Dateien teilen

Jede Datei in Dateien legt fest, wer sie öffnen darf. Standardmäßig darf das jede Person in Ihrer Organisation, und Sie können es auf sich selbst oder auf ausgewählte Personen einschränken. Braucht jemand außerhalb der Organisation eine Datei oder einen ganzen Ordner, erstellen Sie für diese Person einen Link mit Ablaufdatum und, wenn Sie möchten, einem Passwort.

Bevor Sie beginnen

• Teilen ist in jedem Tarif enthalten.
• Die Freigabe einer Datei ändern dürfen: die Person, die sie hochgeladen hat, ein Administrator der Organisation oder jemand mit Darf verwalten für diese Datei. Alle anderen sehen „Nur die hochladende Person, Admins oder Verwaltungs-Berechtigte können das Teilen ändern.“ Ein Betrachter darf das nie.
• Links für Personen außerhalb der Organisation funktionieren nur, solange ein Administrator Links für Personen außerhalb der Organisation eingeschaltet lässt (der Schalter ist an, bis ein Administrator ihn ausschaltet).

Wer eine Datei öffnen darf

Teilen im Menü einer Datei (oder in der Vorschau) öffnet den Teilen-Dialog mit zwei Tabs: Personen in Ihrer Organisation und Personen außerhalb der Organisation.

Mit Bestimmte Personen:

1. Fügen Sie unter Wer hat Zugriff mit + Mitglied hinzufügen… eine Person hinzu, oder fügen Sie eine Rolle hinzu: Alle Mitglieder oder Alle Betrachter.
2. Geben Sie jeder Person oder Rolle Darf ansehen (öffnen, Vorschau, herunterladen) oder Darf verwalten (außerdem umbenennen, verschieben, löschen und teilen).
3. Zugriff entfernen nimmt eine Person oder Rolle wieder heraus.

„Die hochladende Person und Organisationsadministratoren behalten immer Zugriff.“ Eine Person, mit der Sie namentlich teilen, bekommt eine Benachrichtigung („Kasia hat ‚Umowa 2026.pdf‘ mit Ihnen geteilt.“) und findet die Datei unter Für mich freigegeben.

Link kopieren liefert einen Link für Kolleginnen und Kollegen: „Personen in der Organisation, die diese Datei sehen dürfen, können sie öffnen.“ Der Link öffnet sich nur für Personen, die bereits Zugriff haben.

Ordner

Ordner haben innerhalb der Organisation keine eigene Freigabe: Die Freigabe wird pro Datei festgelegt. Eine Datei, die jemand nicht sehen darf, fehlt einfach im Ordner, wenn diese Person ihn öffnet. Mit Personen außerhalb der Organisation kann ein Ordner per Link geteilt werden (siehe unten).

Vertrauliche Dateien

Dateien, die in Direktnachrichten, Gruppenunterhaltungen und im KI-Chat angehängt wurden, sind vertraulich: „Nur Personen in dieser Unterhaltung können diese Datei sehen“. Nur die Person, die sie gesendet hat, und die Personen in der Unterhaltung sehen sie; Administratoren nicht, und die Dateien lassen sich weder teilen noch verlinken („Sie stammt aus einer Direktnachricht oder einem Chat und kann daher mit niemandem sonst geteilt werden.“). Dateien eines privaten Kanals sehen seine Mitglieder und die Administratoren, und sie folgen von selbst der Mitgliedschaft im Kanal.

Eine Datei außerhalb der Organisation teilen

Außerhalb der Organisation teilen (oder der Tab Personen außerhalb der Organisation) erstellt einen Link, den jeder öffnen kann, der ihn hat, ohne Konto.

1. Wählen Sie Link gültig für: 1 Tag, 7 Tage (Standard), 30 Tage oder 90 Tage. Ein Link läuft immer ab.
2. Optional: Schalten Sie Passwort verlangen ein und geben Sie ein Passwort mit 8 bis 128 Zeichen ein. „Senden Sie das Passwort getrennt, nicht in derselben Nachricht wie den Link.“
3. Lassen Sie Download erlauben eingeschaltet, oder schalten Sie es aus, damit die Datei nur im Browser angesehen wird: „Wenn dies aus ist, gibt es keine Schaltfläche zum Herunterladen: Die Datei wird im Browser angesehen. Wer eine Datei sehen kann, kann trotzdem eine Kopie davon speichern.“
4. Klicken Sie auf Link erstellen.
5. Ihr Link ist fertig: „Kopieren Sie ihn jetzt. Aus Sicherheitsgründen wird er nur einmal angezeigt: danach bleiben nur seine letzten Zeichen.“ Ein verlorener Link lässt sich nicht noch einmal anzeigen; erstellen Sie einen neuen.

