Vorlagen
Eine Vorlage ist eine fertige Tabelle für eine Aufgabe, die Sie ohnehin erledigen: Frachtrechnungen prüfen, ein Vertragsregister führen, Lebensläufe sichten. Sie bringt eine Spalte Dokumente für Ihre Dateien mit, KI-Spalten, die jeweils eine Angabe aus den Dokumenten jeder Zeile herausziehen, Hinweise, welche Dokumente eine Zeile bilden, und einen KI-Agenten, den Sie zu den Ergebnissen fragen können. Sie passen die Spalten an, bevor Sie die Tabelle erstellen, und legen dann Ihre Dokumente ab.
Öffnen Sie Vorlagen in der Seitenleiste. Zu den Vorlagen kommen Sie auch über Aus Vorlagen Wählen in der Willkommenstour, über Erstellen, Aus Vorlage auf der Seite eines Arbeitsbereichs oder Ordners und über Neue Tabelle in einem Projekt.
Bevor Sie beginnen
- Vorlagen durchsehen und verwenden gehört zu jedem Tarif und kostet nichts.
- Zwei Hilfen nutzen KI und verbrauchen die KI-Credits Ihrer Organisation: Quanty eine Vorlage aus einem Satz wählen lassen und eine Vorlage per Chat ändern. Beide brauchen einen bezahlten Tarif. Ohne Tarif: „Eine Vorlage aus einer Beschreibung zu wählen braucht einen bezahlten Tarif. Stöbern und jede Vorlage verwenden geht weiterhin.“
- Vorlage verwenden erstellt eine Tabelle und braucht deshalb Bearbeitungszugriff auf das Projekt, in das sie kommt. Ein Betrachter kann keine erstellen, und solange die Organisation schreibgeschützt ist, lässt sich nichts erstellen.
Der Katalog
Quanty hat 24 Vorlagen in sechs Bereichen: Logistik (5), Buchhaltung (5), Finanzen (5), Recht (3), HR (3) und Einkauf (3). Der Katalog ist eingebaut und für jede Organisation gleich. Zu jeder Vorlage gehört ein Agent.
| Bereich | Vorlage (voller Name) | Wofür sie da ist | Eine Zeile ist | Agent |
|---|---|---|---|---|
| Logistik | 3-Way-Match (3-Way-Abgleich) | „Abrechnungsfehler erkennen, bevor Sie zahlen“ | Eine Zeile = eine Lieferung. Alle zugehörigen Dokumente an dieselbe Zeile anhängen. | Lieferprüfer |
| Logistik | Transporte (Transportregister) | „Aus einem Stapel CMRs ein sauberes Register machen“ | Eine Zeile = ein Transport. CMR, Lieferschein oder Transportauftrag. | Transportassistent |
| Logistik | Fracht (Frachtrechnungsprüfung) | „Jede Frachtrechnung gegen den Auftrag prüfen“ | Eine Zeile = ein Transport: Rechnung des Frachtführers plus Ihr Auftrag. | Frachtprüfer |
| Logistik | Flotte (Flottendokument-Register) | „Keine ablaufende Police oder Prüfung mehr verpassen“ | Eine Zeile = ein Dokument. Fotos von Papierdokumenten funktionieren. | Flottenwart |
| Logistik | Lager (Wareneingang) | „Lieferscheine bis auf jede Position aufgeschlüsselt“ | Eine Zeile = eine Lieferung: der Lieferschein, optional Fotos der Ware. | Lagerassistent |
| Buchhaltung | Steuern (Steuerliche Rechnungsprüfung) | „Abzugsfähigkeit, USt und Codes je Rechnung“ | Eine Zeile = eine Rechnung. Scans und Fotos genügen. | Steuerassistent |
| Buchhaltung | Währungen (Fremdwährungsrechnungen in PLN) | „Offizieller NBP-Kurs, automatisch umgerechnet“ | Eine Zeile = eine Rechnung in EUR, USD oder einer anderen Währung. | Fremdwährungsbuchhalter |
| Buchhaltung | Weiße Liste (Weiße-Liste-Prüfung) | „Lieferantenkonten vor jeder Zahlung prüfen“ | Eine Zeile = eine Rechnung, die Sie bezahlen möchten. | Zahlungswächter |
