TMS-Einstellungen

Die TMS-Einstellungen legen fest, „Wie das TMS nummeriert, erinnert und prüft, für die ganze Organisation“: der Verkäufer auf Ihren Rechnungen, wie Aufträge und Rechnungen nummeriert werden, welche Dokumente zu einem Auftrag zurückkommen müssen, wie Erinnerungen rausgehen, die Verbindungen und die Listen, aus denen Ihr Team wählt. Diese Seite geht jeden Bereich durch; Bereiche mit einer eigenen Seite verweisen dorthin.

Bevor Sie beginnen

• Öffnen Sie die TMS-Einstellungen unten in der TMS-Leiste. Die Bereiche stehen links; die Adresse merkt sich den Bereich (?section=), sodass ein Link direkt einen Bereich öffnen kann.
• Alle in der Organisation können die Einstellungen lesen. „Diese Einstellungen ändert ein Administrator der Organisation.“ Ein Bereich mit noch nicht gespeicherten Änderungen zeigt „ungespeicherte Änderungen“.
• Die Einstellungen gelten für die ganze Organisation, nie für eine einzelne Person.

Automatische Aktionen

Die Wenn-dann-Regeln des TMS: Zahlungserinnerungen, Dokumentanforderungen, Überweisungen verbuchen, Kosten aus KSeF, Stopps per GPS, E-Mails an Kunden, lange Stopps, die Prüfung alle 15 Minuten und der Rest, jeweils Aus, Mit Freigabe, Automatisch oder Immer an. Jede Aktion ist unter Automatische Aktionen beschrieben.

Firma und Nummerierung

Verkäufer auf Rechnungen

Solange der Verkäufer nicht eingetragen ist, sagt eine neue Rechnung, dass die Verkäuferdaten fehlen.

Nummerierung

1. Wählen Sie unter Auftragsnummern und Rechnungsnummern ein Nummernmuster: für Aufträge 0001/11/2026 (der Standard), 2026/11/0001, 0001/2026 oder mit dem Code der Niederlassung; für Rechnungen FV0001/11/2026 (der Standard), FV/0001/11/2026, FV/0001/2026 oder mit dem Code der Niederlassung.
2. Oder wählen Sie Eigenes Muster und setzen Sie es aus den Bausteinen zusammen: {seq:04} „Laufende Nummer, mit Nullen auf 4 Stellen“, {MM} „Monat, zweistellig“, {YYYY} „Jahr, vierstellig“, {YY} „Jahr, zweistellig“, {branch} „Code der Niederlassung“. Das Muster braucht die laufende Nummer und höchstens 64 Zeichen.
3. Lesen Sie die Vorschau: Erste Nummer in diesem Monat und „später zum Beispiel …“. „Die Zählung beginnt jeden Monat neu, wenn das Muster {MM} enthält, sonst jedes Jahr.“

Standards für neue Aufträge und Rechnungen

Niederlassungen

„Jede Niederlassung hat einen Kurzcode, der in Dokumentnummern stehen kann ({branch}), und kann ein eigenes Bankkonto haben.“ Niederlassung hinzufügen fragt nach Name, Code („Kurz, ohne Leerzeichen. Er steht in Dokumentnummern.“), Adresse und Bankkonto („Steht auf den Rechnungen dieser Niederlassung.“) und ob sie die Standardniederlassung für neue Aufträge ist. Eine Niederlassung, die von Aufträgen, Fahrzeugen, Fahrern oder Rechnungen genutzt wird, wird archiviert statt gelöscht, damit ihre Dokumente ihre Nummern behalten; die Standardniederlassung lässt sich erst archivieren oder löschen, wenn eine andere der Standard ist.

Die Rechnungsoptionen und die Einstellungen für den Rechnungsausdruck liegen ebenfalls in diesem Bereich; sie stehen unter Rechnungen und Einstellungen für den Rechnungsausdruck.

