Dateien

Dateien enthält alle Dokumente Ihrer Organisation in Ordnern: Verträge, Rechnungen, CMR-Frachtbriefe, Tabellen, Fotos und Aufnahmen. Eine hochgeladene Datei wird einmal gelesen (ihr Text, ihre Tabellen, die Sprache in einer Aufnahme), damit Sie sie durchsuchen, im Chat nach ihr fragen, sie als Zeile einer Tabelle verwenden und sie einer KI-Spalte als Maßstab für die Bewertung anhängen können. Dateien, die die KI für Sie erstellt, landen ebenfalls hier.

Wer welche Datei öffnen darf und wie Sie Dateien mit Personen außerhalb der Organisation teilen, steht unter Dateien teilen.

Bevor Sie beginnen

• Dateien steht in jedem Tarif in der Seitenleiste.
• Jedes Mitglied außer einem Betrachter kann hochladen, Ordner anlegen und ordnen. Ein Betrachter kann die Dateien, die er sehen darf, öffnen, in der Vorschau ansehen, herunterladen und durchsuchen.
• Eine Datei mit KI zu lesen (damit sie durchsuchbar ist und Sie Fragen dazu stellen können), verbraucht die KI-Credits Ihrer Organisation und setzt einen bezahlten Tarif mit Credits voraus. Ohne ihn gilt: „Dateien werden wie gewohnt hochgeladen und heruntergeladen. Ihren Inhalt auszulesen, damit sie durchsuchbar werden, braucht einen bezahlten Tarif.“
• Jeder Tarif enthält Speicherplatz für die ganze Organisation. Ist er voll, stoppen Uploads mit „Nicht genug Speicherplatz für diese Dateien“ (siehe Abrechnung und Credits).

Die Seite Dateien

Die Symbolleiste

Die Tabs

Rechts neben den Tabs: Details (ⓘ, für das ausgewählte Element), Geteilte Links (die Links für Personen außerhalb der Organisation, siehe Dateien teilen) und Tastenkürzel.

Nach Typ filtern

Unter den Tabs filtern Chips die Liste: Alle, dann nur die Arten, die im Ordner vorkommen, jeweils mit ihrer Anzahl: PDF, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder, Aufnahmen und Sonstige. Solange Dateien gelesen werden oder fehlgeschlagen sind, erscheinen auch die Chips In Verarbeitung und Fehlgeschlagen.

Die Liste

Die Listenansicht hat die Spalten Name, Status, Hinzugefügt und Besitzer. Ein Stern kennzeichnet markierte Elemente, ein Schloss- oder Personensymbol kennzeichnet Dateien mit Nur ich oder Bestimmte Personen, und ein Abzeichen kennzeichnet vertrauliche Dateien aus Unterhaltungen. Große Ordner werden seitenweise geladen.

Das Elementmenü

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei (oder verwenden Sie ihr ⋯):

Das Menü eines Ordners enthält Ordner öffnen, Außerhalb der Organisation teilen, die Markierung, Zu Verknüpfungen hinzufügen, Umbenennen, Verschieben, Details und Löschen. Ein Rechtsklick auf eine leere Fläche bietet Neuer Ordner, Dateien hochladen und Ordner hochladen.

Mehrere Elemente auswählen

Haken Sie Elemente an (oder verwenden Sie Shift + Pfeiltasten) und nutzen Sie die Leiste: Herunterladen (mehrere Dateien werden als eine ZIP-Datei heruntergeladen: „4 Dateien herunterladen“), Quanty fragen (bei genau einer Datei), Details, die Markierung, Verschieben und Löschen. Verschieben und Löschen erscheinen nur, wenn Sie jedes ausgewählte Element ändern dürfen.

Tastenkürzel

Dateien hochladen

1. Klicken Sie auf Hochladen (oder drücken Sie Shift+U), oder ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer auf die Seite. Die Ablagefläche zeigt, wo sie landen: „Die Dateien landen in ‚Kwity‘“ oder „Die Dateien landen auf der obersten Ebene“.
2. Fügen Sie in Datei hochladen Dateien mit Datei auswählen hinzu oder einen ganzen Ordner mit Ordner auswählen (seine Unterordner kommen mit, bis zu 8 Ebenen tief).
3. Lassen Sie Mit KI analysieren eingeschaltet, damit die Dateien gelesen werden. Der Hinweis dazu sagt: „Ausschalten, um die Dateien nur zu speichern: ohne KI-Kosten, Sie können sie später analysieren.“ Ihre Wahl wird gespeichert.
4. Prüfen Sie KI-Analyse (Schätzung): das Höchste, was das Lesen kosten sollte. Dateien, die nicht gelesen werden, sagen, warum: „Zu groß für die KI-Analyse, wird nur gespeichert“, „Archiv, wird unverändert gespeichert (nie geöffnet oder analysiert)“ oder „Die KI liest diesen Dateityp nicht, er wird nur gespeichert“.
5. Starten Sie den Upload. Bei Aufnahmen, Dateien ab 50 MB oder einer höheren Schätzung fragt Quanty zuerst nach: Diese Dateien hochladen und analysieren? „Die Kosten zählen zum KI-Budget Ihrer Organisation.“ Ja, hochladen bestätigt.

