Fahrerabrechnung

Am Ende jedes Monats stellt Quanty je Fahrer zusammen, was die Lohnabrechnung braucht: die freigegebenen Reisen mit ihren Spesen und Übernachtungen, die Belege, die der Fahrer aus eigener Tasche bezahlt hat, die Vorschüsse, den Saldo zum Auszahlen oder Zurückzahlen und die genehmigten Prämien und Abzüge. „Dies ist die Grundlage für die Lohnabrechnung, nicht die Lohnabrechnung.“ Prämien und Abzüge sind immer nur Vorschläge, bis ein Mensch über sie entscheidet; Quanty zieht nie selbst etwas ab.

Bevor Sie beginnen

• Ihre Organisation hat das TMS-Add-on. Öffnen Sie Flotte, Personal, Abrechnungen.
• Alle können die Abrechnung sehen. Reisen bilden, freigeben, als ausgezahlt markieren und über Prämien und Abzüge entscheiden erfordert eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf, mit dem Modul Fuhrpark. Vorschüsse an der Kasse auszahlen und Rückzahlungen annehmen erfordert Finanzen. TMS-Einstellungen, Fahrtenblätter und Prämien ist Sache eines Administrators.
• Zuerst kommen die Reisen (siehe Reisen und Spesen).

Die Monatsabrechnung

Personal, Abrechnungen zeigt eine Zeile pro Fahrer für den Monat (Dieser Monat und die Pfeile blättern):

Unter der Tabelle: „NBP Kurs vom 09.12.2026: 1 EUR = 4,2650 PLN. Auszahlung am 10.12.“ oder „Alles in Zloty. Auszahlung am 10.12.“ Fremdwährungen werden zum NBP-Kurs (Tabelle A) des Arbeitstags vor dem Auszahlungstag umgerechnet; solange diese Tabelle noch nicht erschienen ist: „Der Kurs ist vorläufig: die NBP-Tabelle des Arbeitstags vor der Auszahlung ist noch nicht erschienen.“ Ein fehlender Kurs lautet „Kein NBP Kurs (CHF)“. „Dies ist die Grundlage für die Lohnabrechnung, nicht die Lohnabrechnung.“

Eine Zeile über der Tabelle nennt frühere Monate, in denen noch Geld auszuzahlen oder abzurechnen ist („Aus früheren Monaten noch auszuzahlen oder abzurechnen:“), mit Oktober 2026 öffnen, bis zu 12 Monate zurück.

Freigeben und auszahlen

1. Reisen aus den Daten bilden (im Menü ⋯) erstellt oder aktualisiert die Reisen des Monats für alle: „Neu: 12, geändert: 3, unverändert: 20“. Fahrer, deren Daten gelöscht wurden, werden ausgelassen und genannt.
2. Öffnen Sie die Fahrer mit Zu prüfen, sehen Sie sich ihre Reisen an und geben Sie sie frei (siehe Reisen und Spesen).
3. Fertige freigeben (8) gibt jede Reise frei, die beendet ist und kein Problem hat: „Freigegebene Reisen: 8“.
4. Entscheiden Sie über die Prämien und Abzüge (unten).
5. Excel herunterladen (im Menü ⋯) gibt der Lohnabrechnung den Monat: die Abrechnung, die Reisen und die Spesen, jeweils auf einem eigenen Blatt, mit den genehmigten Prämien und Abzügen.
6. Nach der Auszahlung klicken Sie auf Als ausgezahlt markieren (im Menü ⋯): „Die freigegebenen Reisen, ihre Vorschüsse und Belege gelten dann als ausgezahlt und lassen sich nicht mehr ändern.“

Genehmigte Prämien und Abzüge werden für die Lohnabrechnung aufgeführt, aber nicht zu Auszuzahlen addiert: Die Lohnabrechnung wendet sie an.

Rückzahlung von Vorschüssen an der Kasse

Ein Vorschuss, der mit einem KW-Beleg der Kasse ausgezahlt wurde, erscheint von selbst beim Fahrer. Bringt der Fahrer Geld zurück, lässt sich der KP-Beleg der Kasse als Rückzahlung dieses Vorschusses speichern: Das Feld Rückzahlung eines Vorschusses des Belegs bietet „Vorschuss 300,00 EUR vom 11.10.2026, offen 260,00 EUR“ an („Der KP wird als Rückzahlung dieses Vorschusses gespeichert.“). Die Rückzahlung darf nicht höher sein als der offene Rest, und der KP muss in der Währung des Vorschusses und vom selben Fahrer sein.

Am Vorschuss selbst listet Rückzahlungen an der Kasse die verknüpften KP-Belege, mit Kasseneinzahlung verknüpfen (bietet die noch nicht verknüpften KP-Einzahlungen des Fahrers in dieser Währung an) und Trennen. Eine Rückzahlung an der Kasse ändern Sie über ein Storno des KP: „An der Kasse zurückgezahlt: Sie ändern es durch ein Storno des KP.“ Hat der Vorschuss schon eine von Hand eingetragene Rückzahlung, fragt Quanty: „Für diesen Vorschuss ist bereits eine Rückzahlung von 40,00 EUR von Hand eingetragen. Ist dieser KP dieselbe Rückzahlung?“ mit Dieselbe Rückzahlung und Eine weitere Rückzahlung. Siehe Kasse.

