Auslöser und Bedingungen

Die Karte Wenn einer Automatisierung enthält ihren Auslöser („Das Ereignis, das die Aktionen startet.“), die Karte Falls die Bedingungen, die ein Datensatz erfüllen muss. Zusammen entscheiden sie, wann die Schritte unter Dann laufen. Diese Seite geht jeden Auslöser und seine Felder durch, die Bedingungen und die Grenzen unter Grenzen und Verhalten.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen Bearbeitungszugriff auf das Projekt (siehe Automatisierungen).
• E-Mail empfangen braucht ein verbundenes Postfach (siehe Postfächer), WhatsApp-Nachricht empfangen eine verbundene WhatsApp-Nummer (siehe WhatsApp) und KSeF-Rechnung empfangen eine KSeF-Verbindung, deren Register in diese Tabelle schreibt (siehe KSeF (E-Rechnungen)). Die letzten beiden brauchen den Plan Gold oder höher.
• Karte gelangt in eine Spalte braucht eine Kanban-Ansicht der Tabelle (siehe Kanban-Boards), Formular abgeschickt ein Formular darauf (siehe Formulare).

Den Auslöser wählen

Klicken Sie auf die Karte Wenn und wählen Sie den Auslöser unter Wann ausführen.

Datensatz erfüllt Bedingungen löst einmal aus, wenn ein Datensatz die Bedingungen zu erfüllen beginnt, und nicht erneut, solange er sie weiter erfüllt. Datensatz geändert löst bei jeder Änderung einer beobachteten Spalte aus.

Nach Zeitplan

Ein Zeitplan betrachtet die Datensätze, die die Bedingungen der Karte Falls erfüllen. Eine Zusammenfassung listet höchstens 200 Datensätze; verwenden Sie in der Nachricht die Felder Anzahl Datensätze, Datensatzliste oder Datensatztabelle (siehe Aktionen).

E-Mail empfangen

Jeder Filter nimmt mehrere durch Kommas getrennte Werte an (bis zu 20 Werte und 500 Zeichen). Neueste E-Mails in diesem Postfach listet die letzten Nachrichten mit Passt oder Ausgefiltert, sodass Sie die Filter prüfen können, bevor Sie die Automatisierung einschalten.

„Nur E-Mails, die nach dem Einschalten der Automatisierung eingehen, lösen sie aus.“ E-Mails, die schon im Postfach liegen, werden nie verarbeitet.

Die E-Mail als Datensatz speichern

Unter In der Tabelle speichern legt Jede E-Mail als neuen Datensatz speichern (standardmäßig an) je E-Mail einen Datensatz an und lässt Sie wählen, welche Spalte welchen Teil erhält: Absenderadresse, Absendername, An, Betreff, Text, Empfangen am und Anhänge (die Anhänge brauchen eine Dateispalte). Nicht speichern lässt den Datensatz weg; die Automatisierung kann dann nur benachrichtigen oder senden, und die Schritte Datensatz aktualisieren und KI-Spalten ausführen sind nicht verfügbar.

Eine E-Mail-Automatisierung hat keine Datensatzbedingungen: Die E-Mail wird über die Felder oben gefiltert.

WhatsApp-Nachricht empfangen

Zeile für die Nachricht anlegen erstellt je Nachricht einen Datensatz: „Eine Zeile je Nachricht, in der Tabelle, auf der diese Automatisierung läuft, gefüllt aus den Feldern unten.“ Ordnen Sie Nummer des Absenders, Name des Absenders, Text, Empfangen am und Anhänge Spalten zu, oder lassen Sie einen Teil weg. Anhänge werden als Dateien in der Dateispalte gespeichert. Nur Nachrichten, die nach dem Einschalten der Automatisierung eingehen, lösen sie aus.

KSeF-Rechnung empfangen

Dieser Auslöser legt nie eine Zeile an: Die KSeF-Synchronisierung hat die Rechnung bereits in die Tabelle geschrieben. Deshalb funktioniert er nur in einer Tabelle, in die ein KSeF-Register schreibt; bei jeder anderen Tabelle sagt der Editor das. Seine Schritte können mit dem Datensatz der Rechnung arbeiten, zum Beispiel KI-Spalten ausführen darauf. Nur Rechnungen, die nach dem Einschalten der Automatisierung eingehen, zählen. Siehe KSeF (E-Rechnungen).

Bedingungen

Die Karte Falls enthält die Bedingungen. Sind welche gesetzt, zeigt die Karte Nur wenn und listet sie auf; in ihrem Bereich stehen sie unter Bedingungen bei Datensatz erfüllt Bedingungen und unter Nur wenn bei den anderen Datensatz-Auslösern. Ohne Bedingungen bittet Datensatz erfüllt Bedingungen „Legen Sie die Bedingungen fest, die diese Automatisierung starten“, und die anderen Datensatz-Auslöser zeigen Jedes Mal: „Keine Bedingungen. Fügen Sie welche hinzu, um nur für bestimmte Datensätze zu laufen.“ Bei E-Mail- und WhatsApp-Auslösern zeigt sie „Nachrichten filtern Sie im Schritt Wenn“.

1. Klicken Sie auf die Karte Falls und auf Bedingung hinzufügen.
2. Wählen Sie die Spalte, den Operator und den Wert.
3. Wählen Sie unter Übereinstimmung Alle (jede Bedingung muss erfüllt sein) oder Beliebige (eine genügt).

Neben den Spalten der Tabelle können Sie Erstellt am, Geändert am und Datensatzbezeichnung prüfen. Ein Datum kann relativ sein: now, today, now+24h, now-2d oder today-7d (Einheiten h, d und w), so bedeutet „Fälligkeitsdatum vor now“ „überfällig“. Eine Automatisierung enthält höchstens 20 Bedingungen.

Grenzen und Verhalten

Der Bereich des Auslösers endet mit Grenzen und Verhalten: „Wie oft diese Automatisierung laufen darf und was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt.“

Gut zu wissen

• Nur neue Ereignisse. E-Mail-, WhatsApp- und KSeF-Auslöser schauen nie zurück: Das Einschalten einer Automatisierung verarbeitet nicht, was vorher angekommen ist.
• Bearbeitungen in Schüben. Wartezeit vor dem Start fasst schnelle Bearbeitungen eines Datensatzes zu einer Ausführung zusammen.
• Werte aus KI-Spalten. Ein Wert, den eine KI-Spalte schreibt, zählt als Änderung: Er kann Datensatz geändert und Datensatz erfüllt Bedingungen starten, sodass Sie auf ein KI-Ergebnis reagieren können, sobald es da ist (zum Beispiel Datensatz erfüllt Bedingungen mit „Kategorie ist Rechnung“). Die Werte, die der Schritt KI-Spalten ausführen einer Automatisierung schreibt, starten dieselbe Automatisierung nie erneut.
• Ketten enden bei drei. Eine Änderung durch eine Automatisierung kann eine weitere starten, bis zu drei tief.
• Eine gelöschte Tabelle. Die Automatisierung zeigt Tabelle gelöscht und stoppt.

Verwandte Seiten

• Automatisierungen: die Seite Automatisierungen, Vorlagen und der Editor.
• Aktionen: was die Schritte unter Dann können.
• Testen und Ausführungsverlauf: einen Auslöser an einem echten Datensatz testen.
• Postfächer: das Postfach verbinden, auf das ein E-Mail-Auslöser hört.