Änderungen über den Chat
Neben dem Antworten kann der TMS-Assistent Entwürfe anlegen und Datensätze für Sie ändern. Was er darf, legt Quanty für jede Art von Schritt fest, nie der Assistent: Entwürfe und Notizen, die niemand außerhalb sieht, passieren sofort, alles mit Folgen wartet auf Ihre Freigabekarte, und manche Schritte bleiben immer ein Klick eines Menschen in der App.
Bevor Sie beginnen
- Änderungen brauchen die Rolle Mitglied oder Administrator und eine Organisation, deren Plan Änderungen erlaubt. Ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, kann nur ändern, was seine Module abdecken; außerhalb davon antwortet der Assistent mit der Absage der App und zeigt keine Karte.
- Jede Änderung wird mit Ihrem Namen im Verlauf des Datensatzes gespeichert.
- Wo Sie fragen und was der Assistent finden kann, steht unter TMS im Chat.
Drei Arten von Schritten
| Art | Was passiert |
|---|---|
| Sofort | Entwürfe und Schritte, die niemand außerhalb sieht. Der Assistent führt sie aus und sagt Ihnen, was er getan hat. |
| Zuerst eine Freigabekarte | Der Assistent zeigt eine Karte mit dem, was sich ändert, und wartet. Es passiert nichts, bis Sie auf Ja, ausführen klicken. |
| Ein Schritt für einen Menschen | Der Assistent macht es nicht. Er sagt, wo das in der App geht, und verlinkt dorthin. |
Sofort
- Ein neuer Auftragsentwurf, aus Ihrem Text oder einem PDF, das er gelesen hat (der Auftrag bekommt seine Nummer, wenn jemand ihn bestätigt); Änderungen an einem Entwurf; Notizen, Stopps und Waren jedes Auftrags.
- Einen Auftrag kopieren auf einen anderen Ladetag: Jeder Stopp verschiebt sich um dieselbe Zahl von Tagen und behält seine Ortszeit.
- Ein Lade- oder Entladeort; ein neuer Kunde oder Frachtführer aus dem Firmenregister über seine NIP; eine neue Kontaktperson bei einem Geschäftspartner.
- Rechnungsentwürfe aus bis zu 20 Aufträgen (eine für alle oder eine pro Auftrag) und ein Entwurf ohne Aufträge (Proforma, Belastungsanzeige, sonstige). Ausstellen tut sie ein Mensch.
- Ein Entwurf einer Erinnerung (zu fehlenden Dokumenten oder einer Zahlung), an die gespeicherte Adresse. Es wird nichts gesendet.
- Eine KI-Prüfung eines Auftragsdokuments: ob es vollständig ist, was fehlt.
- Ein Angebotsentwurf; eine Reklamation zu einem Auftrag (Schaden, Fehlmenge, Verspätung).
- Eine Notiz zu einem Auftrag, einer Rechnung oder Kosten, mit einer Erinnerung an einem Tag für Sie oder einen Kollegen; Ihre eigenen Erinnerungen abhaken oder verschieben.
- Eine Abwesenheit; eine Person (Fahrer oder Büropersonal) und ihre Papiere; eine Frist oder das Abhaken einer Frist; ein Werkstattauftrag; Flottenkosten (Kraftstoff, Maut, Reparatur).
- Einen Vorgang übergeben an einen Kollegen.
- Die Zahlungszusage eines Kunden (oder ihre Rücknahme): Erinnerungen warten bis zu diesem Tag.
- Sofort aus Marcos TMS abrufen (Administratoren).