| Buchhaltung | Spesen (Spesenabrechnung) | „Belege sortiert, kategorisiert und summiert“ | Eine Zeile = ein Ausgabenbeleg. Handyfotos genügen. | Spesenassistent |
| Buchhaltung | Positionen (Rechnungen mit Positionen) | „Jede Rechnungsposition landet im Unterblatt“ | Eine Zeile = eine Rechnung mit allen Seiten. | Rechnungsanalyst |
| Finanzen | Abschlüsse (Abschlüsse in Zahlen) | „Kennzahlen aus gescannten Abschlüssen, modellbereit“ | Eine Zeile = ein Unternehmen (oder ein Berichtsjahr). Vollständigen Abschluss anhängen. | Finanzanalyst |
| Finanzen | Satzungen (LPA- / Satzungsanalyse) | „Schlüsselklauseln aus Gesellschaftsverträgen im Vergleich“ | Eine Zeile = ein Gesellschaftsvertrag, eine Satzung oder ein LPA. | Transaktionsberater |
| Finanzen | Teaser (Investment-Teaser-Entwurf) | „Ein einseitiger Teaser aus Ihren Unterlagen“ | Eine Zeile = ein Unternehmen: Finanzen, Präsentationen, Marktnotizen. | Deal-Texter |
| Finanzen | Kredite (Kreditvertrags-Register) | „Beträge, Margen und Covenants im Vergleich“ | Eine Zeile = ein Kreditvertrag mit Anhängen. | Finanzierungsberater |
| Finanzen | KPI (Portfolio-KPI-Tracker) | „Reports rein, vergleichbare KPIs raus - die Marge rechnet sich selbst“ | Eine Zeile = eine Gesellschaft (oder ein Berichtsmonat). | Portfolioanalyst |
| Recht | Verträge (Vertragsregister) | „Fristen, Parteien und Risiken aller Verträge in einer Tabelle“ | Eine Zeile = ein Vertrag mit allen Anhängen. | Vertragswächter |
| Recht | NDA (NDA-Prüfung) | „Zähne und Lücken jedes NDA in einer Tabelle“ | Eine Zeile = ein NDA-Entwurf oder unterzeichnetes Exemplar. | NDA-Prüfer |
| Recht | DSGVO (DSGVO-Auftragsverarbeitungs-Audit) | „AV-Verträge Klausel für Klausel geprüft“ | Eine Zeile = ein AV-Vertrag mit Anlagen. | Datenschutz-Auditor |
| HR | CV (Lebenslauf-Screening) | „Jeder Kandidat in einer vergleichbaren Zeile“ | Eine Zeile = ein Kandidat. Anschreiben können in dieselbe Zeile. | Recruiting-Assistent |
| HR | Personalakten (Personalakten-Register) | „Verträge gelesen, Gehälter extrahiert, Lücken markiert“ | Eine Zeile = eine Person. Anhänge in dieselbe Zeile. | Personalakten-Assistent |
| HR | Schulungen (Schulungen & Berechtigungen) | „Wer ist wofür zertifiziert - und bis wann“ | Eine Zeile = ein Zertifikat oder eine Berechtigung. Fotos funktionieren. | Compliance-Wächter |
| Einkauf | Angebote (Angebotsvergleich) | „Alle Angebote nebeneinander, inklusive Konditionen“ | Eine Zeile = das Angebot eines Lieferanten auf dieselbe Anfrage. | Einkaufsberater |
| Einkauf | Bestellungen (Bestellung vs. Bestätigung) | „Jede Bestellung gegen die Lieferantenbestätigung geprüft“ | Eine Zeile = eine Bestellung: Ihre Bestellung plus die Auftragsbestätigung. | Bestellcontroller |
| Einkauf | Lieferanten (Lieferantenprüfung) | „Firmenunterlagen geprüft, bevor Sie unterschreiben“ | Eine Zeile = ein Lieferant: alle Onboarding-Unterlagen zusammen. | Prüfbeauftragter |
Die Karte in einem Bereich zeigt den Kurznamen und die Zeile darunter; die Vorstellung zeigt den vollen Namen.
Eine Vorlage in drei Schritten wählen
- Einen Bereich wählen. Unter Nach Bereich stöbern zeigt jede Karte ihren Bereich und wie viele Vorlagen er enthält, zum Beispiel „5 Vorlagen“.
