TMS: Links für Kunden, Frachtführer und Fahrer

Mit einem Link öffnet jemand außerhalb Ihrer Firma eine Seite von Ihnen, ohne sich anzumelden: Ein Frachtführer bestätigt einen Auftrag, ein Kunde verfolgt eine Lieferung oder lädt seine Rechnungen herunter, ein Fahrer sieht seine nächsten Stopps auf dem Handy. Jeder Link zeigt nur das, wofür seine Seite da ist, und sonst nichts aus Ihrer Organisation.

Die vier Links

Link	Für	Umfasst	Gilt standardmäßig
Link für den Frachtführer	Den Frachtführer eines Auftrags	Diesen Auftrag	60 Tage nach der letzten Entladung; die Aktivität des Frachtführers hält ihn offen
Tracking-Link für den Kunden	Den Kunden eines Auftrags	Diesen Auftrag	14 Tage nach der letzten Entladung
Link für den Kunden	Einen Kunden	Seine Aufträge und Rechnungen	180 Tage
Link für den Fahrer	Einen Ihrer Fahrer	Seine Aufträge der nächsten Tage	365 Tage

Beim Erstellen können Sie die Gültigkeit in Tagen festlegen, von 1 bis 365; bleibt das Feld leer, gilt der Standard aus der Tabelle. Sie wählen auch die Sprache der Seite: Polnisch, Englisch oder Deutsch.

Einen Link erstellen und stoppen

Die Adresse wird einmal gezeigt

„Aus Sicherheitsgründen zeigen wir die Adresse nur einmal, beim Erstellen. Ist sie verloren, erstellen Sie einen neuen Link.“ Kopieren Sie sie, bevor Sie das Fenster schließen.

Links eines Auftrags liegen auf dem Tab Freigabe der Auftragskarte: Frachtführer-Link erstellen oder Tracking-Link erstellen, mit Für wen (optional) für Ihre eigene Übersicht. Links dieses Auftrags listet jeden Link mit seinem Stand (Aktiv, Widerrufen, Abgelaufen), bis wann er gilt, wann er zuletzt geöffnet wurde und wie oft. Widerrufen stoppt einen Link sofort: „Wer sie hat, sieht, dass der Link ungültig ist.“
Der Link für den Kunden und für den Fahrer: Ein Kunde und ein Fahrer haben je einen aktiven Link. Neuen Link erstellen ersetzt den bisherigen, und die alte Adresse funktioniert sofort nicht mehr. Link widerrufen stoppt ihn ohne neuen. Die Zeile unter dem Titel sagt, ob der Link Aktiv ist, bis wann, und wann er zuletzt geöffnet wurde.
Eine abgelaufene, widerrufene oder unbekannte Adresse zeigt jedem dieselbe Seite und verrät damit nichts.
Ein Link, den der Support von Quanty bei der Hilfe für Ihre Organisation erstellt hat, funktioniert nicht mehr, sobald dieser Support-Zugang endet. Links, die Ihre eigenen Leute erstellen, funktionieren weiter, auch wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Der Link für den Frachtführer

Die Seite des Frachtführers zeigt einen Auftrag: was zu fahren ist, wo und wann, und den vereinbarten Preis. Dort kann der Frachtführer:

Auftrag bestätigen mit dem Kennzeichen des Lkw und des Aufliegers, dem Fahrer und seinem Telefon und, optional, dem Tag, bis zu dem er die Dokumente schickt (vorher erinnert ihn niemand). Früher angegebene Kennzeichen werden wieder angeboten („Fahrzeuge, die Sie früher angegeben haben“). Bis zur Zustellung kann er Lkw oder Fahrer ändern, und der Spediteur sieht die Änderung sofort.
Ich kann den Auftrag nicht übernehmen, mit einem kurzen Grund, bevor er bestätigt. Der Verantwortliche des Auftrags bekommt den Vorgang Der Frachtführer hat den Auftrag abgelehnt, und die Auftragskarte zeigt den Grund.
Die Tatsächlichen Zeiten von Ankunft und Abfahrt an einem Stopp eintragen, wo sie niemand sonst gesetzt hat (Ihre Telematik, ein Disponent oder ein Import).
Dokumente hochladen: CMR, Ablieferungsnachweis, Palettenschein, Thermografausdruck und andere, bis 25 MB je Datei und 20 je Link. Sie zählen am Auftrag als Dokumente des Frachtführers.
Seine Rechnung für den Auftrag senden: die Datei, ihre Nummer, Netto- und Bruttobetrag und die Währung. Sie kommt als Entwurf von Frachtführerkosten an, dem Auftrag zugeordnet, nie als zweite Kopie von Kosten, die Sie schon haben. Danach kann er nur noch Korrektur senden.
In einem Gespräch über seine Rechnung schreiben, mit Dateien bis 10 MB (höchstens 20). Ihr Team antwortet auf der Kostenkarte, siehe TMS: Frachtführerkosten und Zahlungen.

