Dateien & Wissensdatenbank

Die Seite Dateien ist die Dokumentbibliothek Ihrer Organisation. Alles, was Sie hochladen — Verträge, Rechnungen, Berichte, Tabellen — wird einmal analysiert und ist danach überall verfügbar: als Blattzeilen, als Chat-Kontext und als Standards der Wissensdatenbank für Spalten.

Die Dateien-Seite nach dem Hochladen von Dokumenten

Dateien hochladen

Öffnen Sie Dateien in der Seitenleiste und nutzen Sie den Upload-Dialog:

Datei hierher ziehen oder klicken zum Durchsuchen, oder nutzen Sie Datei auswählen / Ordner auswählen, um ein ganzes Verzeichnis hochzuladen.
Uploads zeigen echten Byte-Fortschritt pro Datei.
Dateitypen werden bereits bei der Auswahl geprüft, nicht unterstützte Dateien werden vor dem Upload aussortiert.
Upload-Limits werden im Dialog angezeigt (maximale Dateianzahl und Größe pro Upload).

Sie können Dateien auch direkt aus einem Blatt hinzufügen — der Toolbar-Button Dateien hinzufügen und Drag-and-drop auf das Raster laden in die Bibliothek hoch und erstellen in einem Schritt Zeilen.

Verarbeitung und Analyse

Dateien werden nach dem Upload analysiert: Text wird extrahiert, Tabellen werden zeilenbewusst gelesen, der Inhalt wird für die Suche indexiert und eine Zusammenfassung erstellt. Jede Datei zeigt ihren Status:

Status	Bedeutung
Verarbeitung	Die Datei ist in der Warteschlange oder wird konvertiert
Analyse	KI-Analyse und Indexierung laufen
Bereit	Die Datei ist vollständig verarbeitet und durchsuchbar
Fehlgeschlagen	Etwas ist schiefgelaufen — über das Dateimenü erneut versuchen

Die Verarbeitung läuft mit einer begrenzten Anzahl paralleler Dateien pro Nutzer; weitere Dateien warten in der Warteschlange. Tabellendateien (Excel, CSV) behalten ihre Zeilenstruktur, sodass blattbewusste Funktionen auf bestimmte Zeilen und Tabs verweisen können.

Die Bibliothek organisieren

Erstellen und verschachteln Sie Ordner; die Bibliothek bietet außerdem Listen-, Raster- und Baumansicht.
Verschieben und umbenennen Sie Dateien und Ordner jederzeit.
Löschen ist ein weiches Löschen mit 30 Tagen Aufbewahrung. Owner und Admins können eine Datei endgültig entfernen (für DSGVO-Anfragen).

Downloads

Downloads nutzen temporäre signierte URLs — Links laufen ab und können nicht außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden. Für viele Dateien auf einmal starten Sie einen Massen-Download und holen das Archiv ab, sobald es bereitsteht.

Freigabe und Berechtigungen

Jede Datei hat ihre eigene Sichtbarkeit, festgelegt im Freigabedialog:

Alle in der Organisation — der Standard für gemeinsame Arbeit.
Nur ich — privat für die hochladende Person.
Bestimmte Personen — gewähren Sie einzelnen Nutzern oder Rollen Zugriff, mit Darf ansehen oder Darf verwalten pro Berechtigung.

Dateien, die Sie nicht sehen dürfen, erscheinen weder in Ihren Bibliotheksansichten noch in Blättern oder in der Chat-Suche.

Suche

Die Bibliothek ist mit hybrider Suche indexiert: semantische Vektorsuche kombiniert mit Volltextsuche, zusammengeführt in ein Ranking. Das treibt an:

das Suchfeld auf der Dateien-Seite,
die Chat-Suche — stellen Sie eine Frage, durchsucht der Assistent Ihre Dokumente und belegt, was er verwendet hat,
erweiterte Filter (pro Datei, pro Tab, pro Zeilenbereich) für Tabellendateien.

Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist kein separater Ort — sie ist eine Möglichkeit, Bibliotheksdokumente an eine Spalte anzuhängen, damit das Modell nach Ihren Standards urteilt statt nach seinen eigenen Vorgaben.

In der Spaltenkonfiguration können Sie im Bereich Wissensdatenbank Dokumente anhängen (durchsuchbare Auswahl) und mit einem Klick wieder entfernen. Typische Einsätze:

Hängen Sie Ihre Preisrichtlinie an und fragen Sie eine Spalte: „Weicht dieser Vertrag von unseren Standardbedingungen ab?“
Hängen Sie eine Compliance-Checkliste an und klassifizieren Sie Dokumente dagegen.

Standards bleiben aktuell

Das Modell bewertet anhand der angehängten Dokumente, nicht anhand eigener Vorgaben. Wird ein angehängtes Dokument aktualisiert, gilt die abhängige Spalte als veraltet — betroffene Zellen lassen sich mit einem Klick neu berechnen.

Dateien in Blättern

Es gibt zwei Wege, Dateien und Zeilen zu verbinden:

Dateien hinzufügen (Toolbar) oder Dateien auf das Raster ziehen. Jede Datei wird zu einer Zeile in der Ziel-Datei-Spalte.
Wählen Sie im Zeilen-Dialog die Ziel-Dateispalte und die Quelle: Aus Dateien (bereits in der Bibliothek) oder Neu hochladen.

Eine Zelle kann mehrere Dateien enthalten — ein Datei-Set — und Zeilen können neben der Hauptdateispalte zusätzliche Referenzdateien tragen. Wie Dateispalten KI-Spalten speisen, zeigt Spalten & KI-Extraktion.