- Eine Vorlage wählen. Der Bereich öffnet seine Vorlagenkarten. Oben führt der Pfeil zurück einen Schritt zurück, und das Bereichsabzeichen führt zurück zu den Karten.
- Die Vorstellung ansehen. Eine Vorlage füllt die Seite (siehe Die Vorstellung). Die Abzeichenzeile nennt jetzt auch die Vorlage, und rechts davon sitzt Vorlage verwenden.
Quanty eine Vorlage wählen lassen
Über den Bereichen steht das Feld Beschreiben Sie Ihr Vorhaben…: „Unsicher? Beschreiben Sie die Aufgabe, wir wählen die passende Vorlage.“
- Schreiben Sie in eigenen Worten, was Sie brauchen, zum Beispiel „Ich vergleiche Frachtrechnungen mit unseren Transportaufträgen“. Verwenden Sie 3 bis 2.000 Zeichen.
- Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf den Pfeil (Vorschlagen).
- Quanty öffnet die Vorstellung der passendsten Vorlage, mit einer Begründung in einem Satz neben den Abzeichen, und schlägt einen kurzen Namen aus zwei bis vier Wörtern für die neue Tabelle vor.
Begründung und Name kommen in der Sprache der Oberfläche, außer Ihre Beschreibung ist eindeutig in einer anderen Sprache.
| Gut zu wissen | |
|---|---|
| Kosten | Eine kurze KI-Anfrage, bezahlt aus den KI-Credits Ihrer Organisation nach dem, was sie verbraucht. Einen festen Preis gibt es nicht. |
| Tarif | Braucht einen bezahlten Tarif mit verbleibenden KI-Credits. Ohne KI ist das Feld abgeblendet, und Stöbern funktioniert weiterhin. |
| Wenn die KI nicht antwortet | Quanty wählt die Vorlage stattdessen nach Stichwörtern. Dann gibt es keine Begründung und keinen vorgeschlagenen Namen. |
| Es wird nichts erstellt | Die Wahl öffnet nur eine Vorstellung. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf Vorlage verwenden klicken. |
Wenn die Wahl fehlschlägt: Keine Vorlage gefunden, „Bitte erneut versuchen oder aus der Liste wählen.“
Die Vorstellung
Die Vorstellung hat links die Vorschau und rechts ein Panel mit vier Reitern. Jede Änderung in den Reitern zeigt sich sofort in der Vorschau, und was die Vorschau zeigt, erstellt Vorlage verwenden.
Die Vorschau
Die Vorschau ist eine kleine Fassung der Tabelle: zuerst die Spalte Dokumente („Dateien hier ablegen“), dann die Spalten der Vorlage, die sich Zeile für Zeile mit Beispielwerten füllen. Das sind Beispiele, keine Ergebnisse aus Ihren Dokumenten. Die Schaltfläche ⓘ (Details) in ihrer Titelleiste öffnet das Detailpanel (siehe Über die Vorlage und Details).
Spalten
Spalten, die Quanty ausfüllt: „Eine je Angabe, die Sie aus jedem Dokument herausziehen möchten.“ In diesem Reiter bearbeiten Sie die Spalten von Hand, und das ist kostenlos.
| Feld | Was es bedeutet | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Der Name der Spalte in der Tabelle. | Rechnungsbetrag |
| Typ | Was die Spalte liefert: Freie Frage, Entität, Zusammenfassung, Klassifizierung, Schlüssel-Wert, Datum, Zahl, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Link, Strukturiert, Untertabelle oder Dokument. | Zahl |
| Anweisung | Was die KI herausziehen soll. „Auf Englisch verfasst: das Modell liest sie, Sie müssen es nicht.“ | Extract the gross total of the invoice |
| Optionen | Für Einfachauswahl und Mehrfachauswahl: eine pro Zeile. | Matched, Mismatch |
| Kategorien | Für Klassifizierung: eine pro Zeile. | Kraftstoff, Maut, Reparaturen |
| Unterspalten | Für Untertabelle: eine pro Zeile. | Position, Menge, Preis |
| Zahlenformat | Für Zahl: Währung, Prozent, Datum, Dezimal oder Ganze Zahl. | Währung |
Jede Spalte hat außerdem Nach oben, Nach unten, Duplizieren und Entfernen, und Sie können sie an eine andere Stelle ziehen. Spalte hinzufügen fügt eine hinzu. Eine Vorlage hat 1 bis 20 Spalten: „Eine Vorlage fasst höchstens 20 Spalten.“ und „Eine Vorlage braucht mindestens eine Spalte.“ Eine Spalte ohne Namen oder ohne Optionen wird markiert und blockiert Vorlage verwenden, bis Sie sie korrigieren. Die Spaltentypen im Detail stehen unter Spaltentypen.