Eine Leiste zeigt den Fortschritt („3 von 12 werden hochgeladen“, „Noch etwa 2 Min.“) mit Alle abbrechen, Fehlgeschlagene wiederholen und Abbrechen oder Wiederholen für jede einzelne Datei. Große Dateien gehen in Teilen direkt in den Speicher, und ein fehlgeschlagener Teil wird für sich allein wiederholt.

Andere Wege hinein: Dateien auf der Seite eines Arbeitsbereichsordners ablegen („Ziehen Sie Dateien irgendwo auf diese Seite, um sie hier hochzuladen.“), Dateien zur Dateizelle einer Tabelle hinzufügen, sie im Chat anhängen oder sie über ein Formular, eine E-Mail-Automatisierung oder WhatsApp empfangen. Diese werden von selbst in Ordner abgelegt (siehe Ordner, die Quanty für Sie füllt).

Grenzen

Dateitypen

Der Dialog fasst es zusammen: „Dokumente, Bilder, Aufnahmen (transkribiert) und Archive wie ZIP, RAR oder 7Z (unverändert gespeichert)“.

Zwei Dateien dürfen denselben Namen haben, sogar im selben Ordner.

Verarbeitung

Nach dem Upload liest Quanty jede Datei, bei der Mit KI analysieren eingeschaltet ist: Es entnimmt Text und Tabellen, transkribiert die Sprache von Aufnahmen und indexiert alles für die Suche.

Wie jede Art gelesen wird:

• Tabellen und Textdateien werden auf Quantys eigenen Servern gelesen, ohne KI-Kosten.
• PDF-Dateien mit einer Textebene werden genauso gelesen. Gescannte PDFs (fast kein Text pro Seite) gehen an das Modell für Dokumentenanalyse der Organisation, bis 30 MB.
• Bilder werden einmal vom Modell für Dokumentenanalyse gelesen.
• Aufnahmen werden transkribiert; die Sprache (Polnisch, Englisch oder Deutsch) wird automatisch erkannt. Die Transkription wird pro Audiominute abgerechnet.

Ein Administrator wählt das Modell für Dokumentenanalyse unter Einstellungen, Organisationen: „Wird für gescannte PDFs und Bilder verwendet. Textdateien und Tabellen werden lokal und kostenlos verarbeitet.“

Eine Datei, die lange in der Verarbeitung bleibt, wird automatisch erneut versucht; nach 24 Stunden wird sie als Fehlgeschlagen markiert, damit Sie entscheiden können. In einer Tabellenzelle heißen dieselben Zustände Zur Verarbeitung eingereiht, Wird verarbeitet… (mit der Phase: Dokument wird gelesen, Vorbereitung für die Suche, Indexierung), Bereit oder Konnte nicht gelesen werden, und Dauert länger als üblich bietet Verarbeitung erneut starten.

Eine Datei ansehen

Klicken Sie auf eine Datei oder drücken Sie die Leertaste. Die Vorschau öffnet sich über der Seite.

• Die obere Leiste: der Name, das Datum „Geändert am“, „3 von 12“ mit Vorherige Datei und Nächste Datei, Quanty fragen, die Markierung, Teilen, Details, Herunterladen und Weitere Aktionen (In neuem Tab öffnen, Drucken, Umbenennen, Löschen).
• Vergrößern, Verkleinern, An Bildschirm anpassen, Originalgröße und bei Bildern Drehen.

Details zeigt die Dateiinformationen: Typ, Größe, Erstellungsdatum, Besitzer und Freigabe. Eine Datei, die für die KI gelesen wurde, zeigt außerdem KI-Suche: Durchsuchbar und den Tag, an dem sie Indiziert wurde.

Quanty zu einer Datei fragen

Quanty fragen (im Menü, in der Vorschau oder in der Auswahlleiste) öffnet den Chat mit der angehängten Datei und der fertigen Frage „Was steht in dieser Datei? Fasse die wichtigsten Punkte zusammen.“. Ändern Sie sie in Ihre eigene Frage und senden Sie sie ab. Sie können Dateien auch in den Chat ziehen: „Ablegen, um Quanty zu diesen Dateien zu fragen“. Die Antwort kostet so viel wie eine Chatantwort (siehe KI-Assistent). Nur gelesene Dateien lassen sich durchsuchen und zitieren.

Ordner

• Neuer Ordner legt einen Ordner an; Ordner lassen sich beliebig tief verschachteln.
• Verschieben öffnet Elemente verschieben, um den Zielordner zu wählen, oder ziehen Sie Elemente auf einen Ordner: „Nach ‚Kwity‘ verschoben“, mit Rückgängig.
• Umbenennen mit F2.
• Ein Ordner, den Sie nicht öffnen dürfen, zeigt „Dieser Ordner ist nicht verfügbar“ mit Zu „Meine Dateien“.

Ordner, die Quanty für Sie füllt

Manche Dateien werden von selbst abgelegt. Quanty legt diese Ordner an, wenn sie zum ersten Mal gebraucht werden, benannt in der Sprache Ihrer Organisation. Sie dürfen sie umbenennen oder verschieben, und sie bekommen weiterhin Dateien.

