Vorgänge

Vorgänge ist die Warteschlange des TMS für das, „Was Quanty gefunden hat und ein Mensch ansehen sollte“: ein möglicher doppelter Auftrag, ein fehlendes Kennzeichen, eine Frachtführerrechnung, die vom vereinbarten Preis abweicht, ein Führerschein, der bald abläuft, eine überfällige Zahlung. Quanty prüft Aufträge, Kosten und Fristen von selbst, legt einen Vorgang mit einer kurzen Erklärung und einem Vorschlag an und schließt ihn wieder, sobald das Problem weg ist. Den Rest erledigt oder verwirft ein Mensch, immer mit einer schriftlichen Begründung.

Bevor Sie beginnen

Vorgänge gehört zum TMS-Add-on: die zweite Zeile der TMS-Leiste, unter Meine Arbeit. Die Zahl daneben ist die Anzahl der offenen Vorgänge („Offene Vorgänge: 55“).
Alle in der Organisation sehen die Warteschlange. Erledigen und Verwerfen brauchen eine Rolle, die TMS-Daten ändern darf (Mitglied oder Administrator); Betrachter sehen die Liste ohne die Schaltflächen.
Vorgänge hängen an keinem TMS-Modul: Ein Mitglied, das auf einige TMS-Module begrenzt ist, kann sie trotzdem erledigen und verwerfen.

Wie Vorgänge entstehen

Alle 15 Minuten prüft Quanty die ganze Organisation („Aufträge prüfen“ unter Automatische Aktionen). Jede Prüfung legt neue Vorgänge an, aktualisiert die offenen (Titel, Dringlichkeit, Betreuer, Fälligkeit) und schließt die, deren Problem weg ist.
Wenn Sie einen Datensatz speichern, prüft Quanty genau diesen Datensatz sofort; ein Möglicher doppelter Auftrag erscheint also in dem Moment, in dem der zweite Auftrag gespeichert wird, nicht 15 Minuten später.
Erneut prüfen (oben rechts in der Warteschlange) startet die ganze Prüfung sofort, zum Beispiel nachdem Sie mehrere Aufträge korrigiert haben. Startet sie nicht: „Die Prüfung ist nicht gestartet. Bitte gleich erneut versuchen.“

Jeder Vorgang hat eine Dringlichkeit: Dringend (rot), eine Warnung (bernsteinfarben) oder ein Hinweis. Die Dringlichkeit kann von selbst steigen: Ein Dokument, das innerhalb von 7 Tagen abläuft, wird dringend, und eine überfällige Zahlung wird nach 30 Tagen dringend.

Die Warteschlange

Die Seite Vorgänge: Alle, Meine und Dringend mit ihren Anzahlen, Erneut prüfen und die Vorgänge nach Art gruppiert, jeder mit Erklärung, Vorschlag und Öffnen, Erledigen und Verwerfen — Vorgänge, nach Art gruppiert.

Wählen Sie einen Filter: Alle (mit der Zahl der offenen Vorgänge), Meine (Vorgänge, deren Betreuer Sie sind) oder Dringend (mit ihrer Anzahl). Der Filter bleibt in der Adresse der Seite, sodass ein Link auf Meine oder Dringend direkt dorthin führt.
Die Vorgänge sind nach Art gruppiert, die wichtigste Art zuerst. Jede Gruppe zeigt ihre drei wichtigsten Vorgänge; Alle 12 anzeigen klappt den Rest auf und Weniger anzeigen wieder zu.
Jeder Vorgang zeigt seinen Titel (zum Beispiel „Order 0014/10/2026: at risk of being 21 h 49 min late“), warum er wichtig ist („The unloading window has passed and the order is not marked as delivered.“) und einen Vorschlag mit einem Funkeln („Warn the client and agree a new window, or update the order status.“). Diese Texte schreibt Quanty in der deutschen Oberfläche auf Englisch (siehe Gut zu wissen).
Öffnen führt zum Datensatz: zum Auftrag, Geschäftspartner, Fahrzeug, Fahrer, zur Rechnung oder zu den Kosten.
Handeln Sie mit Erledigen oder Verwerfen (siehe unten).

Filter	Was er zeigt	Wenn er leer ist
Alle	Jeden offenen Vorgang.	„Gerade braucht nichts Aufmerksamkeit.“
Meine	Offene Vorgänge, deren Betreuer Sie sind.	„Nichts, was Ihnen zugewiesen ist, braucht Aufmerksamkeit.“
Dringend	Offene dringende Vorgänge.	„Keine dringenden Vorgänge.“

Der Betreuer eines Vorgangs ist der Betreuer seines Datensatzes: der Betreuer des Auftrags, der Kundenbetreuer des Geschäftspartners, die Person, die die Rechnungs-E-Mail geschickt hat. Ein Vorgang lässt sich auch über den Assistenten im Chat an eine Kollegin übergeben („übergib ihn an Magda“), und die nächste Prüfung behält diese Person bei.

Vorgänge mit dem Filter Dringend: nur die roten Vorgänge, etwa ein gesperrter Geschäftspartner auf einem Auftrag oder unvollständige ADR-Angaben — Der Filter Dringend.

Erledigen oder verwerfen

Aktion	Dialog	Was er fragt	Was passiert
Erledigen	Vorgang erledigen	„Schreiben Sie, was getan wurde. Die Notiz bleibt in der Historie des Datensatzes.“	Der Vorgang wird geschlossen. Besteht das Problem bei der nächsten Prüfung noch, öffnet er sich wieder.
Verwerfen	Vorgang verwerfen	„Schreiben Sie, warum das kein Problem ist. Der Vorgang kommt aus demselben Grund nicht wieder.“	Der Vorgang wird für diesen Datensatz und diesen Grund endgültig geschlossen.