Dokumente und Kosten

Pflichtdokumente: „Was zu einem Auftrag zurückkommen muss, bevor er abgerechnet werden kann. Fehlende Dokumente melden vor dem Abrechnungstermin einen Vorgang.“ Haken Sie die Dokumente für jede Gruppe an:

Die Dokumente sind CMR, Liefernachweis, Palettenschein, Thermograph-Ausdruck und Lieferschein.

Sätze und CO2-Fußabdruck

Der Standardfaktor ist mit Zu prüfen. markiert: „Der Standardwert 3,17 kg CO2e pro Liter ist ein allgemeiner Wert für Diesel mit 7% Biodiesel (Well to Wheel, GLEC / ISO 14083). Er ist keine gesetzliche Konstante. Prüft ihn mit eurem Auditor oder Kraftstofflieferanten, bevor CO2-Werte an Kunden gehen.“

„Die Kostentoleranz für Frachtführer, Zuschläge ohne Rückfrage, Erinnerungen, GPS und Bank stellen Sie unter Automatische Aktionen ein.“

Mahnwesen

Die Erinnerungsstufen, die Versandzeit, wer die Erinnerungen schreibt (KI oder Ihre eigenen Texte) und die Texte auf Polnisch, Englisch und Deutsch. Siehe Mahnwesen.

Kreditlimits

Was passiert, wenn ein Kunde mehr schuldet als sein Limit oder spät zahlt (Nur warnen oder Neue Aufträge anhalten), wie viele Tage Verzug erlaubt sind, das Limit eines neuen Kunden, wie lange eine Freigabe zur Überschreitung gilt, und die Vorlagen für Limits. Siehe Kreditlimits und Sperren.

Abwesenheiten

• Abwesenheitscodes: „Jeder Code sagt, was die Abwesenheit ist und wie ihre Tage zählen: Urlaub in Arbeitstagen, Krankheit in Kalendertagen.“ Code hinzufügen legt fest, was er zählt (Erholungsurlaub, Urlaub auf Abruf, Krankheit, Kinderbetreuung, Höhere Gewalt und andere), ob er unbezahlt ist und ob er im Plan erscheint. Ein verwendeter Code wird archiviert, und Wieder verwenden holt ihn zurück.
• Freie Tage im Unternehmen: „Ein Feiertag an einem Samstag gibt einen anderen freien Tag (poln. Arbeitsgesetzbuch Art. 130). Tragen Sie diesen Tag ein, dann zählt er nirgends als Arbeitstag.“

Siehe Abwesenheiten.

Spesen und Reisen

Sätze: Gesetzlich oder Eigene Sätze der Firma (mit der Inlandsdiät der Firma (PLN)), dazu die Regeln: Um gestellte Mahlzeiten kürzen, Übernachtungspauschale für eine Nacht in der Kabine („Standardmäßig aus: ob eine Nacht in der Kabine die Pauschale bringt, entscheidet die Lohnabrechnung.“), Pauschale während der Entsendung (Kabotage, Drittlandverkehr) (standardmäßig aus), Im Ausland (Pauschale nach den Sätzen der Verordnung oder Nur die Tage im Ausland) und der Auszahlungstag im Folgemonat. Die Sätze je Land sind „Aus der Verordnung übernommen (Dz.U. 2023 poz. 2190, Anhang). Bestätigen Sie jeden geprüften Satz.“ Siehe Reisen und Spesen.

Fahrtenblätter und Prämien

„Prämien und Abzüge sind nur Vorschläge: über jeden entscheidet eine Person, und Quanty zieht nie selbst etwas ab.“ Siehe Fahrtenblätter und Fahrtenbuch und Prämien und Abzüge.