Abgelegte Kopien werden gespeichert, nicht ein zweites Mal gelesen, und zählen nicht doppelt zum Speicherplatz.

Papierkorb

Löschen verschiebt Elemente in den Papierkorb: „Sie landen im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.“

• „Elemente im Papierkorb werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht.“ Jedes Element zeigt „Wird in 12 Tagen endgültig gelöscht“.
• Wiederherstellen holt ein Element an seinen alten Ort zurück.
• Endgültig löschen entfernt es für immer; Papierkorb leeren entfernt alles, was Sie löschen dürfen („2 Elemente, die Sie nicht löschen dürfen, wurden behalten.“). Beide fragen zuerst nach und sagen: „Tabellenzeilen, die aus diesen Dateien entstanden sind, werden mit gelöscht.“
• Wenn Sie einen Ordner löschen, landen Dateien darin, die Sie nicht verwalten dürfen (zum Beispiel die private Datei einer Kollegin), nie im Papierkorb; sie wandern stattdessen auf die oberste Ebene.
• Endgültig löschen ist strenger geregelt als in den Papierkorb verschieben: Nur die Person, die die Datei hochgeladen hat, ein Administrator der Organisation oder jemand mit Darf verwalten kann eine Datei endgültig löschen (bei Dateien aus Unterhaltungen nicht der Administrator).

Dateien in Tabellen

Die Dateispalte einer Tabelle enthält Dateien, eine oder mehrere pro Zelle (siehe Spaltentypen).

• Zeile hinzufügen, Dateien hinzufügen im Raster oder Dateien, die Sie auf dem Raster ablegen, ergeben eine Zeile pro Ablage; mehrere Dateien in einer Zeile bilden eine Dateisammlung.
• In einer Dateizelle fügt Datei hochladen oder aus Dateien wählen Dateien von Ihrem Computer oder aus Dateien hinzu; Weitere Dateien hinzufügen und Datei aus der Zelle entfernen ändern sie. Vor dem Entfernen der letzten Datei fragt Quanty nach: „Aus dieser Datei berechnete KI-Werte bleiben sichtbar, werden aber bis zur Neuberechnung als veraltet markiert.“
• KI-Spalten, die eine Datei lesen, warten, bis sie gelesen ist: Wartet auf Dateien.

Das Löschen von Zeilen löscht nie ihre Dateien: „Die Quelldateien bleiben in Dateien.“

Wissensbasis

Die Wissensbasis einer KI-Spalte hängt Dokumente aus Dateien an, an denen die Spalte misst, etwa Ihre Preisliste, eine Vorschrift oder eine Checkliste: „Das Modell bewertet anhand dieser Dokumente, nicht anhand eigener Vorgaben. Wird ein angehängtes Dokument aktualisiert, gilt diese Spalte als veraltet.“ Verwenden Sie + anhängen in den Spalteneinstellungen und suchen Sie das Dokument (siehe Spalten und KI).

Von der KI erstellte Dateien

Dateien, die der Chat erstellt (Word, Excel, PowerPoint, CSV, Markdown, Text, ein Präsentationsexport), werden in Dateien gespeichert: im Ordner Generiert des Projekts, wenn der Chat zu einem Projekt gehört, sonst in Von KI erstellt. Eine KI-Spalte mit der Ausgabe Datei (Word, Excel, PowerPoint, Text) speichert „Ein fertiges Dokument pro Zeile, gespeichert in Dateien.“; ihre Zellen bieten Herunterladen, In Dateien öffnen und Neu generieren (die vorherige Datei geht in den Papierkorb).

Gut zu wissen

• Die Suche findet Namen. Das Suchfeld auf der Seite Dateien durchsucht Datei- und Ordnernamen. Um zu finden, was in Dateien steht, fragen Sie im Chat: Er durchsucht den Text jeder gelesenen Datei.
• Gespeichert, nicht gelesen. Archive, nicht gelesene Typen und Dateien, die mit ausgeschaltetem Mit KI analysieren hochgeladen wurden, lassen sich erst durchsuchen oder zitieren, wenn sie gelesen sind.
• Ordner werden Datei für Datei heruntergeladen. Wählen Sie die Dateien aus und laden Sie sie zusammen als ZIP-Datei herunter.
• Das KI-Budget. Ist das monatliche KI-Budget aufgebraucht, stoppen Uploads mit Lesen („Monatliches KI-Budget erreicht“); mit ausgeschaltetem Mit KI analysieren können Sie weiterhin hochladen.
• Telefone. Die Seite Dateien funktioniert auch auf dem Telefon.

Verwandte Seiten

• Dateien teilen: wer eine Datei sieht, und Links für Personen außerhalb.
• Tabellenblatt: Dateien als Zeilen hinzufügen.
• Spalten und KI: Dateispalten, die Wissensbasis und die Transkription.
• KI-Assistent: Fragen zu Ihren Dokumenten stellen.
• Abrechnung und Credits: Speicherplatz und was das Lesen von Dateien kostet.