Eine Datei oder ein Ordner kann höchstens 25 aktive Links gleichzeitig haben („Diese Datei hat bereits 25 aktive Links. Widerrufen Sie einen, um einen neuen zu erstellen.“). Vertrauliche Dateien und Dateien im Papierkorb bekommen keinen Link.

Einen Ordner teilen

Außerhalb der Organisation teilen bei einem Ordner erstellt dieselbe Art von Link (mit Herunterladen der Dateien erlauben). Die Person kann den Ordner und seine Unterordner öffnen, auch später hinzugefügte Dateien. Sie sieht nur Dateien, die Sie auch einzeln teilen könnten: Dateien aus Unterhaltungen und Dateien im Papierkorb erscheinen nie, und es werden höchstens 1.000 Einträge angezeigt.

Was die andere Person sieht

Der Link öffnet eine Seite „Geteilte Datei“ oder „Geteilter Ordner“ mit „Geteilt von Kasia Próbna (Przykładowa Spedycja)“ und „Link gültig bis 09.11.2026“, mit einer Vorschau der Datei und Herunterladen, wenn erlaubt (sonst „Das Herunterladen ist für diese Datei ausgeschaltet. Sie können sie hier ansehen.“). Ein Link mit Passwort fragt zuerst danach („Diese Datei ist geschützt“); nach fünf falschen Versuchen ist er 15 Minuten lang gesperrt.

Ein Link, der nicht mehr funktioniert, sagt immer dasselbe: „Dieser Link ist nicht verfügbar. Er ist vielleicht abgelaufen oder wurde ausgeschaltet. Bitten Sie die Person, die ihn geschickt hat, um einen neuen.“

Wann ein Link nicht mehr funktioniert

Ein Link wird bei jedem Öffnen geprüft. Er funktioniert nicht mehr, wenn:

• er abgelaufen ist oder widerrufen wurde;
• die Datei in den Papierkorb verschoben oder gelöscht wurde oder vertraulich geworden ist;
• ein Administrator Links für Personen außerhalb der Organisation ausgeschaltet hat;
• die Organisation wegen eines unbezahlten Tarifs gesperrt ist;
• die Person, die ihn erstellt hat, die Organisation verlassen hat oder das Recht verloren hat, die Datei zu sehen oder zu teilen.

Ein Link zu einer Datei im Papierkorb funktioniert wieder, wenn die Datei wiederhergestellt wird, bis er abläuft.

Aktive Links

Der Tab Personen außerhalb der Organisation einer Datei zeigt ihre Links unter Aktive Links: das Datum „Läuft ab am“, „Passwortgeschützt“, „Download erlaubt“ oder „Nur ansehen“, die Zahl der Aufrufe und Downloads, „Zuletzt geöffnet“ und „Erstellt von“. Widerrufen fragt „Diesen Link widerrufen? Wer ihn hat, verliert sofort den Zugriff.“

Alle geteilten Links

Geteilte Links (das Link-Symbol neben den Tabs der Seite Dateien) listet die Links aller Dateien auf. Administratoren sehen „Alle aktiven Links in der Organisation, über die Personen von außen eine Datei oder einen Ordner öffnen können.“; Mitglieder sehen ihre eigenen. In Dateien zeigen springt zur Datei.

Links für die Organisation ausschalten

Ein Administrator kann Links für Personen außerhalb der Organisation unten im Tab Personen außerhalb der Organisation oder in Geteilte Links ausschalten: „Gilt für alle Dateien der Organisation. Nur Administratoren können das ändern.“ Beim Ausschalten fragt Quanty „Links für die ganze Organisation ausschalten? Alle aktiven Links funktionieren sofort nicht mehr.“ Wird der Schalter wieder eingeschaltet, funktionieren Links, die noch nicht abgelaufen sind, wieder.

Gut zu wissen

• Administratoren und vertrauliche Dateien. Administratoren sehen jede Datei der Organisation außer vertraulichen Dateien aus Unterhaltungen.
• Betrachter lassen sich über ihre Rolle hinzufügen. Alle Betrachter gibt jedem Betrachter der Organisation Zugriff auf eine eingeschränkte Datei; ändern können Betrachter sie trotzdem nicht.
• Zählung. Die einzige angezeigte Aktivität sind die Aufrufe und Downloads jedes Links.
• Ghost-Spalten. Das Teilen von Dateien ist unabhängig von Quanty Ghost: Ghost-Spalten schützen Werte in Tabellen, keine Dateien.

Verwandte Seiten

• Dateien: Hochladen, Ordner und Papierkorb.
• Organisationen und Rollen: wer Administrator, Mitglied oder Betrachter ist.
• Sicherheit: wie Quanty Ihr Konto und Ihre Daten schützt.