Prämien und Abzüge

Abrechnungen, ⋯, Prämien und Abzüge (oder ein Klick in die Spalte Prämien / Abzüge) öffnet die Liste des Monats, für alle oder eine Person: „Prämien und Abzüge, Oktober 2026“. Alle, Zu entscheiden, Genehmigt und Abgelehnt filtern sie.

Jede Position zeigt die Person, Prämie oder Abzug, den Grund, woher sie kommt, den Betrag und den Status:

Vorschlagen

Prämien und Abzüge vorschlagen berechnet sie für den Monat: „3 neue Vorschläge, 1 aktualisiert“ oder „Keine neuen Vorschläge“.

• Kraftstoff wird auf den Strecken von Volltankung zu Volltankung gezählt, die der Fahrer allein gefahren ist, gegen die Norm des Fahrzeugs. Ein Team oder ein Zugwechsel innerhalb einer Strecke ordnet den Kraftstoff niemandem zu: „Fahrt im Team oder über einen Zugwechsel, der Kraftstoff lässt sich keiner Person zuordnen“. Gesparte Liter ergeben einen Prämienvorschlag, Liter über der Norm einen Abzugsvorschlag.
• Mit einem Satz pro Liter Kraftstoff in den Einstellungen ist der Vorschlag ein Betrag („Satz der Firma: 6,50 PLN pro Liter.“); ohne Satz steht er nur in Litern („nur Liter: 138,0 l über der Norm“, „Die Firma hat keinen Satz pro Liter festgelegt, daher ist der Vorschlag nur in Litern.“).
• Ein Fahrer innerhalb der Toleranz der Norm (%) bekommt keinen Vorschlag.
• Ein Fahrer, den Quanty nicht messen kann, wird mit dem Grund genannt: „keine Kraftstoffnorm“, „keine GPS-Kilometer“, „keine Volltankungen“.
• Ein Vorschlag für einen Schaden entsteht aus jedem Schaden, der den Fahrer als Schuldigen nennt, mit dem Hinweis „Materielle Haftung bis zum 3-fachen Monatslohn: mit der Lohnabrechnung klären.“

Von Hand hinzufügen

Prämie oder Abzug hinzufügen:

„Die Position wartet wie jeder Vorschlag auf die Genehmigung.“

Genehmigen und ablehnen

• Genehmigen bestätigt eine Prämie. Genehmigen bei einem Abzug öffnet Abzug genehmigen mit der Grundlage des Abzugs: „Ohne Grundlage kommt der Abzug nicht in die Aufstellung für die Lohnabrechnung.“
  • Schriftliche Zustimmung des Fahrers: „Hängen Sie den Scan der unterschriebenen Zustimmung an (PDF oder Foto).“ (Datei mit der Zustimmung wählen).
  • Materielle Haftung: „Für einen im TMS erfassten Schaden, an dem diese Person schuld ist. Die Abzugsgrenze wendet die Lohnabrechnung an.“ Sie deckt höchstens den beim Schaden erfassten Verlust, in seiner Währung: „Die materielle Haftung deckt höchstens den beim Schaden erfassten Verlust: 1.200,00 PLN.“
  • Ein Vorschlag ohne Betrag fragt danach: „Der Vorschlag hat keinen Betrag: geben Sie ihn ein.“
• Ablehnen fragt nach einem Grund: „Die Position kommt weder in die Abrechnung noch in die Aufstellung für die Lohnabrechnung. Der Grund bleibt im Verlauf.“

Eine entschiedene Position zeigt „Entschieden von Anna Kowalska.“ oder „Abgelehnt: der Fahrer hat den Schaden nicht verursacht (Anna Kowalska).“ und „Kommt in die Aufstellung für Oktober 2026.“ Es zählen nur Positionen mit Betrag und Grundlage: „Nicht in der Aufstellung: Betrag oder Grundlage fehlt.“ Wenn sich der Schaden ändert und die Person nicht mehr als schuldig nennt: „Nicht in der Aufstellung: Der Schaden nennt diese Person nicht mehr als schuldig oder deckt diesen Betrag nicht mehr.“ Eine Position, über die schon jemand anderes entschieden hat: „Über diese Position hat schon jemand entschieden. Die Liste wurde aktualisiert.“

„Quanty zieht nie selbst etwas ab: genehmigte Positionen kommen in die Aufstellung für die Lohnabrechnung, die Abzugsgrenzen wendet die Personalabteilung an.“

Die Einstellungen Fahrtenblätter und Prämien

TMS-Einstellungen, Fahrtenblätter und Prämien (Administratoren): „Der Zeitraum eines Fahrtenblatts sowie Satz und Normtoleranz für Kraftstoff-Prämien und -Abzüge.“

„Prämien und Abzüge sind nur Vorschläge: über jeden entscheidet eine Person, und Quanty zieht nie selbst etwas ab.“

Gut zu wissen

• Scans von Zustimmungen werden in Dateien aufbewahrt, in einem Ordner für Zustimmungen zu Abzügen, bis 25 MB.
• Ein Fahrer mit gelöschten Daten bekommt keine neue Prämie und keinen neuen Abzug; eine wartende Position lässt sich nur ablehnen.
• Die Bewertung zeigt die Prämien und Abzüge Monat für Monat neben dem Kraftstoff und den Schäden (siehe Die Fahrerbewertung).

Verwandte Seiten

• Reisen und Spesen.
• Kasse: Vorschüsse und ihre Rückzahlung.
• Schäden und Garantien: der schuldige Fahrer.
• Kraftstoff: Kraftstoff gegen die Norm.
• Fahrtenblätter und Fahrtenbuch.