Auftrag an den Frachtführer senden schickt diesen Link per E-Mail mit dem PDF des Auftrags, und ein erneutes Senden trägt denselben Link (siehe TMS: Disposition). Ein Link, den Sie auf dem Tab Freigabe erstellen, ist ein eigener.

Wie lange er gilt

Ein neuer Link für den Frachtführer gilt bis 60 Tage nach der letzten Entladung, weil Frachtführer oft Wochen nach der Zustellung abrechnen. Jedes Dokument, jede Rechnung und jede Nachricht, die der Frachtführer über einen aktiven Link sendet, hält ihn mindestens 30 weitere Tage offen. Auf dem Tab Freigabe fügt Um 30 Tage verlängern einem aktiven oder abgelaufenen Frachtführer-Link 30 Tage hinzu: „Der Link gilt jetzt bis …“. Nie über ein Jahr nach der letzten Entladung hinaus; ein widerrufener Link wird nie verlängert (erstellen Sie einen neuen), und der Link eines Frachtführers, der den Auftrag nicht mehr fährt, auch nicht.

Der Tracking-Link für den Kunden

Der Kunde sieht den Status, die Stopps mit Plan und Ist, die voraussichtliche Ankunft und eine ungefähre Position, ohne Preise, ohne Frachtführer und ohne Fahrerdaten. Ist die automatische Aktion E-Mails an Kunden eingeschaltet, bekommt der Kunde außerdem einen Tracking-Link per E-Mail, wenn der Auftrag geladen oder geliefert ist (siehe TMS: Überblick).

Der Link für den Kunden

Auf der Karte eines Kunden hat das Menü ⋯ den Eintrag Link für den Kunden: „… sieht seine Aufträge mit Status und Dokumenten sowie seine Rechnungen. Ohne Frachtpreise und ohne Frachtführer.“ Wählen Sie die Sprache der Seite und kopieren Sie den Link, oder schalten Sie Per E-Mail senden ein (An und Cc (optional), die E-Mail in der Sprache der Seite) und drücken Sie Erstellen und senden. Per E-Mail geht nichts hinaus, bevor ein Mensch das tut.

Link für den Kunden: was der Kunde sieht, Gültig für (Tage), die Sprache der Seite und Per E-Mail senden, mit Link erstellen

Die Seite des Kunden hat zwei Teile:

Aufträge: seine Aufträge der letzten 90 Tage und die kommenden, 25 je Seite, die neuesten zuerst: Ihre Nummer, seine eigene Referenz, die Strecke, die geplante Be- und Entladung, ein einfacher Status, die erwartete Ankunft unterwegs und Auftrag anzeigen mit den Stopps (Plan, Ankunft, Abfahrt) und den Dokumenten, die er herunterladen darf.
Rechnungen: Rechnungen, die ihm in Quanty ausgestellt wurden, aus den letzten 365 Tagen oder noch nicht ganz bezahlt, mit den Beträgen, dem bezahlten und dem offenen Teil, dem Stand (Offen, Überfällig, Teilweise bezahlt, Bezahlt), der KSeF-Nummer und PDF herunterladen.

Die Seite des Kunden auf dem Handy: Aufträge und Rechnungen, seine Aufträge mit Ihrer Nummer, seiner Referenz, der Route, dem Fortschritt und den Lade- und Entladetagen

Die Seite zeigt nie Preise oder die Fracht, den Frachtführer, den Fahrer, Kennzeichen, interne Notizen, Vorgänge, GPS-Positionen, die Rechnung des Frachtführers oder Ihren Auftrag an den Frachtführer. Von den Dokumenten des Auftrags sieht der Kunde standardmäßig das CMR und den Ablieferungsnachweis. Jedes andere Dokument erst nach Für den Kunden sichtbar in seinem Menü auf der Auftragskarte („Der Kunde sieht es“), ein ausgeblendetes oder abgelehntes Dokument nie. Für den Kunden sichtbar nimmt nur eine Datei, die Sie in Dateien öffnen dürfen: Eine vertrauliche Datei wird abgelehnt („Diese Datei ist in Dateien vertraulich, daher sieht der Kunde sie nie.“), ebenso eine Datei, die nur einige Personen Ihres Unternehmens sehen („Diese Datei sehen in Dateien nur einige Personen Ihres Unternehmens. Geben Sie sie zuerst für das ganze Unternehmen frei, dann zeigen Sie sie dem Kunden.“). Die Seite des Kunden zeigt nie ein Dokument, dessen Datei vertraulich, gelöscht oder nicht für das ganze Unternehmen sichtbar ist, außer der Frachtführer oder ein Fahrer hat es über seinen Link geschickt; eine Datei, die später privat wird, verschwindet auch von der Seite.