Dokumente
Was eine Zeile bildet, zum Beispiel „Eine Zeile = eine Lieferung. Alle zugehörigen Dokumente an dieselbe Zeile anhängen.“, dann jedes Dokument, das hinzukommt, mit einem Hinweis und seinen Dateitypen, etwa Lieferantenrechnung (PDF oder Scan/Foto; pdf, jpg, png).
KI fragen
KI fragen ist ein Chat über diese Vorlage mit ihrem Agenten: „Fragen Sie mich zu dieser Vorlage oder sagen Sie mir, was ich ändern soll, und die Vorschau passt sich an.“ Zwei Beispielfragen stehen zum Anklicken bereit.
- Fragen Sie etwas, zum Beispiel „Was genau prüft die Spalte Abweichungen?“, und Sie bekommen eine kurze Antwort.
- Bitten Sie um eine Änderung, zum Beispiel „Füge eine Spalte mit dem Mehrwertsteuerbetrag hinzu“, „Entferne das Fälligkeitsdatum“ oder „Mach aus dem Status eine Auswahl aus Bezahlt und Offen“. Der Agent schreibt die Spalten um, das Panel wechselt zu Spalten, und die geänderten Spalten sind markiert, zum Beispiel „2 geändert“.
Der Agent kann Spalten hinzufügen, entfernen und umbenennen und ihre Anweisungen, Optionen und Typen ändern. Eine zweite Dateispalte fügt er nie hinzu. Seine Antworten kommen in der Sprache der Oberfläche, außer Sie schreiben eindeutig in einer anderen.
| Gut zu wissen | |
|---|---|
| Kosten | Jede Antwort wird aus den KI-Credits Ihrer Organisation nach Verbrauch bezahlt. Bearbeiten unter Spalten ist kostenlos. |
| Tarif | Braucht einen bezahlten Tarif: „Die Spalten per Chat zu ändern braucht einen bezahlten Tarif. Der Reiter Spalten macht dasselbe von Hand.“ |
| Länge | Eine Unterhaltung fasst bis zu 20 Nachrichten, Ihre und die Antworten zusammen, jede bis zu 4.000 Zeichen. |
| Wenn es fehlschlägt | Chat hat nicht geantwortet, und im Chat „Es konnte keine Antwort abgerufen werden. Bitte erneut versuchen.“ |
Angepasst und Original wiederherstellen
Sobald die Spalten vom Katalog abweichen, ob per Chat oder von Hand, zeigt die Titelleiste der Vorschau Angepasst. Klicken Sie darauf (Original wiederherstellen), um zur Katalogfassung zurückzukehren.
Vor dem Erstellen wird nichts gespeichert
Ihre Änderungen bestehen nur in dieser Vorstellung. Wenn Sie zum Bereich zurückgehen oder eine andere Vorlage öffnen, gehen sie verloren. Klicken Sie auf Vorlage verwenden, um sie in einer neuen Tabelle zu behalten.
Über die Vorlage und Details
Über die Vorlage zeigt die Beschreibung der Vorlage, ihre Beispielfragen und ihren Agenten mit einer kurzen Beschreibung. Das Panel Details (das ⓘ in der Vorschau) zeigt den vollen Namen und die Zeile darunter, die Beschreibung, Was Sie hinzufügen, Spalten mit Typ und Unterspalten jeder Spalte und Beispielfragen. Escape schließt es.
Die Vorlage verwenden
Vorlage verwenden erstellt die Tabelle. Das kostet nichts: Während die Tabelle entsteht, läuft keine KI. Währenddessen zeigt die Zeile mit der Schaltfläche Tabelle wird erstellt…, Spalten werden konfiguriert… und Tabelle wird geöffnet…. Wohin die Tabelle kommt, hängt davon ab, wo Sie angefangen haben.
Aus Vorlagen in der Seitenleiste
- Klicken Sie auf Vorlage verwenden.