Klicken Sie beim Vorgang auf Erledigen oder Verwerfen.
Schreiben Sie die Begründung: mindestens 3 Zeichen.
Klicken Sie im Dialog auf Erledigen oder Verwerfen. Lässt sich nichts speichern, bleibt der Dialog offen mit „Der Vorgang konnte nicht erledigt werden“ oder „Der Vorgang konnte nicht verworfen werden“.

Der Dialog Vorgang erledigen: der Titel des Vorgangs, Schreiben Sie, was getan wurde. Die Notiz bleibt in der Historie des Datensatzes, ein Feld für die Begründung und Erledigen — Einen Vorgang mit einer Notiz erledigen.

Vorgänge schließen sich auch von selbst: Ist das Problem bei der nächsten Prüfung weg (der Auftrag hat sein Kennzeichen bekommen, die Kosten wurden zugeordnet), schließt Quanty den Vorgang mit der polnischen Notiz „Rozwiązane automatycznie“ (automatisch erledigt). Diese müssen Sie nicht erledigen.

Verwerfen ist eine Entscheidung

Verwerfen Sie, wenn der Vorgang dauerhaft falsch ist, zum Beispiel bei zwei Aufträgen, die wirklich getrennt sind. Erledigen Sie, wenn Sie etwas korrigiert haben. Ein verworfener Vorgang kommt für denselben Datensatz und Grund nie wieder, gehen Sie also sorgsam damit um.

Arten von Vorgängen

Bereich	Arten
Aufträge	Möglicher doppelter Auftrag, Referenz des Kunden fehlt, Kennzeichen fehlt, ADR-Angaben unvollständig, ADR-Verzicht ohne Begründung, Rampe nicht festgelegt, Keine Avisierung (für eine Beladung innerhalb der nächsten 24 Stunden), Negative Marge
Geschäftspartner und Kredit	Gesperrter Geschäftspartner (auf einem Auftrag), Kreditlimit überschritten, Freigabe zur Überschreitung des Kreditlimits (solange eine aktiv ist), Frachtführer noch nicht bewertet
Dokumente	Dokumente fehlen, Dokumentenfrist naht (die Abrechnungsfrist ist nah und es fehlen noch Dokumente)
Frachtführerkosten	Kosten ohne Auftrag, Kosten weichen von der Vereinbarung ab
Strecke	Langer Stopp (ein Fahrzeug steht während eines Auftrags doppelt so lange wie Ein Stopp zählt ab, außerhalb eines geplanten Orts), Der Frachtführer hat den Auftrag abgelehnt
Züge und Fahrer	Lücke in der Zughistorie, Überlappende Züge, Zug weicht vom Auftrag ab, Kein Zug zur Auftragszeit, Fahrerkarte weicht vom Zug ab, Zug weicht vom alten System ab, Papiere decken den Auftrag nicht, Fahrer abwesend
Flotte und Werkstatt	Werkstatt kollidiert mit Auftrag, Dokument läuft ab (innerhalb von 30 Tagen), Tachograph-Download fällig, Geringe Profiltiefe, Garantiefall möglich, Fahrtenblatt zu prüfen
Kraftstoff	Tankung ohne Fahrzeug, Ungewöhnliche Tankung, Kraftstoffrechnung ohne Kartentransaktionen, Kraftstoff eventuell doppelt gezählt, Kraftstoffrechnung passt nicht zu den Karten
Mobilitätspaket	Entsendung ohne IMI-Erklärung, Entsendung nicht prüfbar, Kabotage über dem Limit, Fahrzeug muss zur Niederlassung zurück, Fahrer muss nach Hause
Geld und KSeF	Überfällige Forderung, Alter Rechnungsentwurf, Rechnung nicht in KSeF, Rechnung in KSeF abgelehnt, E-Mail nicht zugestellt (eine Rechnungs- oder Erinnerungs-E-Mail, die in den letzten 30 Tagen zurückkam)

Vorgänge einer Art, für die die App keinen Namen hat, stehen unter Sonstiges. Derzeit ist das vor allem das Verspätungsrisiko: „Order 0014/10/2026: at risk of being 21 h 49 min late“, dringend ab 2 Stunden Verspätung, eine Warnung ab 30 Minuten.

Gut zu wissen

Den Text jedes Vorgangs (Titel, Erklärung, Vorschlag) schreibt Quanty: in der polnischen Oberfläche auf Polnisch, in der englischen und der deutschen Oberfläche auf Englisch.
Vorgänge erscheinen auch auf Meine Arbeit: Meine Vorgänge für einen Spediteur und Dringende Vorgänge für die Leitung, dazu die Zeile „offene Vorgänge: 8“ unter dem Board.
Manche Vorgänge erscheinen nur mit einer Verbindung: Langer Stopp und das Verspätungsrisiko brauchen Telematik auf Ihren eigenen Fahrzeugen, die KSeF-Vorgänge brauchen KSeF.
Die Zeit für Langer Stopp stellen Sie unter Automatische Aktionen ein, die Abrechnungsfrist in den TMS-Einstellungen.
Erledigen und Verwerfen schreiben die Begründung mit Ihrem Namen in die Historie des Datensatzes.
Ein alter Link auf Meine Arbeit mit einer Warteschlange darin (?queue=mine) öffnet Vorgänge mit diesem Filter.