Ein archivierter Kunde bekommt keinen neuen Link, und sein bestehender Link öffnet sich nicht mehr; er öffnet sich wieder, wenn der Kunde wiederhergestellt wird, bevor der Link abläuft. Einem Kunden, der aus Marcos TMS kommt, solange diese Verbindung läuft, und Beispieldaten sendet Quanty den Link nicht per E-Mail: Erstellen Sie den Link ohne E-Mail und senden Sie ihn selbst.

Anonymisiert ein Administrator eine der Kontaktpersonen des Kunden, sagt der Dialog: „Der Link für den Kunden funktioniert weiter: Er gehört der Firma, nicht dieser Person. Hat diese Person ihn erhalten, widerrufen Sie ihn unter „Link für den Kunden“ auf der Kundenkarte.“

Der Link für den Fahrer

Auf der Karte eines Fahrers hat das Menü ⋯ den Eintrag Link für den Fahrer: „… sieht auf dem Handy die Aufträge von gestern bis drei Tage voraus, meldet Ankunft und Abfahrt und fügt Fotos von Dokumenten und Ausgaben hinzu.“ „Quanty sendet diesen Link nicht per SMS oder WhatsApp. Kopieren Sie ihn oder lassen Sie den Fahrer den QR-Code vom Bildschirm scannen.“ Einen Link bekommt nur ein aktiver Fahrer.

Seine Seite beginnt mit „Aufträge von“ und dem Namen Ihrer Firma, dann „Guten Tag“ und seinem Vornamen. Darauf sieht der Fahrer die Aufträge, in denen er Fahrer oder zweiter Fahrer ist, mit einem Stopp von gestern bis drei Tage voraus oder gerade unterwegs: den Lkw, den Auflieger, die Temperatur, ADR-Ware, die Ausrüstung und die Stopps der Reihe nach mit Adresse, Zeitfenster, Referenz, Avisierung, Rampe und Kontakt (Anrufen). Nie einen Preis, das Geld des Kunden, den Frachtführer, einen anderen Fahrer oder eine Notiz des Büros. Er kann:

an jedem Stopp Ich bin da und Ich fahre ab drücken, außer das Büro oder die Fahrzeugortung hat diese Zeit schon eingetragen;
Foto eines Dokuments hinzufügen (CMR, POD, Palettenschein, Thermografausdruck oder anderes); es landet am Auftrag mit dem Vermerk Vom Fahrer;
Ausgabe hinzufügen (Kraftstoff, AdBlue, Maut, Parken, Wäsche, Reparatur, Teile, Übernachtung, Bußgeld oder anderes) mit einem Foto des Belegs: „Das Büro prüft jede Ausgabe, bevor sie zählt.“

Die Seite des Fahrers auf dem Handy: sein Auftrag mit den Kennzeichen von Zugmaschine und Auflieger, Be- und Entladung mit Zeitfenstern und Ware, Ich bin da und Foto eines Dokuments hinzufügen

Ein Fahrer, der nicht mehr aktiv ist oder dessen Daten anonymisiert wurden, verliert den Link sofort; der Dialog Anonymisieren sagt das: „Der Link für den Fahrer funktioniert sofort nicht mehr: Wer ihn öffnet, sieht, dass er abgelaufen ist.“

Wer sie erstellen darf

Die Links eines Auftrags (Frachtführer, Tracking), Um 30 Tage verlängern, Für den Kunden sichtbar und der Link für den Kunden gehören zum Modul Disposition; der Link für den Fahrer zu Fuhrpark (siehe TMS-Module). Betrachter erstellen keine.
Der Assistent im Chat sagt Ihnen, ob ein Link aktiv ist, bis wann und wie oft er geöffnet wurde. Einen Link für den Kunden oder den Fahrer erstellen, per E-Mail senden, verlängern oder widerrufen tut aber immer ein Mensch in der App.