Zuerst eine Freigabekarte
| Bereich | Schritte |
|---|---|
| Aufträge | Auftrag bestätigen, Auftrag stornieren (mit Grund), Auftrag korrigieren (die Kundenseite oder die Frachtführerkosten eines bestätigten Auftrags, mit Grund), Auftrag zuweisen (Ihr Fahrzeug, Auflieger und Fahrer oder ein Frachtführer; mehrere Aufträge auf einmal), Auftragsstatus ändern, Stopp markieren (angekommen oder erledigt), Auftrag aus Vorlage erstellen, Aufträge aus Datei importieren (eine angehängte Tabelle), Frachtführer bewerten, Tracking-Link teilen („Der Link erscheint hier im Chat; es wird nichts an jemanden gesendet.“), Angebot als gesendet markieren („Dieser Schritt versendet keine E-Mail.“) |
| Geld | Zahlung erfassen, Erinnerung senden, Kosten mit Auftrag verknüpfen, Kosten vom Auftrag lösen, Kostenstatus ändern (nur zurück auf „zu klären“ oder auf strittig, mit Notiz), Kosten auf Aufträge aufteilen („Die Freigabe bleibt bei einer Person unter Frachtführerkosten.“), Kosten auf Fahrzeuge verteilen, Kassenbeleg buchen (KP oder KW), Kassenbeleg stornieren, Fahrervorschuss speichern |
| Geschäftspartner | Geschäftspartner ändern (Zahlungsziel, Rechnungsversand, Bemerkungen, Kurzname, E-Mail, Telefon, Buchhaltungskonto), Kontakt ändern (E-Mail, Telefon, WhatsApp oder Hauptkontakt eines gespeicherten Kontakts), Geschäftspartner archivieren, Geschäftspartner wiederherstellen |
| Fuhrpark und Personal | Zug ändern, Zug wie vorgeschlagen ändern, Zugänderung rückgängig machen, Zug für diesen Auftrag lassen, Abwesenheit ändern, Abwesenheit löschen, Versicherung speichern, Reise freigeben, Fahrzeugschaden melden, Ausrüstungsprotokoll (ausgeben oder zurücknehmen), Fahrzeugübergabe, IMI-Erklärungen vorbereiten (es wird nichts eingereicht), IMI-Erklärung erfassen (die Nummer aus dem IMI-Portal) |
| Paletten | Paletteneintrag hinzufügen (gespeichert, nicht geprüft), Fahrer um den Palettenbeleg bitten (WhatsApp) |
| Vorgänge und Marcos TMS | Vorgang erledigen, Vorgang verwerfen („Er wird nicht erneut gemeldet.“), Unterschied klären mit Marcos TMS |
Die Freigabekarte
- Der Titel der Karte nennt den Schritt, zum Beispiel Auftrag korrigieren.
- Ihre Sätze nennen die Fakten so, wie Quanty sie in Ihren Datensätzen gefunden hat: Datensätze nach Nummer, Kennzeichen oder Name, nie nach einer internen ID. Die einzigen Worte aus Ihrer Nachricht sind ein Grund, den Sie in Anführungszeichen angegeben haben.
- Bei einer Korrektur, einem Statuswechsel, einem Zugwechsel, einem Vorschlag für einen Zug und einer Zahlung zeigt eine kleine Tabelle Was sich ändert, Jetzt und Danach. Eine Zuweisung listet Konflikte im Zeitfenster („Konflikte in diesem Zeitfenster: …“ oder „Keine Konflikte in diesem Zeitfenster.“). Ein Grund erscheint als „Grund: …“.
- Klicken Sie auf Ja, ausführen, um den Schritt auszuführen (rot beim Stornieren, Löschen, Verwerfen oder Lösen), oder auf Abbrechen: „Aktion abgebrochen. Es wurde nichts geändert.“
Was eine Karte Ihnen sagt
- Das Bestätigen eines Auftrags sagt, was es bewirkt: „Der Auftrag erhält seine Nummer und der PLN-Wert wird zum NBP-Kurs festgeschrieben.“ Wo es darauf ankommt, nennt die Karte außerdem die Kreditlinie des Kunden („Kreditlimit: mit diesem Auftrag hat der Kunde … PLN an nicht fakturierten Aufträgen und offenen Rechnungen, … PLN über seinem Limit von … PLN.“), überfällige Rechnungen, eine Freigabe eines Administrators, die den Auftrag abdeckt, oder eine einmalige Freigabe, die verbraucht wird.
- Ein gesperrter Kunde oder Frachtführer wird vor jeder Karte abgelehnt: Der Assistent sagt, dass der Kunde gesperrt ist, dass ein Administrator eine einmalige Freigabe für diesen Auftrag erteilen kann und dass nichts bestätigt und keine Karte gezeigt wurde. Mit einer einmaligen Freigabe eines Administrators erscheint die Karte und sagt, dass die Freigabe verbraucht wird. Sperrt die Organisation Aufträge über dem Kreditlimit, wird ein Auftrag darüber genauso abgelehnt.