Eigene Flottenkosten

Art der Schätzung legt fest, wie die eigenen Kosten eines Auftrags der eigenen Flotte geschätzt werden:

• km × Flottenkosten (der Standard): die Kilometer des Auftrags mal die Flottenkosten pro km der letzten 90 Tage (Kraftstoff, Reparaturen, Leasing).
• Aus Bestandteilen: Kraftstoff aus Norm und letztem Preis, Fahrerstunden, Maut und Verschleiß pro km, für jeden Auftrag einzeln gerechnet. Dafür braucht es drei Sätze: Fahrerkosten pro Stunde, Verschleiß pro km und Kraftstoffpreis (Ersatz), der gilt, wenn das Fahrzeug in den letzten 90 Tagen nicht getankt hat.

Ein Auftrag übernimmt die neue Art, wenn seine Schätzung neu gerechnet wird: bei der Bestätigung oder wenn sich seine km oder das Fahrzeug ändern. Fehlt für einen Auftrag etwas, rechnet er stattdessen km × Flottenkosten. Im Auftrag eingetragene Kosten gelten immer. Auf dem Auftrag zeigen Geschätzte eigene Kosten mit Woraus sie bestehen die Bestandteile. Mitglieder lesen diesen Bereich, ein Administrator ändert ihn. Der Bericht Eigene Kosten der Aufträge vergleicht beide Arten (siehe TMS-Berichte).

Verbindungen

Eine Karte pro Verbindung, jede mit ihrem Zustand: Läuft, Braucht Aufmerksamkeit, Pausiert, Nicht verbunden, Nicht im Tarif oder Keine Daten, und Öffnen, Verbinden oder Tarife ansehen. Alle Integrationen öffnet den Katalog.

Hat Quanty Marcos TMS für Ihre Organisation verbunden, steht seine Karte an erster Stelle (siehe TMS neben Ihrem bisherigen System). Danach folgt die Karte IMI-Erklärungen: „Quanty bereitet die Daten jeder Entsendeerklärung vor; Sie geben sie auf postingdeclaration.eu ab und tragen die Nummer ein.“ Siehe Entsendeerklärungen. Fracht in Fremdwährung verwendet den Kurs der NBP-Tabelle A vom Werktag vor der ersten Beladung, ohne dass etwas einzurichten wäre.

Fahrer und Routen (Administratoren ändern das; „Nur Administratoren der Organisation ändern das.“):

• Arbeitszeiten der Fahrer speichern: „Die verbleibenden Lenk- und Ruhezeiten, die die Telematik sendet, werden am Fahrzeug gespeichert (personenbezogene Daten des Fahrers). Aus: nur die Tageszusammenfassung bleibt.“ Standardmäßig aus. Siehe Telematik im TMS.
• Fähren meiden und Länder meiden („Ländercodes mit Komma getrennt, z. B. CH, AT.“) für die Lkw-Routen. Siehe TMS: Disposition.

Darunter zeigt Ohne Verbindung, was keine Verbindung braucht: NBP-Wechselkurse, Kontoauszüge („Den Kontoauszug laden Sie unter Zahlungen als Datei; Überweisungen werden Rechnungen und Kosten zugeordnet.“), Flottenkarte („Wo jedes Fahrzeug gerade ist.“) und Orte.

Aufträge per E-Mail

Die Adresse, an die Kunden Aufträge schicken, ob Quanty sie mit KI liest, die bekannten Absender und das Tageslimit. Siehe Aufträge per E-Mail.

API und Webhooks

API-Schlüssel: „Ein Schlüssel lässt ein anderes System TMS-Daten lesen, zum Beispiel Aufträge für Berichte, oder Fahrzeugpositionen aus seiner Telematik senden. Außer diesen Positionen ändert er nichts.“

1. Schlüssel erstellen, geben Sie ihm einen Namen („z. B. BI-Berichte“) und haken Sie an, was er nutzen darf: Aufträge, Geschäftspartner, Fahrzeuge, Rechnungen und Telematik: Senden (nie standardmäßig angehakt).
2. Kopieren Sie den Schlüssel: „Wir zeigen diesen Schlüssel nur einmal. In der Liste bleibt nur sein Anfang; geht er verloren, widerrufen Sie ihn und erstellen Sie einen neuen.“ Der Dialog zeigt eine Beispielanfrage.
3. Die Liste zeigt Name, Zugriff, Erstellt, Zuletzt benutzt und Status (Aktiv oder Widerrufen). Widerrufen: „Systeme, die ihn benutzen, verlieren sofort den Zugriff. Das lässt sich nicht rückgängig machen.“

Eine Organisation kann bis zu 20 aktive Schlüssel haben. Siehe Eigenes System (API) und die API-Referenz.

