Kontoauszüge

Der Tab Bank unter Bank und Zahlungen macht aus Ihrem Kontoauszug Zahlungen. Importieren Sie die Auszugsdatei, die Ihnen Ihre Bank gibt, und Quanty liest jede Buchung und schlägt vor, welche Ausgangsrechnungen ein Eingang bezahlt und welche Frachtführerkosten ein Ausgang bezahlt. Einen Vorschlag buchen Sie mit einem Tastendruck, den Rest ordnen Sie manuell zu, und was nichts mit Rechnungen zu tun hat, wie Bankgebühren oder Gehälter, überspringen Sie.

Bevor Sie beginnen

Öffnen Sie Abrechnung, Bank und Zahlungen, Tab Bank. Die Zeile Bank und Zahlungen in der Leiste zählt die noch zuzuordnenden Buchungen.
Importieren und Buchen brauchen eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf; ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, braucht Finanzen.
Quanty liest die Datei, die Sie ihm geben. Es verbindet sich nicht mit Ihrer Bank.
Ob sichere Zuordnungen schon beim Import gebucht werden, legt ein Administrator unter TMS-Einstellungen, Automatische Aktionen, Überweisungen verbuchen fest (siehe Automatisches Buchen).

Einen Kontoauszug importieren

Der Tab Bank: die Ablagefläche für eine Auszugsdatei, die Liste der Auszüge mit ihren offenen Zahlen und die Buchungen Zuzuordnen mit Datum, Richtung, Betrag, Gegenpartei, Verwendungszweck und Vorschlag — Der Tab Bank.

Exportieren Sie den Auszug aus Ihrem Onlinebanking als MT940, camt.053 (XML) oder CSV.
Legen Sie ihn auf Auszugsdatei hier ablegen ab, oder Datei wählen: „MT940, camt.053 (XML) oder CSV von der Bank, bis 5 MB. Bereits importierte Buchungen werden übersprungen.“
Quanty liest den Auszug und fasst ihn zusammen: Importiert mit dem Dateinamen und die Zahlen Neu, Bereits importiert, Mit Vorschlag, Ohne Zuordnung und Automatisch gebucht. Buchungen dieses Auszugs anzeigen filtert die Liste darauf.

Eine Datei kann bis zu 10.000 Buchungen enthalten. Eine schon importierte Buchung (dasselbe Konto, Datum, Betrag, dieselbe Richtung, dasselbe Gegenkonto und derselbe Verwendungszweck) wird nie zweimal importiert, daher ist das Laden sich überschneidender Zeiträume sicher: „Alle Buchungen dieser Datei wurden bereits importiert (12). Nichts wurde hinzugefügt.“ Eine Datei, die Quanty nicht lesen kann, wird gemeldet: Exportieren Sie sie erneut aus der Bank als MT940, camt.053 (XML) oder CSV.

Auszüge listet jeden importierten Auszug mit dem Importdatum, seinen Buchungen und „Zuzuordnen: 3“ oder Alles zugeordnet. Wählen Sie einen, um nur seine Buchungen zu sehen, oder Alle Auszüge.

Die Buchungen

Die Arbeitsliste hat drei Tabs: Zuzuordnen, Zugeordnet und Übersprungen. Filtern Sie mit Ein- und Ausgänge, Eingang oder Ausgang und Nach Verwendungszweck, Gegenpartei oder Konto suchen.

Spalte	Was sie zeigt
Datum	Das Buchungsdatum.
Richtung	Eingang oder Ausgang.
Betrag	Den Betrag und die Währung.
Gegenpartei	Wer sie gesendet oder empfangen hat, oder „unbekannte Gegenpartei“.
Verwendungszweck	Den Verwendungszweck, oder „ohne Verwendungszweck“.
Vorschlag	Was die Buchung laut Quanty bezahlt, „zur Auswahl: 3“ oder „kein Vorschlag“.
Gebucht auf	Unter Zugeordnet: die Rechnungen oder Kosten, auf die sie gebucht wurde.

Mehr anzeigen lädt weitere Buchungen („50 von 212 angezeigt“).

