Wygląda na kompletny” albo „Znaleziono: CMR · Brakuje: Potwierdzenie dostawy”).
Czyje dokumenty filtruje według strony (widoczne, gdy dokumenty mają dwie strony), a Pokaż ukryte (2) przywraca ukryte.
Dodawanie dokumentu
- Kliknij Dodaj dokument.
- Wybierz Rodzaj (CMR, Potwierdzenie dostawy, Kwit paletowy, Wydruk z termografu, WZ (dokument wydania), Zlecenie, Faktura przewoźnika albo Inny) i Czyj dokument (domyślnie Ustal z rodzaju dokumentu).
- Wybierz skan (PDF albo zdjęcie) albo zaznacz Oryginał papierowy, bez skanu i ustaw Oryginał otrzymany.
- Jeśli chcesz, dodaj Notatka i kliknij Dodaj.
Ustalanie z rodzaju: faktura przewoźnika i wszystko, co przewoźnik wysyła przez swój link, należy do przewoźnika; zlecenie klienta należy do klienta; dokumenty przewozowe zlecenia przewoźnika należą do przewoźnika; wszystko inne jest nasze.
Menu dokumentu
| Pozycja | Co robi |
|---|---|
| Zaakceptuj / Oznacz jako niekompletny / Odrzuć | Ustawia status. Tylko otrzymane i zaakceptowane dokumenty liczą się jako dostarczone. |
| Sprawdź z AI | AI czyta plik i mówi, co znalazło i czego brakuje (zużywa kredyty). |
| Oznacz jako ważny / Usuń gwiazdkę | Dokumenty z gwiazdką są na początku listy. |
| Dołącz do faktury / Nie dołączaj do faktury | Dołącza dokument do e-maila z fakturą. |
| Czyj dokument | Nasz, Przewoźnika albo Klienta. |
| Ukryj / Pokaż | Ukrywa dokument, którego nie musisz widzieć; dokument zostaje zachowany. |
| Widoczny dla klienta | Pokazuje dokument w linku klienta (zobacz Strony dla klienta). |
| Usuń | „Usunąć ten dokument?”: dokument znika ze zlecenia; jego plik zostaje w Plikach. |
Przy zleceniu, które przyszło z Marcos TMS, dokument, którego plik jest jeszcze tam, pokazuje „Plik jest jeszcze w Marcos TMS” z Pobierz z Marcos TMS.
Warto wiedzieć
- Papiery, które przewoźnik wgrywa w swoim linku, i zdjęcia, które kierowca dodaje na swojej stronie, same trafiają na zlecenie, oznaczone jako ich.
- Dokument anulowanego zlecenia można czytać, ale nie zmieniać.
- Fakturowanie mimo brakujących dokumentów jest możliwe z zakładki Rozliczenie (Wystaw fakturę mimo braków, zobacz Karta zlecenia).
Kto może to robić
Widz widzi dokumenty i kolejki. Dodawanie, akceptowanie, przypisywanie i pomijanie należą do modułu Spedycja; przypomnienia do przewoźników i kierowców należą do modułu Finanse.
Powiązane strony
- TMS: operacje: przegląd operacji.
- Strona przewoźnika i Strona kierowcy: jak osoby z zewnątrz wysyłają dokumenty.
- TMS: faktury i należności: fakturowanie, gdy papiery już są.
- Kwity paletowe od kierowców: zdjęcia dotyczące palet.