- Wählen Sie unter Projekt wählen („Tabellen leben in Projekten. Wählen Sie, wo diese erstellt werden soll.“) das Projekt im Baum. Hat die Organisation genau ein Projekt, wählt Quanty es für Sie und überspringt diesen Schritt.
- Klicken Sie auf Tabelle erstellen.
Die neue Tabelle kommt in dieses Projekt, bekommt den von Quanty vorgeschlagenen Namen oder sonst den Namen der Vorlage und öffnet sich. Ohne Projekt: „Sie haben noch kein Projekt. Erstellen Sie zuerst eines: Tabellen leben in Projekten.“ (siehe Projekte, Tabellen und Ansichten).
Aus einem Arbeitsbereich oder Ordner
Erstellen, Aus Vorlage auf der Seite eines Arbeitsbereichs oder Ordners („Ein Projekt, das mit einer fertigen Tabelle beginnt.“) oder Aus Vorlage in Neues Projekt öffnet die Vorlagen mit einem Abzeichen wie „Das neue Projekt landet in: Vertrieb“. Vorlage verwenden erstellt dann dort ein neues Projekt mit der Vorlage als erster Tabelle und öffnet es. Das Projekt heißt wie der vorgeschlagene Name oder die Vorlage; ist der Name an derselben Stelle schon vergeben, hängt Quanty eine Zahl an, zum Beispiel „3-Way-Abgleich (2)“. Schlägt das Erstellen fehl, wird das halb fertige Projekt wieder entfernt: Das Projekt konnte nicht aus der Vorlage erstellt werden.
Aus einem Projekt heraus
In einem Projekt öffnet Neue Tabelle, Aus Vorlage („Eine fertige Tabelle mit KI-Spalten.“) die Auswahl Vorlage wählen. Wählen Sie eine, prüfen Sie den Tabellenname und klicken Sie auf Als Tabelle hinzufügen. Dieser Weg verwendet die Katalogfassung der Spalten; wenn Sie die Spalten vorher ändern möchten, nutzen Sie die Seite Vorlagen.
Was Sie bekommen
- Eine Tabelle mit der Spalte Dokumente zuerst (in englischer Oberfläche Documents, in polnischer Dokumenty), dann die Spalten der Vorlage: die Katalogfassung oder Ihre angepasste. Spaltennamen und Agent folgen der Sprache der Oberfläche.
- Noch ist nichts gelaufen. Fügen Sie Ihre Dokumente den Zeilen hinzu und führen Sie die Spalten aus (siehe Spalten und KI).
- Den Agenten der Vorlage unter den Agenten Ihrer Organisation, außer es gibt schon einen Agenten mit demselben Namen; dann wird dieser verwendet und keine Kopie angelegt.
Ab dann ist es eine gewöhnliche Tabelle: Ändern Sie Anweisungen, Typen und Spalten, fügen Sie eigene Spalten hinzu oder fragen Sie den Chat (siehe Spalten und KI).
Gut zu wissen
- Eigene Vorlagen lassen sich nicht speichern. Der Katalog ist für jede Organisation gleich. Um einen Aufbau wiederzuverwenden, duplizieren Sie die Tabelle, die Sie gebaut haben (siehe Projekte, Tabellen und Ansichten). Das Als Vorlage speichern, das Sie im TMS sehen, gilt nur für Transportaufträge.
- Der Agent ist gemeinsam. Ein Agent aus einer Vorlage gehört der ganzen Organisation. Wird dieselbe Vorlage zweimal verwendet, wird er wiederverwendet; benennen Sie den Agenten um, legt die nächste Verwendung einen neuen an.
- Anweisungen sind auf Englisch. Die KI liest sie; Ihre Dokumente können in jeder Sprache sein.
- Beispielwerte sind Beispiele. Die Vorschau liest nie Ihre Dateien.
- Vorlagen im TMS. Das TMS hat eigene Starter und Auftragsvorlagen; sie stehen nicht auf dieser Seite (siehe TMS).
Verwandte Seiten
- Spalten und KI: wie die KI-Spalten einer Vorlage arbeiten und was sie kosten.
- Spaltentypen: jeder Typ, den Sie wählen können.
- Projekte, Tabellen und Ansichten: wo die neue Tabelle oder das neue Projekt landet.
- Dateien: wie Dokumente in Zeilen kommen.
- Agenten: der Agent, der zu einer Vorlage gehört.
- Abrechnung und Credits: KI-Credits und Tarife.