Webhooks: „Quanty sendet eine Nachricht an die Adresse Ihres Systems, wenn sich ein Auftrag oder eine Rechnung ändert.“

1. Webhook hinzufügen: Adresse (https), Wann senden (Auftrag bestätigt, Auftragsstatus geändert, Auftrag storniert, Rechnung ausgestellt, Rechnung bezahlt) und eine optionale Beschreibung.
2. Kopieren Sie das Signaturgeheimnis (wird einmal gezeigt). „Jede Nachricht trägt den Header Quanty-Signature: t=<Zeit>,v1=<Signatur>. Die Signatur ist der HMAC-SHA256 von ‚<Zeit>.<Nachrichtentext>‘, gebildet mit diesem Geheimnis. Prüfen Sie sie, bevor Sie eine Nachricht annehmen. Lehnen Sie eine Nachricht ab, deren Zeit älter als 5 Minuten ist, und ignorieren Sie eine Quanty-Event-Id, die Sie schon erhalten haben.“
3. Je Webhook: Test senden, Pausieren / Fortsetzen, Zustellungen anzeigen (die letzten 50 Nachrichten mit Ereignis, Wann, HTTP-Code, Versuche und Status) und Löschen.

Ein Webhook wird nach 20 fehlgeschlagenen Zustellungen in Folge von selbst pausiert („Pausiert nach 20 fehlgeschlagenen Zustellungen“) oder wenn seine Adresse nicht mehr existiert. Die Adresse muss öffentlich sein, mit https und ohne Benutzernamen oder Passwort; Webhooks folgen keinen Weiterleitungen. Eine Organisation kann bis zu 10 Webhooks haben.

Wörterbücher

Wörterbücher enthalten die eigenen Wörter der Organisation für das Auftragsformular, in vier Listen: Anforderungen, Aufliegerarten, Auftragsarten und Tags.

• Ihre eigenen Anforderungen und Aufliegerarten stehen im Auftragsformular nach den Standardeinträgen. Einen Standardeintrag können Sie in der Liste ausblenden (In der Liste ausblenden), nie löschen, und eine ausgeblendete Art bleibt auf den Aufträgen, die sie haben.
• Auftragsarten bringen ein Feld Auftragsart ins Auftragsformular und einen Filter in die Auftragsliste. Das Feld erscheint, sobald es mindestens eine Art gibt.
• Tags erhalten ihre Farbe in der Auftragsliste und auf der Auftragskarte: Grau, Blau, Grün, Bernstein, Rot oder Violett.
• Ein Eintrag, den Aufträge noch verwenden, wird archiviert statt entfernt, und der Bereich sagt das. Eine Liste fasst höchstens 50 eigene Einträge, jeder Name hat höchstens 60 Zeichen.

Nur ein Administrator ändert die Wörterbücher.