- Ein Datensatz aus Marcos TMS, der noch im Parallelbetrieb ist: „Dieser Datensatz stammt aus Marcos TMS, das weiter das Hauptsystem ist: die Änderung bleibt in Quanty und Marcos TMS behält seinen Wert (sie erscheint unter Unterschiede).“
Mehrere Datensätze auf einer Karte
Eine Karte kann bis zu 20 Datensätze umfassen, zum Beispiel Erinnerungen für drei Rechnungen mit einer Freigabe: „Erinnerung senden: 3 Datensätze, eine Freigabe für alle.“ Bei mehr als 20 sagt der Assistent, dass eine Freigabe höchstens 20 Datensätze abdeckt und Sie die Liste aufteilen sollen. Datensätze, die sich nicht ausführen lassen, stehen unter Ausgelassen mit dem Grund:
| Grund | Bedeutung |
|---|---|
| „nicht gefunden“ | Kein Datensatz passt. |
| „mehrere Datensätze passen“ | Nennen Sie ihn genauer. |
| „stammt aus Marcos TMS, das ihn weiter bearbeitet“ | Ein Datensatz, der im Parallelbetrieb aus Marcos TMS kopiert wurde. |
| „Beispieldaten: niemand wird dazu kontaktiert“ | Beispieldaten. |
| „doppelt angegeben, einmal erledigt“ | Derselbe Datensatz zweimal in Ihrer Bitte. |
| „das erledigt eine Person in der App“ | Ein Schritt für einen Menschen. |
| „außerhalb Ihrer Modulrechte“ | Nicht in Ihren TMS-Modulen. |
Das Ergebnis nennt zum Beispiel, dass 2 von 3 erledigt wurden, 0 fehlgeschlagen sind und 1 ausgelassen wurde. Lässt sich keiner ausführen, erscheint keine Karte, und der Assistent sagt, dass keiner dieser Datensätze ausgeführt werden kann, und nennt die Gründe.
Wenn die Karte alt ist oder doppelt geklickt wird
- Eine Karte gilt 10 Minuten. Danach: „Diese Freigabe ist abgelaufen oder nicht mehr verfügbar, es wurde nichts ausgeführt. Der Assistent schlägt die Aktion erneut vor.“
- Wenn Sie auf Ja, ausführen klicken, liest Quanty die Datensätze erneut. Hat sich seit dem Anzeigen der Karte etwas geändert, wird der alte Schritt nicht ausgeführt, und Sie bekommen eine neue Karte. Ihre Rolle, Ihre Module und Ihr Plan werden ebenfalls erneut geprüft.
- Ein Doppelklick führt den Schritt einmal aus: Der Assistent sagt, dass diese Freigabe schon verwendet wurde, der Schritt in einer anderen Anfrage läuft und hier nichts weiter getan wurde.
- Ja, ausführen ist ausgegraut, solange die KI für Ihre Organisation aus ist, weil die Freigabe die Unterhaltung fortsetzt; Abbrechen funktioniert immer.