Wie Quanty vorschlägt

Jeder Vorschlag trägt seine Gründe, zum Beispiel:

Grund	Was er bedeutet
„Rechnungsnummer im Verwendungszweck“	Der Verwendungszweck nennt die Rechnung.
„Betrag gleich dem offenen Betrag“	Die Buchung bezahlt genau, was offen ist.
„Summe der genannten Rechnungen gleich der Buchung“	Eine Buchung für mehrere genannte Rechnungen.
„Betrag niedriger als der offene Betrag (Teilzahlung)“	Eine Teilzahlung.
„Betrag höher als der offene Betrag, der Rest bleibt unverrechnet“	Eine Überzahlung.
„Absenderkonto stimmt mit dem Konto des Geschäftspartners überein“	Das Konto steht auf der Karte des Geschäftspartners.
„Steuernummer des Geschäftspartners im Verwendungszweck“	Die NIP steht im Verwendungszweck.
„Die einzige offene Rechnung über diesen Betrag“	Nichts anderes passt.
„Lieferantenrechnungsnummer im Verwendungszweck“	Bei einem Ausgang die Rechnungsnummer des Frachtführers.
„Die Kosten sind bereits als bezahlt markiert, diese Buchung bestätigt die Zahlung“	Eine früher erfasste Zahlung, jetzt auf dem Auszug zu sehen.

Auch Überweisungen eines Factors werden erkannt: „Überweisung vom Konto des Factors“, „Der Betrag ist der Vorschuss des Factors für diese Rechnung“, „Der Betrag ist der Rest vom Factor für diese Rechnung“.

Eine Buchung verbuchen

Ein Klick auf eine Buchung öffnet sie an der Seite.

Eine an der Seite geöffnete Buchung: Datum, Betrag, Gegenpartei und ihr Konto, Verwendungszweck und Auszug, Was diese Buchung bezahlt mit der vorgeschlagenen Rechnung und ihrem offenen Betrag, und Diese Belege buchen — Eine Buchung und was sie bezahlt.

Das Panel zeigt Buchungsdatum, Betrag, Gegenpartei, Konto der Gegenpartei, Verwendungszweck, Auszug, Unser Konto und den Geschäftspartner, dann:

Was diese Buchung bezahlt: „Wird beim Annehmen zusammen gebucht.“ Jede Rechnung oder Kostenposition mit dem offenen Betrag, ihrer Fälligkeit und dem Anteil, den die Buchung übernimmt. Diese Belege buchen: 2 bucht sie alle als eine Zahlung.
Weitere Möglichkeiten: „Werden von „Buchen“ nicht gebucht. Wählen Sie eine in der manuellen Zuordnung.“
Verlauf der Buchung.

Gibt es keinen Vorschlag: „Quanty hat keine Rechnung und keine Kosten zu dieser Buchung gefunden. Ordnen Sie sie manuell zu oder überspringen Sie sie.“

Manuell zuordnen

Manuell zuordnen öffnet Manuelle Zuordnung.

Ein Eingang bezahlt Ausgangsrechnungen: „Geben Sie an, welche Rechnungen dieser Eingang bezahlt. Eine Teilzahlung und ein vereinbarter Abzug sind in Ordnung.“ Wählen Sie unter Kunde den Kunden, um seine offenen Rechnungen in der Währung der Buchung zu sehen, dann für jede Rechnung den Betrag, einen Abzug und den Grund des Abzugs (zum Beispiel „Palettengebühr“). Der Fuß fasst Buchung, Auf Belegen, Abzüge und Verbleibt zusammen: „Der Rest bleibt als Überzahlung auf dem Konto des Geschäftspartners.“
Ein Ausgang bezahlt Frachtführerkosten: „Geben Sie an, welche Kosten dieser Ausgang bezahlt. Kosten werden immer vollständig bezahlt.“ Kosten nach Lieferant oder Rechnungsnummer suchen unter den freigegebenen Kosten in dieser Währung. Der Betrag der Buchung muss dem offenen Betrag der Kosten entsprechen.

Klicken Sie Buchung buchen. Eine Buchung bezahlt entweder Rechnungen oder Kosten, nie beides; ein Eingang bezahlt Ausgangsrechnungen, ein Ausgang bezahlt Kosten.