Tabellen in Quanty

„Aufträge, Fuhrpark, Fahrer, Geschäftspartner, Rechnungen, Kosten und Paletten als normale Quanty-Tabellen: Raster, Kanban-Board, Kalender, Zeitleiste, Dashboards, KI-Spalten und Automatisierungen.“

1. Tabellen anlegen (Administratoren): „Ein Projekt ‚TMS Daten‘ mit sieben Tabellen und fertigen Ansichten. Die Daten füllen sich von selbst und werden alle paar Minuten aktualisiert.“ Das kann bis zu einer Minute dauern.
2. Die sieben Tabellen sind Aufträge, Fahrzeuge, Fahrer, Geschäftspartner, Rechnungen, Frachtführerkosten und Paletten, mit fertigen Ansichten wie Status-Board, Ladekalender, Zeitleiste der Fahrzeuge, TMS: Überblick (ein Dashboard), Fahrzeugfristen, Fahrerfristen, Fälligkeiten und den Palettenansichten.
3. Danach zeigt jede Tabelle ihre Zeilen, „Synchronisiert vor 4 Min.“, Tabelle öffnen, ihre Ansichten und einen Schalter für die Synchronisierung (Administratoren). Jetzt synchronisieren und Projekt öffnen stehen oben.

• „TMS ist die Quelle der Wahrheit“: „Spalten mit Schloss werden von der Synchronisierung überschrieben; eigene Spalten (KI, Formeln, Notizen) bleiben.“ Eine gesperrte Spalte sagt „Spalte aus TMS: die Synchronisierung überschreibt die Werte“.
• Jede Tabelle enthält die neuesten 5.000 Datensätze.
• Eine in Quanty gelöschte Tabelle entsteht nicht von selbst neu: Reparieren legt sie wieder an („Eigene Spalten der gelöschten Tabelle kommen nicht zurück.“). Eine Tabelle, die später ins TMS kommt, wird mit „Eine neue Tabelle kann hinzugefügt werden“ angeboten.
• Automatisierungen dieser Tabellen hören auf Statuswechsel bestehender Zeilen, zum Beispiel „wenn ein Auftrag zugestellt wird“.

Beispieldaten

„Füllt das TMS mit einem fiktiven Spediteur (Kunden, Frachtführer, Flotte, Fahrer, Aufträge, Angebote, Rechnungen, Kosten, ein Kontoauszug), um das Produkt zu zeigen. Mit einem Klick wieder entfernbar; eigene Daten bleiben unberührt.“

• Der Bereich zeigt „Keine Beispieldaten geladen.“ oder „Beispieldaten geladen am …“ mit den Beispielzeilen (Geschäftspartner, Orte, Fahrzeuge, Fahrer, Aufträge, Angebote, Rechnungen, Kosten, Werkstattaufträge).
• Ein Administrator lädt und entfernt sie auf der Seite TMS Demo (TMS Demo öffnen, auch im Katalog der Integrationen): Beispieldaten laden und Beispieldaten entfernen („Jede von der Demo angelegte Zeile wird entfernt: Aufträge, Rechnungen, Fahrzeuge, Fahrer und der Rest. Vom Team angelegte Daten bleiben.“).
• Die Beispielaufträge sind rund um heute datiert (die letzten Wochen und die nächsten zwei), damit die Bildschirme lebendig wirken. „Die Demo nutzt die Nummerierung Ihrer Organisation, Auftrags- und Rechnungsnummern laufen also weiter.“
• Paletten haben eigene Beispieldaten (siehe Paletten: Überblick).

Gut zu wissen

• Änderungen unter Automatische Aktionen werden sofort gespeichert; die anderen Bereiche haben Speichern. Wird eine automatische Aktion umgeschaltet, während ein Formular ungespeicherte Änderungen hat, bleiben diese erhalten.
• Alte Links auf eine einzelne Einstellungsseite (#tables, #tms-settings-reminders) öffnen den richtigen Bereich.
• Ein Mitglied liest jeden Bereich und sieht die Werte; ein Administrator ändert sie.

Verwandte Seiten

• Automatische Aktionen: jede Aktion und jeder Modus.
• Wer im TMS was darf: Administratoren und TMS-Module.
• Rechnungen: Nummerierung und Ausdrucke.
• Mahnwesen und Kreditlimits und Sperren: ihre Bereiche im Detail.
• Telematik (GPS) und TMS neben Ihrem bisherigen System: Verbindungen.