Ein Schritt für einen Menschen
Diese Schritte lehnt der Assistent vor jeder Karte ab und sagt, wo sie gehen. Er sagt es in Ihrer Sprache, sinngemäß so:
| Schritt | Was der Assistent sagt |
|---|---|
| Eine Rechnung ausstellen | Eine Rechnung stellt ein Mensch aus: den Entwurf unter Rechnungen öffnen, prüfen und Ausstellen drücken. |
| Eine Rechnung korrigieren oder stornieren | Eine Korrekturrechnung stellt ein Mensch aus: die Rechnung öffnen und Korrigieren wählen. / Eine Rechnung storniert ein Mensch unter Rechnungen. |
| KSeF | Alles zu KSeF (Senden, Status, Import) erledigt ein Mensch in der App, unter Rechnungen oder Frachtführerkosten. |
| Frachtführerkosten freigeben oder ablehnen | Frachtführerkosten gibt ein Mensch frei: sie unter Frachtführerkosten öffnen, die Differenz prüfen und Freigeben drücken. Der Assistent kann sie als strittig markieren oder zurück in die Klärung schicken. |
| Zahlungsläufe und die Bank | Zahlungsläufe erstellt ein Mensch unter Bank und Zahlungen aus den freigegebenen Kosten. Kontoauszüge, ihre Zuordnung und Bankdateien erledigt ein Mensch unter Bank und Zahlungen. |
| Kreditlimits, Freigaben und Sperren | Kreditlimits setzt ein Administrator auf der Karte des Geschäftspartners. |
| Das Bankkonto eines Geschäftspartners | Ein Bankkonto bestimmt, wohin Überweisungen gehen, deshalb ändert es ein Mensch auf der Karte des Geschäftspartners, nicht im Chat. |
| Löschen | Datensätze löscht ein Mensch in der App. Ein bestätigter Auftrag wird stattdessen mit Grund storniert. (Das Löschen einer Abwesenheit ist die Ausnahme, mit Karte.) |
| Einstellungen | Die TMS-Einstellungen ändert ein Administrator in den TMS-Einstellungen. |
| Der Hinweis vor der Abrechnung eines Auftrags | Den Hinweis vor der Abrechnung nimmt nur ein Mensch an, im Abrechnungstab des Auftrags. |
| Factoring | Eine Rechnung übergibt ein Mensch unter Rechnungen ans Factoring. |
| Kosten an die Buchhaltung übergeben, der Export für die Buchhaltung | Erledigt ein Mensch unter Frachtführerkosten oder Rechnungen, Export. |
| Eine Zinsnote | Eine Zinsnote wird aus der Rechnung gedruckt (Zinsnote) und von einem Menschen versendet. Der Assistent kann die Tage, die Zinsen und die Entschädigung ausrechnen. |
| Eine Rechnung oder den Frachtführerauftrag per E-Mail senden, eine Rechnung drucken | Erledigt ein Mensch auf der Rechnungs- oder Auftragskarte. |
| Die VIES-Prüfung, Tankkartendateien, IMI im Portal einreichen | Erledigt ein Mensch auf der Karte des Geschäftspartners, unter Werkstatt, Kraftstoff und im IMI-Portal. |
| Die Verbindung zu Marcos TMS und ihre Beispieldaten | Erledigt Quanty; fragen Sie uns. |
Nie über den Chat
Diese Schritte bleiben ein Klick eines Menschen, weil ein Link, ein Schlüssel oder ein Geheimnis im Chatverlauf landen würde oder weil es eine getippte Entscheidung eines Administrators ist:
- den Link eines Kunden oder Fahrers erstellen, per E-Mail senden, verlängern oder widerrufen (siehe TMS: Links für Kunden, Frachtführer und Fahrer);
- API-Schlüssel und Webhooks (siehe TMS-Einstellungen);
- wer welches TMS-Modul ändern darf;
- die Daten einer Person herunterladen und einen Fahrer oder eine Kontaktperson anonymisieren;
- einen per E-Mail geschickten Auftrag mit KI lesen, und die Einstellungen von Aufträge per E-Mail;
- Wörterbücher und die Sätze der Eigenen Flottenkosten;
- Zahlungserinnerungen pausieren oder eine Rechnung an ein Inkassobüro übergeben, und ein per Post gesendetes Original erfassen;
- einen Auftrag per WhatsApp oder SMS an seinen Fahrer senden.
Bei einem Schritt, den der Assistent nicht kennt, sagt er, dass er diesen Schritt im TMS nicht ausführen kann und nichts getan wurde.
Zuerst Entwürfe
Bitten Sie um einen Entwurf, wenn Sie unsicher sind: Ein Auftragsentwurf, ein Rechnungsentwurf oder ein Entwurf einer Erinnerung ändert nichts außerhalb von Quanty, und Sie können ihn in der App prüfen und abschließen.
Gut zu wissen
- Über den Chat hinzugefügte Paletteneinträge zeigen in Paletten Chat als Quelle.
- Eine Palettenerinnerung über WhatsApp setzt voraus, dass der Fahrer in den letzten 24 Stunden an die Firmennummer geschrieben hat; sonst sagt der Assistent, dass WhatsApp jetzt keine gewöhnliche Nachricht erlaubt, und rät, den Fahrer anzurufen oder ihn zu bitten, zuerst irgendetwas zu schreiben.
- Die Karte ist in der Sprache Ihrer Quanty-Oberfläche geschrieben, die Antwort in der Sprache, in der Sie schreiben.
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