Überspringen, wiederherstellen und rückgängig machen

Überspringen: „Für Buchungen, die hier keine Rechnung und keine Kosten bezahlen: Bankgebühren, Gehälter, Steuern, eigene Überweisungen. Sie können sie später wiederherstellen.“ Fügen Sie eine Notiz (optional) hinzu, zum Beispiel „Bankgebühr“. Übersprungene Buchungen wechseln zu Übersprungen.
Wiederherstellen holt eine übersprungene Buchung zurück zu Zuzuordnen.
Zuordnung aufheben: „Eine von dieser Buchung erzeugte Zahlung wird entfernt: Die Rechnungen sind wieder offen, die Kosten gehen zurück auf genehmigt. Eine Zahlung, die vorher bestand, bleibt.“

Erneut zuordnen

Erneut zuordnen (eine Schaltfläche über den Buchungen, neben dem Tastatursymbol): „Sucht erneut Vorschläge für offene Buchungen, für Rechnungen und Kosten, die nach dem Import hinzukamen. Es wird nichts gebucht.“ Die Antwort lautet zum Beispiel „14 geprüft. Mit Vorschlag: 9, ohne Zuordnung: 5, geändert: 3.“

Tastatur

„Tastatur: j und k wechseln die Buchung, Enter bucht den Vorschlag, m ordnet manuell zu, i überspringt“. u stellt eine übersprungene Buchung wieder her, und ? (oder das Tastatursymbol) listet die Tasten. Enter öffnet die Buchung, wenn es nichts zu buchen gibt.

Automatisches Buchen

Unter dem Import sagt eine Zeile, wie Ihre Organisation arbeitet:

„Die automatische Zuordnung ist aus: Jede Buchung wartet auf Ihre Entscheidung. Sie können Quanty die sicheren beim Import buchen lassen.“ (die Vorgabe)
„Die automatische Zuordnung ist an: Buchungen mit sicherer Zuordnung werden schon beim Import gebucht.“

Einstellungen öffnen führt zur automatischen Aktion Überweisungen verbuchen: „Sie einen Kontoauszug laden“, dann bei eingeschalteter Aktion „werden Überweisungen mit genauer Rechnungsnummer und Betrag von selbst verbucht; den Rest schlägt Quanty vor“. Eine sichere Zuordnung ist:

Eingang: Jede Rechnungsnummer im Verwendungszweck ist ein genauer Treffer, die offenen Beträge ergeben genau die Buchung, in derselben Währung, und keine der Rechnungen zieht ein Factor ein;
Ausgang: die genaue Rechnungsnummer einer Kostenposition, der Betrag gleich ihrem offenen Betrag, die Kosten noch nicht teilweise bezahlt und keine andere Kostenposition, die genauso gut passt; oder die genauen Rechnungsnummern mehrerer Kostenpositionen, deren offene Beträge zusammen die Buchung ergeben. Eine schon als bezahlt markierte Kostenposition bestätigt nur eine Person.

Alles andere wartet mit einem Vorschlag.

Rechnungen im Factoring

Zieht ein Factor die Rechnungen Ihres Kunden ein (Der Factor zieht die Forderungen bei den Kunden ein auf der Karte des Factors, siehe Rechnungsbedingungen), wird die Überweisung eines Kunden für diese Rechnungen nicht vorgeschlagen, weil das Geld an den Factor gehen sollte. Nur ein Verwendungszweck, der die genaue Rechnungsnummer nennt, wird vorgeschlagen, mit einer Warnung, und nie automatisch gebucht. Siehe Factoring und Versicherung.

Gut zu wissen

Ein gebuchter Eingang ist eine Zahlung auf die Rechnungen, genau wie Zahlung erfassen unter Forderungen; ein gebuchter Ausgang bezahlt die Kosten und zeigt auf ihrer Karte „durch Kontoauszug bestätigt“.
Eine Buchung, die eine schon erfasste Zahlung bestätigt (zum Beispiel aus einem gesendeten Zahlungslauf), zahlt nicht doppelt: Sie wird mit dieser Zahlung verknüpft.
Eine Überzahlung bleibt bei der Zahlung des Kunden als Geld, das keiner Rechnung zugeordnet ist.

Vor dem Buchen prüfen

Eine Buchung zu verbuchen, markiert Rechnungen als bezahlt und stoppt ihre Erinnerungen. Ist ein Vorschlag nicht sicher, öffnen Sie die Buchung und prüfen Sie zuerst die Rechnungen; eine falsche Buchung nehmen Sie mit Zuordnung aufheben zurück.